21
USED AT: AUTHOR: DATE:
REV:PROJECT: Учёт сообщений персонала
(TO-BE)
10.11.2019
20.11.2019
NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
WORKING
DRAFT
RECOMMENDED
PUBLICATION
READER DATE CONTEXT:
A0
NODE: TITLE: NUMBER:
Ведение журнала нарушенийи учёта инструкций
A2
Регламент
ИС
Секретарь
Журнал нарушений
База сотрудников
Информация о
нарушениях
Журнал инструкций
Нормы
и
ГОСТы
A2.1
Учёт нарушений
A2.2
Регистрация инструкций
Рис. 1.13. Структурно-функциональная диаграмма процесса ведения журнала
нарушений и учёта инструкций
USED AT: AUTHOR: DATE:
REV:PROJECT: Учёт сообщений персонала
(TO-BE)
10.11.2019
20.11.2019
NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
WORKING
DRAFT
RECOMMENDED
PUBLICATION
READER DATE CONTEXT:
A0
NODE: TITLE: NUMBER:
Формирование отчётов
A4
ИССекретарь
Регламент
Журнал
нарушений
Отчёты
График мероприятий
Параметры
Тип
отчёта
A4.1
Выбор типа отчёта
A4.2
Ввод параметров
A4.3
Поиск данных и
вывод
Рис. 1.14. Структурно-функциональная диаграмма процесса формирования
отчётов
22
1.1.6 Обоснование необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
Выявлены узкие места рассмотренного комплекса задач:
трудоёмкость формирования графиков мероприятий и
формирования списка участников;
ошибки при формировании отчётов;
отсутствие единой системы уведомлений и хранения данных о
нарушениях и графиках.
На рисунке 1.15 представлена схема документооборота выбранного
процесса.
В таблице 1.3 представлены параметры документов процесса сообщения
сотрудников.
Таблица 1.3
Параметры документов
Документ Частота
возникновения в
год
Трудовые
затраты на
обработку
одного
документа
Трудовые
затраты на
обработку
документа в год
Нарушение 200 0,5 100
График
мероприятий
100 1 100
Инструкция 30 1 30
Отчёт о
мероприятии
100 2 200
Отчёт о
нарушениях за
период
12 2 24
23
Рис. 1.15. Схема документооборота
Ставка секретаря 500 рублей в час. На обработку отчёта о мероприятии
затраты составят
С
0
=200 ∗500=100 000 руб .
В автоматизированном варианте, время на обработку одного отчёта
24
составит 0,1 часа. Отсюда, трудовые затраты в год составят 10 чел.-час/год.
Затраты на обработку одного документа в автоматизированном варианте:
С
1
=10∗ 500=5 000 руб .
Отсюда, экономия составит:
C
0
− C
1
=100 000 −5 000=95 000 руб .
Расчёты показывают, что автоматизация выбранного процесса позволит:
снизить стоимостные затраты процесса;
снизить трудозатраты секретаря;
снизить ошибки заполнения документов;
упростить формирование отчётов.
Таким образом, учёт сообщения сотрудников в автоматизированном
режиме имеет следующие преимущества:
ускорение ввода информации и уменьшение процента
возникновения ошибки;
отчёты формируются в установленных форматах;
вся информация хранится централизованно;
процесс сообщения сотрудников более прозрачен.
Цель проекта в разработке ИС учёта сообщения сотрудников компании.
Место автоматизации – секретариат.
Решаемые задачи:
проектирование базы данных;
проектирование интерфейса;
разработка базы данных;
разработка программы управления;
тестирование системы.
1.1.7 Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
В компании все компьютеры работают в локальной сети. Локальная сеть
защищена фаерволом от внешних угроз. Все компьютеры защищены паролями
пользователей. На каждом ПК установлен антивирус. Действует политика
25
безопасности, которая гласит:
доступ к ПК имеет только сотрудник, за которым прикреплён
данный ПК;
запрещено использовать внешние носители;
запрещён обход блокировок и вход на запрещённые
администрацией сайты;
доступ к пользователю администратор на ПК разрешён только
системному администратору компании;
базы данных расположены на сервере и используются
централизованно;
доступ к серверу имеет только сотрудники IT-отдела;
доступ к базам данных напрямую имеют только сотрудники IT-
отдела;
установка нового программного обеспечения на сервер и ПК
пользователей может заниматься только системный администратор компании.
Есть обязанности по соблюдению безопасности для системного
администратора:
обеспечить резервное копирование всех баз данных на серверах
компании;
проводить настройку межсетевого экрана;
следить за регулярным обновлением системного ПО и антивирусов;
регистрировать пользователей для каждого ПК.
На предприятии используется следующие средства программно-
аппаратной защиты:
фаервол -
антивирус - Защитник Windows 10;
средства встроенной аутентификации в ОС Windows 10.
26
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.1.8 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
Для выбора варианта автоматизации требуется рассмотреть некоторые
существующие системы, позволяющие автоматизировать выбранный комплекс
задач:
система Тезис;
система Directum;
система Ареопад.
Система ТЕЗИС разработана на платформе CUBA, позволяющей
создавать бизнес-приложения и являющейся результатом обобщения более чем
десятилетнего опыта построения корпоративных приложений, объединенного с
самыми современными технологиями разработки программного обеспечения.
Система Тезис – это система электронного документооборота, которая
позволяет:
вести контроль выполнения задач;
автоматизировать канцелярию;
управлять совещаниями;
поддерживает квалифицированную ЭП и ЮЗДО;
сравнение и распознавание электронных документов;
интеграция с учётными системами;
уведомление пользователей.
Подсистема управления совещанием позволяет:
планировать совещания;
вести список участников;
учитывать результат совещания.
Система позволяет вести доработку и является кроссплатформенной.
Система Directum платформа DIRECTUM обеспечивает одновременную
работу десятков тысяч пользователей и хранение более 20 000 000 документов
27
на каждом сервере организации. Регулярные аудиты производительности
распределенных систем позволяют оптимизировать загрузку и соблюсти
требуемое время длительности пользовательских операций.
Система позволяет очень многое. Также, позволяет управлять
совещаниями. Решение «Управление совещаниями и заседаниями» позволяет
оптимизировать работу с совещаниями:
на этапе организации – подготовить и согласовать повестку,
определить состав приглашенных, время и место совещания, своевременно
уведомить заинтересованных лиц, в том числе внешних участников. Интеграция
с Microsoft Outlook автоматически формирует письма-приглашения;
на этапе проведения – зафиксировать принятые решения,
сформировать и согласовать протокол, оповестить участников об утверждении
протокола;
на этапе исполнения поручений – разослать поручения
сотрудникам, проконтролировать исполнение, сформировать отчет о состоянии
исполнения решений по совещаниям.
После согласования и утверждения протокола система автоматически
формирует поручения исполнителям. Контролер совещания отслеживает ход их
исполнения через дерево поручений и принимает выполненные работы.
Система для автоматизации совещаний ИСКО «Ареопад» обеспечит
эффективность работы коллегиальных органов крупных распределенных
организаций и поможет принимать быстрые и вместе с тем взвешенные решения
в удаленном режиме. Благодаря интеграции с другими информационными
системами, «Ареопад» позволяет организовать сквозной процесс работы
коллегиальных органов и контролировать ход исполнения решений совещаний.
Функциональные возможности:
планирование заседаний и наполнение материалами вопросов
повестки, отображение информации о предстоящих заседаниях;
получение, просмотр и рецензирование материалов по вопросам
заседаний на планшете;
система электронного голосования по вопросам повестки с
возможностью оставить комментарий – особое мнение;
28
отслеживание результатов голосования по каждому вопросу;
автоматическое формирование протокола заседания из веб-
интерфейса секретаря;
общий чат для всех участников совещания с возможностью
пересылки файлов;
создание шаблонов различных видов документов для отдельных
коллегиальных органов.
В таблице 1.4 представлено сравнение систем по основным критериям
проекта.
Таблица 1.4
Сравнение систем
Необходимые функции Тезис Directum Ареопад
График мероприятий Да Да Да
Учёт нарушений Да Нет Нет
Учёт инструкций Нет Нет Нет
Возможность доработки Да Да Да
Цена, руб. 470 000 412 000 400 000
Рассмотренные системы требуют доработки под процесс
внутрикорпоративного общения сотрудников компании. При этом, требуется
купить изначальный пакет, доплатить за доработку. Системы требуют долгого
процесса внедрения и обучения персонала. Исходя из рассмотренных вариантов,
был выбран вариант разработки собственного решения.
1.1.9 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
При разработке системы автоматизации, требуется пройти несколько
этапов:
разработка и согласование ТЗ;
определение типа автоматизированной системы;
разработка внешнего оформления;
разработка БД и программных модулей;
29
тестирование системы;
внедрение системы.
Существует четыре варианта стратегии автоматизации. Они описаны в
таблице 1.5.
Таблица 1.5
Описание стратегий автоматизации
Стратегия Описание
Хаотичная Это набор автоматизированных участков, которые не
связаны друг с другом. Отличается быстрой разработкой и
внедрением, но показывает низкий коэффициент
автоматизации.
По участкам Это автоматизация отдельных функциональных участков.
Затрагивает одно подразделение.
По направлениям Данная стратегия отличается от стратегии по участкам
тем, что затрагивает несколько подразделений компании,
объединённых автоматизируемым процессом.
Полная
Процесс внутрикорпоративного общения сотрудников компании
охватывает один вектор деятельности. Но данный процесс затрагивает
деятельность нескольких отделов. Следовательно, для проекта ИС учёта
сообщения сотрудников компании выбирается стратегия автоматизации – по
направлению.
1.1.10 Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации
задачи
Существует несколько вариантов разработки информационной системы –
таблица 1.6.
Таблица 1.6
Варианты разработки информационной системы
Вариант Описание
Разработка системы
собственными ресурсами
Доступно в любой момент времени
масштабирование и изменение системы, простой
процесс внедрения.
Внушительные затраты на разработку.
30
Использование стороннего
разработчика
Возможно создать гибкую систему под цели
конкретного заказчика.
Большие затраты на разработку и внедрение.
Использование прототипов Позволяет создать систему, более направленную
на процессы конкретного заказчика.
Затраты на покупку прототипа, затраты на
разработку. Ошибки при доработке прототипа.
Приобретение готовой
системы
Экономия средств на разработке.
Отсутствие возможности гибко настроить
систему под конкретный процесс заказчика.
Наличие лишнего функционала. Неполное
соответствие критериям процесса.
При оценки существующих систем было выявлено, что требуется
собственная разработка. Из рассмотренных вариантов два относятся к
собственной разработке:
разработка собственными ресурсами;
использование сторонних разработчиков.
Так как в компании есть собственный IT-отдел, в состав которого входят
программисты. А также, в компании есть купленные лицензии на среды
разработки. То лучшим выбором станет разработка системы силами
собственного отдела IT. Выбираем вариант разработки – разработка системы
собственными ресурсами.
1.4 Обоснование проектных решений
1.1.11 Обоснование проектных решений по информационному
обеспечению
Функции для системы автоматизации учёта сообщения сотрудников
компании:
ведение учёта персонала компании;
ведение учёта нарушений;
учёт инструкций;