26
подразделение, требует срочного рассмотрения, то секретарь извещает
подразделение по телефону о том, что его нужно срочно забрать.
В приемной хранится вся регистрируемая входящая, внутренняя и исходящая
документация. Для этой цели там создан небольшой архив, который поделен на
папки: входящие документы, исходящие документы, внутренняя переписка,
распоряжения по организации, приказы по командировкам, директивы и
распоряжения. Документы сохраняются в них на протяжении года, а далее
передаются в архив организации. В каждом отделении также есть свой архив, где
хранятся документы на протяжении года, а затем передаются в архив организации
[24].
В итоге появляются такие трудности, как доставка искаженной информации,
ее несвоевременная доставка, утрата информации, что приводит к задержкам при
составлении отчетности, медленной работе компании, а также ошибках в ней.
Данные, большого объема, которые обрабатываются в компании, позволяют
затрачивать соразмерное количество трудовых ресурсов и времени на исполнение,
обработку и контроль документов. Соответственно, применения систему
электронного документооборота, необходимо снизить затрачиваемые ресурсы с
целью оптимизации деятельности всей компании.
Кроме того, внедрив систему электронного документооборота появиться
возможность более оперативно, и с наибольшей точностью отслеживать оборот
каждого документа в компании.
Система электронного документооборота будет хранить документы всех
возможных типов и видов. Поскольку планируется разработка веб-приложения, его
планируется разместить на облачном хостинге, который будет иметь большой
размер для хранения данных.
1.2.3 Аргументация необходимости применения вычислительной техники для
решения задачи
На данный момент на предприятии автоматизация процессов, связанных
работой сотрудника документооборота осуществляется бессистемно. Подобная
организация деятельности не позволяет вырабатывать оперативные решения на
изменения внешних факторов, не предоставляет информацию в наглядном виде для
заинтересованных лиц. Внедрение автоматизации процессов для решения разного
27
рода задач на предприятии предоставит возможность уменьшения
административных накладных расходов, увеличения производительности труда, а
также позволит повысить эффективность управления, рационально вести
деятельность.
В данный момент в компании, ПО, которое автоматизирует основные
процессы учета, отсутствует, поэтому весь учет ведётся в специализированном
электронном журнале, реализованном в Excel, вручную. Схема документооборота
представлена на рисунке 8.
Действие
Начальник отдела
документооборота
1. Прием и регистрация
документа
2. Резолюция документа
и отправка его в
соответствующее
подразделение
Документ
Документ с
резолюцией
руководителя на
исполнение
Документ с
резолюцией
руководителя
Секретарь отдела
документооборота
Зарегистрированны
й документ
Отделы компании
Рисунок 8 Схема документооборота предприятия
Чтобы производить учет документов и клиентов, работникам требуется
посмотреть весь журнал Excel. Эта процедура требует особого внимания и занимает
довольно длительный период.
При таком подходе могут возникать погрешности, связанных, в первую
очередь, с человеческим фактором, потому, что секретарь может попросту не
заметить какою-либо важную информацию, что повлечет за собой формирование
неправильной отчетности.
Существующий процесс имеет следующие недостатки:
- сложность мониторинга деятельности конторы;
- сложность в составлении отчетной документации;
- возможность утраты информации из-за возможных ошибок сотрудников;
- ручная обработка информации:
- снижение эффективности в работе операторов;
- трудоемкость в оформлении документов и отчетности при
28
необходимости работать с большими размерами данных;
- отсутствие единого упорядоченного архива истории
взаимоотношения с клиентами;
- трудоёмкость проведения взаиморасчётов с клиентами.
Применение вычислительной техники для оптимизации процесса обработки
информации будет эффективным потому, что большая часть информации,
участвующей в нем, поддается формализации. Внедрение ЭВМ позволит гораздо
быстрее проводить процессы составления разных отчётов, и повысить
эффективность работы секретаря и компании в целом.
Проведем расчет возможного эффекта от введения средств автоматизации
(таблица 2) [32].
Таблица 2
Расчет эффекта внедрения
Действие
Время,
затрачиваемое при
базовой технологии/
мин.
Время,
затрачиваемое по
предлагаемому
варианту/ мин.
Учет клиентов и документов
15
3
Хранение документов
30
3
Резолюция документов
30
3
Формирование отчетности
50
3
Итого:
125
12
Время, затрачиваемое при базовой (существующей) технологии на данном
предприятии было предоставлено работниками отдела документооборота
предприятия. Время, затрачиваемое по предлагаемому варианту является
предположительным если внедрить новую систему отдела документооборота
предприятия. Такая разница исходит от того, что предлагаемый вариант
автоматизации отдела документооборота будет клиент-серверной системой и
выполнение документов значительно сократит время на выполнение
нижеперечисленных действий.
Таким образом, при действующей системе каждый из основных процессов
занимает до 50 минут, а в сумме за рабочий день на это тратится приблизительно 3
часа рабочего времени. С внедрением предлагаемой системы это время сократится
до 10-15 минут. Кроме того, основными достоинствами автоматизации также будет
являться меньший риск допущения ошибок в документах и отчетной документации
29
за счет электронной формы их формирования, а также автоматизированного ввода
данных.
1.2.4 Анализ системы обеспечения ИС и защиты информации
Защита ИС АО «Банк Русский Стандарт», в том числе информационной
системы специалистов, работающих в области деятельности службы технической
поддержки», необходима для отражения следующих угроз:
- активности вредоносного программного обеспечения;
- потери информации вследствие технологических сбоев в работе
оборудования;
- потери информации вследствие нарушения системы прав доступа;
- несанкционированного доступа к системе вследствие компрометации
сертификата ЭП или пароля;
- утечек конфиденциальных сведений;
- несанкционированного копирования информации;
- применения Интернет -трафика не по назначению.
Для сохранности данных ИС необходимо выполнять меры организационного
и технического характера. Работа по защите информации в ИС АО «Банк Русский
Стандарт» курируется специалистом по информационным технологиям.
Техническими мерами защиты информации считаются:
-Наличие системы, обеспечивающей резервное копирование БД на внешний
носитель
-Определение уровня доступа пользователей к информационным ресурсам
-Антивирусное программное средство
-Централизованное управление
-Наличие системы по разграничению доступа к Интернету, а также фаервола
-Применение криптосредств в целях шифрования особенно ценной
информации
Организационными мерами защиты информации считаются:
-Запрещение применения неучтенных носителей информации
-Опечатывание рабочих станций и серверов с установленными
критосредствами
-Регламентация применения Интернета
30
-Наличие инструкции по внутриобъектовому режиму и ограничению доступа
в центры по обработке информации (серверные, а также кабинеты, в которых
сохраняются резервные копии БД)
-Определение приказом ответственности сотрудников за нарушение правил
защиты информации
В АО «Банк Русский Стандарт» осуществлена разработка следующих
нормативных документов в области обеспечения информационной безопасности:
- «Инструкция о порядке обращения машинных носителей информации в АО
«Банк Русский Стандарт» (регламентирует хранение, учет и применение носителей
информации внутри предприятия, запрещает применение неучтенных носителей
информации)
- «Инструкция по работе с криптографическими средствами защиты
информации» (регламентирует применение криптосредств, применяемых в работе.
К ним принадлежат средства электронного документооборота)
- «Инструкция по внутриобъектному и пропускному режиму» (устанавливает
пропускной режим, а также правила применения помещений, в которых
осуществляется обработка информации конфиденциального характера)
- «Инструкция по применению ресурсов внешней сети» (регламентирует
применение Интернета сотрудниками предприятия)
- «Инструкция по парольной защите в АО «Банк Русский Стандарт»
(регламентирует применение парольной защиты, устанавливает правила ведения
документации и применения паролей).
Используемые программно-аппаратные средства защиты информации:
- Kaspersky Security Center;
- Крипто-Про;
- Электронные ключи eToken Pro.
1.3 Анализ имеющихся разработок и выбор стратегии автоматизации «КАК
ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1 Анализ имеющихся разработок для автоматизации задачи
На сегодняшний момент российский рынок предлагает достаточно широкий
выбор СЭД, которые могут отвечать требованиям и задачам автоматизации
управленческой деятельности организации, но обладающие различными
программными требованиями. Далее представлен обзор некоторых
31
автоматизированных систем (рисунок 9). Данные системы выбраны не случайно, а
исходя из исследования компании «DSS Consulting», выпустившая аналитический
отчет по развитию российского рынка СЭД и ECM- систем в 2019г.
В данном разделе будет рассмотрено отраслевое распределение проектов
внедрения тиражных СЭД/ECM-продуктов на территории России в 2018-2019 гг
(рисунок 10).
По итогам 2018 года наибольшее количество проектов внедрения тиражных
СЭД/ECM-продуктов было зафиксировано в государственном секторе – 28%
внедрений.
Второе место по количеству успешно завершённых проектов внедрения
занимает финансовый сектор экономики, рост доли внедрений которого составил
(1%), достигнув по итогам 2018 года показателя (9%).
Кроме этого тиражные СЭД/ECM-продукты востребованы со стороны
предприятий нефтегазовой и химической промышленности (8% внедрений),
строительстве (7%) и в сфере науки и образования (7%). При этом следует отметить,
что статистику внедрений в научно-образовательном сегменте составляли также
учебные проекты внедрения.
Далее рассмотрим распределение внедрений тиражных СЭД/ECM-продуктов
на территории России по итогам 2018 года
Из диаграммы следует что, по количеству внедрений на территории России
СЭД «Directum» занимает (25% рынка), «DocsVision» (15% рынка), «1С-
Документооборот 8» (9% рынка) и другие СЭД (51% рынка).
Таким образом, принимая во внимание все вышеперечисленные диаграммы
мы выбираем наиболее популярные СЭД:
- «Directum», Директум;
- «DocsVision», ДоксВижн;
- «1С: Документооборот 8», 1С.
32
Рисунок 9. Распределение внедрений тиражных СЭД/ECM-
продуктов по отраслям на территории России по итогам 2018 года
Рисунок 10. Распределение внедрений тиражных СЭД/ECM-
продуктов на территории России по итогам 2018 года
Целью данного обзора является подготовка к принятию решения при выборе
оптимальной СЭД для рассматриваемой бюджетной организации. Обзор
особенностей всех СЭД рынка, позволяет определить критерии выбора СЭД для
решения конкретных задач и производить подбор решения на основе системного
подхода.
1С: Корпоративный Документооборот
Функции, доступные только в версии КОРП:
- Штрихкодирование документов и файлов;
33
- Потоковое сканирование с автоматическим распознаванием штрихкодов;
- Автоматическое заполнение файлов по шаблонам;
- Печать регистрационного штампа;
- Принятие задач к исполнению;
- Настройка и использование условий маршрутизации;
- Периодические бизнес-процессы;
- Учет и использование графиков работы;
- Иерархия бизнес-процессов;
- Остановка бизнес-процессов;
- Веб-сервисы для работы с файлами «1С: Корпоративный Документооборот»
из других приложений;
- Категоризация данных;
- Расширенный поиск документов и файлов по реквизитам.
Кроме того, компания «1С» разработала решение «1С: Документооборот
КОРП», которая используется для автоматизации документооборота банка. Она
включает в себя три версии:
1. Базовая версия была разработана для малых финансовых организаций
и предназначена для автоматизации делопроизводства.
2. Расширенная версия предназначена для средних финансовых
организаций и дополнена возможностью управления информационными потоками.
3. Корпоративная версия предназначена для крупных банков, и она
дополнена функционалом оптимизации производительности подразделений, в
которых формируется документооборот.
Directum
Пакеты Lite, Standard и Enterprise включают базовую серверную лицензию
системы и базовые клиентские лицензии пользователей на Базовые модули
(«Управление электронными документами» и «Управление деловыми процессами»).
Различие, главным образом, заключается в том, какими дополнительными модулями
и дополнительными серверными лицензиями пользователь сможет расширять
функциональность Базовых модулей.
Для банка необходима система документооборота, которая будет отвечать
следующим критериям: она должна быть веб-приложением для размещения на
34
хостинге банка, должна быть удобной в работе, иметь возможность резолюции
документов, управления правами пользователей, с возможностью разбития по типам
документов, быть защищенной, с возможностью ручного ввода документов,
недорогостоящей, иметь модули поиска и архива, возможность формировать отчеты
по документам и клиентам.
По данным критериям составим сравнительную таблицу рассмотренных выше
СЭД и проставим оценки по пятибалльной шкале – таблица 3.
Таблица 3
Сравнение систем электронного документооборота
Критерии
сравнения
Directum
1С:
Документооборот
КОРП
1С:
Корпоративный
документооборот
Удобство работы
4
5
4
Веб-
ориентированность
4
4
4
Насыщенность
функционалом
4
2
2
Модуль резолюции
3
5
4
Управление правами
пользователей
3
3
5
Категоризация
документов
4
5
5
Защищенность
5
4
3
Возможность ручного
ввода
5
4
3
Стоимость системы
4
3
2
Наличие модуля
поиска
4
5
5
Наличие модуля
архива
5
4
5
Формирование
отчетов
4
4
5
Итого
49
48
47
Недостатками рассматриваемых систем является то, что они имеют как
недостающие, так и лишние функции для работы в рассматриваемой компании. Из
приведенного анализа был сделан вывод что для рассматриваемой компании
необходимо разработать защищенную онлайновую систему документооборота,
которая будет взаимодействовать со всеми членами отдела документооборота
предприятия. Для этого необходимо реализовать отдельные доступы и функции для
различных сотрудников компании.
35
1.3.2 Выбор и аргументация стратегии автоматизации задачи
Создаваемая система по автоматизации бизнес-процессов деятельности
отдела документооборота для АО «Банк Русский Стандарт» обязана иметь
приемлемые характеристики по параметрами масштабируемости надежности
сохранения информации. Помимо этого, система должна быть адаптируемой к
программной среде в условиях АО «Банк Русский Стандарт». Также, создаваемая
система ИС обязана обеспечить возможности, связанные с доработкой функционала
в случае изменения потребностей предприятия. У системы не должно быть
неиспользуемого функционала. Создаваемая система должна считаться
приложением Windows, иметь понятный пользовательский интерфейс, интерфейс
администратора должен обладать набором необходимых функций, должна также
обеспечиваться возможность по составлению отчетности в соответствии с
поставленными задачами.
В процессе реализации проекта должны быть определить такие стадии [11]:
1. Осуществление анализа имеющихся бизнес-процессов деятельности
отдела документооборота с использованием разработанного программного решения.
Предполагает проведение сбора и анализа технологии работы специалистов.
2. Определение функций, которые подлежат автоматизации.
3. Выработка стратегии автоматизации. Осуществление анализа
имеющихся стратегий автоматизации и подбор наиболее оптимального варианта для
АО «Банк Русский Стандарт».
4. Осуществление разработки документа «Техническое задание» и сроков
выполнения работ
Дальше осуществим выбор стратегии автоматизации применительно к
рассматриваемому проекту.
В настоящее время принятыми стратегиями автоматизации считаются [10]:
- Кусочная (предусматривает автоматизацию для любой из задач с
применением собственной ИС;
- По участкам (проводится автоматизация участков деятельности с
применением собственного программного обеспечения);
- По направлением (осуществляется автоматизация направления
деятельности);