24
Рисунок 3 – Внешнее окружение редакции
накладная – документ для отражения поступления товара на склад.
Исходящей документацией поставщикам являются заявки на поставку,
платежные поручения за поставленные материалы, акты сверки.
Основными потребителями товаров и услуг данного предприятия явля-
ются юридические лица. Они заказывают обычно рекламную, бланочную про-
дукцию. Между заказчиком и предприятием заключается договор на производ-
ство продукции. Договор подготавливается, согласовывается и подписывается с
заказчиком.
Соглᶥасно закоᶥнодательству люᶥбая организация, осущеᶥствляющая свою
деятельнᶥость на территории РФ, обязана предᶥоставить отчетноᶥсть в налоговые
органы. Редаᶥкция предостᶥавляет налᶥоговые деклаᶥрации, расчет платᶥежей по
страховым взнᶥосам и другие неоᶥбходимые сведения.
Здесь необходимы данные о сотруᶥдниках, которые хрᶥанятся у ин-
спектᶥора отдела кадров и суᶥммы начисленной зарабоᶥтной платы, инфоᶥрмация о
которой хрᶥанится в бухᶥгалтерии. А также суммы расхоᶥдов и дохᶥодов.
Исходᶥящая документᶥация от бухгаᶥлтерии:
25
бухгалᶥтерские балаᶥнсы со следующᶥими прилᶥожениями:
Ф2 «Отчет о прибылях и убытках»;
Ф3 «Отчет изменениях капитала»;
Ф4 «Отчет о движении денежных средств»;
Ф5 «Отчет о видах деятельности»;
декᶥларацию по налоᶥгам на имущество;
деклараᶥция по транспортнᶥому налогу.
Через банк осуществляются финансоᶥвые операции орᶥганизации. Расчет с
поставщиками, уплата налогов и страховых взносов, уплата процентов за кре-
диты, связь и прочие услуги.
Все операции оформляются платежными поручениями. Банк в свою
очередь готовит выписки с расчетного счета для предприятия.
Входᶥящая докуменᶥтация:
выпᶥиски с банᶥкоᶥвского лицевого счета;
меᶥмориаᶥльный ордер;
прихоᶥдный банкоᶥвский ордер;
провеᶥденные плаᶥтежные поручения.
Исхоᶥдящая докумеᶥнтация:
плаᶥтежные поручеᶥния на оплату;
кассᶥовые чеки на получᶥение наличных денежᶥных средств.
Документообᶥорот в редакции процесса учета материалов для выполнения
заказов формируется следующими докумᶥентами:
- предваᶥрительная технолᶥогическая карта заказа с требᶥованием на бумагу
и материᶥалы (бланк заказа);
- калᶥькуляция закаᶥза (счет, счет-фактура и акт выполненных работ);
- договор на усᶥлуги;
- окончаᶥтельная (проверенᶥная на этапе приема матеᶥриалов для тиражиро-
вания и утверждения) технологиᶥческая карта заказа с требовᶥанием на бумагу и
матеᶥриалы (бланк заказа);
26
- сменное производᶥственное задаᶥние;
- сменᶥное требоᶥвание на бумагу и на расхоᶥдные материалы (рисунок 4).
Бланк заказа
Предворительная
тех. карта
Калькуляция
заказа
Договор на
услуги
Окончательная
тех. карта
Сменное
производственное
задание
Сменное
требование
на материалы
Счет-фактура,
Акт
выполненных
работ
Рисунок 4 – Схема документооборота процесса учета материалов
С поставщᶥиками заклюᶥчаются договоры на поставку материᶥалов. Пред-
приятие делает заявку исходя из остатков товара на складе. Данная операция
оформляется счеᶥтом-фактурой или наклаᶥдной, которая подписывается обеими
сторонами – отпᶥускающей и принимᶥающей.
Расчет за товар произвᶥодится согласно условиям договоᶥра (с отсрочкой
плᶥатежа или в момент отгᶥрузки, за наличный и безналичный расчет).
Предпрᶥиятие закупает бумагу, картон, пленку, фольгу, краску, а также другие
матеᶥриалы и принадᶥлежности.
Для моделирования бизнес-процессов компании используют программу
BPwin, которая поддерживает три методологии моделирования: функциональ-
ное моделирование (IDEF0); описание бизнес-процессов (IDEF3); диаграммы
потоков данных (DFD).
Основу методологии IDEF0 составляет графический язык описания биз-
нес-процессов. Модель в нотации IDEF0 представляет собой совокупность
иерархически упорядоченных и взаимосвязанных диаграмм. Каждая диаграмма
является единицей описания системы и располагается на отдельном листе.
На начальных этапах создания ИС необходимо понять, как работает ор-
ганизация, которую собираются автоматизировать. Руководитель хорошо знает
работу в целом, но не в состоянии вникнуть в детали работы каждого рядового
сотрудника.
27
Рядовой сотрудник хорошо знает, что творится на его рабочем месте, но
может не знать, как работают коллеги. Поэтому для описания работы предпри-
ятия необходимо построить модель, которая будет адекватна предметной обла-
сти и содержать в себе знания всех участников бизнес-процессов организации.
Наиболее удобным языком моделирования бизнес-процессов является
IDEF0, где система представляется как совокупность взаимодействующих ра-
бот или функций.
Такая чисто функциональная ориентация является принципиальной -
функции системы анализируются независимо от объектов, которыми они опе-
рируют. Это позволяет более четко смоделировать логику и взаимодействие
процессов организации.
Процесс моделирования системы в IDEF0 начинается с создания кон-
текстной диаграммы - диаграммы наиболее абстрактного уровня описания си-
стемы в целом, содержащей определение субъекта моделирования, цели и точ-
ки зрения на модель.
Под субъектом понимается сама система, при этом необходимо точно
установить, что входит в систему, а что лежит за ее пределами, другими слова-
ми, определить, что будет в дальнейшем рассматриваться как компоненты си-
стемы, а что как внешнее воздействие.
На определение субъекта системы будут существенно влиять позиция, с
которой рассматривается система, и цель моделирования - вопросы, на которые
построенная модель должна дать ответ.
Другими словами, в начале необходимо определить область моделиро-
вания. Описание области как системы в целом, так и ее компонентов является
основой построения модели.
Хотя предполагается, что в ходе моделирования область может коррек-
тироваться, она должна быть в основном сформулирована изначально, посколь-
ку именно область определяет направление моделирования.
При формулировании области необходимо учитывать два компонента -
широту и глубину. Широта подразумевает определение границ модели - что
28
будет рассматриваться внутри системы, а что снаружи. Глубина определяет, на
каком уровне детализации модель является завершенной.
При определении глубины системы необходимо помнить об ограниче-
ниях времени - трудоемкость построения модели растет в геометрической про-
грессии с увеличением глубины декомпозиции. После определения границ мо-
дели предполагается, что новые объекты не должны вноситься в моделируемую
систему.
Цель моделирования определяется из ответов на следующие вопросы:
Почему этот процесс должен быть смоделирован?
Что должна показывать модель?
Что может получить клиент?
Под точкой зрения понимается перспектива, с которой наблюдалась си-
стема при построении модели. Хотя при построении модели учитываются мне-
ния различных людей, все они должны придерживаться единой точки зрения на
модель.
Точка зрения должна соответствовать цели и границам моделирования.
Как правило, выбирается точка зрения человека, ответственного за моделируе-
мую работу в целом.
Контекстная диаграмма является вершиной древовидной структуры диа-
грамм и представляет собой самое общее описание системы и ее взаимодей-
ствия с внешней средой. После описания системы в целом проводится разбие-
ние ее на крупные фрагменты.
Этот процесс называется функциональной декомпозицией, а диаграммы,
которые описывают каждый фрагмент и взаимодействие фрагментов, называ-
ются диаграммами декомпозиции.
После декомпозиции контекстной диаграммы проводится декомпозиция
каждого большого фрагмента системы на более мелкие и так далее, до дости-
жения нужного уровня подробности описания.
После каждого сеанса декомпозиции проводятся сеансы экспертизы –
эксперты предметной области указывают на соответствие реальных бизнес-
29
процессов созданным диаграммам. Найденные несоответствия исправляются, и
только после прохождения экспертизы без замечаний можно приступать к сле-
дующему сеансу декомпозиции.
Так достигается соответствие модели реальным бизнес-процессам на
любом и каждом уровне модели. Синтаксис описания системы в целом и каж-
дого ее фрагмента одинаков во всей модели.
Диаграмма дерева узлов показывает иерархическую зависимость работ,
но не взаимосвязи между работами. Диаграмм деревьев узлов может быть в мо-
дели сколь угодно много, поскольку дерево может быть построено на произ-
вольную глубину и не обязательно с корня.
Работы обозначают поименованные процессы, функции или задачи, ко-
торые происходят в течение определенного времени и имеют распознаваемые
результаты. Работы изображаются в виде прямоугольников. Все работы долж-
ны быть названы и определены.
Имя работы должно быть выражено отглагольным существительным,
обозначающим действие (например, "Деятельность компании", "Прием заказа"
и т.д.).
Работа "Деятельность компании" может иметь, например, следующее
определение: "Это учебная модель, описывающая деятельность компании". При
создании новой модели автоматически создается контекстная диаграмма с
единственной работой, изображающей систему в целом
Каждая из работ на диаграмме декомпозиции может быть в свою оче-
редь декомпозирована. На диаграмме декомпозиции работы нумеруются авто-
матически слева направо.
Номер работы показывается в правом нижнем углу. В левом верхнем уг-
лу изображается небольшая диагональная черта, которая показывает, что дан-
ная работа не была декомпозирована. Так, на все работы еще не были декомпо-
зированы.
Рассмотрим деятельность редакции с использованием нотации функци-
онального моделирования IDEF0 (рисунок 5).
30
Рисунок 5 – ТОР-диаграмма
Для процесса «Деятельность редакции» входящими потоками являются:
- заявки клиентов;
- материалы и документы поставщиков;
- запросы контролирующих органов;
- документы банка;
- денежные средства.
Для процесса «Деятельность редакции» выходной информацией являет-
ся:
- выполненный заказ;
- документы реализации;
- договоры;
- макеты заказа;
- документы на оплату;
- договоры;
- акты;
- документы оплаты;
31
- денежные средства;
- финансовые документы.
В качестве механизмов на диаграмме для процесса используются:
- оборудование;
- персонал;
- информационная система.
В качестве управляющих воздействий на диаграмме для процесса ис-
пользуются:
- законодательство РФ;
- учредительные документы;
- ведомственные нормы и правила.
В процессе моделирования, было выделено четыре основных процесса:
- «Работа с клиентами»;
- «Производство продукции»;
- «Бухгалтерский учет»;
- «Обеспечение производства».
Взаимодействия данных процессов представлены на рисунке 6.
Рисунок 6 – Декомпозиция
Процесс «Работа с клиентами» является основным процессом, так как от
него зависит загруженность производства и, следовательно, получение прибы-
32
ли. Декомпозиция процесса показана на рисунке 7.
Рисунок 7 – Декомпозиция процесса «Работа с клиентами»
При детализации процесса «Работа с клиентами» были выделены сле-
дующие подпроцессы:
оформление заказов, при котором происходит непосредственное вза-
имодействие менеджера с клиентом. При оформлении заказа менеджер должен
помочь клиенту при подборе деталей заказа, оформлении макета. Менеджер
должен определить стоимость и сроки изготовления заказа, оформить договор и
документы на оплату;
информирование клиентов включат в себя информирование о сроках
выполнения заказа, о проведении различных промоакций и маркетинговых ис-
следованиях;
проведение маркетинговых акций и исследований осуществляется для
привлечения дополнительных клиентов, уточнения предпочтений клиентов и
поддержания положительного имиджа редакции;
ведение клиентской базы необходимо для удержания постоянных
клиентов и для качественного и быстрого оформления всех необходимых доку-
ментов при работе с клиентами.
33
При декомпозиции процесса «Работа с клиентами» входящими потоками
являются:
- заявки клиентов;
- макет на согласование;
- сведения о готовности заказа;
- информация об акциях, скидках;
- анкетирование;
- данные о клиенте и заказе.
При декомпозиции процесса «Работа с клиентами» выходной информа-
цией является:
- наряд на производство работ;
- прайсы;
- договоры;
- макеты;
- сведения о заказе;
-аналитическая информация;
- сведения о готовности заказа;
- сведения о клиенте и заказе.
В процессе работы с клиентами наиболее важным и трудоемким являет-
ся процесс оформления заказа. Детально процесс рассмотрен на рисунке 8.
При обращении клиента менеджер сначала определяет, что желает кли-
ент. Для этого сначала выбирается вид продукции, затем определяется матери-
ал, из которого будет изготавливаться изделие, определяется тираж, затем про-
изводственный отдел на основании пожеланий клиента и его информационных
материалов (логотип, фотографии, рисунки, схемы, текст и т.д.) создает макет,
который передается на соглаᶥсование клиенту.
Согласно утверᶥжденному макету произᶥводится расчет стоимости заказа
и оформление договора на выполнение заказа. После чего бухгалᶥтерия оформ-
ляет документ оплаты – счет на оплату.
Как правило, оплата производится после выполнᶥения заказа, поэтому