27
Теперь осуществим расчет затрат на ведение документооборота задачи по
плановому варианту, с учетом того, что контроль и коммуникации с
исполнителем задачи будут осуществляться с помощью программного
обеспечения. Трудозатраты на ведение документооборота представлены в
таблице 3.
Таблица 3
Характеристика документооборота после автоматизации
Показатель
Приказ
Распоряжение
Решение
Отчет
Количество документов в
год, шт.
120
120
200
400
Количество символов в
документе, шт.
1 000
1 000
1 000
3 000
Частота возникновения в
год, шт.
48
60
100
300
Трудозатраты на
обработку в год, чел-час
60
60
60
90
После внедрения автоматизированной информационной системы,
автоматизирующей процесс внутрикорпоративного взаимодействия,
трудозатраты на ведение документооборота составят 270 человеко-часов
ежегодно. На основании проведенных расчетов можно заключить, что временные
затраты были снижены, следовательно, применение средств вычислительной
техники является обоснованным.
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и защиты
информации
На текущий момент, когда деятельность компании деятельность компании
автоматизирована с помощью ERP-системы «SAP», состояние информационной
безопасности можно ценить как достаточное.
Политика безопасности компании реализована в рамках рассматриваемой
задачи следующим образом:
Доступ к каждому компьютеру организации осуществляется с
помощью авторизации, в ходе которой пользователь вводит уникальный логин и
пароль, созданный системным администратором.
Доступ к программному обеспечению EPR-системы «SAP» есть
только у сотрудников отделов кадров, бухгалтерии, склада и отдела продаж. Для
доступа к системе необходимо пройти процедуру авторизации, в ходе которой
28
указываются уникальные логин и пароль для входа в систему, созданные
системным администратором.
Политика безопасности организации основана на принципе «что не
запрещено, то разрешено». В связи с чем у пользователей ПК есть разрешение на
открытие всех файлов, кроме системных, внесение изменений только в те файлы,
которые созданы членами группы пользователя.
Доступ к функционалу EPR-системы «SAP» ограничен следующим
правилом: все сотрудники, у которых есть учетная запись могут создавать записи
в программе. Все сотрудники могут вносить изменения в документы, созданными
от их учетной записи. Право на удаление документов есть только у руководителей
отделов.
Рассмотрим инженерно-технические средства защиты ресурсов
информационной инфраструктуры компании. В компании применяются
следующие инженерно-технические средства обеспечения информационной
безопасности:
антивирусное программное обеспечение.
программные брандмауэры, входящие в состав применяемых
коммутаторов.
Помимо этого, в качестве мер защиты ЛВС компании применяются
следующие организационные меры:
в системе назначен администратор безопасности;
за каждое устройство назначен ответственный за его эксплуатацию;
системный блок компьютера опечатывается печатями
ответственного и работника технического отдела;
установка любого программного обеспечения проводится только
сотрудником ИТ-отдела;
запрещено использование неучтенных носителей информации. На
учтенных носителях выполнена маркировка, в том числе гриф хранимой
информации, номер, должность и фамилия сотрудника.
У компании есть сайт, на котором указана информация о компании,
предоставляемых услугах и возможностью составления заявки для обратной
связи. Для защиты сайта от внешних угроз используются следующие методы:
29
На сервере существует дополнительная аутентификация
пользователей.
Доступ к панели администратора сайта защищен надежным паролем,
который состоит из символов двух алфавитов, цифр и спецсимволов.
Для защиты информации сайта проводится ежеквартальное
сканирование PCI через сервис Trustwave.
Для обеспечения защиты информации сайта используются файлы
.htaccess.
Используется протокол SSL, который позволяет установить
безопасное соединение, при этом все данные передаются в закодированном виде
по протоколу HTTPS.
Сайт регулярно подвергается модерации и администрированию.
В качестве мер защиты от инсайдерских угроз в компании используется
видеонаблюдение. Доступ к помещению офиса компании ограничен. На входе
установлен домофон с видеонаблюдением. Пропуск в помещение офиса
осуществляется офис-менеджером, который выясняет цель визита посетителей и
координирует их.
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации
«КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
Проблема обеспечения внутрикорпоративного взаимодействия не является
новой, поэтому на рынке уже существует ряд программного обеспечения,
называемого «менеджерами задач», который позволяет осуществлять
взаимодействие в процессе выполнения задач. Рассмотрим программное
обеспечение, автоматизирующее задачу внутрикорпоративного взаимодействия,
представленное на рынке.
Система «Jira» является онлайн сервисом, который позволяет планировать
проекты, назначать исполнителей на выполнение задач, планировать спринты и
собирать задачи в бэклог, а также назначать задачам приоритеты и сроки
выполнения [27]. На рисунке 9 представлен интерфейс программного продукта.
30
Рисунок 9. Интерфейс системы «Jira»
К достоинствам системы «Jira» относятся:
Наличие инструментов «Drag&Drop», которые позволяют
перемещать задачи проекта с помощью мыши;
Наличие большого количества настроек в фильтрах системы;
Наличие визуализации, которая способствует ориентированию и
внесению изменений в проекте;
Наличие инструментов выбора причин для закрытия задач;
Наличие детальных отчетов;
Простота пользовательского интерфейса.
Теперь рассмотрим недостатки системы:
Большие временные затраты на обучение, из-за большого количества
настроек системы;
В пользовательской документации системы нет достаточного
описания способов решения возникающих вопросов;
Нельзя назначить несколько сотрудников на выполнение одной
задачи;
Применение некоторых параметров для фильтрации может
заблокировать уже используемые настройки.
31
Система «GanttPro» представляет собой онлайн инструмент для создания
диаграммы Ганта [24]. Она обладает следующими возможностями:
планирование и управление проектами;
визуализацией процессов;
создания задач;
назначение исполнителей задачам;
задание сроков выполнения задач;
ввод данных о проценте их завершения;
добавление задач-вех;
выгрузка данных.
Интерфейс системы представлен на рисунке 10.
Рисунок 10. Интерфейс системы «GanntPro»
К достоинствам системы относятся:
Автоматическое планирование проектов;
Возможность добавления файлов к диаграммам;
Наличие инструментов для перетаскивания задач и выставления
процента выполнения задач;
Возможность задания календаря проекта и рабочего времени
команды проекта;
Автоматический расчет длительности задач и проектов;
Возможность задания связей между задачами;
32
Создание многоуровневых проектов.
Возможность назначения ролей команде проекта и прав доступа к
проекту;
Наличие поддержки пользователей.
Недостатками системы являются:
Отсутствие приоритетов задач;
Отсутствие интеграции со смежными системами;
Отсутствие уведомлений.
Приложение «Redbooth» – представляет собой web-сервис, который
работает в среде операционных систем iOS и Android [23]. Это приложение
позволяет отследить ошибки в планировании проекта, планировать проекты и
задачи, осуществлять управление ресурсами проекта и постановку задач
участникам проекта, вводить сроки выполнения задачи и создавать вехи проекта,
а также отслеживать затраты проект [26]. Система обладает возможностью
синхронизации с Google Drive и передачи файлов, используя Gmail и Outlook.
Интерфейс приложения представлен на рисунке 11.
Рисунок 11. Интерфейс приложения «RedBooth»
Достоинствами приложения являются:
Простота интерфейса;
Возможность коммуникации с командой проекта с помощью чата;
Интеграция с другими сервисами;
Создание меток для задач;
Наличие отчетности.
33
Недостатками приложения являются:
Отсутствие возможности выставления процентов выполнения задач
и отслеживания прогресса выполнения проекта;
Отсутствие возможности выставлять приоритеты задачам;
Приложение работает только в операционных системах Android и
iOS, а в рамках поставленной задачи необходимо чтобы система работала в
операционной системе Windows 10.
Система «Basecamp» является одним из самых востребованных среди
пользователей онлайн-сервисом, который позволяет осуществлять совместную
работу над проектами [22]. Сервис позволяет передавать документы, вести
переговоры с проектной командой, создавать списки задач и комментировать их.
Интерфейс сервиса представлен на рисунке 12.
Рисунок 12. Интерфейс системы «Basecamp»
К достоинствам системы относятся:
Возможность применения системы как большим, так и к маленьким
проектам;
Простота использования;
Система постоянно обновляется.
К недостаткам системы относятся:
34
Отсутствие возможностей тактического и стратегического
планирования проектов;
Отсутствие выявления ошибок;
Отсутствие возможности оценки полной картины проекта.
Система «Asana» является web-приложением, которое доступно на
устройствах под управлением операционных систем iOS и Android [21].
Приложение позволяет составлять списки задач, выставлять им приоритеты и
крайние сроки выполнения, отслеживать статус их выполнения задач. Интерфейс
приложения представлен на рисунке 13.
Рисунок 14. Интерфейс системы «Asana»
Достоинствами системы можно назвать:
Простоту интерфейса;
Наличие возможности управления несколькими проектами
одновременно в рамках одной команды;
Возможность устанавливать метки задачам проекта;
Возможность проанализировать эффективность работы над
проектом.
Недостатками системы можно назвать:
Отсутствие возможности задействовать в выполнении одной задачи
нескольких участников;
35
Отсутствие инструментов оценки проекта;
Отсутствие импорта/экспорта из системы.
Теперь нужно выделить ряд критериев, по которым будет осуществляться
оценка соответствия описанных систем поставленной задаче. Самым главным
критерием выбора менеджеров задач является функциональность [25]. Система
должна обладать возможностью создания списка задач, задания сроков
выполнения и взаимосвязей с другими задачами. Также важно чтобы система
позволяла назначать на выполнение одной задачи несколько исполнителей. Это
позволит избежать дублирования и увеличения списка задач. Также в системе
должна быть возможность коммуникации с исполнителем задачи. Несколько
систем, которые были рассмотрены выше не обладают такой возможностью.
Также система должна позволять формировать отчеты.
Важным критерием является возможность работы в среде операционной
системы Windows 10. Поскольку работа сотрудников осуществляется в среде этой
операционной системы, приоритет при выборе программного обеспечения
отдается тем системам, с которыми можно работать в операционной системе
Windows 10. Онлайн системы являются кроссплатформенными, однако приоритет
организации остается за системой, которая будет устанавливаться на ПК
сотрудников.
Следующим критерием являются системные требования. Система не
должна обладать высокими системными требованиями иначе может
потребоваться модернизация сервера и клиентских персональных компьютеров
(ПК), что увеличит затраты на внедрение системы.
Другим важным критерием является надежность системы, которая
выражается в отсутствии сбоев и зависаний при обработке большого объема
задач. Также важно наличие возможности резервного копирования данных [9].
Качество интерфейса позволяет пользователям системы быстро начать
ориентироваться в ней и выполнять работу [11]. Этот критерий также нужно
учитывать.
Также одни из важных критериев является стоимость системы, потому что,
как правило, бюджеты на внедрение информационных технологий ограничены.
36
Проанализируем соответствие рассмотренных выше систем выделенным
критериям. Результаты анализа проводились по пятибалльной шкале, где 1 балл
означал несоответствие критерию, а 5 – полное соответствие критерию. Анализ
программного обеспечения представлен в таблице 4.
Таблица 4
Сравнительный анализ программных продуктов
Критерий
Jira
Gannt
Pro
Red
Booth
Base
camp
Asana
Функциональность
4
4
3
4
3
Функционирование в ОС
Windows 10
5
5
1
5
1
Системные требования
4
5
4
5
5
Надежность
4
4
4
4
4
Качество интерфейса
2
5
5
5
5
Стоимость
5
3
4
3
4
Итого
24
26
21
26
22
По результатам анализа все системы набрали практически одинаковое
количество баллов. Однако только 3 из них могут функционировать в среде
операционной системы Windows 10. При этом ни одна из них не показала полное
соответствие функциональным требованиям. Две из них полностью
удовлетворяют критерию системных требований, но их стоимость является не
приемлемой для организации. Оставшаяся система не обладает качественным
пользовательским интерфейсом, поэтому был сделан вывод о невозможности
внедрения готового программного обеспечения.
1.3.2. Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Стратегия автоматизации бизнес-процессов организации представляет
собой подход и набор методов, согласно которым будет осуществляться
автоматизация выбранной задачи.
Существует несколько видов стратегий автоматизации:
кусочная (хаотичная) автоматизация;
автоматизация по участкам;
автоматизация по направлениям;
комплексная автоматизация.
Первый вариант стратегии автоматизации включает в себя приобретение
отдельных модулей программного продукта без какого-либо стратегического