17
Два резервированных интегрированных охлаждающих вентилятора с
возможностью «горячей» замены и блоки питания с автоматической регулировкой и
возможностью «горячей» замены
В пользовательской части технической архитектуры размещены АРМ
сотрудников предприятия, которые имеют следующие характеристики:
Процессор Intel Core i5 3 Ггц
HDD 250 Гб
Сеть 10/100 Мбит/с
Оптический накопитель DVD±RW
Корпус ATX Miditower 500 Вт
Монитор Acer 15''.
Сотрудники ИТ-отдела оснащены также ноутбуками Lenovo IdeaPad Y560A1,
которые имеют следующие характеристики:
Операционная система Microsoft® Windows 7 Home Basic
Процессор Intel Core™ i5 Mobile Processor 460M, 2.53GHz (3Mb Cache)
Оперативная память 4096Mb, DDR3 1066MHz (Максимум 8Gb)
Экран 15,6" WXGA
Разрешение экрана 1366x768
Жесткий диск 500Gb (5400rpm) SATA
Видеокарта ATI™ Mobility Radeon HD5730 1024Mb
Оптический привод DVD-Super Multi Double Layer
Связь Сеть 10/100/1000 Мбит/с (RJ45)
Беспроводная связь WiFi, WiMax, Bluetooth
Также в отделах установлены МФУ Canon I-Sensys MF4340D, технические
характеристики которых приведены в таблице 1.2.
Таблица 1.2
Характеристика МФУ
Характеристика
Значение
Тип МФУ
лазерный
Цветность печати
черно-белая
Технология печати
лазерная
Количество страниц в месяц
макс. 10 000 страниц в месяц
Страниц в месяц
от 9001 до 15000
18
Характеристика
Значение
Макс. формат принтера
A4
Макс. разрешение для ч/б печати
до 1200 x 600 точек
Разрешение сканера
до 600 x 1200 точек
Разрешение сканера (улучшенное)
до 9600 x 9600 точек
Автоподача оригиналов
односторонняя
Емкость устройства автоподачи
на 1 лист
В качестве сетевого оборудования узлов в магазинах и филиалах используются
маршрутизатор NetGear WG103, характеристики которого приведены в таблице 1.3.
Таблица 1.3
Технические характеристики маршрутизатора NetGear WG103
Наименование характеристики
Значение
Количество портов коммутатора
4 x Ethernet 10/100/1000 Мбит/сек
Поддержка VPN pass through
есть
Размеры (ШxВxГ)
141 x 27 x 100 мм
WAN протоколы
PPPoE, PPTP, IP Routing, RIP1/2, PAT,
PAP, CHAP, MS CHAP, UDP, TCP,
IPCP, SNTP.
Поддержка NAT
Да.
Дополнительная информация
WAN порт - 10/100/1000Base
Доступ в сеть Интернет в магазинах осуществляется с помощью технологии
ADSL при использовании модема ZyXEL P660HT2 (таблица 1.4).
Таблица 1.4
Технические характеристики модема ZyXEL P660HT2
ADSL
ADSL2+
Протоколы
PPPoA, PPPoE
Поддержка IGMP (Multicast)
Есть
DMZ
Поддерживается
NAT
Поддерживается
DHCP-сервер
Есть
Скорость передачи данных
24 Мбит/сек для входящего трафика, 1
Мбит/сек для исходящего трафика
Порты Fast Ethernet
4 порта 10/100 Мбит/сек
Порты WAN
1 порт RJ-11
Схема используемой программной архитектуры представлена на рисунке 1.3.
19
TCP/IP
TCP/IP
TCP
/
IP
TCP/IP
Сервера
Рабочие станции сотрудников
финансового отдела
Windows 7 Professional Edition 32 bit
HP
StorageWork
s Storage
Mirroring
Дисковый массив
HP Systems
Insight
Manager
TCP/IP
MS Office 2007
Prof
Dr.Web Desktop
Security Suite
WinRar Acrobat Reader
Рабочие станции сотрудников
отдела по работе с клиентами
1С:Бухгалте
рия 8.3
MS
Windows
Server
2008R2
Windows 7 Professional Edition 32 bit
Hardware
Inspector
Radmin
Рабочая станция системного
администратора
Windows 7 Professional Edition 32 bit
MS Office 2007
Prof
Dr.Web Desktop
Security Suite
WinRar Acrobat Reader
Pidgin,
VoipDiscount
MS Office 2007
Prof
Dr.Web Desktop
Security Suite
WinRar Acrobat Reader
1С:Бухгалтерия
8.3
Mozilla Firefox
Mozilla Firefox
Рабочие станции других отделов
Windows 7 Professional Edition 32 bit
MS Office 2007
Prof
Dr.Web Desktop
Security Suite
WinRar Acrobat Reader
TCP/IP
TCP/IP
1С-Рарус:Кассир
1С-Рарус:
Печать этикеток
и ценников
Рис.1.3. Схема программной архитектуры
В соответствии с представленной схемой, в качестве операционной системы на
АРМ пользователей используется Windows 7 Professional Edition 32 bit, в качестве
серверной - Windows Server 2008 R2 Enterprise Edition.
Операционная система Microsoft Windows Server 2008 R2 Enterprise — это
мощная серверная платформа, обеспечивающая надежную поддержку для самых
важных процессов и нагрузок. В этой редакции предусмотрены расширенные
возможности виртуализации, экономии электроэнергии; улучшена управляемость;
мобильные сотрудники могут проще получать доступ к ресурсам компании.
В качестве пакета офисных приложений установлен MS Office 2007 Prof,
включающий в себя MS Word 2007, MS Excel 2007.
Кроме того, на рабочих станциях сотрудников установлено такое
дополнительное ПО, как архиватор WinRar, Acrobat Reader, антивирус Dr.Web
Desktop Security Suite.
20
1.2 Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации
1.2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес процессов
В деятельности рассматриваемого общества можно выделить несколько
уровней бизнес-процессов:
основные;
обеспечивающие;
бизнес-процессы управления.
Основные бизнес-процессы — это те, которые приносят обществу прибыль:
Обслуживание физических лиц.
Обслуживание юридических лиц.
Анализ рынка специализированного ПО.
Обеспечивающие бизнес-процессы – это вспомогательные процессы, которые
обеспечивают стабильную деятельность, но не приносят прибыль [4, с.55].
Административно-хозяйственное обеспечение.
Обеспечение безопасности.
Юридическое обеспечение.
ИТ-обеспечение и связь.
Внутренний контроль.
Бухгалтерский учет и отчетность.
Другие (более 10).
Бизнес-процессы управления — вспомогательные процессы, с помощью
которых осуществляется управление деятельностью общества и основными
объектами:
Стратегическое управление.
Управление маркетингом.
Управление рисками.
Управление персоналом.
21
Управление бизнес-процессами и развитием.
Региональное управление.
Другие (более 10).
К основным процессам также относят:
Стратегическое управление
Управление персоналом
Управление маркетингом
Управление финансами
Управление бизнес-процессами
Эмиссия ценных бумаг
Продажа жилой недвижимости
Реализация девелоперского проекта
Возврат инвестиций
ИТ-обеспечение и связь
Административно-хозяйственное обеспечение
Внутренний контроль и аудит
Технический надзор
Выполнение функций заказчика
Юридическое обеспечение
Обеспечение безопасности
Среди всего разнообразия процессов, происходящих в ООО « РГ Оникс»,
выбираем для автоматизации процесс документооборота как наиболее ответственный
и в то же время неавтоматизированный.
1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач
Целью дипломного проекта является разработка системы автоматизации
документооборота для ООО «РГ Оникс». В настоящее время этот процесс
осуществляется на предприятии следующим образом.
22
Прием всей входящей корреспонденции и вся последующая обработка
осуществляется специалистом 2 категории службы делопроизводства.
На полученном документе в правом нижнем углу лицевой стороны
проставляется регистрационный штамп, содержащий учетный номер и дату
поступления. Документы с грифом «лично» специалистом не вскрываются и
передаются адресату. Документация, поступающая на имя директора, передается его
секретарю.
Заканчивается первичная обработка документов распределением их на
регистрируемые и нерегистрируемые. В организации должен быть список
нерегистрируемой документации.
Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения
поступивших документов на требующие рассмотрения руководством и остальных,
которые направляются исполнителям.
Обработка и передача документов исполнителям должна осуществляться в день
их поступления в общий отдел или в первый рабочий день при поступлении
документов в нерабочее время.
Корреспонденция, поступившая на имя директора, рассматривается его
секретарём. Он регистрирует её и передает на рассмотрение руководителю. Обычно
секретарь наделяется дополнительным правом самостоятельно распределять
документацию по ряду вопросов. Для этого составляется классификатор вопросов
деятельности с указанием исполнителей по каждому вопросу. Это делается для того,
чтобы одна операция не повторялась дважды, а также для освобождения руководителя
от рассмотрения второстепенных вопросов.
После рассмотрения документов директор наносит резолюцию – распределяет
поручения между заместителями.. Если документ требует контроля исполнения, то
секретарь ставит его на контроль и вносит данные в «Учетно-контрольный реестр
документов, требующих исполнения и ответа».
Регистрация документов является важнейшим этапом работы с документами и
определяется как «запись учетных данных о документе по установленной форме,
фиксирующей факт его создания, отправления или получения».
Задачи регистрации не исчерпываются только учетом документов. Так как в
регистрационные формы вносятся главные сведения о документах, создается база
23
данных всех зарегистрированных документов. Для работы с массивом документов
создается информационно-поисковая система по всем документам предприятия,
которая используется для контроля за исполнением документов и справочно-
аналитических задач.
В настоящее время деятельность специалиста службы делопроизводства
связана с большим объемом обрабатываемой информации. На практике ежедневно
приходится формировать несколько десятков документов. Это приводит к высокой
загрузке работника и требует больших временных затрат на ручную обработку
информации. Следовательно, в службе делопроизводства существует реальная
потребность автоматизации деятельности сотрудника по обработке документации.
Таким образом, необходимость создания автоматизированной системы
делопроизводства, объясняется:
сокращением временных затрат на формирование первичных документов;
сокращением временных затрат на обработку информации и подготовку
выходных документов;
облегчением труда специалистов службы делопроизводства;
сокращением текущих материальных затрат, связанных с приобретением
канцтоваров и других расходных материалов;
снижением ошибок ввода, т.е. повышением качества и оперативности
оформления документов.
Функциональная диаграмма процесса учета и регистрации документов,
требующих исполнения и ответа, представлена на рисунках 1.3-1.4.
24
Рисунок 1.1. Контекстный уровень диаграммы IDEF0
Рис. 1.2. Функциональная диаграмма обработки документов
Обработка документов характеризуется процессами приема и первичной
обработки документов, обработкой входящих и исходящих документов,
предварительное рассмотрение документов, занесение данных в реестр документов,
исполнение документов и их обработке, обработкой внутренних документов
Используются следующие активные объекты (механизмы)
ответственный за делопроизводство (получатель);
25
руководитель;
исполнители.
Рис. 1.3 Декомпозиция функции «Прием и первичная обработка поступивших
документов»
Прием и первичная обработка документов состоит из первоначального
исследования документов, формировании вывода о необходимости его регистрации
или отсутствии такого вывода, а также регистрации документа, которая заключается в
занесении сведений документа в книгу учета и проставлении штампа на самом
документе.
26
Рис. 1.4 Декомпозиция функции «Предварительное рассмотрение
документов»
Предварительное рассмотрение документов заключается в распределении
поступивших документов, передаче их руководителю, который , рассматривая
документы, оставляет свою резолюцию, при этом назначая ответственного за их
исполнение. При этом резолюции доводятся до исполнителей.
Обработка входящей документации состоит в занесении данных о документе в
журнал входящей корреспонденции и последующей передаче получателю, если его
имя указано на документе. В противном случае документы передаются
руководителю.
Обработка исходящей корреспонденции состоит также в занесении данных о
документе в журнал исходящей корреспонденции последующей ее отправке.
Процесс занесения документов в реестр состоит в регистрации документа в
реестре, исполнения документов в рассматриваемом контексте - отметке о
получении документа для его выполнения и дальнейшем его выполнении, а обработка
исполненных документов заключается в их учете (Рис. 1.7).