65
системный, комплексный, процессный и риск-ориентированный
подход к обеспечению информационной безопасности;
непрерывный процесс совершенствования и развития
информационной безопасности, адаптация к новым информационным
технологиям и решениям;
планирование и реализация решений по информационной
безопасности как составной части архитектуры информационных систем,
сервисов и услуг;
внедрение как превентивных мер так и процедур оперативного
реагирования на непредвиденные обстоятельства;
поддержка информационной безопасности как части корпоративной
культуры компании и повседневной деятельности.
В компании должен быть:
обеспечен постоянный контроль эффективности внедренных
мероприятий информационной безопасности и механизмов обеспечения
безопасности в информационных системах;
определен перечень критических бизнес-процессов, информационных
ресурсов, обеспечивающих их функционирования, и меры, необходимые для их
надлежащей защиты;
определены требования и параметры безопасности в информационных
системах, которые внедряются в компании;
обеспечен соответствующий уровень защиты для каждого из свойств
информации (целостность, конфиденциальность, доступность), в зависимости
от классификации информации;
установка подсистемы антивирусной защиты шлюзов входа в
Интернет, файловых серверов, рабочих мест пользователей, централизованного
управления, периодического обновления антивирусных баз данных.
Доступ персонала компании к информационной системе должен быть
основан на ролевой модели доступа на основе принципа предоставления
66
минимальных полномочий, необходимых для выполнения функциональных
обязанностей и задач.
Разработка, ввод в эксплуатацию и вывод из эксплуатации
информационных систем и оборудования должно осуществляться по
установленной процедуре.
2.2. Информационное обеспечение задачи
2.2.1. Информационная модель и еѐ описание
Информационная модель представляет собой схему движения входных,
промежуточных и результативных потоков и функций предметной области.
Кроме того, она объясняет, на основе каких входных документов и
какой нормативно-справочной информации происходит выполнение функций
по обработке данных и формирование конкретных выходных документов.
При проектировании рациональных документопотоков на предприятии
составляют схемы движения основных групп и видов документов. Это
позволяет установить рациональные маршруты движения и этапы обработки
документов, унифицировать пути движения, порядок обработки различных их
категорий.
Главное правило документооборота оперативное движение
документов по наиболее перспективной дороге с минимальными затратами
времени и труда. Основу документооборота дают организационные документы:
Устав, положения о структурных подразделениях, приказы о распределении
обязанностей, инструкции по работе с документами, инструкции по
делопроизводству, схемы документопотоков, дороги прохождения отдельных
видов документов.
Структурная схема документооборота компании представлена на
рис.2.2.
67
Рис.2.2. Структурная схема документооборота
Одним из результатов информационного обследования является
классификация документов в системе электронного документооборота. Целью
классификации является разработка технологий обработки документов в
системе.
Классификация документов позволяет правильно понять их содержание,
назначение и использование для отражения рабочих операций предприятия.
С этой точки зрения все обрабатываемые документы можно разделить
на три больших класса исходящие, входящие, внутренние.
Внешние
корреспонденты
Руководство
Канцелярия
Регистрация
Отметка о
выполнении
Контроль
Исходящий
документ
Нормативно-правовые
документы
Входящий
документ
Внутренний
документ
Резолюция
Контроль
Анализ
Отдел исполнитель
Начальник
Резолюция
Отметка о
выполнении
Контроль
Исполнитель
Выполнение
Контроль
Результат
выполнения
Зарегистри-
рованный
документ с
резолюцией
начальника
Зарегистриро-
ванный
документ с
резолюцией
руководства
Результат
выполнения
Зарегистри-
рованный
документ
68
2.2.2. Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной
информации
Входная информация представляет собой информацию, необходимую
для решения поставленных задач и расположенную на таких носителях:
первичные документы, машинные носители, память персонального
компьютера.
С этой целью необходимо составить перечень входной информации и
состав реквизитов каждого вида входной информации, расположение
реквизитов входной информации, описание полей (реквизитов) входных
документов.
К нормативно-справочной информации относится информация, которая
используется во многих циклах обработки и остается неизменной в течение
длительного периода времени [8].
В связи с тем, что справочная информация составляет до 75% общего
объема информации, от правильной ее организации во многом зависит
эффективность функционирования всей системы автоматизированного
документооборота.
Создание системы справочной информации дает возможность
достижения централизации хранения данных, повышения их достоверности,
устранения дублирования, сокращения объема работ по подготовке и вводу их
в базу. В результате повышается эффективность использования справочной
информации.
Нормативно-справочная информация автоматизированной системы
документооборота компании ООО «Эсплористо» содержит следующие
справочники:
- справочник корреспондентов;
- структурные подразделения;
- классификация документов;
- вид документа;
- справочник сотрудников.
69
Информацию, которая используется непосредственно программным
комплексом, представим следующим образом:
1. Нормативно-справочная информация, содержащая научно и
технически обоснованные нормы, нормативы и связанные с ним справочные
данные.
2. Плановая информация совокупность документов, которые содержат
данные по основным нормативно-рассчитанным показателям конкретного вида
деятельности на определенный временной интервал.
3. Массивы, содержащие текущие данные о состоянии управляемого
объекта.
4. Массивы, содержащие данные, поступающие из внешней среды.
5. Массивы, содержащие накапливаемые данные за определенный
промежуток времени.
Эта информация чаще всего представлена в виде таблиц с данными и
дополнительными данными (о компании, об исполнителе).
Информация о типе документов хранится в таблице «Тип документа».
Структура и правила поддержания целостности данных приводятся в
табл.2, рис.2.3.
Таблица 2
Структура таблицы «Тип документа»
Имя поля
Ключевое
поле
Уникальное
поле
Обязатель
ное поле
Тип
данных
Размер
Код типа
документа
Первичн.
Да
Да
Счетчик
Длинное
целое
Тип
документа
Да
Текстовый
50
Рис.2.3. Таблица «Тип документа»
70
Информация о классификации документов хранится в таблице
«Классификация документов». Структура и правила поддержания целостности
данных приводятся в табл.3, рис.2.4.
Таблица 3
Структура таблицы «Классификация документов»
Имя поля
Ключевое
поле
Уникальное
поле
Обязатель
ное поле
Тип
данных
Размер
Код вида
документа
Первичн.
Да
Да
Счетчик
Длинное
целое
Вид
документа
Да
Текстовый
50
Рис.2.4. Таблица «Классификация документов»
Информация о корреспондентах компании хранится в таблице
«Справочник корреспондентов». Структура и правила поддержания
целостности данных приводятся в табл.4, рис.2.5.
Таблица 4
Структура таблицы «Справочник корреспондентов»
Имя поля
Ключевое
поле
Уникаль
ное
поле
Обязатель
ное поле
Тип
данных
Размер
Код
корреспондента
Первичн.
Да
Да
Счетчик
Длинное
целое
Исполнитель
Да
Да
Текстовый
50
Корреспондент
Да
Да
Текстовый
50
Директор
организации
Да
Да
Текстовый
50
Адрес
Да
Да
Текстовый
50
71
Рис.2.5. Таблица «Справочник корреспондентов»
Информация о структурных подразделениях компании хранится в
таблице «Структурные подразделения». Структура и правила поддержания
целостности данных приводятся в табл.5, рис.2.6.
Таблица 5
Структура таблицы «Структурные подразделения»
Имя поля
Ключевое
поле
Уникальное
поле
Обязатель
ное поле
Тип
данных
Размер
Код
подразделения
Первичн.
Да
Да
Счетчик
Длинное
целое
Исполнитель
Да
Да
Текстов
ый
50
Наименование
подразделения
Да
Да
Текстов
ый
50
Начальник
подразделения
Да
Да
Текстов
ый
50
Рис.2.6. Таблица «Структурные подразделения»
72
2.2.3. Характеристика результатной информации
Больший интерес представляет выходная информация, которая
формируется по данным, которые хранятся в соответствующих
информационных массивах баз данных.
Выходная информация формируется:
автоматически, как результат выполнения конкретной
функциональной задачи;
по запросу пользователей. При этом содержание и вид оперативного
документа определяется содержанием запроса.
Физической формой представления выходной информации может быть
экранная, документированная (на бумажном носителе) или в виде
кодированного пакета данных в телекоммуникационной системе.
Внешняя форма представления выходной информации определяется
постановками и алгоритмами комплексов функциональных задач. При этом
выходные документы строгой отчетности выдаются в виде утвержденных
форм, а исходные данные для принятия решений в виде, удобном для
восприятия с учетом требований эргономики и инженерной психологии.
Для формирования выходных документов в виде определенной отчетной
формы формируются и хранятся электронные формы выходных документов.
За основу при разработке электронных форм документов принимаются
существующие, определенные по результатам обследования, формы
документов.
Выходной информацией, полученной после обработки входящих и
внутренних данных являются:
отчетная информация;
статистическая отчетная информация;
справочная информация;
электронная версия нормативного документа;
протокол контроля получения или выполнения;
73
электронное письмо;
сортированные списки документов.
Эти данные имеют вид различных таблиц и документов.
Выходная информация автоматизированной системы документооборота
компании представлена в виде отчетов по справочным данным системы и
отчетами по документообороту.
Отчеты автоматизированной системы представлены при помощи
следующих форм:
справочник корреспондентов;
структурные подразделения;
вид документа;
классификация документов;
внутренние документы;
внутренние документы на дату;
внутренние документы по подразделению;
входящие документы;
входящие документы на дату;
исходящие документы;
исходящие документы по дате.
Формы отчетов представлены в Приложении 2.
74
2.3. Программное обеспечение задачи
2.3.1. Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)
На основе исходных данных можно выделить состав функций
управления и обработки данных. Главные функции можно разделить на три
класса: функции, связанные с составлением первичных документов; функции,
предназначенные для обработки и получения отчетов; функции по ведению
справочников. Дерево функций представлено на рис 2.7.
Рис. 2.7. Дерево функций
Функции системы
документооборота
Работа с документами
Формирование
отчетов
Ведение
справочников
Регистрация
Добавление
Изменение статуса
Учет резолюций
Добавление
примечаний
Просмотр и
редактирование данных
Архивация
Внутренние
документы
Входящие
документы
Исходящие
документы
Корреспонденты
Подразделения
компании
Вид документа
Классификатор
Просмотр
Печать
Справочник
«Корреспондентов»
Справочник
«Структурные
подразделения»
Справочник
«Классификация
документов»
Справочник
«Вид документа»
Добавление данных
Изменение данных
Удаление данных
Удаление данных
Добавление данных