26
Допустим, что в течение рабочего времени работник обрабатывает около
30 видов документов, это и полученные бумаги от организаций, и также
документы, которые создал сам сотрудник в процессе подготовки отчетности.
Произведем расчет ожидаемого эффекта, который будет от применения
средств автоматизированного учета (таблица 1). Время взято с учетом за
рабочий день.
Таблица 1
Расчет эффекта внедрения
Действие сотрудника
Время,
затрачиваемое при
базовой
технологии/ мин.
Время,
затрачиваемое по
предлагаемому
верианту/мин.
Подготовка документов
30–40
5–10
Отправка документов
35
3
Прием документов
30
3
Регистрация документов
30
5
Подготовка списка документов в
архив
20
10
Итого, минут:
155
31
Таким образом, при существующей системе на совершение указанных в
таблице действий необходимо потратить около 3 часов. При внедрении
предлагаемой системы это время сокращается до 31 минуты, то есть в
несколько раз.
Схема документооборота представлена на рисунке 6.
27
Рисунок 6. Схема документооборота
Применение автоматизированной системы документооборота может
помочь предотвратить многие ошибки, которые могут возникнуть при при
передаче, обработке и хранении документов, а также в большей степени
ускорить данные процессы, что приведет к экономии рабочего времени
сотрудников, а, следовательно, к повышению общей производительности
работы организации[4, c. 116].
Помимо этого, автоматизация рабочего места работника дает следующие
преимущества:
сокрашение рабочих мест;
снижение затрат на дублирование документов;
снижение расходов на доставку информации в бумажных
носителях;
уменьшение расходов на трудовые и технические ресурсы:к ним
относятся люди и оборудование;
уменьшение расходов на канцелярские принадлежности;
28
повышение производительности работы организации: это и более
быстрое выполнение работ, увеличение всего количества выполняемых задач,
улучшение работы с клиентами,быстрота их обслуживания,поднятие уровня
работы с предоставленными записями (документами, имеющими юридические
обязательства и так далее), появление возможности выполнения новых видов
работ или же выполнения поставленных задач по другому методу [9].
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
В ООО "Стройтрест" используются нормативно-правовые и
организационно-распорядительные документы такие как:
1. Положение о информационной безопасности предприятия: в него
входят правила доступа сотрудников к служебной информации, содержащую
коммерческую тайну.
2. Положение о использования сети Internet, электронной почты
прдприятия .
Для более лучшего исполнения регулирующих положений ООО
"Стройтрест" была настроена служба Active Directory на Windows Server 2008.
Она разрешает настраивать и проверять информационную безопасность [12].
А настройку и защиту информационной безопасности и ее поддержку
осуществляет – узкий круг IT специалистов, IT отдела. Начальник IT отдела
несет полную ответственность за работоспособность информационной
безопасности и ведет контроль над защитой информации.
Ведется обеспечение информационной безопасности и защиты
информации на всех уровнях:
программный
а)Вводятся права доступа
б)Идет разграничение права пользователя системы (они разные для
пользователей 1С Бухгалтерия, CRM Fresh Office, файловый сервер);
29
в)Ставится парольная защита, доступ к базе (установлены пароли на
программные продукты, такие как: Касперский, 1С Бухгалтерия, CRM Fresh
Office);
На аппаратном –введено резервное копирование.
В ООО "Стройтрест" ведется постоянное тестирование наиболее опасных
внешних и внутренних угроз информационной безопасности:
1) утечка данных за пределы организации;
2) халатность и нелояльность служащих;
3) заражение вирусами;
4) хакерская деятельность;
5) кража оборудования;
6) аппаратные и программные нарушения.
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
1С: Документооборот 8
Вне зависимости от отраслевой принадлежности, количества
пользователей и сложности организационной структуры, 1С: Документооборот
8 позволяет в комплексе решать задачи по автоматизации учета документов и
бизнес-процессов. Благодаря гибкой системе настроек, программа легко
адаптируется под специфику организации [2].
ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ БЛОКИ 1С: ДОКУМЕНТООБОРОТ
8:
Организация договорной работы:
настраиваемая карточка документа, более 75 типовых реквизитов с
возможностью создания дополнительных;
создание договоров по шаблону;
автоматическое заполнение типовых форм;
30
версионирование файлов;
учет многосторонних договоров;
контроль передачи и возврата оригиналов;
учет сопроводительных документов;
автоматическая пролонгация;
настройка шаблонов бизнес-процессов с условиями
маршрутизации;
контроль сроков действия, рассылка настраиваемых отчетов на
ответственных;
анализ ведения договорной работы с помощью отчетов.
Учет входящей и исходящей корреспонденции:
настраиваемая карточка каждого вида документа;
создание исходящих документов по шаблону;
автоматическое заполнение типовых форм исходящих документов;
использование встроенного почтового клиента для быстрого
создания входящих документов;
автоматически сформированные журналы по всем входящим и
исходящим документам;
отправка на резолюцию, контроль исполнения;
настраиваемые шаблоны бизнес-процессов;
журнал передачи;
отчеты по работе с документами и бизнес-процессами.
Работа с внутренними документами (организационно-распорядительная
документация, служебные записки, кадровые документы, иные внутренние
документы компании)
настраиваемая карточка каждого вида документа;
создание документов по шаблону;
автоматическое заполнение типовых форм;
комплекты документов;
31
настройка шаблонов бизнес-процессов;
настраиваемые связи между документами;
отчеты по работе с документами и бизнес-процессами.
Архив документов
ведение учета по номенклатуре дел;
настройка правил учета документов в разрезе номенклатуры дел;
ведение дел (томов);
учет передачи дел в архив, уничтожение дел;
учет помещений и мест хранения бумажных документов.
Работа с задачами и бизнес-процессами любой сложности
шаблоны бизнес-процессов;
отложенный, автоматический запуск бизнес-процессов;
настройка повторения бизнес-процессов;
условия маршрутизации;
эскалация, делегирование задач;
согласование переносов сроков выполнения задач;
возможность задать вопрос в процессе исполнения задачи любому
пользователю системы;
задачи отдела;
контроль исполнения задач;
мониторинг и аналитика бизнес-процессов.
Проектная работа
учет данных в разрезе проектов;
планирование и исполнение проектных задач;
загрузка плана-графика работ из MS Project;
диаграмма Ганта;
учет трудозатрат по проектам;
ведение проектов по контрольным точкам;
отчеты.
32
Учет мероприятий
подготовка внутренних, внешних и протокольных мероприятий;
отправка приглашений в один клик всем участникам;
бронирование помещений;
согласование программы, формирование протокола, контроль
исполнения;
коллективные обсуждения и голосования на форуме;
связанные мероприятия.
Встроенный почтовый клиент
настраиваемые правила автоматического разбора почты;
шаблоны писем;
поиск писем по реквизитам и тексту вложенных файлов;
учет переписки в разрезе проектов;
создание процессов, документов, мероприятий на основании писем;
отзыв и перенаправление писем;
общая адресная книга с фото;
поддержка протокола безопасной связи SSL.
Потоковое сканирование и штрихкодирование
штрихкодирование документов и файлов;
потоковое сканирование с автоматическим распознаванием
штрихкодов и распределение скан-копий по карточкам документов.
Учет и планирование рабочего времени
личные и общие календари;
учет отсутствий сотрудников;
делегирование полномочий;
учет трудозатрат с привязкой к задачам, проектам, документам;
ежедневные отчеты;
автоматический хронометраж;
анализ трудозатрат, отчеты.
33
Интеграция с другими решениями
бесшовная интеграция с решениями 1С: Предприятие 8;
автоматическая синхронизация данных;
обмен данными с типовыми конфигурациями 1С;
построение территориально-распределенных систем;
СВД, ЭДО.
Другие возможности
гибкая настройка прав доступа;
использование ЭП для подписания и шифрования документов и
файлов;
заполнение карточки контрагента по ИНН, онлайн-проверка
контрагента через базу ФНС;
подписки на уведомления о событиях;
многое другое.
Система DIRECTUM
Система DIRECTUM имеет мощную платформу, которая объединяет в
себе функциональность ECM- и BPM-систем. В базовой комплектации система
закрывает основные функции по управлению документами и деловыми
процессами, а дополнительные решения и индивидуальная модификация под
заказчика позволяют выстроить эффективную ИТ-инфраструктуру
предприятия, направленную на решение прикладных задач.
Система DIRECTUM построена на функциональной масштабируемой
платформе, которая позволяет выполнять разнообразные бизнес-задачи и
создавать ECM-решения для крупных предприятий и холдингов.
Система DIRECTUM предоставляет:
современные клиентские приложения для работы пользователей;
инструменты захвата контента из разных источников;
широкие возможности интеграции с информационными системами
предприятия
34
набор компонент для создания единого информационного
пространства как внутри одной компании, так и групп компаний (на уровне
холдинга).
Надежность архитектуры подтверждается как нагрузочными тестами, так
и практическим опытом при масштабном внедрении системы на предприятиях.
Система DIRECTUM предоставляет набор служб, которые облегчают
массовый ввод и преобразование документов. Службы ввода позволяют просто
и быстро заносить документы в систему со сканеров, МФУ, факсов, камеры
мобильного приложения и т.д. А служба преобразования помогает перевести
документы в форматы, удобные для работы пользователей, например, в PDF
или в многостраничный TIFF (отсканированные документы). С помощью служб
сокращается время на занесение документов в систему вне зависимости от
формата и способа их создания.
Программа «АЛТИУС»
Программа «АЛТИУС - Исполнительная документация» предназначена
для заполнения основных журналов, необходимых при проведении
строительных работ, реконструкции и капитального ремонта.
Компьютерная программа «АЛТИУС - Исполнительная документация»
содержит более 50 форм: общие и отраслевые.
Программа «АЛТИУС - Исполнительная документация» позволяет
получать стандартные, утверждённые формы документов, применяемые в
строительной сфере. Причём никакой бумажной волокиты, многократных
правок, бюрократических составляющих здесь нет. Программа автоматически,
буквально за секунды составит все необходимые единицы исполнительной
документации по заданным параметрам.
Программа содержит основные общестроительные формы
исполнительной документации:
Акты скрытых работ;
Акты освидетельствования участков сетей;
Акты освидетельствования ответственных конструкций;
35
Журнал КС-6А (при выполнении работ собственными силами на
основании нарядов);
Журнал входного учёта и контроля материалов;
Журнал инструктажей;
Журнал авторского надзора;
Журнал бетонных работ;
Журнал сварочных работ;
Общий журнал работ (КС-6);
Общий реестр любой дополнительной документации с прикреплением
скан-копий документов (например, сертификатов на материалы, подписанных
документов и т.д.).
В программу также включены ведомственные формы по реестру ВСН
012-88 и по Автодору «ИС-478-р» от 23.05.2002.
Таблица 2
Сравнение ИС для документооборота в строительстве
Параметр
1С: Документооборот
8
Система
DIRECTUM
Программа
«АЛТИУС»
Интеграция
+
+
+
СУБД
Oracle
MySQL
Отчеты и задачи
+
+
+
Генерация по
шаблону
+
+
+
Пакетное
формирование
+
-
+
Web
+
+
+
Работа Offline
-
+
+
Работа с ЭЦП
+
+
-
Графический
редактор
бизнес-
процессов
+
-
+
В данной таблице представлено сравнение данных систем электронного
документооборота по функциональности.
43