37
Отчетность для налоговой без бумажной волокиты. Бстрая отправка
электронной формы по защищенным шифрованием каналам передачи данных,
система ЭП, подтверждающая юридическую силу документов, что позволяет
исключить необходимость дублирования отчетов на бумажных носителях.
Круглосуточная отправка отчетности. Теперь нет необходимости тратить
драгоценное время на поездки в контролирующие органы — отчетность можно
отправить в считанные секунды, в любое время суток.
Надежная система шифрования данных, соответствующая стандартам,
принятым действующим законодательством, защита информации от
несанкционированного доступа.
Простота использования программного решения, нет необходимости в
дополнительном обучении, удобство установки и запуска приложения без
посторонней помощи.
Для начала работы с системой «Астрал Отчет» нет необходимости назначать
выезд технического специалиста.
Возможность автоматического обновления компонентов программного
решения. Обновление форм подготовки отчетности происходит автоматически
при запуске программы.
Взаимодействие с модулями «1С», возможность импорта отчетности из
бухгалтерских приложений, автоматический контроль правильности
заполнения формы отчетности.
Вся передаваемая информация имеет юридическую силу, благодаря
использованию электронной подписи.
Современные возможности инновационного решения для отправки
отчетности «Астрал Отчет»
Возможность работы с программным обеспечением, подготовки документов
отчетности без доступа к внешнему трафику, интегрированная база данных на
жестком диске персонального компьютера.
Индивидуальная генерация ключа электронной подписи, самостоятельная
отправка сертификата в Удостоверяющий Центр, система контроля за сроком
действия ключа, предупреждение о необходимости обновления.
38
Широкие возможности в подготовке данных для отправки: импорт из
специализированных бухгалтерских приложений (Бухсофт, Налогоплательщик,
1С, Инфобухгалтер), возможность применения собственного программного
обеспечения для ведения отчетности (Редактор отчетов на базе Microsoft Exсel
либо программный модуль «Астрал-Налогоплательщик»), постоянное
обновление форм отчетности соответственно требованиям текущего формата.
Эффективная система шифрования данных, высокий уровень безопасности с
использованием передовых программных решений: Крипто Про CSP, ViPNet
(включает в себя не только средства защиты информации, но и возможности
использования дополнительных сервисов для обмена сообщениями, почтовой
переписки с государственными учреждениями, удаленного доступа к
локальной сети, генерации ключей для доступа).
Широкий спектр дополнительных сервисов: напоминание сроков отправки
отчетности, возможность отправки запроса в ИФНС, получения справок и
выписок из карточки «Расчеты с бюджета», сохранение истории отправленных
отчетов, акты сверки расчетов в органах государственного контроля по
налогам, сборам, взносам, получение справки о выполнении обязанностей по
уплате налогов, выписка из ЕГРЮЛ.
Контур Экстерн
Система безбумажного юридически значимого документооборота «Контур-
Экстерн» позволяет сдавать отчетность в налоговые органы удаленно. Отчетность в
ИФНС, отправляемая посредством системы «Контур-Экстерн», полностью избавляет
налогоплательщика от необходимости подготовки и сдачи документов на бумажных
бланках установленного образца, а при ведении юридического процесса — проверки,
следственных действий, судебных дел — выступает в качестве полноценной
доказательно-правовой базы. Основой для создания системы, позволяющей вести
документооборот в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи,
стали статьи федерального законодательства и приказы МНС РФ, определяющие
формат и форму передачи отчетных данных.
Основой для организации безбумажного юридически значимого
документооборота стал Федеральный закон №1-ФЗ от 10 января 2002 года «Об
электронной цифровой подписи». Закон определяет способы удостоверения
39
документов в электронном формате, основанные на применении цифровых
компьютерных технологий, и регламентирует использование электронной цифровой
подписи для сдачи отчетов в налоговые и другие государственные органы.
Порядок безбумажного юридически значимого документооборота посредством
телекоммуникационных каналов передачи данных между предприятиями-
налогоплательщиками и государственными налоговыми органами определяет Приказ
МНС России №БГ-3-32/169 от 2 апреля 2002 года.
Функционирование системы «Контур-Экстерн» основано на клиент-серверном
подходе, когда абонент работает с базой данных на едином сервере системы через
веб-браузер. Бухгалтер для выполнения своих функций использует минимальный
пакет программного обеспечения, при этом подготовка, проверка, передача налоговой
отчетности и других данных государственным службам происходит не с рабочего
компьютера — все работы выполняются на высокопроизводительном сервере. Это
позволяет максимально автоматизировать процесс обмена данных хозяйствующих
субъектов с налоговыми и другими государственными органами и на основании
действующей законодательной базы обеспечить юридически значимый
документооборот.
Система «Контур-Экстерн» работает по следующему алгоритму:
финансово ответственное лицо заполняет электронную отчетную форму;
проверяет заполненный электронный бланк на ошибки;
кодирует отчетность, расставляет в нужных местах свою цифровую подпись и
отсылает отчетность в налоговый орган;
через несколько секунд бухгалтер получает подтверждение оператора связи об
отправке отчетности в виде электронной квитанции;
в течение суток после отправки отчетности бухгалтеру приходят электронные
квитанции из налогового органа с подтверждением факта получения
документов и занесения их во все необходимые базы данных (заверенные
цифровыми подписями электронные квитанции имеют юридическую силу).
Все сведения, с которыми работает система «Контур-Экстерн», надлежащим
образом защищены от неразрешенного использования. Надежную защиту
информации обеспечивает одобренная ФСБ программа кодирования «Крипто-Про
CSP», практически не имеющая аналогов в России по своему классу. Между тем,
40
система «Контур-Экстерн» гарантирует сохранность всех сведений, так как в архивах
своего сервера хранит дополнительные копии отчетных документов.
Дополнительный плюс системы — предоставление обновленных форм
отчетных документов при внесении в них каких-либо изменений. Это, в свою
очередь, избавляет пользователей системы от замены программных продуктов,
внесения корректировок в нормативную базу и подбора обновленных форм.
Каждый абонент «Контур-Экстерн» при возникновении вопросов по работе
системы и технической поддержке может обратиться за консультациями в наши
сервисные центры. Также для пользователей открыта «горячая» телефонная линия,
которая работает в круглосуточном режиме.
СБиС++ Электронная отчетность
«СБиС++ Электронная отчётность» – это возможность организовать полностью
безбумажный, защищённый и юридически значимый документооборот между
юридическими и физическими лицами с одной стороны и государственными
контролирующими органами с другой. Система обеспечит всем необходимым для
удобного и быстрого общения с основными ведомствами Российской Федерации –
Федеральной налоговой службой, Пенсионным фондом, Федеральной службой
государственной статистики, Фондом социального страхования.
Все формы для заполнения электронной отчётности выполнены в виде
стандартных бланков, привычных для любого бухгалтера. «СБиС++» обеспечивает
подготовку более 200 форм отчётности для сдачи в ФНС, ПФР, РосСтат, ФСС.
Механизм автозаполнения и авторасчета данных позволит быстрее внести всю
необходимую информацию.
«1С: Документооборот»
Программный продукт «1С: Документооборот 8», разработанный на новой
технологической платформе «1С:Предприятие 8.2», является преемником
программного продукта «1С:Архив 3», который уже более 10 лет применяется в
сотнях организаций, предприятий и учреждений, и предназначен для автоматизации
документооборота.
«1С:Документооборот 8» позволяет:
упорядочить работу сотрудников с документами, исключить возможность
утери версий или пересечения фрагментов при одновременной работе;
41
сократить время поиска нужной информации и суммарное время коллективной
обработки документов;
повысить качество готового материала (проектов, документации и пр.) за счет
решения большого количества спорных вопросов и упорядочивания работы
пользователей.
«1С:Документооборот 8» не имеет отраслевой специфики и может эффективно
использоваться как в бюджетном секторе, так и на коммерческих предприятиях, будь
то распределенная холдинговая структура с большим количеством пользователей или
небольшое предприятие. Будучи универсальной, программа легко может быть
настроена и адаптирована под специфику конкретной организации.
«1С:Документооборот 8» в комплексе решает задачи автоматизации учета
документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской
дисциплины:
централизованное безопасное хранение документов,
оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей,
регистрация входящих и исходящих документов,
просмотр и редактирование документов,
контроль версий документов,
работа с документами любых типов: офисными документами, текстами,
изображениями, аудио- и видеофайлами, документами систем проектирования,
архивами, приложениями и т.д.,
полнотекстовый поиск документов по их содержанию,
коллективная работа пользователей с возможностью согласования,
утверждения и контроля исполнения документов,
маршрутизация документов, настраиваемая по каждому виду документов в
отдельности,
автоматизированная загрузка документов из электронной почты и со сканера,
учет и контроль рабочего времени сотрудников.
«1С:Документооборот 8» позволяет вести учет официальных документов
предприятия. Принципы учета, заложенные в программу, соответствуют
российскому законодательству, ГОСТам, отечественной и международной
делопроизводственной практике.
42
Работа ведется с тремя типами документов:
входящие,
исходящие,
внутренние.
К документу любого типа можно присоединить один или несколько файлов
(например, фотографии, отсканированное изображение бумажного документа).
В программе предусмотрена возможность регистрации входящих документов
как от юридических, так и от физических лиц, в соответствии с отечественными
традициями делопроизводства и действующими ГОСТами.
Обычная схема обработки входящего документа:
Первичная регистрация входящего документа.
Рассмотрение.
Исполнение.
Исходящий документ может создаваться как сам по себе, так в ответ на
входящий документ. Присвоение регистрационного номера исходящему документу
выполняется секретарем после того, как документ согласован и утвержден
ответственным лицом.
После записи исходящего документа, являющегося ответом на входящий, у
входящего документа автоматически устанавливается пометка «Отправлен ответ».
Обычная схема обработки исходящего документа:
создание исходящего документа.
согласование исходящего документа.
утверждение исходящего документа.
регистрация исходящего документа.
Входящие и исходящие документы автоматически связываются в цепочки.
Внутренними документами называются организационно-распорядительные и
информационно-справочные документы официального характера – приказы по
основной деятельности, документы кадрового делопроизводства, служебные записки
и т. д.
Присвоение регистрационного номера внутреннему документу выполняется
секретарем или другим ответственным лицом после согласования и утверждения.
Такском-Файлер
43
«Такском-Файлер» – это программное обеспечение для обмена любыми
электронными документами.
С его помощью можно отправлять за считанные секунды накладные, счета-
фактуры, акты и другие документы контрагентам, своим структурным
подразделениям, филиалам и представительствам, а также налоговым органам. Все
отправленные документы имеют юридическую силу.
Обмен электронными документами происходит через компанию «Такском»,
оператора электронного документооборота, который гарантирует надежность
передачи данных и удобное хранение электронных документов. Электронные
документы в дальнейшем могут быть представлены в любые контролирующие
органы.
Такском-Файлер поможет:
из любой точки мира отправить документ своему контрагенту;
мгновенно подписать его электронной подписью;
быть уверенным в защите и конфиденциальности передаваемой информации;
получить подтверждение c датой и временем отправки, уведомление о
получении документов контрагентом;
сразу же получить от контрагента подписанные документы в электронном виде
через Интернет;
легко найти необходимый документ в электронном архиве;
приглашать своих контрагентов к обмену электронными документами.
Программы «Астрал Отчет», «Контур-Экстерн», СБиС++ предназначены
только для подготовки и отправки электронной отчетности через Интернет в
контролирующие органы. Программа «1С:Документооборот 8» позволяет вести
документооборот предприятия, но у нее отсутствуют возможности отправки
документов.
1.3.2 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Понятие стратегии автоматизации содержит в себе базовые принципы,
применяемые при автоматизации компании. В ее состав входят следующие элементы
[20, с.64]:
44
цели функционирования предприятия и последовательность, в которой они
будут автоматизированы;
способ автоматизации: по направлениям, участкам, комплексная
автоматизация;
долгосрочная техническая политика - совокупность внутренних стандартов,
поддерживаемых в организации;
ограничения: веремнные, финансовые и т.д.;
процедура управления изменениями плана.
Стратегия автоматизации в первую очередь должна отвечать приоритетам и
стратегии (задачам) бизнеса. Предприятие, приняв решение о внедрении системы
автоматизации, должно выбрать стратегию из нижеперечисленных вариантов:
1) Хаотичная – автоматизируются отдельные цели, не связанные между собой
процессы, осуществляемыми как одним, так и несколькими исполнителями. Минусы
данной стратегии – наличие неавтоматизированных разделов; вероятность
дублирования данных при вводе ее в разные приложения; невысокая эффективность
автоматизации.
2) Автоматизацией по участкам является собой процесс автоматизации
решаемых задач в отдельных подразделениях компании, объединенных по
функциональному свойству. В этом случае подразумевается выбор одной или
нескольких задач, решаемых работниками одного отдела, без привязки к имеющимся
на предприятии бизнес-процессам. Данная стратегия имеет преимущества в случаях,
когда компания не имеет возможности для внедрения системы комплексной
автоматизации, и существуют участки, автоматизация которых дает ощутимый
экономический эффект.
3) Автоматизация по направлениям различается от автоматизации по участкам
тем, что требует участие в этом процессе всех организационных подразделений
компании, функционирование которых связана с автоматизируемым направлением.
Автоматизация по направлениям, подразумевает автоматизацию одного или
нескольких бизнес-процессов от начала до конца.
4) Полная (комплексная) автоматизация подразумевает автоматизацию всех
функций управления и всех бизнес-процессов организации. При таком способе
наблюдается максимальная эффективность интеграции системы автоматизации (по
45
сравнению с автоматизацией по участкам и по направлениям), а также высокая
стоимость системы и высокие требования к процессу управления внедрением
системы.
Так как рассматриваемый комплекс задач автоматизации затрагивает
деятельность всех подразделений, занимающихся документооборотом, то лучше
выбрать автоматизацию по направлениям в качестве стратегии автоматизации.
1.3.3 Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации
комплекса задач
Рассмотрим основные возможные варианты приобретения информационной
системы для автоматизации делопроизводства в ООО «РГ Оникс»:
1) Покупка готового решения. Преимущества данного способа в том, что
готовое решение уже отлажено, имеет минимум ошибок, и потребуется меньше
времени на интеграцию системы. Приобретаемая система, скорее всего, хорошо
документирована и проверена на множестве организаций аналогичной сферы
деятельности. Однако на рассматриваемой компании сложились уникальные бизнес-
процессы, под которые довольно сложно подобрать подходящее решение из
имеющегося числа готовых программных продуктов. Среди рассмотренных программ
автоматизации складского учета не обнаружено решения, полностью отвечающего
функциональным требованиям системы [30, с.45].
2) Разработка системы на заказ. Этот вариант приобретения ИС дает
возможность получить систему, которая полностью подходит для удовлетворения
требований заказчика. Но заказчик может столкнуться с дополнительными рисками:
сроки создания системы могут быть большими, цена высокой; в системе могут
оказаться скрытые недочеты, которые могут обнаружиться уже после интеграции
системы. Также, этот способ приобретения системы связан с передачей компании-
разработчику конфиденциальных данных, что крайне нежелательно для ООО « РГ
Оникс».
3) Покупка и доработка. Данный вариант дает возможность доработать готовое
решение до необходимых функциональных требований, выдвигаемых к системе.
Данное решение содержит в себе преимущества и недостатки вариантов «Разработка
46
на заказ» и «Покупка готового решения». Полученное решение может в полной мере
соответствовать требованиям компании. Некоторая часть системных модулей будет
хорошо налажена, а часть написана «с нуля» и может содержать различные
недостатки. Продолжительность доработки будет невысокой по сравнению с
продолжительностью разработки новой системы, а стоимость – выше, чем покупать
готовое решение, но ниже, чем создавать всю систему «с нуля». Но, доработка
системы, созданной другой компанией, может быть связана со значительными
сложностями, связанными с неполнотой или отсутствием технической документации
и трудностями во взаимодействии с создателями системы-прототипа. Кроме того, при
таком методе приобретения ИС могут обнаружиться дополнительные риски:
возможна несовместимость различных элементов системы, скрытые недочеты
программного обеспечения.
4) Собственная разработка. Этот вариант дает возможность получить систему,
полностью отвечающую требованиям компании. ООО «РГ Оникс» имеет в
распоряжении высокопрофессионального специалиста, который может в кратчайшие
сроки произвести автоматизацию ведения отчетности. Плюсы данного варианта –
последующая модернизация системы, намного снижающая риск получить решение,
не соответствующее требованиям предприятия:
- полная совместимость всех элементов системы;
- полная интеграция с имеющимися ИС собственной разработки;
- исключение утечки конфиденциальной информации.
На основе данных проведенного анализа, с учетом плюсов и минусов каждого
из возможных вариантов, был сделан вывод о создании новой информационной
системы, которая будет полностью реализовать требуемые задачи и максимально
применять имеющиеся ресурсы компании, не требуя больших затрат на поддержку и
доработку.
1.4 Обоснование проектных решений
1.4.1 Обоснование проектных решений по информационному
обеспечению
Информационное обеспечение (ИО) подсистемы представляет собой
информационную модель работы сотрудников предприятия [31, с.87].