25
дорогие. Существует высокая вероятность ошибки из-за того, что иногда
возникают запросы на большое количество товаров, а на счетах поставщиков
разбросана номенклатура, менеджеру сложно отслеживать цены для каждой
позиции;
ручная работа менеджера по обслуживанию клиентов, который
должен быть автоматизирован.
Выходными документами, содержащими основные результатные
экономические показатели, получаемые в процессе учета продаж являются
документы, приведенные ниже:
ведомость «активность покупателей"
ведомость «продажи
"книга продаж"
ведомость "список должников"
отчет "документы продаж"
ведомость "продажи (по товарам)"
перечень "товарные документы"
Данные документы формируются на основе информации из первичных
документов, таких как:
счет;
накладная;
счет-фактура.
Таким образом, большое количество документов, их значительный объем
не способствует уменьшению ошибок, допускаемых в ходе процесса учета
продаж. Отсутствие автоматизации данного процесса мешает развиваться
предприятию, так как данный процесс является одним из ключевых и его
правильная интерпретация очень важна для руководства фирмы.
Подобная постановка деятельности не позволяет достаточно оперативно
реагировать на изменения внешних факторов, не предоставляет информацию для
заинтересованных лиц в наглядном виде.
Схема документооборота в процессе учета продаж представлена на
26
рисунке 11.
Участники процесса
ОформлениеОплата Выписка Получение Подпись
Менеджер Бухгалтер Клиент
Счет на
оплату
Счет на
оплату
Счет-фактура
Счет-фактура
Счет-фактура
Накладная
Накладная
Накладная
Накладная
Счет на
оплату
Товарный
чек
Кассовый чек
Товарный
чек
Кассовый чек
Счет на
оплату
Исполнитель
Действие
Рисунок 8. Схема документооборота ИП
Необходимость создания и внедрения системы обусловлена тем, что в
фирме недостаточно автоматизированы необходимые расчеты, и большинство из
них проделывается по известному алгоритму раз за разом вручную. Это требует
высоких трудовых затрат и зачастую приводит к ошибочным результатам.
Формирование отчётов и расчёт основных экономических показателей
занимает продолжительное время и требует от сотрудников внимательности и
усидчивости.
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации
Рассмотрим существующие на рынке программные решения,
27
позволяющие решить проблему автоматизации взаимоотношений с клиентами.
Программное обеспечение «1С: Предприятие 8» включает в себя
платформу и прикладные решения, разработанные на его основе для
автоматизации деятельности организаций и частных лиц.
Сама платформа не является программным продуктом для использования
конечными пользователями, которые обычно работают с одним из множества
прикладных решений (конфигураций), разработанных на этой платформе. Такой
подход позволяет автоматизировать различные виды деятельности предприятия
с использованием единой технологической платформы.
Состав применяемых механизмов «1С: Предприятие» ориентирован на
решение задач автоматизации учета и управления предприятием. Система
позволяет решать самый широкий спектр задач складского, бухгалтерского,
управленческого учета, расчета заработной платы, анализа данных и управления
на уровне бизнес-процессов.
Конфигурация «Бухгалтерский учет на предприятии» программы «1С:
Предприятие 8» представляет собой комплексное решение, охватывающее
основные контуры управления и учета на производственном предприятии. Эта
конфигурация позволяет организовать единую информационную систему для
управления различными аспектами предприятия, в том числе:
— частичное управление производством
— финансовый менеджмент
— управление активами
— управление складом (инвентарь)
— управление продажами
— управление закупками
— управление отношениями с клиентами и поставщиками
— управление персоналом, в том числе заработной платы
— мониторинг и анализ показателей деятельности предприятия
Microsoft Navision - это комплексная интегрированная система,
предназначенная для автоматизации всех видов предпринимательской
28
деятельности предприятия, основными функциональными областями которой
являются:
— финансовый менеджмент
— система управления цепями поставок
— управление отношениями с клиентами
— Управление производством
— управление проектом
— Управление персоналом
— электронная коммерция
— организация удаленного доступа к корпоративной информации через
Интернет.
SAP Business One - самое молодое предложение в линейке решений SAP.
Это независимое решение, предназначенное для малого и среднего бизнеса,
работающего в сфере торговли и предоставления услуг. Прежде всего, это
система управления, которая позволяет автоматизировать работу отделов
продаж и закупок, управления запасами и финансами.
Отличительные особенности системы:
— адаптация для конкретного предприятия осуществляется не путем
программирования, а путем создания проверенных бизнес-процессов;
— клиенту предоставляется единственное решение, а не набор модулей с
неясной перспективой их интеграции друг с другом;
— решение имеет собственную встроенную функцию управления
взаимоотношениями с клиентами;
— генератор отчетов позволяет строить аналитические отчеты без
программирования;
— для расширения функциональности и / или интеграции со
специализированными решениями существует специальный набор программных
интерфейсов (комплект разработки программного обеспечения);
— можно настроить автоматическую проверку выполнения бизнес-
правил или правил рабочего процесса.
29
Полнофункциональный KIS COMPAS включает в себя следующие
основные модули, предназначенные для автоматизации управления
предприятием и работы в едином информационном пространстве:
— финансовый менеджмент;
— документооборот;
— бюджетирование;
— модели бухгалтерского учета;
— управление закупками, инвентарем и продажами;
— основные средства;
— учет специальных активов;
— Управление персоналом;
— кадровый учет;
— подготовка заработной платы;
— Управление производством;
— управление затратами;
— маркетинг и менеджмент.
Система реализована на C ++, возможно использование СУБД Microsoft
SQL Server. Операционная система (ОС) для клиентских приложений - Windows;
Вы можете использовать ОС LUNIX на сервере.
Для пользователей системы КОМПАС существует возможность загрузки
данных в форматы Excel и DBF, подготовка документов на основе текстового
редактора Word, импорт из любых сторонних систем, имеющих разгрузку в
структуры DBF и Paradox -. Импорт данных также может быть сделан из файлов
Excel или таблиц базы данных.
Система «ПАРУС-Предприятие 7» представляет собой набор модулей,
каждый из которых предназначен для автоматизации одного из основных видов
деятельности предприятия и может работать как в автономном режиме, так и
совместно с другими модулями комплекса, образуя единую информационно-
управляющую систему. пространство предприятия.
Функциональный состав системы:
30
— бухгалтерия;
— реализация и склад;
— учет договоров;
— комплектование;
— заработная плата;
— кадры.
Проанализировав возможности рассмотренных ИС, сделан вывод, что
внедрение одной из существующих платформ не приемлемо для компании
ИП «Avto Life» по следующим причинам:
— Высокая стоимость услуг специалистов по внедрению выбранного
программного обеспечения;
— Необходимость продолжительного обучения персонала работе с
системой;
— Наличие избыточной функциональности, что приводит к усложнению
работы с системой.
Таким образом, было принято решение о разработке необходимого
программного обеспечения для решения задач данного дипломного проекта
своими силами.
В связи с вышесказанным, очевидна актуальность разработки системы
автоматизации вышеперечисленных процессов, удовлетворяющей следующим
требованиям:
— система должна обеспечивать реализацию реальных бизнес-процессов
компании;
— работа системы должна объективно сокращать трудозатраты;
— система должна давать возможностью получения оперативной
информации в объеме, достаточном для принятия оперативных решений;
— система должна быть легка в использовании (иметь «дружественный»
интерфейс), чтобы рядовой сотрудник мог выполнять свои обязанности с
применением данной системы за максимально короткое время;
— в системе должны быть предусмотрены процедуры контроля,
31
сводящие ошибки работы сотрудников компании к минимуму.
Выбор стратегии для автоматизации задачи направлен на снижение затрат
и рисков, связанных с бизнесом, при устранении проблем информационной
поддержки для ключевых бизнес-операций.
В рамках проекта по созданию стратегии развития информационной
системы предприятия необходимо реализовать следующие задачи:
1. Разработка ИТ стратегии
2. Формирование стратегического плана (проекты и ресурсы)
3. Описание технической архитектуры информационной системы
1.4 Обоснование проектных решений
В этом разделе мы рассмотрим основные варианты приобретения
информационных систем для компании и опишем влияние их внедрения на
компанию. Выявлены основные недостатки и преимущества предложенных
методов приобретения.
Есть несколько вариантов решения проблемы приобретения:
1. Купить готовый продукт.
2. Приобретение готового продукта с последующей модификацией для
заказчика.
3. Разработать свой собственный продукт.
4. Модификация существующего продукта.
Покупка готового продукта является одним из самых простых вариантов,
который не требует никаких затрат, кроме денег. Среди преимуществ этого
метода мы можем выбрать минимальное время и усилия, необходимые для
запуска продукта в эксплуатацию.
Кроме того, существует очень высокая вероятность приобретения
текущего продукта высокого качества из-за последних разработок из-за очень
большого конкурентного рынка продуктов.
Основными недостатками являются безусловная стоимость, поскольку
хороший продукт дорог, как некоторые из систем. Из-за этого могут возникнуть
32
критические ошибки несоответствия системы и структурной структуры
компании, устранение которых займет много времени, поскольку, вероятно,
придется связаться с производителем.
Разработка собственного продукта - самый длинный способ получить
нужный вам продукт. Группа специалистов из ИТ-отдела, отдела разработки
программного обеспечения, создает свой специализированный продукт для
своей организации с учетом его специфики.
Однако, как правило, этот процесс занимает много времени и не
гарантирует 100% результат. Полученный продукт может содержать много
дефектов, которые необходимо будет исправить во время работы системы.
Модификация существующего и работающего продукта - это типичное
обновление уже установленной системы.
После рассмотрения основных вариантов покупки продукта, с учетом
возможностей и особенностей организации, мы решили разработать
собственный продукт.
Информационная поддержка задачи будет включать входные и выходные
документы, классификаторы, а также список экранных форм, предназначенных
для реализации диалога пользователь-система. В частности, необходимы
следующие экранные формы:
— учет поступающих заказов;
— Регистрация пользователей системы (менеджеров)
— учет товаров;
— Распределение товаров между складами и магазинами;
— Составление отчетов.
В разработанной системе необходимо классифицировать следующие
наборы:
— товары;
— категории товаров;
— виды товаров.
Входная информация будет включать в себя:
33
— Информация о контрагентах;
— информация о товарной группе;
— информация о типе упаковки;
— информация о продукте;
— информация о контракте;
— информация о прибытии товара;
— информация о продаже продукта;
Документы с результатами будут включать:
— Отчет о статистике продаж;
— Отчет о статистике доходов;
— счет-фактура;
— прайс-лист;
— счет на оплату.
Программное обеспечение IS - это специальное программное
обеспечение, разработанное в контексте автоматизации, которое реализует
модели, разработанные с различной степенью адекватности, отражающие
функционирование реального объекта. а также универсальное программное
обеспечение, предназначенное для решения типичных задач обработки
информации.
В качестве части решения системное программное обеспечение является
операционной системой. Для всех типов серверов будет выбрана Windows 10
Professional, так как нет необходимости менять операционную систему,
используемую для автоматизированной системы управления бизнесом.
Требования, которым должно соответствовать ожидаемое программное
обеспечение:
надежность, потому что работа интеллектуальной собственности
важна для ее правильного функционирования;
эффективность, поскольку управленческие решения принимаются на
основе результатов интеллектуальной собственности;
понимание пользователя;
34
информационная безопасность;
- мобильность;
- масштабируемость.
Предприятие основано на наборе проблемно-ориентированных объектов,
которые поддерживаются на уровне технологической платформы. В общем,
задача разработчика состоит в том, чтобы собрать из этих объектов в качестве
конструктора необходимую структуру прикладного решения, а затем описать
конкретные алгоритмы работы и взаимодействия этих объектов, которые
отличаются друг от друга. их типичное поведение.
Основные средства разработки для платформы 1С: Предприятие
реализованы в конфигураторе. Однако существует ряд механизмов, которые не
имеют прямого отношения к конфигуратору, но также предназначены для
облегчения работы разработчика.