15
Рисунок 1. Схема программной архитектуры ИП «Avto Life»
Open Office устанавливается как пакет офисных приложений, который
включает в себя:
— Word Writer Обработка текстов и визуальный редактор HTML
— Calc Табличный процессор
— Impress Программа подготовки презентаций
— Base Механизм подключения к внешним СУБД и встроенная СУБД
— Draw Векторный графический редактор
— Math Редактор формул
Для защиты АРМ применяется антивирус McAfee AntiVirus Plus 2012,
основные функции которого:
— Обнаруживает, блокирует и удаляет вирусы, шпионские программы,
рекламное ПО, руткиты - все вредоносные программы, которые вмешиваются в
работу компьютера.
— Блокирует попытки взлома компьютера из сети.
— Помогает узнать о подозрительных веб-сайтах и остановить Интернет-
угрозы. Передовая защита от фишинга предупреждает вас о сайтах, которые
могут украсть ваши личные данные или получить доступ к вашей финансовой
информации. Обеспечивает рейтинг безопасности веб-сайтов в 22 поисковых
системах.
В качестве файрволла применяется Outpost Security Suite Service.
У бухгалтера, кроме стандартного пакета ПО, установлен программный
комплекс «1С: Предприниматель 8». Персональный компьютер кладовщика
обладает такими же характеристиками, как и другие ПК, но дополнительно
оснащен сканером для чтения штрих-кодов.
Программа позволяет автоматизировать бухгалтерский и налоговый учет
индивидуальных предпринимателей. Предполагается, что типовая программа не
требует адаптации и с ней будет работать только один пользователь.
Основные возможности по отражению хозяйственных операций:
16
— партионный и складской учет материально-производственных запасов
(МПЗ);
— учет основных средств (ОС) и нематериальных активов (НМА);
— учет торговой деятельности, в том числе оптовой, розничной и
комиссионной торговли;
— учет в производстве;
— взаиморасчеты с клиентами;
— учет операций по кассе и банку;
— валютные операции;
— подотчетные лица;
— операции с тарой;
— расчет заработной платы и персонифицированный учет;
— расчеты с бюджетом и др.
Ввод, хранение и печать первичных документов:
— платежных поручений и других банковских документов;
— счетов, накладных и счетов-фактур;
— кассовых документов, авансовых отчетов;
— доверенностей и других документов.
Разнообразные отчеты:
—книга учета доходов и расходов и хозяйственных операций
индивидуальных предпринимателей, уплачивающих НДФЛ;
—книга учета доходов и расходов по упрощенной системе
налогообложения;
— кассовая книга;
— расшифровка отчетов;
— подготовка отчетности с возможностью отправки в электронном виде
в налоговый орган;
— возможность самостоятельной настройки отчетов.
Для автоматизации работы менеджеров, используется бесплатная A-
Number CRM, к основным возможностям которой относятся следующие:
17
— Мощные механизмы поиска сведений о клиентах.
— Создание отчетов, самими пользователями, посредством мастера SQL
запросов.
1.2. Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации
Предметом исследования является деятельность менеджера по работе с
клиентами. Менеджер по продажам занимается привлечением новых клиентов
через совершение звонков и отправление писем, помогает клиентам загрузить
необходимые документы в личный кабинет и ведет клиента до заключения
договоров с компанией. Функции менеджера по продажам описаны в таблице,
приведенной ниже:
Таблица 4
Функции менеджера по продажам
Основные функции менеджера по
продажам
Второстепенные функции менеджера
по продажам
Звонок потенциальному клиенту
Ведение записей о клиенте
Отправление письма потенциальному
клиенту
Отправление электронных писем в ИТ
департамент
Проведение встречи с клиентом
Отправление электронных писем
сотрудникам коммерческого
департамента
Создание коммерческих
предложений
Выяснение подробностей
технической интеграции клиента
Установление контакта между
клиентом и аккаунт-менеджером
Менеджер по продажам входит в отдел по работе с клиентами.
Отдел состоит из руководящего состава в количестве 1 человека и 5
менеджеров по работе с клиентами. Все работники отдела являются
продвинутыми пользователями ПК.
Оргструктура приведена на рисунке 4 отдела по работе с клиентами.
18
Рисунок 2. Оргструктура отдела по работе с клиентами
Отдел является функционально обособленным подразделением фирмы,
поэтому ему необходимо устанавливать определенные взаимоотношения с
другими структурными подразделениями компании для рациональной
организации логистического процесса.
Отдел является входным звеном в логистической системе, что влияет на
другие подразделения компании. Ошибки в деятельности отдела негативно
сказываются не только на его результатах, но и приводят к негативным
последствиям во взаимодействии с другими подразделениями.
От отдела по работе с клиентами напрямую зависит прибыль компании и
дальнейшее ее развитие. Деятельность отдела по работе с клиентами включает
подписание контрактов на закупку материалов.
В функции отдела по работе с клиентами входит:
— Обзвон потенциальных клиентов по предлагаемым услугам;
— Отправлять коммерческие предложения заинтересованным клиентам
по электронной почте;
— Получение заявки от клиента по телефону или электронной почте и ее
обработка (указание количества материала, особенностей, характеристик,
если они не указаны в заявке);
— Делать заказы поставщикам (определенные позиции отправляются
определенным поставщикам, но есть поставщики, ассортимент
продукции которых очень велик; они отправляют полные заказы)
— Анализ счетов поставщиков (выявление наиболее выгодных цен
для определенных позиций от разных поставщиков, запрос на
Финансовый
Директор
Менеджер Менеджер Менеджер Менеджер Менеджер
19
корректировку счетов поставщиков в соответствии с наиболее выгодными
ценами);
Подготовка счетов к оплате клиенту с наценкой компании;
Отслеживание оплаты счетов;
Передача скорректированных счетов поставщиков для оплаты
финансовому директору;
Передача отгрузочных документов, оплаченных счетов поставщиков и
сертификатов материалов в отдел логистики для доставки.
ИП «Avto Life»
Правила
работы
компании
Законода
тельство
РК
План
продаж
План
закупо
к
Требовани
я
руководите
ля
Достигнутые
договоренности с
поставщиками
Достигнутые
договоренности с
оптовыми
партнерами
Товары от
поставщиков
Финансовые
средства
отчетность
Продукция,
реализованная в
розницу
Продукция,
реализованная
оптом
Прибыль
Сотрудни
ки
Складские
помещения
и
оборудован
ие
Торговое
оборудован
ие и
площади
Интернет-
магазин
20
Рисунок 3. Характеристика основной деятельности ИП «Avto
Life»
ИП «Avto Life», как и любая подобная организация, характеризуется
следующими основными бизнес-процессами:
Закупка товаров у поставщиков, доставка ее и складирование;
Розничные продажи через сеть магазинов и интернет-магазин;
Обеспечение различных видов учета, в том числе кадрового,
административно-хозяйственного, бухгалтерского, финансового и других.
Характеристика деятельности предприятия приведена на рисунке 5, на
рисунке 6 – декомпозиция.
Рисунок 4. Декомпозиция основной деятельности ИП «Avto
Life»
Для подготовки отчетности, оценки деятельности компании, разработке
стратегических планов развития и определения краткосрочных целей в компании
21
формируются отчетные документы, в основе которых лежат результаты учета
продаж, учета движения товаров на складе, учета движения финансовых средств
(рисунок 7).
Среди учетов особое место занимает учет продаж товаров, так как именно
этот процесс позволяет успешно существовать фирме. Но в настоящее время учет
продаж необходимо проводить отдельно по оптовым продажам, отдельно по
продажам в розницу через сеть магазинов, отдельно – по продажам в розницу
через Интернет-магазин.
Для этого три вида отчетности сводятся в один документ, что является
довольно трудоемкой задачей в связи с тем, что данная задача выполняется без
средств автоматизации.
Поэтому для автоматизации выбираем процесс учета продаж, как один из
наиболее важных и ответственных в деятельности рассматриваемого
предприятия, но в тоже время неавтоматизированных и явно нуждающихся в
автоматизации.
Рисунок 5. Декомпозиция процесса подготовки отчетности
Модель «AS-IS» отображает текущие бизнес-процессы отдела по работе
с клиентами и разрабатывается в программном продукте BPWin Process Modeler.
Построим контекстную диаграмму «Деятельность отдела по работе с клиентами»
22
(Рисунок 8) на основе ниже приведенной информации.
Входной информацией отдела являются непосредственно заказы
клиентов по электронной почте и информация по телефону, счета от
поставщиков, база клиентов для звонков и информация из бухгалтерии об
оплаченных счетах клиентов.
Вывод информации - коммерческие предложения клиентам,
оформленные заказы поставщикам, счета-фактуры, документация по
выполнению материалов и сертификатов, заказы поставщикам и отклонение
коммерческих предложений.
Нормативные документы (руководство):
должностная инструкция менеджера по закупкам
руководство пользователя ПК
трудовой договор с ИП «Avto Life»
инструкции по технике безопасности
стандарты качества
Рисунок 6. Диаграмма «Деятельность отдела по работе с
клиентами »
Отдел по работе с клиентами (рисунок 3) осуществляет следующие
23
задачи:
работа с клиентами;
обработка запросов клиентов;
формирование заказов поставщикам;
обработка счетов поставщиков и выставление счетов клиенту;
формирование документов по желанию клиента.
Рисунок 9. Декомпозиция процесса «Отдел по работе с
клиентами»
Передача информации о оплаченных счетах клиента осуществляется
путем выгрузки платежных поручений из банка клиента в службу обмена
файлами на сервере, что неудобно для менеджера, поскольку он должен вручную
искать счета, указанные в платеже. заказать или выполнить поиск по сумме
платежа, если в платежном поручении не указано назначение платежа.
Работа с клиентами (рисунок 1.10) включает в себя:
Обзвон клиентов по базе данных
Распространение коммерческих предложений клиентам по
электронной почте.
Анализ счетов поставщиков включает в себя:
24
Выбор лучшего поставщика по ценам;
Подготовка счетов к оплате клиенту с доплатой.
Выбор оптимального поставщика осуществляется менеджером вручную.
На счетах поставщиков он отмечает более выгодные цены и отмечает дорогие.
Существует высокая вероятность ошибки из-за того, что иногда возникают
запросы на большое количество товаров, а на счетах поставщиков товары
распределяются, менеджеру трудно отслеживать цены для каждой позиции.
Таким образом, можно сделать обобщенный вывод о недостатках в работе
отдела обслуживания клиентов и компании в целом.
передача информации о платных счетах клиента осуществляется
путем загрузки платежных поручений из банка клиента в службу обмена
файлами на сервере, что не удобно для менеджера, поскольку он должен
вручную искать счета, указанные в платежном поручении. или поиск счета по
сумме платежа, если в платежном поручении не указано назначение платежа.
Рисунок 7. Характеристика процесса «Работа с клиентами»
выбор оптимального поставщика должен проводиться менеджером в
ручную. На счетах поставщиков он отмечает более выгодные цены и отмечает