27
вероятностью приведет к их частичной или полной утере или неправильной их
интерпретации.
В настоящее время невозможно получить сразу сведения по общему
количеству заявок на покупку товаров, провести анализ самых основных причин
возникновения вопросов у клиентов, проанализировать причины обращения (или
низкого спроса на услуги компании), в результате чего провести маркетинговое
исследование и улучшить финансовое состояние компании.
Кроме того, в определенный период необходимо составление разного рода
аналитических отчетов, которые включают в себя выполнение анализа работы за
отчетный период, что выполнить оперативно – очень затруднительно.
Временные характеристики для реализации описанных процессов указаны
в таблице 1.2.
Таблица 0.2. Характеристики описания процессов
Действие
Среднее
количество
за один день
Время, что необходимо
для выполнения
действия, мин.
Суммарное
время, мин.
Выбор
необходимого
оборудования
10
10
100
Рассмотрение
работоспособности
оборудования
5
20
100
Оформление
отчетной
документации
5
30
150
ИТОГО, мин.
350
Таким образом, каждый день, в среднем, 350 минут или почти 6 часов,
сотрудники заняты занесением необходимых данных в бумажные книги учета, а
также, если нужно, поиском и анализом нужных сведений.
Стоит отметить, что учитывая продолжительность рабочего дня (8 часов),
можно сделать вывод, что на реализацию остальных обязанностей
28
(непосредственную работу для решения проблем клиента, а также выработке
необходимых мероприятии и действий) остается почти 25 % всего рабочего
времени, а это – крайне неэффективно.
Для традиционного способа документооборота также характерны и другие
недостатки:
– невысокая скорость, а также низкая точность выполнения
различных расчетов;
– малоэффективное применение рабочего времени;
– незначительный контроль работы персонала;
– увеличивающийся «поток» бумажной документации;
– очень низкий уровень защиты информации.
В результате выполняемой автоматизации документооборота
предполагается постоянно иметь намного более точные сведения о числе
клиентов, их типах (оптовые или розничные), сократить время на формирование
аналитических отчетов, смет за счет их формирования в электронном виде.
Очевидно, что для выполнения автоматизации надо использовать такие
технические средства, как персональные компьютеры (ПК), принтеры,
специальное программное обеспечение, а также, локальную вычислительную
сеть.
Проведем расчет ожидаемого эффекта от внедрения средств
автоматизации.
В случае применения вычислительной техники указанный процесс
водится непосредственно к просмотру заявки, которая оформлена в ИС
организации и уже ранее занесенной в БД по мере их непосредственного
поступления, поиск данных будет производится непосредственно при задании
самых необходимых параметров.
В таблице 1.3 показан расчет эффекта от внедрения и автоматизации
документооборота для ООО «МТ-Агро».
Таким образом, экономия рабочего времени будет составлять около 5
часов каждый день, что даст возможность увеличить эффективность работы
персонала ООО «МТ-Агро».
29
Таблица 1.3. Расчет эффекта внедрения системы автоматизации
документооборота
Действие
Среднее
количество
за день
Время, нужное для
выполнения 1
действия, мин.
Общее
время, мин.
Выбор
необходимого
оборудования
10
1
10
Рассмотрение
работоспособности
оборудования
5
2
10
Оформление
отчетной
документации
5
5
25
ИТОГО, мин.
45
Кроме этого, другими преимуществами выполнения автоматизации для
рассматриваемого БД будут следующие факторы:
– централизованное хранение информации;
– исключение потери хранимых данных;
– структуризация информации;
– оперативный процесс обработки данных;
– выдача результатов на принтер в удобной форме;
– легкое изменение информации;
– система авторизации пользователей;
– сокращение времени на оформления документации.
1.2.4.Анализ системы обеспечения информационной безопасности и защиты
информации
В компании OOO «МТ-Агро» имеются нормативно-правовые, а также
организационно-распорядительные документы:
Регламенты информационной безопасности компании [3, с.93]:
30
– доступ персонала к служебной информации, которая составляет
коммерческую тайну;
– непосредственный доступ к применению программного
обеспечения, созданного персонального под ООО «МТ-Агро» (1С Бухгалтерия).
Регламенты применения сети Internet, клиентов электронной почты ООО
«МТ-Агро».
С целью эффективного выполнения регламентов в ООО «МТ-Агро»
настроена в ОС Windows Server служба Active Directory. Она дает возможность
настраивать и контролировать уровень информационной безопасности.
Active Directory располагает следующей структурой:
– доменные службы – это централизованные хранилища информации
о конфигурации, требуемых запросах на проверку их подлинности, а также
основных сведений по всех объектах, которые хранятся в лесе.
При использовании Active Directory можно управлять эффективно
пользователями, ПК, принтерами, группами, приложениями и иными
поддерживающими службы для каталогов с проектами из единого
централизованного места и полностью безопасно.
– Аудит. Все изменения для объектов, которые проводятся в Active
Directory записываются, в результате этого известно, что именно было изменено,
какое значение использует атрибут сейчас, а также какое значение он применял
ранее.
– Точная настройка для политики паролей. Политика паролей
настраивается для отдельных групп непосредственно внутри домена. Правило,
по которому для всех учетных записей домена применяется одна и та самая
политика паролей – не действует.
– Увеличение эффективности управления разного рода учетными
записями пользователей, которые применяются в качестве удостоверений служб.
Поддержка парольного доступа для учетных записей служб (или учетных
записей пользователей, что применяются в качестве удостоверений) – это одна
из тех основных задач, что отнимают у ИТ-работника больше всего времени.
– Служба сертификатов для использования в Active Directory. В
большинстве компаний сертификаты применяются для удостоверения
31
пользователей, компьютеров, а также для шифрования информации при их
передаче в незащищенном подключении.
Службы сертификатов применяются для увеличения безопасности
непосредственно за счет связывания имеющихся данных пользователя, службы
или устройства с соответствующим ключом.
Сертификат вместе с закрытым ключом хранятся в службе Active
Directory, что и помогает защитить имеющиеся идентификационные данные;
становятся централизованным хранилищем при получении приложениями
соответствующей информации.
– Встроенный протокол передачи данных SCEP. Можно
формировать сертификаты сетевым устройствам, к примеру, маршрутизаторам.
– Сетевые ответчики. Записи непосредственно в списке отзывов для
сертификатов (CRL) часто можно возвращать к запросившей стороне
непосредственно в виде откликов для отдельных сертификатов вместо
выполнения отправки всего CRL. Указанный процесс снижает сетевой трафик,
который расходуется при проверке сертификатов разного рода клиентскими
системами.
– Службы федерации для Active Directory (сокращенно AD FS) –
представляют собой расширяемое и безопасное решение управления доступом
непосредственно с возможностью выполнения интернет-масштабирования, что
позволяет организациям осуществлять качественную проверку подлинности для
пользователей из иных организаций.
При применении AD FS в ОС Windows Server можно безопасным и
простым способом предоставлять разного рода внешним пользователям доступ
непосредственно к ресурсам домена организации.
Стоит отметить, что службы AD FS упрощают также интеграцию между
так называемыми недоверенными ресурсами, а также ресурсами домена в
организации.
Контроль проверки подлинности. В Windows Server 2008 R2 службы
федерации Active Directory поддерживают контроль проверки подлинности —
новую возможность, с помощью которой администраторы могут устанавливать
32
политики проверки подлинности для учетных записей, проходящих проверку
подлинности в федеративных доменах. Это позволяет выполнять проверку
подлинности с помощью смарт-карт и использовать другие сценарии проверки
подлинности.
Службы управления правами Active Directory. Интеллектуальная
собственность любой организации нуждается в надежной защите. Службы
управления правами Active Directory (AD RMS) входят в состав Windows Server
2008 R2 и предназначены для того, чтобы разрешать доступ к файлам только тем
пользователям, которые имеют на это право. Службы AD RMS защищают файл
путем перечисления прав, которыми пользователь обладает в отношении
данного файла. Права можно настроить таким образом, чтобы дать возможность
пользователю открывать, изменять, печатать, перенаправлять информацию или
выполнять другие действия с ней. При помощи AD RMS можно защищать
данные, даже когда они распространяются за пределами вашей сети.
Преимущества:
Постоянная защита. Можно защитить содержимое, передаваемое за
пределы организации. Можно указать, кому разрешается открывать, изменять,
печатать содержимое или управлять им, и все назначенные права сохраняются
вместе с содержимым.
Шаблоны политики прав на использование. Если имеется общий набор
прав, которые применяются для управления доступом к информации, то можно
создать шаблон политики прав на использование и применить его к
содержимому. В этом случае не придется заново создавать параметры прав на
использование для каждого отдельного файла, который требуется защитить.
Данная служба позволяет защитить и предотвратить не санкционированный
доступ к следующей информации (корпоративная информация, программные
продукты 1С Бухгалтерия, CRM Fresh Office).
Настройку, а также поддержку информационной безопасности, принципов
защиты информации осуществляет в ООО «МТ-Агро» узкий круг IT
специалистов. Начальник отдела информационных технологий контролирует
33
работоспособность информационной безопасность, а также ответственный за
защиту информации.
1.3.Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации
«КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1.Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
В современной компании системы электронного документооборота
(сокращенного СЭД) становятся обязательным атрибутом ИТ-инфраструктуры.
С непосредственной их помощью увеличивается эффективность деятельности
коммерческих компании и промышленных предприятий, а в государственных
организациях на базе технологии электронного документооборота решаются
разные задачи внутреннего управления, а также межведомственного
взаимодействия или взаимодействия с населением [12, c.66].
Стоит отметить, что общепринятой аббревиатурой считается СЭД, хотя с
ней наравне также применяется САД (от «система автоматизации
делопроизводства»), а также СЭДО и САДО.
Рассмотрим основные примеры СЭВ, которые применяются в компаниях
РФ.
К функциональным преимуществам СЭД Directum относится не лишь
расширенный каталог для описания бизнес-решений. Из основных функций,
котрые применяются каждый день в непосредственной работе, можно выделить
так называемые «удобные напоминания», возможности по настройке
нумераторов и функционирования со штрих-кодовыми номерами. Наличие
предпросмотра для разного рода файловых хранилищ, вложенных файлов,
большой выбор заполненных справочных таблиц в базовой конфигурации, а
также интерактивные мастера формирования отчетной документации.
Интерфейс СЭД Directum показан на рисунке 1.9.
34
Рис. 1.9. Внешний вид СЭД Directum
Негативные стороны СЭД Directum:
– отсутствие вывода объектов в постраничном режиме в опись
документов, а также результатов поиска, параметры недоступности применения
вспомогательных стилей в описаниях документов.
Рассмотренные функции реализуются непосредственно в Docsvision.
Внутри основного окна приложения могут отображаться любые web-страницы и
отчеты.
Стоит отметить, что архивные документы могут перемещаться в
отдельные таблицы БД. Пользователи систем могут выбирать варианты для
аутентификации. При этом может применяться XSLT-преобразование к
классическому XML описанию карточки.
Систему ELMA отличает от всех иных СЭД расширенная линейка для
бизнес-решений.
Заметим, что в их числе присутствует модуль под названием ECM+,
Проекты+ – это так называемые стандартные функции менеджментами проектов
плюс управление процессами.
35
Модуль ELMA CRM+ дает возможность реализовать клиент-
ориентированный метод через реализацию так называемых сквозных процессов,
а также KPI-решение, что отсутствует в системе Directum [7, c.34].
Интерфейс СЭД ELMA показан на рисунке 1.10:
Рис. 1.10. Интерфейс СЭД ELMA
Стоит отметить, что к вопросу о возможностях выполнения интеграции –
плагины для работы с продуктом MS Outlook присутствует у ELMA ECM+.
Чтобы не путаться в огромном количестве файлов, которые имеют
поправки и изменения, документы в приложении часто имеют неограниченное
число версий, где только одну можно назначить как актуальную. Вся история
выполненных изменений документа записывается на карточку формируемого
документа [10, c.23].
Практические все необходимые инструменты, которые предназначены для
работы в документе и контроля дисциплины по работе с указанными
документами находятся непосредственно под рукой у пользователя.
Если же документ поступил непосредственно в компанию только в
бумажном виде, то он автоматически будет сохранен в системе после его
36
К достоинствам системы Optima WorkFlow можно относить возможность
применения разного рода дополнительных стилей непосредственно в описи
документов, выполнение вывода изображений прямо в опись документов, а
также область просмотра.
Стоит отметить, что возможна фильтрация загруженной ранее описи
документов.
В СЭД Optima WorkFlow (рисунок 1.11) поддерживается настройка
разного рода рубрикаторов непосредственно в журналах документов, а также
настройка области просмотра для выбранной записи непосредственно в описи
документов. Стоит отметить, что часто применяется кастомизация
регистрационной карточки. Сторонние web-приложения также могут
встраиваться в работу СЭД. Есть интеграция с ПО IBM WebSphere MQ [9,c.131].
Кроме этого, для автоматизации деятельности подразделений с
архивными данными разработан модуль Архив.
Рис. 1.11. Внешний вид СЭД Optima WorkFlow
Недостатки СЭД:
– нет возможности копировать ссылки на объект;