57
Рисунок 16. Настройка журнала регистрации
– настройка параметров безопасности информационной базы
(рисунок 17):
Рисунок 17. Параметры информационной базы
– применение ключа защиты (рисунок 18):
Рисунок 18. Применение ключа защиты
Кроме этого, при работе с конфигурацией будут использоваться такие
методы:
– авторизация с помощью операционной системы;
58
– аутентификация в корпоративной ИС;
– в случае использования ЛВС – протоколы шифрования данных.
В результате выполненных действий будет обеспечена защиты
информации, которая предназначается для работы в конфигурации.
2.2.Информационное обеспечение задачи
2.2.1.Информационная модель и её описание
Информационная система ведения документации и отчетности должна
выполнять сбор, обработку, распределение и ввод информации о документации,
чтобы поддержать процесс деятельности ООО «КИСЛОВКА-СЕРВИС».
Для качественной реализации автоматизированной системы объект
разработки должен быть прежде всего адекватно описан, построены
непротиворечивые информационные модели ИС.
Накопленный к настоящему времени опыт проектирования дает
возможность рассмотреть, что это сложная, а также длительная и трудоемкая во
времени работа, требующая квалификации специалистов.
Но процесс проектирование ИС выполнялся до недавнего времени в
основном на интуитивном уровне, а также при использовании
неформализованных методов, что базируются на практическом опыте,
искусстве, а также дорогостоящих экспериментальных проверках качества
функционирования автоматизированной системы ведения документации и
отчетности.
Также, при непосредственном функционировании и создании ИС
информационные потребности для разных пользователей могут быть уточнены и
изменены, что еще больше усложнит разработку или же процесс сопровождения
таких программных комплексов.
Источниками данных для модели являются:
– заявление о предоставлении услуг;
– смета;
– перечень предоставляемых услуг;
– договор о сотрудничестве;
– акт выполненных работ;
59
– другая документация.
Системой могут пользоваться такие адресаты выдачи:
– руководство компании;
– менеджеры по работе с клиентами;
– бухгалтеры.
В рассматриваемой системе будут применяться такие формы:
– форма справочников;
– форма документов;
– главная форма;
– форма сообщений;
– форма отчетов.
Метод ввода – вручную
На рисунке 19 показана информационная модель системы для ведения
документации и отчетности в ООО «КИСЛОВКА-СЕРВИС».
60
ИС
Спр.
Клиенты
Спр.
Смены
Спр.
Товары
Спр.
Сотрудни
ки
Т.
Заявлени
я
Т.
Договора
Т. Акты
Менеджер,
руководство
Введение в
справочники
Обработка
актов,
договоров,
заявлений
Формирование
отчетности
Спр.
Клиенты
*
Спр.
Смены*
Спр.
Товары*
Спр.
Сотрудни
ки*
Т.
Заявлени
я*
Т.
Договора
*
Т. Акты*
Отчет по актам Отчет по актам Отчет по актам
Менеджер,
руководство
Рисунок 19. Информационная модель автоматизированной системы ведения
документации и отчетности
Заметим, что данная модель комплекса задач служит для отображения
процесса описание промежуточных, входных, результатных потоков
информации.
2.2.2.Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной
информации
Справочники являются перечнем однородных элементов, что
используются при хранении справочной информации. Все указанные элементы
справочника могут характеризоваться только наименованием с кодом.
61
В системе установлена простановка автоматической нумерации, а при ее
применении будет создан код в каждом из новых элементов, а тем самым не
допуская элементы с идентичными ключами.
При создании ИС для автоматизации документооборота в 1С
Конфигуратор созданы такие Справочники (рисунок 20):
– Смены;
– Клиенты;
– Услуги;
– Сотрудники.
Рисунок 20. Справочники ИС
Рассмотрим справочники, которые применяются в разрабатываемой ИС.
Справочник «Смены» описывает смены персонала, которые занимаются
предоставлением услуг (таблица 6).
Длина наименования: 25
Длина кода: 9
Таблица 6.
Данные справочника «Смены»
Имя реквизита
Тип
Код Смены
Число (целое)
Название Смены
Строка (текстовый)
Начальник Смены
Строка (текстовый)
Справочник «Услуги» предназначен для хранения услуг, которые
предоставляются ООО «КИСЛОВКА-СЕРВИС» (таблица 7).
Длина наименования: 25
Длина кода: 9
Таблица 7.
62
Данные «Услуги»
Имя
Тип
Код Услуги
Число (целое)
Название
Строка (текстовый)
Стоимость
Число (целое)
Время Выполнения
Число (целое)
Справочник «Клиенты» – предназначен для хранения информации о
клиентах ООО «КИСЛОВКА-СЕРВИС» (таблица 8).
Длина наименования: 25
Длина кода:9
Таблица 8.
Данные «Клиенты»
Имя
Тип
Код Клиента
Число (целое)
Название
Строка (текстовый)
Адрес
Строка (текстовый)
Телефон
Строка (текстовый)
Справочник «Сотрудники» – предназначен для хранения информации о
сотрудниках ООО «КИСЛОВКА-СЕРВИС» (таблица 9).
Длина наименования: 25
Длина кода:9
Таблица 9.
Данные для документа «Сотрудники»
Имя
Тип
Код Сотрудника
Число (целое)
ФИО
Строка (текстовый)
Адрес
Строка (текстовый)
Код смены
СправочникСсылка.Смены
Телефон
Строка (текстовый)
Входные данные могут вводится в систему двумя методами:
– вводом вручную;
63
– импортом/экспортом данных с других типов ПО.
Входная информация заполняется по требованию производственного
процесса.
Стоит отметить, что при формировании формы справочника поля Номер и
Дата являются обязательными и присутствуют во всех справочниках.
Внешний вид экранной формы справочника Клиенты показан на рисунке
21:
Рисунок 21. Экранная форма справочника Клиенты
Остальные справочники имеют аналогичные формы для ввода
информации.
В таблице 10 рассмотрена сводная информация по справочниках:
Таблица 10.
Сводная таблица по справочниках
Название
справочника
Услуги
Смены
Сотрудники
Клиенты
Ответственный
за его ведение
Менеджер
Менеджер
Менеджер
Менеджер
Средний объем
справочника в
записях
25
4
5-7
15
Средняя частота
актуализации
1 раз в год
1 раз в год
1 раз в месяц
1 раз в
день
64
Средний объем
актуализации,
записей
1
1
1
5-7
2.2.3.Характеристика результатной информации
В конфигурации созданы отчеты на основании оперативных данных,
которые вводятся в соответствующие документы.
Документы применяются в 1С:Предприятии для ввода и обработки
данных, которые менеджер вводит при осуществлении своей деятельности.
В рассматриваемой задаче автоматизации документооборота на примере
отдела по работе с клиентами такой информацией являются данные, которые
формируются при:
– вводе заявления клиента на предоставление услуг;
– вводе данных о договоре с клиентом;
– вводе данных об акте выполненных работ.
Рассмотрим реквизитный состав документов АИС, на основании которых
формируется результатная информация (таблицы 11 – 13):
Таблица 11.
Реквизитный состав документа «Заявления»
Имя
Тип
Номер
Число (целое)
Дата
Дата
Код клиента
Строка (текстовый)
Код услуги
Строка (текстовый)
Таблица 12.
Реквизитный состав документа «Договора»
Имя
Тип
Номер договора
Число (целое)
Дата
Дата
Номер заявления
Строка (текстовый)
Код сотрудника
Строка (текстовый)
65
Сумма
Число (целое)
Таблица 13.
Реквизитный состав документа «Акты»
Имя
Тип
Номер акта
Число (целое)
Дата
Дата
Номер договора
Строка (текстовый)
Проверено
Булево
Внешний вид формы документа «Заявления» показан на рисунке 22.
Стоит отметить, что аналогичный вид имеют остальные документы.
Рисунок 22. Экранная форма документа Заявление
В таблице 13 рассматривается таблица с характеристиками результатной
информации.
Таблица 13.
Сводная таблица по результатной информации
Название
Акты
Заявления
Договора
83
5. Внедрение
Непосредственная передача продукта заказчику;
выполнение опытной эксплуатации.
Для расчета технико-экономического эффекта для создаваемого проекта
ИС для формирования коммерческих заказов, выбран метод сравнения двух
вариантов работы ИС: начального и проектного, а также анализ затрат для его
создания.
Экономический эффект состоит с 2-х составных компонентов:
1) Косвенный эффект – характеризуется тенденцией к увеличению
уровня прибыли, а также снижением неточностей при использовании хранимых
данных, привлечением большего количества клиентов посредством внедрения
требуемого уровня автоматизации, уменьшения количества рекламаций.
2) Прямого эффекта, который описывается, в основном, при
использовании снижения показателей труда.
К таким показателям труда можно отнести:
– абсолютное снижение уровня трудовых затрат на создание АРМ:
Т = Т0 - Т1, (3.2)
где Т0 обозначает трудовые затраты на обработку информации по
начальных данных,
Т1 – аналогичный уровень затрат по проектному варианту АРМ.
– коэффициент относительного снижения трудовых затрат (КТ):
КТ =Т / T0 * 100% (3.3)
– индекс снижения трудовых затрат или повышение
производительности труда (YT):
YT = T0 / T1 (3.4)
К стоимостным показателям относятся:
– абсолютное снижение стоимостных затрат (C) в рублях за год;
– коэффициент относительного снижения стоимостных затрат (КC);
– индекс снижения стоимостных затрат (YC) рассчитываемые
аналогично.
Помимо рассмотренных показателей рассчитывается срок окупаемости
затрат на внедрение проекта машинной обработки информации (Ток),
рассчитываемые в годах, долях года или в месяцах года: