96
Документы/клиенты
Резолюция Архив
Административная панель
Поиск
Выход
Регистрация клиентов
Фамилия
Имя Отчество
Дата рождения
Гражданство
РФ М
Пол
Серия
паспорта
Кем выдан
Номер
паспорта
Код подразделения
Дата выдачи
Адрес регистрации
Дата регистрации
Рабочий
телефон
Мобильный
телефон
Телефон по адресу
регистрации
Место
работы
Сохранить
СНИЛС
Место
рождения
Рисунок 25 Страница регистрации клиента
После ввода информации по клиенту, производится ввод информации по
поступившим документам. Для реализации подобного шага, необходимо перейти в
раздел «Документы/клиенты» и выбрать подраздел «Регистрация документов». После
нажатия на данную кнопку открывается форма с заполнением информации по
документу, а также появляется возможность связать документ с конкретным клиентом
в поле-выпадающем списке номеров снилс клиентов – рис. 26.
Документы/клиенты
Резолюция Архив
Административная панель
Поиск
Выход
СНИЛС клиента
Рисунок 26 Страница регистрации документа
Для просмотра информации по документам пользователь может перейти в
раздел «Документы/клиенты» в одни из подразделов по документам или клиентам для
просмотра основой информации по заведенным клиентам/документам в виде списка.
97
Также у пользователя есть возможность выгрузить основной статистический
отчет по документам/клиентам в формате excel при нажатии на кнопку «Выгрузить
отчет». Информация по форме отражена на рис. 27.
Документы/клиенты
Резолюция Архив
Административная панель
Поиск
Выход
Выгрузить отчет
Рисунок 27 Списки документов
В целях резолюции документов, пользователю необходимо перейти в раздел
«Резолюция». В виде выпадающего списка будет отражена основная информация
необходимая для движения документов – рис. 28. В рамках формы резолюции можно
отправить документ в архив.
Документы/клиенты
Резолюция Архив
Административная панель
Поиск
Выход
Рисунок 28 Страница резолюции документов
98
В случае нажатия на кнопку под столбцом в «Архив», документ попадает в
архив. Просмотреть информацию по архивным документам можно перейдя в
соответствующий раздел – «Архив» и выбрав подраздел документов – рис. 29.
Документы/клиенты
Резолюция Архив
Административная панель
Поиск
Выход
Входящие
Исходящие
Внутренние
Рисунок 29 Архив
Для осуществления поиска необходимо выбрать раздел поиска и определиться с
критериями, а также с областью поиска – рис. 30.
Документы/клиенты
Резолюция Архив
Административная панель
Поиск
Выход
СНИЛС
Поиск по
клиенту
Поиск по документу Поиск в архиве
Рисунок 30 Страница поиска
После ввода всех необходимых критериев и нажатия на кнопку «Искать»
происходит поиск информации. По итогам поиска открывается страница с найденными
результатами – рис. 31.
99
Документы/клиенты
Резолюция Архив
Административная панель
Поиск
Выход
Рисунок 31 Поиск документов
Пользователи с административным доступом могут перейти в раздел
«Административная панель» и зарегистрировать нового пользователя после ввода всей
необходимой информации – рис. 32.
Рисунок 32 Регистрация пользователей
В возможности администратора также входит функционал по просмотру списка
пользователей, смене пароля и логина пользователя. Для этого необходимо выбрать
пользователя из выпадающего списка и ввести новые данные по логину и(или) паролю
и нажать кнопку «Заменить». При смене логина будет произведена проверка на
имеющийся уже в системе логин. В случае, если логин уже используется – появиться
100
ошибка о наличии заводимого логина в системе. Форма с возможностью смены пароля
отражена на рис. 33.
Рисунок 33 Смена пароля
В возможности администратора системы также входит функции выполнения
резолюции в качестве руководителя. Форма просмотра и работы с документами
выглядит следующим образом – рис. 34
Рисунок 34 Форма резолюции в качестве администратора
101
3. ОБОСНОВАНИЕ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ЭФФЕКТИВНОСТИ ПРОЕКТА
3.1. Выбор и обоснование методики расчёта экономической эффективности
Учитывая сложность оценивания планируемых результатов от создания и
введения технических нововведений, в особенности на ранних этапах жизненного
цикла, требуются административные решения, которые дали бы возможность избежать
ошибок в процессе принятия решений, свести к минимуму отклонения фактических
итогов от планируемых. В процессе расчета экономической эффективности будет
проводиться сопоставление итогов обработки информации при имеющемся бизнес-
процессе и после введения проектируемой системы. Непосредственная эффективность
машинной обработки информации представлена в показателе уменьшения
стоимостных экономических затрат на обработку информации. В процессе оценки
прямой эффективности в стоимостных единицах измерения рассчитывают два вида
показателей – показатель понижения стоимостных затрат и показатель понижения
трудовых затрат.
В процессе расчета изменения трудовых затрат на обработку информации
применяется такая система показателей [4]:
1. Абсолютный показатель понижения трудовых затрат на обработку
информации
Т=Т
0
-Т
1
(1)
где Т
0
– считается годовой трудоемкостью обработки информации при базовом
варианте; а
Т
1
– годовой стоимостью обработки информации при разрабатываемом
варианте.
2. Коэффициент понижения трудовых затрат
K
т
=(Т/Т
0
)*100 (%) (2)
3. Индекс понижения трудовых затрат, показывающий повышение
производительности труда в процессе обработки информации.
Y
т
=Т
0
/Т
1в
(3)
К стоимостным показателям принадлежат: абсолютное понижение стоимостных
затрат (C) , коэффициент относительного понижения стоимостных затрат (К
C
) :
1. Показатель понижения стоимостных затрат
102
С=С
0
-С
1
(4)
где С
0
– считается годовой стоимостью обработки информации при базовом
варианте; а
С
1
– годовой стоимостью обработки информации при разрабатываемом
варианте.
2. Индекс изменения стоимостных затрат
Y
c
=С
0
/С
1
(5)
Кроме рассмотренных показателей также считается целесообразным рассчитать
время окупаемости затрат на введение проекта машинной обработки информации (Т
ок
),
который рассчитывается в месяцах года, долях года либо в годах:
Ток = К
П
/C (6),
где К
П
– являются затратами на реализацию проекта (разработка и введение).
Также следует определить расчетный коэффициент эффективности капитальных
затрат:
Ер = 1/Ток (7)
103
3.2. Расчёт показателей экономической эффективности проекта
Сравним суммы затрат для базового варианта и при применении созданной
системы документооборота. Предположим, что средняя заработная плата специалиста
отдела документооборота 30000 руб., что в переводе на часы при 21 восьмичасовом
рабочем дне составит 140 рублей в час [13].
Общее количество отчетов – 1000*4*12=48000 документострок.
Также необходимо учитывать, что при применении созданной системы
амортизация ПК составляет 20% от его начальной стоимости (25000 рублей) при
продолжительности эксплуатации 5 лет, т.е. в час:
5000/(21*12*8)=2,5 руб. в час.
Накладные расходы составят при базовом варианте:
Бумага:
10 пачек*12 месяцев*100 руб. =12000 ежегодно либо 12000/(21*12*8)=6 руб. в
час;
Остальные канцелярские принадлежности – примерно 6000 ежегодно, или
примерно 3 руб. в час, всего - 9 рублей в час.
Процедуры технологического процесса при проектном и базовом и вариантах
ежегодно, а также их характеристики показаны в таблицах 17 и 18.
Таблица 17
Базовый вариант
Наименова
ние
операций
Оборуд
ование
Ед. Изм.
Объем
работы в
год
Норма
выраб
отки /
(опер/
в час.)
Трудоемко
сть
Ср.-
часова
я з/п
специа
листа
(руб.)
Часова
я норма
аморти
зации
Часова
я
стоимо
сть
наклад
ных
расходо
в (руб.)
Стоимостн
ые
затраты
для
ручных
операций
Работа с
документа
ми
нет
документ
острока
25200
150
168
125
9
22512
150
Учет
нет
документ
12600
150
84
125
9
11256
150
104
сотруднико
в
острока
Учет
документов
нет
документ
острока
113400
150
756
125
9
101304
150
Формирова
ние отчётов
нет
документ
острока
48000
150
320
125
9
42880
150
Итого:
1328,00
177952,00
Абсолютный показатель понижения трудовых затрат на обработку информации
составил:
Т=1328,00 - 664,00 = 664,00 часов
Коэффициент понижения трудовых затрат составил:
K
т
= (664/1328) *100% = 50 %
Показатель понижения стоимостных затрат составил:
С=177952-114841 = 93292,00 рублей
Таблица 18
Проектный вариант
Наименов
ание
операций
Оборудов
ание
Ед.
Из
м.
Объем
работ
ы в год
Норм
а
выра
ботки
/
(опер
/в
час.)
Тру
доемк
ость
(гр5:
гр6)
Ср.-
часовая
з/п
специал
иста
(руб.)
Часов
ая
норма
аморт
изаци
и
Часов
ая
стоимо
сть
накла
дных
расход
ов
(руб.)
Стоимостны
е затраты
для
операций,
вып. на
ЭВМ
Работа с
документа
ми
ЭВМ
д
/с
25200
300
315
170,4545
2,5
0
14528,18182
Учет
сотрудник
ЭВМ
д
/с
12600
300
157,5
170,4545
2
0
7264,090909
105
ов
Учет
документо
в
ЭВМ
д
/с
113400
300
1417,5
170,4545
2
0
65376,81818
Формиров
ание
отчётов
ЭВМ
д
/с
48000
300
600
170,4545
2
0
27672,72727
Итого:
664,00
114841,82
Выполним расчет затрат на проектирование и внедрение системы. Для этого
необходимо учитывать зарплату разработчиков. При средней зарплате в 30000 руб., и
привлечении 3-х разработчиков и общей продолжительности разработки в 21 рабочий
день (месяц), стоимость разработки составит 90000 руб., закупка сервера для установки
СУБД и веб-сервера в сумме 50000 руб., то общая сумма капитальных затрат составит
140000 руб.
Рассчитаем время окупаемости затрат на введение проекта машинной обработки
информации:
Т
ок
= 140000/93292=1,5 года
Время окупаемости затрат на введение проекта составит примерно 18 месяцев.
Выполним расчет расчетный коэффициент эффективности капитальных затрат:
Ер = 1 / Ток=1/1,5 =0,66
Диаграмма сравнения проектного и базового вариантов трудовых затрат
приведена на рисунке 32, стоимостных затрат приводится на рисунке 33.