67
2.2. Информационное обеспечение задачи
2.2.1. Информационная модель и её описание
Информационная модель включает в себя совокупность входных и
выходных документов, файлов входной оперативной, постоянной,
промежуточной и результатной информации, подробное описание которых
будет дано далее.
С помощью информационной модели проще понять и описать те
операции, которые будут выполняться в разрабатываемой информационной
системе «Ведение информационной базы вакансий и должностей» для отдела
кадров ООО «НУБК», а также здесь определяется какие данные должны
присутствовать в обработке.
Данная модель показывает, какую информацию и о каких объектах
необходимо хранить в БД информационной системы [18].
Описываются все экранные формы и операции, которые необходимо
разработать для каждой области автоматизации и для каждого пользователя.
Рассмотрев информационную модель можно сказать, что она описывает
все операции и всех заинтересованных лиц, которые будут работать с системой и
получать результатные данные из нее.
Для работы с информационной системой «Ведение информационной базы
о должностях и вакансиях» для отдела кадров ООО «НУБК» предусмотрена
работы следующих пользователей:
специалист отдела кадров;
начальник отдела кадров;
администратор.
Информационная модель задачи, представленная в виде схемы данных на
рис. 2.1, представляет собой структурное представление движения
информационных потоков (путь данных) с момента поступления входной
информации до момента выдачи выходных форм.
Информационная модель описывает взаимодействие элементов и служит
подтверждением достаточности данных и рассмотренных информационных
объектов для автоматизации предметной области.
68
Специалист отдела
кадров
Администратор
Спр.
Подразделе
ния
Спр.
Должности
Спр.
Сотрудники
Отчет по
кадровому
движению
Табель
Спр.
Основание
Спр. Вид
заявления
Спр. *
Подразделе
ния
Спр. *
Должности
Спр. *
Сотрудники
Т. *
Зарплата
Т. *
Оклад
время
Т. *
Вычет
Т. *
Табель
Т. * График
работы
Т. * Рег.
доступа
Т. *
Рабочее
время
Спр. *
Основание
Спр. * Вид
заявления
Заявления
Рабочее время
сотрудника
Управление
справочниками
Отчет по
отработанному
времени
Отчет по
графику работы
Отчет по
заявлениям
Отчет по
зарплате
Спр. Причина
отсутствия
Спр. * Причина
отсутствия
Спр. Затраты
рабочего времени
Спр. * Затраты
рабочего времени
Начальник отдела
кадров
Табель
Личная
карточка
сотрудника
Отчет по
сотрудникам
Зарплата
сотрудников
Штатное
расписание
Оклады
сотрудников
Принятие
на работу
Т. *
Вакансии
Т. *
Соискатель
Т. *
Заявление
Т. *
Увольнение
Т. *
Принятие
на работу
Спр.
Квалификация
Спр. *
Квалификация
Т. * Штатное
расписание
Управление
пользователями
и доступом
Изменение
перечислений и
констант
Увольнение
Вакансии
Соискатель
Подбор
кандидатов
График работ
Сведения о
подходящих
кандидатах
Отчет по
соискателям
Отчет по
вакансиям
Штатное
расписание
Отчет по
сведениям
об окладах
ф
2
3
1
ИС «Введение информационной базы о
должностях и вакансиях»
Т.
Зарплата
Т. Оклад
время
Т.
Вычет
Т.
Табель
Т. График
работы
Т. Рег.
доступа
Т.
Рабочее
время
Т.
Вакансии
Т.
Соискатель
Т.
Заявление
Т.
Увольнение
Т.
Принятие
на работу
Т. Штатное
расписание
Рис. 2.1 Информационная модель
68
69
На основании 3 выделенных областей можно сказать, что будет
выполняться 3 типа операций, ориентированных на различных пользователей, но
все связанны непосредственно с документами и их поиском и редактированием.
Область 1 отражает действия администратора системы, который должен
производить ее настройку, работу с данными, производить операции импорта и
экспорта данных, ведение констант и перечислений в конфигурации 1С,
проведение разграничения доступа к подсистемам.
Область 2 отражает действия специалиста отдела кадров, который должен
иметь полную информацию о соискателях, обработке их резюме и
осуществления подготовки отчета по соискателям, работа с заявлениями,
принятие и увольнение с работы. Ведется учет отработанного времени, ведении
сведений по окладам, составление табеля работы, отчета по отработанному
времени, табелирования рабочего времени, вычетах и заявлениях
Работа производится со справочниками «Спр. * Сотрудники», «Спр. *
Должности», «Спр. * Вид заявления», Спр. * Квалификация. Ввод данных
осуществляется в таблицы Т.* Заявления, Т.* Прием на работу, Т.* Увольнение с
работы, Т. * Соискатель.
Для учета рабочего времени производится введение данных о графике
работы сотрудников, обработка данных по доступу сотрудников к рабочим
местам, личной карточки сотрудника, указание рабочего времени сотрудника в
день, табелирование, прием, так же отметка вычетов и заявлений от
сотрудников. Работа производится со справочниками «Спр. * Сотрудники»,
«Спр. * Подразделения», «Спр. * Основания», «Спр. * Должности», «Спр. *
Затраты рабочего времени», «Спр. * Причины отсутствия». Оперативные данные
вносятся в таблицы «Т. * Доступ сотрудников», «Т. * График работы», «Т. *
Рабочее время», «Т. * Вычеты», «Т. Табель».
Для добавления информации в ИС необходимы соответствующие формы,
которые заполняют сотрудники, данные из этих форм хранятся в таблицах. В ИС
планируется создание 13 таблиц и 8 справочников.
Область 3 отражает действия начальника отдела кадров. Который ведет и
передает сведения о расчете заработной платы и иметь все данные, которые
70
относятся непосредственно к размеру зарплаты, способе их расчета, на
основании данных собранных специалистами отдела кадров.
Начальник отдела кадров составляет штатное расписание, ведет его
корректировку, составляет регистр должностных окладов на год, открывает
вакансии на трудоустройство. Производит на основании данных по заработной
плате по просмотру и согласованию табеля рабочего времени и отработанного
времени сотрудников.
Работа производится со справочниками «Спр. * Сотрудники», «Спр. *
Должности», «Спр. * Квалификация». Ввод данных осуществляется в таблицы
Т.* Вакансии, Т.* Заработная плата, Т. * Соискатель, «Т. * Зарплата», «Т. », «Т.
Вычеты», «Т. *Оклад_время»,
Некоторые показатели и результатные данные представляют собой
расчеты, которые будут выполняться автоматически при запуске программы, тем
самым нет необходимости создания для них хранилищ данных [3].
2.2.2. Характеристика нормативно-справочной, входной и
оперативной информации
Для оформления документов необходимы справочники, которые должны
содержаться в системе и пополняться по мере поступления информации. За
наполнение каждого справочника отвечает определенный специалист
организации.
В системе обрабатывается большой объём информации: входной,
нормативно-справочной. Нормативно-справочная информация при работе
системы представляет собой редактируемые справочники, которые заполняются
на первых этапах работы системы, чем полнее заполнен справочник, тем
впоследствии реже он будет изменяться, и будет использоваться только для
выбора данных из него при уточнении информации в документах и прочих
объектах работы информационной системы.
Для работы каждого справочника имеется ответственный сотрудник,
который производит его наполнение, изменение и поддержание наличия
актуальной информации. Для каждого справочника, в зависимости от хранимых
данных имеются сроки актуализации.
71
В таблице 2.3 представлен перечень и описание нормативно-справочной
информации которая обрабатывается и актуализируется в информационной
системе.
Таблица 2.3
Перечень нормативно-справочной информации
Название
Ответственный
сотрудник за
ведение
Объём в
записях
Частота
обновления
Описание
Сотрудники
Специалист отдела
кадров
10
12 раз в год
Сотрудники
Должности
Специалист отдела
кадров
10
1 раза в год
Должности
Вид заявления
Специалист отдела
кадров
20
4 раза в год
Виды заявлений в
организации
Подразделения
Специалист отдела
кадров
10
1 раз в год
Данные о
подразделениях
Основания
Специалист отдела
кадров
20
4 раза в год
Данные оснований
для документов
Затраты
рабочего
времени
Специалист отдела
кадров
3
1 раз в год
Данные по
затратам рабочего
времени
Причины
отсутствия
Специалист отдела
кадров
3
1 раз в год
Причины
отсутствия для
табеля
Квалификация
Начальник отдела
кадров
40
12
Квалификации
соискателей и
вакансий
На основании входной информации производятся все расчеты и
формируются все результатные документы, которые представлены в
информационной системе. Под входной информацией понимается вся
информация, необходимая для решения задачи и расположенная на различных
72
носителях: первичных документах, машинных носителях, в памяти
персонального компьютера [4].
Представляются по мере поступления или с определенной
периодичностью, форма представления бумажный носитель или электронный
документ.
Состав реквизитов входной информации представлены в таблицах 2.4 –
2.11.
Таблица 2.4
Структура реквизитов справочника «Должность»
Наименование выходных данных
Идентификатор
Код должности
AN
Название
A(40)
Часовая ставка
N(10)
Оклад
N(10)
Макет экранной формы справочника «Должность» представлен на рис.
2.2.
Рис. 2.2 Макет формы справочника «Должность»
Таблица 2.5
Структура реквизитов справочника «Подразделения»
Наименование выходных данных
Идентификатор
Код подразделения
AN
Подразделение
С(50)
Макет справочника «Подразделения» представлен на рис. 2.3.
73
Рис. 2.3 Макет формы справочника «Подразделения
Таблица 2.6
Структура реквизитов справочника «Часовая ставка»
Наименование выходных данных
Идентификатор
Код ставки
AN
Наименование
С(50)
Ставка
N(5)
Макет электронной формы справочника «Часовая ставка» представлен на
рис. 2.4.
Рис. 2.4 Макет формы справочника «Часовая ставка»
Таблица 2.7
Структура реквизитов справочника «Основания»
Наименование выходных данных
Идентификатор
Код основания
AN
Основание
С(50)
Макет электронной формы справочника «Основания» представлен на рис.
2.5.
74
Рис. 2.5 Макет формы справочника «Основания»
Таблица 2.8
Структура реквизитов справочника «Затраты рабочего времени»
Наименование выходных данных
Идентификатор
Код основания
AN
Затраты рабочего времени
С(50)
Макет справочника «Затраты рабочего времени» представлен на рис. 2.6.
Рис. 2.6 Макет формы справочника «Затраты рабочего времени»
Таблица 2.9
Структура реквизитов справочника «Причина отсутствия»
Наименование выходных данных
Идентификатор
Код основания
AN
Затраты рабочего времени
С(50)
Макет электронной формы справочника «Причина отсутствия»
представлен на рис. 2.7.
Рис. 2.7 Макет формы справочника «Причина отсутствия»
75
Таблица 2.10
Структура реквизитов справочника «Вид заявления»
Наименование выходных данных
Идентификатор
Код
AN
Наименование
С(50)
Макет справочника «Вид заявления» представлен на рис. 2.8.
Рис. 2.8 Макет формы справочника «Вид заявления»
Таблица 2.11
Структура реквизитов справочника «Квалификация»
Наименование выходных данных
Идентификатор
Код
AN
Наименование
С(50)
Макет справочника «Квалификация» представлен на рис. 2.9.
Рис. 2.9 Макет формы справочника «Квалификация»
Под входной информацией понимаются документы, на основании
которых производится ввод данных в систему и формирование записи о
произошедших изменениях в состоянии. Для учета вакансий и должностей
организации, а также для учета рабочего времени сотрудников такими
76
операциями могут быть соискатели, график работы, личная карточка сотрудника
[5].
Входящая информация может поступать в информационную систему
несколькими способами, самый распространенный ручной ввод данных.
Некоторая информация может быть обработана автоматически, например, о
регистрации доступа с пропускного пункта. Но в случае невозможности
автоматической обработки вводится вручную. В таблице 2.12 представлен
список входной информации, источник возникновения и описание.
Таблица 2.12
Перечень входной информации
На основании входной информации производятся все расчеты и
формируются все результатные документы.
Название
Источник
Периодичность
решения
Описание
Учет доступа
сотрудников
Сотрудники отдела
кадров
300 раза в год
Информация о входе и
выходе сотрудника с через
пропускной пункт
График работы
Сотрудники отдела
кадров
48 раз в год
Информация по графику
работы сотрудника
Личная
карточка
сотрудника
Сотрудники отдела
кадров
300 раз в год
Персональные данные
сотрудника для работы с
табелем
Сведения о
соискателе
Сотрудники отдела
кадров, начальник
отдела кадров
150 раз в год
Персональные данные
соискателя и его
квалификация
Заявления
сотрудников
Сотрудники отдела
кадров
300 раз в год
Сведения о заявлении
сотрудников
Принятие на
работу
Сотрудники отдела
кадров, начальник
отдела кадров
150 раз в год
Сведения об оформлении
на работу
Увольнение с
работы
Сотрудники отдела
кадров, начальник
отдела кадров
150 раз в год
Сведения об увольнении с
работы, основание для
открытия вакансии