16
Рисунок 2. Схема технической архитектуры предприятия
Для супервайзеров, экспертов и руководителей подразделений:
- ОС: Windows 10 ent;
- Прикладное ПО: Citrix Receiver, MS Office 2016 Pro, IBM Lotus Notes, Google
Chrome, Cisco Jabber.
Рисунок 3 Программная архитектура предприятия
Интернет
Серверная
Cisco WS-C3750-48P-L
Серверы
АРМ администратора
USNBUSINESS 303
Рабочие места сотрудников
USNBUSINESS 303
USNBUSINESS 303
USNBUSINESS 303
..
Cisco Catalyst WS-
C2960G-24TC-L
Cisco ISR4431
Cisco JabberCitrix Receiver
Для рядовых операторов
Windows 10 ent
Сервера
Citrix XenApp
Стандартный
набор
Cisco Call
Manager
Для супервайзеров, экспертов и руководителей
подразделений
Cisco JabberCitrix Receiver
Windows 10 ent
MS Office 2016 Pro
IBM Lotus Notes
Google Chrome
Стандартный
набор
Cisco UCS
Comcor Private
Cloud
Сервера
приложений
СУБД MS SQL
Сервер печати
Контроллер
домена
Lotus Domino
Файл сервер
Web Сервер IIS
Сервер сетевых
служб
17
1.2 Характеристика совокупности задач, задачи и аргументация
необходимости автоматизации
1.2.1 Анализ совокупности задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес-процессов «Как есть»
Объектом в работе выступает отдел документооборота АО «БАНК РУССКИЙ
СТАНДАРТ». При работе специалист отдела осуществляет следующие действия:
прием документа;
оформление необходимых документов (документа, запись в журнал
документов, загрузка необходимых документов и данных по клиенту);
собственно, прием самого документа в обработку;
отправка документа клиенту.
Весь документооборот и заполнение необходимых документов
осуществляется вручную, только для построения отчетов применяется файл MS
Excel, в который заносятся все сведения по итогам обслуживания клиентов, на
основании которых потом проводится анализ данных.
Таким образом, процесс учета документов является довольно трудоемким, и
специалист отдела документооборота в ходе данного процесса может допускать
ошибки, что впоследствии отрицательно может сказаться на скорости обработки
документов.
Во время выполнения своих функциональных обязанностей отдела
документооборота сталкивается со следующими проблемами [2]:
«не идеальность» схемы передачи, обработки и принятия данных по
документам клиентов, которая выражается в привязанности к работе «через
менеджера», что приводит к увеличению срока обработки документов и количества
возможных «человеческих ошибок»;
сложность в осуществлении объективной оценки эффективности работы
специалиста отдела документооборота;
понижение скорости обработки документов на фоне общего увеличения
запросов;
увеличение ошибок «человеческого фактора» (ошибки специалиста отдела
документооборота) в процессе обработки документов на фоне повышения
загруженности и роста объемов работ;
18
сложность оценки и мониторинга эффективности выполнения документов
профессионалами «от А до Я» (в разрезе любого этапа выполнения);
сложность выявления ответственных лиц, виновников «торможения»
осуществления анализа и обработки документов.
Все вышеперечисленные трудности приводят к негативному влиянию на
общую работу отдела и компании. Данные трудности выявляются при проведении
внутреннего контроля и анализа бизнес-процессов, причем источником данных
проблем является существующий порядок учета документов отдела
документооборота.
Целями решения комплекса задач по автоматизации работы работников
отдела документооборота являются:
1. повышение качества анализа и обработки документов за счет более
оперативного реагирования на возникающие нужды;
2. уменьшение временных затрат;
3. повышение качества работы с клиентами.
С позиции получения прямого эффекта целями автоматизации данного
комплекса задач могут считаться:
1) снижение времени расчета комплекса задач;
2) снижение стоимости решения задач;
3) увеличение достоверности расчетов;
4) повышение точности расчетов;
5) повышение уровня аналогичности расчетов (повышение количества
показателей и ведомостей);
6) сокращение количества работников;
7) снижение времени на рутинные операции и увеличение времени на
творческие операции.
Таким образом, приходим к выводу о том, что рассмотренная деятельность
работников отдела документооборота нуждается в автоматизации, при этом в
результате внедрения автоматизированного рабочего работников отдела
документооборота планируется получить весомые преимущества относительно
существующей системы организации.
Целью разработки системы учета документов отдела документооборота
19
считается снижение стоимостных и трудовых затрат на осуществление работников
отдела документооборота своих служебных обязанностей, увеличение точности
расчетов, сохранение информации в одном хранилище.
Задачи приобретения системы:
автоматизация работы работников отдела документооборота;
понижение сроков и трудоемкости обработки информации;
обеспечение единства информации в системе;
однократность ввода информации для исключения ошибок ввода;
автоматизация создания необходимых отчетов и документов.
В организации автоматизирован процесс планирования банковских операций,
а также бухгалтерские процессы. В силу специфики деятельности организации, а
также существующих бизнес процессов в ней отсутствуют сложные или
ресурсоемкие информационные системы. Большая часть используемых
информационных систем представляет собой интернет порталы, для работы с
которыми не требуется мощного оборудования.
После изучения уровня автоматизации банка можно сделать следующий
вывод - организация обладает достаточной технической базой для выполнения своих
основных задач. Однако в организации отсутствует информационная система отдела
документооборота, это приводит к временным задержкам выполнения тех или иных
поручений, пересылаемых по электронной почте.
Поэтому организации в рамках работы будет разработана информационная
система учета документов отдела документооборота в АО «БАНК РУССКИЙ
СТАНДАРТ».
1.2.2 Определение места проектируемой задачи в совокупности задач и
ее описание
В жизнедеятельности АО «БАНК РУССКИЙ СТАНДАРТ» одной из
важнейших особенностей является учет документов отделом документооборота.
Информационный процесс, направленный на получение научно-технической,
контрольной, плановой, аналитической и учетной информации, в ИС базируется и
унифицирован на электронно-вычислительной технике. Увеличение эффективности
применения ИС выполняется путем сквозного построения и совместимости ИС, что
20
дает возможность ликвидировать дублирование и обеспечить многократное
применение информации, выполнить установку определенных интеграционных
связей, а также ограничить количество показателей, и уменьшить объем потоков
информации, и повысить степень применения информации [5].
Очень важную роль выполняют способы регистрации информации,
обработки, передачи и накопления, систематизированная сохранность информации
и вывод ее в нужной форме, производство новой числовой и другой информации
[19].
Для выявления определения эффективности внутрифирменной системы
управления на большинстве предприятий в отчетности и учете стал применятся
показатель отношение получаемой прибыли к затратам на технические средства и
обеспечение работоспособности внутрифирменной ИС [20].
Основой принципов и целей внутрифирменных ИС являются [20]:
выявление требований к характеру информации и к ее содержанию, в
зависимости от направленности;
выработка системы хранения, применения и предоставления информации в
децентрализованном и централизованном управлении;
определение надобностей в технических средствах (а также, в
компьютерной технике) в компании в целом;
разработка ПО, формирование и применение БД;
автоматизированная обработка текущей и вводимой информации и выдача
информации по бухучету и отделов технического обеспечения;
автоматизация административно-управленческого труда на основе
применения компьютерной техники.
Важными задачами внутрифирменной системы управления являются [20]:
координация деятельности по обработке и сбору информации финансовых
отчетов на высоком уровне управления и в производственных отделах в целях
увеличения своевременности и качества поступления финансовых данных по
компании в целом;
выявление основных направлений системы сбора, хранения и обработки
первичной информации;
выявление основных направлений развития технологий обработки данных.
21
Развитие систем телекоммуникаций, а также технологий локальных
вычислительных сетей, дало возможность соединить все технические средства
обработки бухгалтерской информации в одну внутрифирменную информационную
сеть [20].
Все сказанное выше свидетельствует о необходимости использования
информационных систем в целях автоматизации работы сотрудников организаций.
Так как разработка комплексной системы автоматизации работы абсолютно всех
подразделений предприятия, считается дорогостоящей и сложной, и нуждающейся в
привлечении особых ресурсов, в том числе – коллектива исполнителей, предлагается
в первом этапе ограничиться проектом, который решает ряд личных задач.
Проведение работ с документами представляет собой организацию
документооборота, хранения и использования документов в настоящий момент
жизнедеятельности АО «БАНК РУССКИЙ СТАНДАРТ». Учет документов считают
принципиально важным звеном в делопроизводстве, поскольку они определяют не
только инстанции передвижения всех документов, а и скорость передвижения таких
документов. Под документооборотом в делопроизводстве подразумевают
обеспечение информационной деятельности управленческого аппарата, его
документирования, хранения и применения документов, ранее сформированных.
Главными правилами при организации учета документов считаются:
- оперативное прохождение каждого документа, с наименьшими затратами
времени;
- максимальное ограничение инстанций прохождения документа (любое
перемещение документа должно быть оправданным, обязательное исключение либо
ограничение возвратных перемещений документов);
- порядок прохождения и сам процесс обработки всех наиболее важных видов
документов должны быть единообразными.
Если все эти правила соблюдаются, появляется возможность
централизованного выполнения однородных технологических операций.
Через отдел документооборота проходит отнюдь не вся внутренняя
переписка, а только переписка наиболее крупных подразделений предприятия, а
также приказы и распоряжения руководства. Также через этот отдел проходят и
внутренние документы, порождающие исходящие документы [27].
22
Характеристика процесса деятельности отдела в разрезе IDEF0 изображена на
рис. 4 [29].
Рисунок 4 Характеристика процесса обработки документов
Проводя декомпозицию этого процесса, получаем схему на рис. 5. На рис. 6
изображена схема декомпозиции процесса регистрации и рассмотрения входящего
документа [10, 30].
На рис. 7 представлена декомпозиция процесса подготовки исходящих
документов.
Документация, поступившая в компанию, принимается секретарем в
приемной руководителя организации. К входящей документации относятся:
приказы, циркуляры, информативные письма, инструкции, переписка с иными
организациями, соглашения, заявления. Незначительная часть документации
приходит факсом (то есть по факту в виде документа на бумаге) и электронной
почтой. Общий годовой объем документов приблизительно составляет 8000-9000.
23
Рисунок 5 Декомпозиция процесса обработки документов
Рисунок 6 Декомпозиция процесса регистрации и рассмотрения
входящего документа
24
Рисунок 7 Декомпозиция процесса подготовки исходящих
документов
К внутренней документации относятся организационно- распорядительные
документы. Они состоят из приказов, распоряжений, протоколов, служебных
записок, заявлений, нарядов, докладных и т.д. Общий объем зарегистрированных за
год документов примерно 3000-4000.
Исходящей документацией считаются отчеты, письма, соглашения,
заявления, распоряжения и пр. Годовой объем документов составляет примерно
8000-9000.
Входящую документацию проверяют в приемной на предмет правильности
доставки и целостности вложения. Конверты с отметкой «лично» отправляются
адресатам неоткрытыми. Вся входящая документация надлежит регистрации (если
данные документы входят в перечень подлежащих регистрации) в специальных
регистрационных журналах для входящих документов. На всех входящих
документах, которые регистрируются в правом углу снизу на лицевой стороне
главного документа ставится штамп регистрации с отметкой даты его поступления
и входящий порядковый номер. Любая бумага, которая не имеет регистрационного
номера, не является документом. Документом она стает при наличии номера
25
регистрации на ней. Любой документ, который поступает в компанию,
регистрируется один раз, при поступлении. После регистрации, документация (если
это не письма личного характера) отправляется для рассмотрения руководству.
Затем документы размножаются и отправляются на исполнение либо ознакомление
в соответственные отделения через приемную, где на документах ставятся
надлежащие пометки. Документы срочного характера незамедлительно передаются
для рассмотрения руководству компании. Так, поступивший документ
регистрируется секретарем руководителя в приемной и делопроизводителем
отделения, куда на исполнение он передан [40].
Исходящая документация также регистрируется в делопроизводстве. На
любом исходящем документе ставится дата и номер. Копия исходящей
документации подшивается в надлежащую папку секретарем. Исходящая
документация не может быть отправлена отделением организации. Это прямая
обязанность секретаря. Так, документ регистрируется два раза: в отделении-
отправителе и приемной.
Учет и регистрацию внутренней документации (распоряжений по главной
деятельности, командировкам, а также приказов и протоколов) ведет также
делопроизводство. Номером регистрации приказа, распоряжения и протокола
считается порядковый номер, который присваивается каждому типу документов в
течении года. Вся внутренняя документация регистрируются в регистрационных
журналах для внутренних документов. Документы также регистрируются во время
передачи их между отделениями.
Документальный контроль за исполнением осуществляет руководитель того
отделения, которому был направлен документ. Передача контролируемых
документов на выполнение из 1-го структурного отделения в иное осуществляется
лишь через приемную с надлежащей отметкой на документе, а секретарь несет
ответственность прохождение документов. Документация, которая не учтена в
делопроизводстве, достаточно часто теряется.
Вся корреспонденция, адресованная подразделениям, складывается в
отдельные ячейки. Каждый день ответственный за делопроизводство в
подразделении просматривают свою ячейку. Если документ, переданный в