27
Рис. 1.5 Декомпозиция функции «Обработка входящей корреспонденции»
Рис. 1.6 Декомпозиция функции «Обработка исходящей корреспонденции»
28
Рис. 1.7 Занесение документа в реестр
Процесс исполнения документов состоит в выполнении требований резолюции
и докладе (отчете) об исполнении документа.
Рис. 1.8 Исполнение документов
Процесс обработки исполненных документов состоит в проверке правильности
отчета об исполнении документа и его снятии с контроля путем внесения отметки.
29
Рис. 1.9 Обработка исполненных документов
К внутренним документам относятся приказы и распоряжения. Прохождение
внутренних документов на этапах их подготовки и оформления организуется в
соответствии с общим порядком обращения исходящих документов, а на этапе
исполнения (использования) — входящих документов.
На основе проведенного выше анализа предметной области и информационных
потребностей пользователя, можно выделить следующие автоматизируемые
функции:
ведение «Реестра документов, требующих исполнения и ответа»;
ведение журналов входящей и исходящей корреспонденции;
создание контрольно-регистрационных карточек, с указанием необходимых
атрибутов и краткого содержания документа;
формирование отчета «Просроченные документы»;
поиск документа по его реквизитам;
вывод на печать «Учетно-контрольного реестра документов, требующих
исполнения и ответа» и отчетов;
вывод на печать журналов входящей и исходящей корреспонденции.
1.2.3 Обоснование необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
30
Схема документооборота вышеперечисленных документов приведена на
рисунке 1.8.
В настоящее время учет документов и все связанные с ним действия
производятся специалистом без использования каких-либо средств автоматизации, то
есть журналы, реестры и отчеты заполняются вручную, что влечет за собой частое
возникновение ошибок.
Самыми затратными по временным и трудовым ресурсам среди описанных
выше составляющих процесса учета движения являются подготовка отчетов и поиск
информации по конкретному документу для определения его местоположения. Это
вызвано большим количеством поступающих и формирующихся документов, что в
итоге значительно затрудняет поиск информации в них. Сравнение основных
операций при учете документов без применения средств автоматизации и в
предлагаемом варианте по трудовым и стоимостным затратам приведено в таблице
1.5 и таблице 1.6.(с учетом средней заработной платы сотрудника 25000 в месяц).
Таблица 1.5
Временные и стоимостные затрат при существующем варианте
Наименование операции
Количество,
в рабочий
день
Затрачиваемое
время на одну,
мин
Итого в
рабочий
день,
минут
Стоимостная
оценка,
рублей
Внесение записи в журнал
8
40
320
793,6
Поиск данных по
конкретному документу
4
30
120
297,6
Подготовка отчета по
движению документа
4
10
40
99,2
Формирование реестра
документов, требующих
исполнения
4
15
60
148,8
Итого:
540
1339,2
31
Действие
Руководитель
Исследование документа
и вывод о
необходимости
его регистрации
Регистрация документа
Исполнитель
Специалист
Занесение данных в
журнал
входящей
корреспонденции
Передача получателю
Занесение данных в
журнал
исходящей
корреспонденции
Исполнитель
Входящий
документ
Входящий
документ
Дела
Журнал входящей
корреспонденции
Зарегистрированны
й документ
Зарегистрированны
й документ
Исходящая
корреспонденция
Исходящая
корреспонденция
Отправка
корреспонденции
Распределение
поступивших
документов
Наложение
резолюции
Зарегистрированны
й документ
Зарегистрированны
й документ
Доведение до
исполнителей
Документ с
резолюцией
Документ с
резолюцией
Проверка документа
на сответствие
требованиям
Документ с
резолюцией
Регистрация документа
в реестре
Реестр документов,
требующих
исполнения
Документ с
резолюцией
Выполнение
требований резолюции
Доклад о выполнении
сведения о
выполненном
документе
Проверка корректности
отчета об исполнении
сведения о
выполненном
документе
сведения о
выполненном
документе
Снятие документа
с контроля
Внутренняя
документация
Обработка
внутренней
корреспонденции
Реестр внутренних
документов
Рисунок 1.10. Схема документооборота
32
Таблица 1.6
Временные и стоимостные затрат при планируемом варианте
Наименование
операции
Количество,
в рабочий
день
Затрачиваемое
время на одну,
мин
Итого в
рабочий
день,
минут
Стоимостная
оценка,
рублей
Внесение записи в
журнал
4
1
4
9,92
Поиск данных по
конкретному
документу
4
1
4
9,92
Подготовка отчета
по движению
документа
4
10
40
99,2
Формирование
реестра
документов,
требующих
исполнения
4
10
40
99,2
Итого:
88
218,24
Как ожидается, в случае автоматизации затрачиваемое специалистом время на
внесение записей и подготовку и поиск информации значительно снизится, снизится
также и количество неверных записей.
Как видно из приведенных выше таблиц, после внедрения автоматизированной
системы документооборота меняется само содержание работы специалиста службы
делопроизводства, в том числе и выполняемые операции.
При этом временные затраты должны сократиться на 540-88=452 минуты=7, 5
часов и 1339-218=1121 рубль в сутки. Следовательно, внедрение такой системы
является однозначно выгодным с точки зрения оптимизации расхода трудовых и
стоимостных ресурсов.
Разрабатываемая система должна удовлетворять следующим требованиям:
Иметь систему регистрации пользователей;
Предоставлять пользователю полную информацию о документах;
Иметь удобную и быструю систему учета движения документов;
Возможность добавления, удаления и редактирования информации о
документах.
33
1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
Для обеспечения информационной безопасности в ООО «РГ Оникс»
сформирован специальный документ (Перечень мер), которые направлены на
предотвращение неправомерного использования служебной информации при
осуществлении профессиональной деятельности, определяет комплекс мероприятий,
осуществляемых обществом в целях предотвращения несанкционированного доступа
к служебной информации и ее неправомерного использования [27, с.68].
Целью применения Перечня мер является реализация следующих задач:
исключение возможности неправомерного использования Служебной
информации Сотрудниками и третьими лицами в собственных интересах в
ущерб интересам Клиента/Контрагента и самого предприятия;
повышение уровня доверия к предприятию со стороны Клиента/Контрагента;
предотвращение утечки, хищения, утраты, искажения, подделки служебной
информации;
предотвращение несанкционированных действий по уничтожению,
модификации, искажению, копированию, блокированию служебной
информации.
В целях реализации требования разграничения доступа к служебной
информации сотрудников структурных подразделений, предприятие предпринимает
следующие меры организационно-технического характера:
обеспечивает разграничение доступа сотрудников к информационным
системам и базам данных;
ограничивает доступ сотрудников в технологические помещения, содержащие
компьютерное и телекоммуникационное оборудование, персональным
компьютерам, кабинетам, помещениям в которых хранится служебная
информация;
определяет систему разграничения доступа сотрудников к сетевым ресурсам
локальной сети;
устанавливает разрешительную систему работы с накопителями на гибких
магнитных или компакт-дисках, электронной почтой и системой Internet;
34
обеспечивает систему защиты информации, отправляемой во внешние сети;
размещает помещения структурных подразделений и оборудование способом,
исключающим возможность бесконтрольного проникновения в эти помещения
и/или доступа к этому оборудованию Клиентов и иных посторонних лиц,
включая сотрудников других структурных подразделений;
контролирует соблюдение при размещении рабочих мест сотрудников
принципа размещения по функциональному признаку (в том числе, по
различным видам деятельности или выполняемым обязанностям;
использует технологические средства, специальное оборудование и/или услуги
специальных организаций для предотвращения доступа посторонних лиц в
соответствующие помещения (равно как и в здание/помещения, занимаемые в
целом) как в рабочее, так и во внерабочее время, в связи с чем:
а) устанавливается пропускной режим входа в помещения (подразделения)
ООО «РГ Оникс»;
б) доступ посторонних лиц в помещения ООО «РГ Оникс» после окончания
рабочего дня, а также по выходным и в нерабочие праздничные дни не допускается, а
для сотрудников -ограничивается.
В целях предотвращения несанкционированного использования и
распространения служебной информации сотрудниками, Предприятие осуществляет
меры по управлению персоналом, которые включают:
ознакомление сотрудников Предприятия при приеме на работу с Правилами
внутреннего трудового распорядка, утвержденными на предприятии,
предусматривающими различные меры ответственности за нарушение
трудовой дисциплины и распорядка;
наличие письменного обязательства сотрудников Предприятия о не
разглашении служебной информации внутри Предприятия и за ее пределами;
контроль за деятельностью сотрудников Предприятия , предоставляющих
информацию третьим лицам (контрагенты, Клиенты и др.);
применение мер дисциплинарной ответственности;
четкое определение состава служебной информации, к которой имеет доступ
конкретный сотрудник Предприятия , на уровне внутренних документов
Предприятия , которые доводятся до сведения сотрудника;
35
обеспечение доступа сотрудников Предприятия только к сведениям,
необходимым им для выполнения своих прямых трудовых обязанностей.
Меры, направленные на организацию документооборота, препятствующие
несанкционированному доступу к служебной информации и ее неправомерному
использованию включают:
Служебная информация между структурными подразделениями Предприятия
передается при наличии необходимости и в порядке, установленном внутренними
документами Предприятия . Передача оформляется в виде служебной записки с
визами курирующих подразделения Вице-президентов.
Переговоры с Клиентами Предприятия проводятся в специально
оборудованном для этих целей помещении, обособленном от иных помещений, где
располагаются сотрудники и/или посетители Предприятия .
Документы, содержащие служебную информацию, хранятся в запираемых
шкафах или сейфах.
Документы передаются Клиенту в следующем порядке:
документы, предназначенные для передачи конкретному Клиенту, должны
передаваться непосредственно такому Клиенту либо направляться курьером
Предприятия , заказной почтой, или иным образом, согласованным с
Клиентом в соответствующем договоре, по адресу, указанному Клиентом;
информация на бумажном носителе доставляется/передается Клиенту в
запечатанных конвертах, исключающих возможность просмотра
содержащихся в них документов;
при передаче Клиенту информации в электронном виде используются
защищенные каналы связи;
Предприятие использует иные возможные средства для минимизации рисков,
связанных с возможным несанкционированным доступом к документам,
направляемым Клиенту.
Документы, не подлежащие хранению, своевременно уничтожаются: в случае,
если документ, содержащий служебную информацию, утратил силу, устарел и не
может представлять никакой важности/ценности в будущем, то такой документ
уничтожается на специальном оборудовании по распоряжению руководителя
36
Предприятия или по решению руководителя соответствующего структурного
подразделения.
Предприятие осуществляет контроль за обменом служебной информацией
между структурными подразделениями и передачей данной информации третьим
лицам.
Предприятие проводит проверки соблюдения сотрудниками законодательства
Российской Федерации и внутренних правил в части соблюдения процедур
ограничения доступа сотрудников к служебной информации, делопроизводства и
движения документов между структурными подразделениями. В случаях подозрения
на несанкционированное использование информации проводятся оперативные
проверки.
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
В настоящее время существует множество систем ведения электронной
отчетности. Рассмотрим некоторые из них.
ПК «Астрал Отчет»
Электронная отчетность через ПО «Астрал Отчет» подразумевает передачу
информации в электронным виде по защищенным каналам связи. Защита
передаваемой информации обеспечивается шифрованием и электронно-цифровой
подписью.
Современное программное обеспечение «Астрал Отчет» является доступным,
простым в использовании решением, позволяющим безопасно и оперативно
передавать конфиденциальные данные посредством глобальной сети Интернет.
Преимущества ПК «Астрал Отчет»:
Отправка отчетности в контролирующие органы без необходимости личного
посещения учреждений, возможность отправки данных в ФНС, ПФР, Росстат,
ФСС.