37
Стоит отметить, что к вопросу о возможностях выполнения интеграции
относятся плагины для работы с продуктом MS Outlook, которые присутствуют
в ELMA ECM+.
Чтобы не путаться в огромном количестве файлов, которые имеют
поправки и изменения, документы в приложении часто имеют ограниченное
число версий, где только одну можно назначить как актуальную. Вся история
выполненных изменений документа записывается на карточку формируемого
документа.
Практические все необходимые инструменты, которые предназначены для
работы в документе и контроля дисциплины по работе с указанными
документами находятся непосредственно под рукой у пользователя.
Если же документ поступил в компанию только в бумажном виде, то он
автоматически будет сохранен в системе после его оцифровки.
К достоинствам системы Optima WorkFlow можно относить возможность
применения разного рода дополнительных стилей непосредственно в описи
документов, выполнение вывода изображений прямо в опись документов, а
также область просмотра.
Стоит отметить, что возможна фильтрация загруженной ранее описи
документов.
В СЭД Optima WorkFlow (рисунок 11) поддерживается настройка разного
рода рубрикаторов непосредственно в журналах документов, а также настройка
области просмотра для выбранной записи непосредственно в описи документов.
38
Рисунок 11. Внешний вид СЭД Optima WorkFlow
Кроме этого, часто применяется кастомизация регистрационной карточки.
Сторонние web-приложения также могут встраиваться в работу СЭД. Есть
интеграция с ПО IBM WebSphere MQ.
Кроме этого, для автоматизации деятельности подразделений с
архивными данными разработан модуль Архив.
Недостатки СЭД:
– нет возможности копировать ссылки на объект;
– нет возможности разрабатывать и настраивать пользовательские
папки.
В результате анализа описанных выше СЭД можно сделать вывод, что в
настоящее время нет определенного программного продукта, который бы
обеспечивал выполнения всех требований организаций с точки зрения ведения
документации и отчетности. Другими словами, рассмотренные СЭД не имеют
необходимого уровня гибкости настройки своих основных параметров под
деятельность ООО «Кисловка Сервис».
К примеру, в СЭД ELMA отсутствует возможность выбрать с перечня
отделов именно такие, которые присутствуют в организационной структуре
ООО «КИСЛОВКА-СЕРВИС» (начальники участков), а возможности создать их
система не предоставляет в связи с низким уровнем масштабируемости.
39
В СЭД Directum отсутствует возможность создания и заполнения
фирменных бланков для отчетности, что является крайне важным для компании,
которая очень часто заключает договоры с клиентами и партнерами.
То есть, вопрос автоматизации рассмотренного БП в полном объеме еще
не решен.
1.3.2.Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
В рассматриваемой схеме планирования основных задач выделяются
несколько стадий. Первая стадия – анализ стратегии для развития бизнеса.
Стоит отметить, что в условиях конкуренции будут «выигрывать» те
предприятия, где стратегии в бизнесе будут объединяться со стратегиями в
сфере информационных технологий.
В результате реальной альтернативой для варианта выбора
автоматизированной системы считается подбор совокупности пакетов разных
поставщиков, что удовлетворяют наилучшим образом функции автоматизации
ИС управления.
Рассматриваемый подход значительно смягчает некоторые проблемы во
внедрении или привязке программных средств, при чем ИТ оказывается
максимально вовлеченной в функции индивидуальности конкретной предметной
области.
Заметим, что в последнее время увеличивается число организаций, фирм
предпочитает покупать уже готовые технологии и пакеты, а если необходимо, то
добавлять к ним программное обеспечение, что разработанное внутренними
разработчиками, так как создание собственных ИС связана с высокими
затратами, а также риском.
Следующей стадией в этом процессе считается поиск, а также обработка
всей информации и отчетности, которая полученной непосредственно по
телекоммуникационным каналам.[10, c.59]
Далее выполняется конкретный подход непосредственно к каждой из
поставленных задач для снижения общей нагрузки на персонал. Затем
результаты решения указанных задач передаются непосредственно
руководителю ООО «КИСЛОВКА-СЕРВИС».
40
На указанном этапе возможно выполнять корректировку работы.
Различают четыре основные варианта стратегии автоматизации
деятельности:
– хаотичная автоматизация;
– автоматизация в разрезе участков;
– автоматизация в направлении;
– комплексная автоматизация.
В рассматриваемом случае выбрана стратегия автоматизации
документооборота по участкам. В результате этого ООО «КИСЛОВКА-
СЕРВИС» сможет автоматизировать свою деятельность непосредственно по
работе с клиентами, при этом получив определенный экономический эффект.
Для ООО «КИСЛОВКА-СЕРВИС» разработка стратегии для реализации
проекта будет следующей:
– анализ направления деятельности компании;
– анализ стратегии развития;
– определения свойств разрабатываемой системы автоматизации;
– определение функциональности имеющейся системы;
– выполнение анализа существующих разработок;
– реализация стратегии автоматизации процесса ведения
документации и отчетности;
– выбор метода приобретения АИС;
– определение архитектуры АИС;
– разработка бизнес-плана.
На сегодня применяются две ключевых стратегии по автоматизации
документооборота:
– подгонка существующего продукта непосредственно под бизнес-
процессы ООО «КИСЛОВКА-СЕРВИС»;
– реорганизация БП и последующая автоматизации, упрощенной
ранее структуры.
Для ООО «КИСЛОВКА-СЕРВИС» более подходит случай с подгонкой
уже существующего программного продукта (к примеру, с помощью
конфигурации платформы 1С:Предприятие).
41
1.3.3.Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации
задачи
Способы приобретения АИС – это описание последующих действий от
определения или формализации решения по необходимости АИС и до момента
пока АТС не будет внедрена в ООО «КИСЛОВКА-СЕРВИС». Существуют
следующие методы приобретения АИС:
– разработка (заказная или самостоятельная);
– покупка самостоятельная и (покупка зарубежной или отечественной
АИС);
– покупка и доработка;
– аренда АИС.
Стоит отметить, что при покупке готового решения надо выбрать такое
решение, что полностью будет соответствовать разным схемам ведения бизнеса.
Стоит отметить, что это очень сложно, поскольку производители систем
автоматизации могут не всегда угодить всем клиентам и их АИС получаются
перегруженными функционалом, за который надо платить.
Также приобретаемая АИС не подходит из-за перечня недостатков,
нехватки функциональности, плохо продуманного направления будущего
развития АИС, длительный срок адаптации непосредственно под требования
предприятий.
Заказ разработки АИС у сторонних разработчиков позволяет получать
информационную систему, которая удовлетворяет бизнес-правилам ООО
«КИСЛОВКА-СЕРВИС» в настоящий момент. Но при изменении БП возможно
потребуется ее частичная переработка, что также выльется в излишние затраты
на процесс реинжениринга имеющейся АИС.
Покупка и доработка АИС возможна, если нужен небольшой объем
доработки, а данная доработка часто применяется в рамках модели АИС, что
часто вызывает значительные затруднения из-за полного отсутствия развернутой
документации к АИС.
42
При взятии АИС в аренду компания рискует вывести непосредственно за
свои пределы многие виды деятельности, а также лишиться части собственных
информационных ресурсов и возможностей.
Заметим, что в таких случаях компания может утратить многие виды
деятельности, что в течение длительного времени ранее обеспечивали ей успех
непосредственно на рынке торговых услуг.[6, c.232]
Поэтому автоматизированная система будет разрабатываться в ООО
«КИСЛОВКА-СЕРВИС» собственными силами, поскольку компания
располагает квалифицированными сотрудниками для разработки АИС и
процесса ее внедрения.
1.4.Обоснование проектных решений
1.4.1.Обоснование проектных решений по информационному обеспечению
Информационное обеспечение АИС (ИО) – это совокупность единой
системы кодирования и классификации информации, разного рода
унифицированных систем для документооборота и информационных массивов.
[9, c.142]
В состав ИО включаются два основные комплекса:
– компоненты внемашинного ИО (а именно, классификаторы
технико-экономических данных и документы);
– внутримашинного ИО (экранные формы и макеты для ввода
первичной информации в ЭВМ или же вывода результатной информации,
архитектура информационной базы:
– входных и выходных файлов;
– баз данных.
Для того чтоб приспособить экономическую информацию
непосредственно для эффективного поиска, передачи и обработки по каналам
связи, необходимо ее представить в так называемом цифровом виде. Для этого
ее нужно сначала упорядочивать (классифицировать) по нескольким атрибутам,
а затем формализовать (то есть, закодировать) с применением классификаторов.
43
В исследовании будут применяться отраслевые классификаторы, которые
создаются для систематизации и кодирования специфичной для отрасли
информации.
Входные документы для автоматизации процесса ведения документации
желательно получать через вычислительную сеть, поэтому они представляются в
файлах согласованной заранее структуры. Для упрощения применения таких
файлов, им надо иметь табличную форму (что легко осуществить, так как эти
документы считаются результатными в иных задачах).
К внутримашинному ИО относится описание визуальных форм.
При построении структур экранных форм по вводу данных первичной
документации с оперативной информацией нужно использовать
комбинированную форму, которая максимально приближенная к той, что была
применена для построения документа [3, c.90].
Главной составной частью внутримашинного ИО считается
информационная база данных (БД).
БД – это поименованная совокупность хранимой информации,
отражающая совокупность разного рода объектов, а также их отношений в
предметной области. [8, c.90].
Главными способами организации БД считаются создание
распределенных и централизованных БД.
На основании критериев и необходимостью для обеспечения надежности
хранения информации выбран централизованный метод организации БД.
По инструменту установления связей для данных различаются такие
модели данных:
− иерархическая;
− сетевая;
− реляционная.
Для автоматизации ведения документации и отчетности будет
применяться реляционная модель БД, поскольку она является самой
распространенной в настоящее время, а также полностью соответствует
поставленному заданию.
44
Главными составными компонентами любой с этих моделей считаются
файлы (таблицы).
Наиболее распространенным является реляционная модель данных.
Принятый в рассматриваемой реляционной модели подход непосредственно к
целостности и структурированию данных позволяет упорядочить и организовать
в удобном виде процесс реализации и проектирования сложных БД, а
реляционные операции имеют возможность осуществлять мощные возможности
управления данными, а также их обработку.
При организации процесса ведения документации и отчетности
используются такие документы:
– заявление на предоставление услуг ООО «КИСЛОВКА-СЕРВИС»;
– смета на выполнение услуг (рисунок 12):
Рисунок 12. Бланк сметы
– договор о выполнении требуемых работ;
– акт выполненных работ (рисунок 13).
45
Рисунок 13. Бланк акта выполненных работ
В результате применения описанного выше ИО будет выполняться
процесс ведения документации и отчетности в ООО «КИСЛОВКА-СЕРВИС».
1.4.2.Обоснование проектных решений по программному обеспечению
Под программным обеспечением (ПО) понимается совокупность
программ, которые реализуют задачи и функции АИС для ведения
документации и отчетности и обеспечивающих корректную работу
рассмотренных комплексов технических средств.
Непосредственно в состав ПО входят специальные и общесистемные
программы, инструктивно-методическая информация по применению средств
ПО.
К общесистемному ПО можно отнести программы, что рассчитаны на
огромный круг пользователей, а также предназначенные непосредственно для
организации вычислительных процессов и выполнения разных вариантов
обработки данных.
46
Они также позволяют расширить все функциональные возможности ПК,
автоматизировать планирование поочередности вычислительных процессов, а
также автоматизировать функции программистов.
Функциональное ПО представляет собой совокупность программных
средств, которые разрабатываются при создании программ конкретного
функционального назначения.
Стоит отметить, что оно включает в себя пакеты прикладных программ,
которые осуществляют организацию данных, а также их обработку с точки
зрения решения функциональных задач СЭД.
При выборе комплекса аппаратных средств для разработки СЭД, одним из
самых важнейших критерием считается выбор операционной системы.
Операционной системой является такой вид ПО, который управляет
аппаратными средствами компьютера, выполняет поддержку запуска и
выполнение программ и приложений, производит защиту данных, выполняет
разные сервисные функции. [17, c.23]
Все программы пользуются средствами, которые предоставляются
операционной системой.
То есть, выбор ОС очень важен, поскольку он определяет набор ПО и
формат выполняемых файлов, их взаимодействие с ОС.
На ПК, используемых в качестве сетевых рабочих мест пользователей,
могут применяться следующие ОС:
– ОС семейства Windows;
– ОС семейства UNIX.
Для разработки ПО автоматизированной обработки документации выбор
ОС никак не повлияет на итоговую функциональность системы, так как при
реализации алгоритмов ПО не требуется применения каких-то специфических
функций ОС.
Оба вида ОС позволяют разрабатывать ПО без потери его уровня
функциональности, по причине присутствия программных сред, а также языков
программирования для указанных типов ОС [4, c.161].
Все из перечисленных выше операционных систем содержат в себе
интерфейсы межсетевого взаимодействия, которые позволяют использовать ПО