16
В состав департамента информационных технологий входит 3 управления:
Управление информационных проектов, Управление системного
администрирования и технической поддержки и Управление разработки
информационных систем. Каждое из управлений выполняет выделенные функции
департамента информационных технологий. При написании выпускной
квалификационной работы я проходил преддипломную практику в Управлении
информационных проектов.
Основные функции и задачи управления информационных проектов
заключались в анализе поступающих запросов от подразделений фонда на
разработку и доработку информационных систем с целью функционирования и
новых и модернизации имеющихся бизнес-процессов организации.
Из всей организационной структуры также следует выделить отдел
документооборота (далее, ОДК) и Секретариат (далее, СК), которые состоят в
блоке «Блок обслуживания и автоматизации персонифицированного учета».
ОДК выполняет организацию, контроль и реализация документооборота в
Фонде. Отдел обеспечивает совместно со структурными подразделениями Фонда
установленный порядок прохождения документов, рабочих, информационных,
справочных и иных материалов, поступающих в Фонд, а также входящей, исходящей и
внутренней документации Фонда.
Секретариат проводит обработку и регистрацию входящих, исходящих и
внутренних документов ОАО «НПФ ГАЗФОНД пенсионные накопления». Производит
работы по осуществлению отправки исходящей документации. Осуществляет
взаимодействие с иными подразделениями фонда в целях осуществления деятельности
по обработке документации.
17
1.1.3. Программная и техническая архитектура ИС предприятия
На рисунке 2 показана структурная схема технической архитектуры
анализируемого предприятия [15].
Как рабочие станции применяются модель OLDI Office 110 с такой
конфигурацией:
o процессор Intel® Celeron 430 (Conroe-L, 3.60 ГГц, FSB800MHz, 1024Kb
L2,Socket 775);
o жёсткий диск 500Gb (SATA III);
o оперативная память DDR III 2Гб;
o сетевая карта 2x10/100/1000 Мбит/с;
o видеокарта интегрирована в чипсет iG31;
o звуковая карта 8-канальная;
o размеры 520 мм х 210 мм х 340 мм.
Интернет
Серверная
Office Server TX
3000R15
3Com13701-ME
Файл-сервер
Сервер БД
Office Server TX 3000R15
АРМ администратора
OLDI Office 110
тлф линия
Рабочие места сотрудников
Xerox Phaser 3100MFP/Х
OLDI Office 110OLDI Office 110
Panasonic KX-T7710 Panasonic KX-T7710
Panasonic KX-T7710
OLDI Office 110
..
3COM GSU08
АТС Panasonic KX-TEM824
18
Рисунок 2 Схема технической архитектуры предприятия
Из всех серверов на предприятии применяются только сервер базы данных
и файл–сервер. Как аппаратная основа серверов применяется Office Server TX
3000R15, имеющий такие технические характеристики:
процессор Intel® Core™5 750 (Lynnfield, 3.32ГГц, 16Мб, LGA1156);
чипсет Intel 3420;
жёсткий диск 2000Gb (SATA III, 14400rpm, 64Mb);
оперативная память DDR3 8192 Mb (pc-22120) 2666MHz;
оптические накопители DVD±RW;
видеокарта XGI® Z9s (64MB DDR2);
сетевая карта 6х10/100/1000 Мбит/с;
тип корпуса Full Tower.
Пользовательские сегменты и сервера посредством маршрутизатора
3Com13701-ME объединяются в сеть. Внутри сегментов пользователей, как
коммутаторы применяются 3COM Gigabit Switch 8 3CGSU08. Эти типы
коммутаторов снабжены программными брандмауэрами.
Телефонная сеть построена с применением АТС Panasonic KX-TEM824.
Как оконечные устройства применяются офисные телефоны Panasonic KX-
T7710.
Как среда передачи данных применяется кабель витая пара 5 категории
(100BASE-ТX) со скоростью передачи до 100 мбит/сек.
Каждая из рабочих станций комплектуется МФУ Xerox Phaser 3100MFP/Х.
На рисунке 3 показана наглядно программная архитектура ИС [1].
19
СУБД
Microsoft
SQL Server
2008
Avira AntiVir
Premium Security
Suite
MS Office 2016
ПО на рабочих станциях
Windows 10 х64
ПО на серверах
WinRar 4.10
Adobe Acrobat 9.0
Professional
Консультант
плюс
Mozilla Firefox
Google Chrome
IE
1С Бухгалтерия 8
Avira AntiVir
Premium Security
Suite
Windows Server
2012 r2
Рисунок 3 Программная архитектура предприятия
В качестве операционной системы на персональных компьютерах
организации используется Windows 10. Основным офисным приложением
является MS Office 2016. Для работы с архивами используется WinRAR 4.10.
Для работы в сети Internet используются браузеры Internet Explorer, Google
Chrome и Mozilla Firefox. Для чтения файлов в формате PDF используется
приложения Adobe Reader 9.
Для обеспечения бухгалтерского учета в организации используется «1С:
Бухгалтерия» - решение для автоматизации бухгалтерского учёта, разработанное
компанией «1С».
Юридический отдел использует справочно-правовую информационную
систему «Консультант плюс». КонсультантПлюс — это система, которая
представляет собой базу данных содержащую федеральные и международные
региональные нормативно-правовые документы, судебные решения, финансовые
консультации
Опираясь на анализ используемых аппаратных и программных средств
обеспечения безопасности проанализирована реализации задачи по обеспечению
ИБ анализируемого предприятия, итоги этого анализа приведены в таблице 2.
20
Таблица 2
Анализ реализации основных задач по обеспечению ИБ
Основные задачи по обеспечению ИБ
Степень
выполнения, %
Обеспечение ИБ в процессе ведения
делопроизводства и осуществления документооборота
64
Обеспечение ИБ в процессе обработке информации в
ИС
52
Обеспечение безопасности конфиденциальных
переговоров
53
Обеспечение ИБ в процессе взаимодействия с
клиентами и деловыми партнёрами
59
Обеспечение сохранения личных данных клиентов и
работников
38
Обеспечение сохранения коммерческой тайны
67
Из таблицы можно увидеть, что ни одна задача по обеспечению ИБ на
предприятии в полном объёме не реализована.
21
1.2. Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации
1.2.1. Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес процессов
В жизнедеятельности АО «НПФ ГАЗФОНД ПЕНСИОННЫЕ
НАКОПЛЕНИЯ» одной из важнейших особенностей является документооборот и
организация обработки документов.
Проведение работ с документами — это организация документооборота,
сохранения и применения документов в текущий момент деятельности АО «НПФ
ГАЗФОНД ПЕНСИОННЫЕ НАКОПЛЕНИЯ». Документооборот считается
принципиально значимым звеном в делопроизводстве, потому что он определяет
не только лишь инстанции движения всех документов, но и скорость движения
этих документов. Документооборот в делопроизводстве подразумевается, как
обеспечение информационной деятельности аппарата управления, его
документирования, сохранность и использования документов, ранее созданных.
Главные правила при организации документооборота следующие [12]:
- оперативное прохождение любого документа, с минимальными
временными затратами;
- максимальное ограничение инстанций прохождения документа (должно
быть оправданным любое перемещение документа, обязательное исключение или
ограничение возвратных перемещений документов);
- должны быть единообразными порядок прохождения и сам процесс
обработки всех важнейших видов документов.
При соблюдении этих правил открывается возможность централизованно
выполнять однородные технологические операции.
Документ является основой структуры всякого документооборота. Все
документы (на магнитных носителях или традиционные на бумаге) в комплексе
согласованы методом соблюдения правил особенностей представления
информации на любом из носителей.
22
Организация документооборота представляет собой правила, по которым
обязано выполняться движение документов. В организацию документооборота
входят вся очередность перемещений документов в аппарате управления, все
действия по составлению и оформлению, приему, передаче, отправке (и
подшивке) документов в дело. Документооборот считается важной составляющей
частью делопроизводства и обеспечения информационного управления.
Правильно организованный документооборот значительно ускоряет процесс
прохождение и исполнение документов [5].
Сам документооборот разделяется на документооборот уровня
структурного подразделения и на централизованный документооборот.
Документооборот уровня структурного подразделения составляют документы,
которые учитываются только в структурных подразделениях. Централизованный
документооборот составляет вся документация, которая подлежит
централизованной регистрации.
Организационно-распорядительной документацией, как правило,
представлен централизованный документооборот, а документооборот уровня
структурного подразделения - специализированной документацией, которая
обеспечивает главные направления деятельности АО «НПФ ГАЗФОНД
ПЕНСИОННЫЕ НАКОПЛЕНИЯ» (он может содержать и организационно-
распорядительные документы). В компании АО «НПФ ГАЗФОНД
ПЕНСИОННЫЕ НАКОПЛЕНИЯ» эти функции выполняет отдел
документооборота.
Различают три важных типа документов, которые составляют
централизованный документооборот.
Входящие. Входящий - это документ, который поступил в компанию. Из
большинства входящих документов должны исходить в установленные сроки
соответствующие исходящие документы. Эти сроки могут быть определены
нормативными документами, устанавливающие конкретное время для ответа на
соответствующий входящий документ либо указываются во входящем документе.
Исходящие. Исходящий документ - это официальный документ, который
отправляется из компании. Большое количество исходящих документов
представляют собой ответ компании на входящие документы или запросы.
23
Некоторые документы из исходящих подготавливаются на базе внутренних
документов компании.
Внутренние. Внутренний документ - это официальный документ, который
не выходит за пределы компании. Такие документы применяются в организации
работы компании. Они обеспечивают решение задач по управлению компанией.
К внутренним документам относятся организационно-правовые и
организационно-распорядительные документы. К самостоятельным группам
внутреннего документооборота относятся плановые и отчетные документы, учет
кадров, документы по учету денежных и материальных средств, оборудования,
протоколы и акты, служебная внутренняя переписка (служебные записки
докладные), и др.
Через отдел документооборота проходит далеко не вся внутренняя
переписка, а только переписка самых крупных подразделений компании и
приказы, распоряжения руководителя. Через отдел документооборота проходят и
внутренние документы, которые порождают исходящие документы [8].
Характеристика процесса деятельности отдела в разрезе IDEF0 изображена
на рис. 4 [7]. Проводя декомпозицию этого процесса, получаем схему на рис. 5.
На рис. 6 изображена схема декомпозиции процесса регистрации и
рассмотрения входящего документа.
На рис. 7 представлена декомпозиция процесса подготовки исходящих
документов.
В итоге рассмотрения входящего документа, как обычно, создаётся
внутренний документ, исходящий документ, а входящий документ передается на
хранение.
24
Рисунок 4 Характеристика процесса обработки документа
Рисунок 5 Декомпозиция процесса обработки документа
25
Рисунок 6 Декомпозиция процесса регистрации и рассмотрения
входящего документа
Рисунок 7 Декомпозиция процесса подготовки исходящих документов