85
Рис. 2.30. Дерево вызова программных модулей автоматизируемой
системы документооборота
Вид документа
Формы
Главная форма
Внутренние документы
Входящие документы
Исходящие документы
Журнал внутренних
документы
Журнал исходящих
документы
Журнал входящих
документы
Справочник
корреспондентов
Структурные
подразделения
Архивация внутренних
документов
Архивация исходящих
документов
Архивация входящих
документов
Отчеты по
документообороту
Отчеты по справочникам
Классификация
документов
Отчеты
Внутренние документы
Внутренние документы
на дату
Внутренние документы
по подразделению
Входящие документы
Входящие документы на
дату
Исходящие документы
Исходящие документы по
дате
Отчеты по справочникам
Запросы
Вид документа
Внутренние документы
Внутренние документы
на дату
Внутренние документы
по подразделению
Входящие документы
Входящие документы
по дате
Исходящие документы
Исходящие документы
на дату
Классификация
документов
Справочник
корреспондентов
Структурные
подразделения
86
В формах можно посмотреть данные при помощи кнопок:
перейти на первую запись;
перейти на последнюю запись;
перейти на предыдущую запись;
перейти на следующую страницу.
Также можно найти нужную запись с помощью кнопки поиска.
При корректировке данных можно добавить новую запись,
отредактировать введенную информацию.
При помощи данной программы формируются отчеты по
корреспондентам, структурным подразделениям, классификации документов и
видам документов. Кроме этого получить отчеты по справочникам и
документообороту.
2.3.4. Описание программных модулей
Важнейшая характеристика разрабатываемой программы – удобство ее
пользовательского интерфейса, наличие и доступность необходимых элементов
управления. В БД Access имеется специальный проектировщик форм, с
помощью которого окна будущей программы подготавливаются в виде форм.
Проектировщик позволяет подобрать оптимальные размеры окон, разместить и
настроить всевозможные элементы управления и меню, добавить готовые
изображения, указать заголовки, подсказки, подписи.
Среда программирования в Access включает все средства, необходимые
для написания программ отладки процедур VBA. Самым главным компонентом
этой среды является редактор кода Visual Basic Editor (VBE), обладающий
богатыми возможностями для облегчения процесса ввода программного кода.
Проект приложения состоит из модулей, которые делятся на три
категории:
87
Microsoft Access Class Objects (Модули классов Access) – включает все
модули форм и отчетов;
Modules (Модули) – стандартные модули;
Class Modules (Модули классов) – модули пользовательских классов,
если они присутствуют в приложении.
Кроме того, среда программирования содержит еще массу диалоговых
окон, в которых отображается дополнительная информация, требующаяся как в
процессе создания, так и в процессе отладки кода.
Информационная система документооборота представляет собой файл
базы данных MS Access «База документооборот предприятия.mdb». В данном
файле хранится информация о структуре информационной базы метаданные,
а также сами данные, вводимые пользователем.
Создание базы данных производится в приложении MS Access, средства
этой СУБД используются для заполнения базы данными, выполнения запросов
к базе и выводе результатной информации.
Модулями являются сформированные объекты СУБД Access (формы,
отчеты, запросы, макросы, программные модули). Архитектура их
взаимосвязей реализована в макросах и в виде меню и кнопочных форм.
Для разработки программных модулей используется язык
программирования Microsoft Visual Basic for Application. Листинг
программного кода главных модулей информационной системы представлен в
приложении 3:
1. главная форма;
2. внутренние документы;
3. входящие документы;
4. исходящие документы.
88
2.4. Контрольный пример реализации проекта и его описание
Для работы с программным продуктом используется простой,
интуитивно понятный интерфейс. Последовательность работы с объектами
формы определяется доступностью командных кнопок, целостность данных
определяется набором используемых в программе проверок.
Переход от одного объекта формы к другому осуществляется при
нажатии клавиш Enter, Tab или щелчком мыши по соответствующему объекту.
После запуска программы на экране появляется главная форма рис.2.31.
Рис. 2.31. Главная форма программы
Командные кнопки используются для выбора режима работы
программы.
Главная форма программы содержит меню для открытия диалоговых
окон приложения:
Ввод данных:
«Внутренние документы»;
89
«Входящие документы»;
«Исходящие документы»;
Журналы документов:
«Журнал внутренних документов»;
«Журнал исходящих документов»;
«Журнал входящих документов»;
Справочники:
Справочник «Корреспонденты»;
Справочник «Структурные подразделения»;
Справочник «Классификация документов»;
Справочник «Вид документа»;
Архивация документов:
Архивация внутренних документов;
Архивация исходящих документов;
Архивация входящих документов;
Отчеты:
Отчеты по справочникам;
Отчеты по документообороту.
В блоке «Ввод данных» вводятся данные внутренних, входящих и
исходящих документов. Во внутренние документы загружается следующая
информация::
содержание документа;
структурное подразделение;
исполнитель;
резолюция;
отметка о выполнении.
Из входящих документов загружается следующая информация:
номер входящего документа;
дата поступления;
90
входящий номер;
дата регистрации;
корреспондент;
краткое содержание;
исполнитель;
резолюция;
отметка о выполнении.
Из исходящих документов вводится следующая информация:
код исходящего документа;
тип документа;
номер исходящего документа;
дата регистрации;
корреспондент;
краткое описание;
подразделение;
исполнитель.
В журналах документов формируются данные о документах
сохраненных в базе сгруппированные по виду документа. В блоке архивация
документов архивируются документу по виду документа и по соответствующей
дате.
В блоке справочники вводятся данные о корреспондентах,
подразделениях, классификации документов и видах документов. Эта
информация используется при оформлении документов.
Форма «Отчеты по справочникам» позволяет сформировать и
распечатать информацию по корреспондентам, структуре подразделений
компании, видах документов используемых в документообороте,
классификации документов рис.2.32.
91
Форма «Отчеты по документообороту» позволяет сформировать и
распечатать информацию о внутренних документах, внутренним документах
сформированным на указанную дату, по подразделениям.
Рис. 2.32. Отчеты по справочникам
Также позволяет сформировать и распечатать информацию о входящих
документах и входящим документам сформированным на указанную дату;
информацию о исходящих документах и исходящих документах
сформированным на указанную дату рис.2.33.
Рис. 2.33. Отчеты по документообороту
92
Формы описанных документов представлены в Приложении 1. Выход из
программы осуществляется при помощи кнопки «Выход».
Таким образом, для работы с разработанной автоматизированной
информационной системой документооборота используется простой,
интуитивно понятный интерфейс.
Последовательность работы с объектами формы определяется
доступностью командных кнопок, целостность данных определяется набором
проверок, используемых в программе.
Выводы к разделу
В данном разделе разработан проект автоматизации системы
документооборота, представлена структурная схема документооборота,
нормативно-справочная, входная, оперативная и результатная информация.
Также разработан сценарий диалога автоматизированного решения
поставленной задачи. Спроектирована база данных. Построено дерево вызова
программных модулей автоматизируемой системы документооборота.
Результат проектной части контрольный пример реализации проекта.
93
III. Обоснование экономической эффективности проекта
3.1. Выбор и обоснование методики расчѐта экономической эффективности
Эффективность – выполнение требуемых функций при минимальных
затратах ресурсов. Причем под ресурсами подразумеваются объем оперативной
памяти, время работы центрального процессора, объем внешней памяти,
пропускная способность канала. Часто характеристика эффективности вступает
в противоречие с другими характеристиками качественного программного
изделия.
Например, программное изделие будет более эффективным по времени
работы, если будет состоять из меньшего количества модулей, чем это требует
характеристика структурированности, так как на вызов модулей затрачивается
относительно много машинного времени. Поэтому необходимость повышения
эффективности программного изделия за счет снижения других характеристик
желательно оговаривать в техническом проекте на разработку программного
изделия [7].
Эффективность – одно из наиболее общих экономических понятий, не
имеющих единого общепризнанного определения. Это одна из возможных
характеристик качества системы, а именно ее характеристика с точки зрения
соотношения затрат и результатов функционирования системы.
В качестве экономической эффективности рассмотрим соотношение
потребностей и затрат.
Эффективность – это величина эффекта на единицу произведенных
затрат. Эффективность системы обработки данных – мера соотношения цены и
затрат, а эффект может быть результатом внедрения какого-либо мероприятия,
выраженного в стоимостной форме.
Существует реальный и расчетный эффект. Расчетный эффект
рассчитывается, реальный можно получить сразу. При определении эффекта (и
реального и расчетного) рассчитывается прямой и косвенный эффект.
94
Прямой эффект в системе обработки данных это эффект, связанный
непосредственно с системой обработки данных. Косвенный эффект может
проявляться через какие-то косвенные факторы, например через прибыль и
цену.
Расчет экономической эффективности создания и функционирования
ЭИС производится на всех стадиях проектирования системы.
3.2. Расчѐт показателей экономической эффективности проекта
1. Годовая экономия текущих затрат вычисляется согласно формул:
С
m
= С
n
+ С
k
3.1
где С
n
– прямая экономия,
С
k
– косвенная экономия.
С
n
= С
б
- С
ср
, 3.2
где С
б
– базовый период – это тот период, который берется до
внедрения системы;
С
ср
– сравниваемый период, когда система работает в режиме
автоматизации.
С
ср
=С
1
+ С
2
+ С
3
+ С
4
+ С
5
+ С
пр
, 3.3
где С
1
– затраты на оплату труда,
С
2
– начисления на фонд оплаты труда,
С
3
– затраты на сырье, материалы,
С
4
– амортизация оборудования,
С
5
– прочие затраты,
С
пр
– предпроизводственные затраты.
С
пр
= 0.
Сгруппируем предполагаемые затраты на разработку проекта в виде
таблицы 6.