76
После того как задача запланирована, она будет отражена в плане
взаимодействий. План взаимодействий представлен на рисунке 40.
Рисунок 40. План взаимодействий
Введем еще несколько взаимодействий для того, чтобы можно было
проверить корректность формирования отчетности. Отчеты формируются с
помощью элементов отчетной формы: даты начала и окончания выборки данных,
сотрудника и клиента. Осуществим формирование отчета в разрезе сотрудника.
Результат формирования отчета представлен на рисунке 41.
Рисунок 41. Отчет в разрезе сотрудников
На рисунке 42 представлено формирование отчета в разрезе клиента.
77
Рисунок 42. Отчет в разрезе клиента
ВЫВОДЫ ПО ГЛАВЕ 2
Рассмотрев стандарты жизненного цикла, для разработки информационной
системы был выбран стандарт «ГОСТ Р ИСО/МЭК 12207-2010, спиральная модель
жизненного цикла и стратегия внедрения «пилотный проект». Рассмотрев
возможные риски проекта, был предложен комплекс мероприятий, направленный
на их минимизацию.
Затем было дано описание информационного обеспечения проекта. Затем
была разработана информационная модель, которая включает в себя все
справочники и таблицы базы данных, описание всех форм приложения, описание
измененных файлов и результатных документов и отчетов. На ее основании была
спроектирована модель базы данных.
Для описания структуры системы, были разработаны дерево функций
системы, сценарий диалога и дерево вызова программных модулей. В результате
проделанной работы была проведена опытная эксплуатация информационной
системы, автоматизирующей учет и планирование взаимоотношений с клиентами.
78
3. ОБОСНОВАНИЕ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ЭФФЕКТИВНОСТИ
ПРОЕКТА
3.1.
Выбор и обоснование методики расчёта экономической эффективности
Для проведения оценки эффективности внедрения информационных
технологий необходимо выполнить следующие этапы [18]:
1.
Фиксация стратегических целей компании.
2.
Определение структуры основных бизнес-процессов.
3.
Оценка бизнес-процессов с позиции их влияния на достижение
стратегических целей.
4.
Определение показателей, позволяющих провести измерение этого
влияния.
5.
Определение для каждого бизнес-процесса факторов, которые
оказывают как положительное, так и отрицательное влияние.
6.
Подбор количественных показателей, отражающих влияние этих
факторов. Например, «сокращение числа отказов клиентов позволит увеличить
оборот в 2 раза»; или «сокращение объема запасов сырья на 15% позволяет
экономить расходы на хранение на 30%» и т.д.
7.
Расчет этих показателей в стоимостном выражении и включение их в
обоснование экономического эффекта внедрения системы.
Степень эффективности функционирования информационной системы
необходимо оценивать не только набором количественных метрик, но и
качественных показателей.
Внедрение информационной системы позволит связать планируемые и
фактические данные предприятия, формировать оперативную план-фактную
отчетность [19]. Такая система планирования и анализа обеспечивает прозрачность
финансово-хозяйственных показателей, управляемость, гибкость в принятии
оперативных управленческих решений.
Прозрачность финансово-хозяйственной деятельности достигается за счет
унификации основных финансовых и нефинансовых показателей для различных
направлений бизнеса и подразделений и возможности быстрого и прямого доступа
к этим данным для руководителей различного уровня.
Управляемость достигается за счет использования показателей деятельности
отдельных подразделений как инструмента планирования, контроля и мотивации.
79
Возможность оперативно адаптировать модель бюджетного управления к
изменениям требований бизнеса, внешних условий и пр. обеспечивает гибкость в
управлении. Помимо этого, система бюджетирования предоставляет такие
преимущества, как возможность моделирования для расчета различных вариантов
планов; повышение экономической обоснованности принимаемых решений; рост
профессиональных навыков персонала в области финансового управления и др.
Количественные показатели выражаются в виде результатов внедрения
эффективной информационной системы управления организацией. Поэтому
степень эффективности внедрения можно оценить и определенными измеримыми
экономическими показателями. Например, при внедрении системы может
наблюдаться сокращение потребности в оборотных средствах на 10-30%, а
снижение прямых операционных расходов на 3-20%. Внедрение информационной
системы может приводить к существенному сокращению времени, которое
затрачивают менеджеры разных уровней и специалисты финансовых
подразделений на формирование и согласование бюджета, формирование
отчетности и план-фактный анализ.
Таким образом, четко поставив цели и сформулировав задачи внедрения
информационной системы в начале проекта, компания тем самым сама определяет
результаты, которых хочет достигнуть.
Как правило, эффективность проекта подразумевает соотношение затрат и
результатов проекта. Затраты проекта включают совокупные затраты на
приобретение, установку, настройку и поддержку программного обеспечения, а
также расходы, связанные с приобретением и поддержкой требуемых технических
средств, обучением персонала и т.д. Также в них можно включить расходы,
которые связаны с организационными изменениями в бизнес-процессах компании,
но расчет их оценки может являться неточным. Результаты эффективности
внедрения достигаются так же и в последующей эксплуатации программного
обеспечения. Иногда сложно сразу вычислить прямой экономический или какой-
либо другой эффект от проекта.
Методика «ТСО» является ключевым количественным показателем
эффективности процессов автоматизации компании, поскольку она позволяет
провести оценку совокупных затрат на использование информационных
80
технологий, которые включают: оборудование, инструментальные средства,
процессы сопровождения ИС, а также деятельность конечных пользователей. А так
же провести их анализ и соответственно управлять бюджетом для достижения
наилучшей отдачи от информационных технологий в организации. Метод «TCO»
является не просто отдельным интегральным показателем, а целой системой
показателей, которые соответствуют различным статьям расходов. Тем не менее
оценить только затраты на ИС недостаточно для успешных инвестиций в ИТ-
проекты. Для расчета TCO необходимо учитывать такие показатели, как:
•
стоимость приобретения и поддержки оборудования, необходимого
для работы системы в требуемом режиме;
•
стоимость программного обеспечения и его поддержка вендором;
•
стоимость внедрения программного обеспечения, которая включает в
себя весь цикл создания продукта;
•
стоимость дальнейшей поддержки реализованного продукта;
•
стоимость обучения персонала, который будет работать с системой.
1.
Определение эффектов от внедрения системы. Данная работа может
состоять из нескольких компонентов:
•
прогнозирование эффекта от внедрения, исходя из результатов,
достигнутых на ранее успешно реализованных аналогичных проектах в компаниях,
принадлежащих к одному сектору экономики. Требуемые данные получаются
исходя из анализа информации, обычно размещаемой разработчиками внедряемого
программного обеспечения на официальных сайтах в виде пресс-релизов и отзывов
своих клиентов, а также других открытых источниках. Однако, здесь кроются
трудности, заключающиеся в том, что не всегда удается сразу найти требуемую
информацию.
•
прогнозирование эффекта на основании оценок бизнес-заказчиков. В
некоторых случаях можно привлечение бизнес-заказчиков и пользователей к
оценке эффекта внедрения ИТ-системы. Это возможно в случае определенного
уровня развития ИТ-культуры бизнеса компании, ответственности и наличия
четкой постановки задачи со стороны бизнеса.
2.
Учет рисков, связанных с проектом внедрения. Описываемый метод
может быть применим, в том числе, в рамках проектов, в которых необходимо
81
выбрать наиболее подходящее решение из ряда предлагаемых к рассмотрению, на
основании наибольшей ожидаемой эффективности внедрения.
Основу расчетов экономической эффективности проекта разработки
программного обеспечения, помимо других подходов, может составлять метод
сравнения существующего бизнес-процесса и бизнес-процесса после внедрения
информационной системы. При сравнении этих методов осуществляется анализ
затрат, которые необходимы для выполнения всех операций, производимых в
рамках выполнения бизнес-процесса. Если внедряемое программное обеспечение
затрагивает не весь бизнес-процесс, а только некоторые его этапы, необходимо
будет осуществить сравнение изменений, произошедших на этих этапах. Для этого
необходимо произвести расчет затрат на разработку проекта.
Затем можно сделать выводы об экономической эффективности на
основании полученных экономических показателей.
Существуют следующие способы расчета показателей экономической
эффективности проекта:
•
Сравнение вариантов организации ЭИС по комплексу задач
(например, сравнение ЭИС, предлагаемой в проекте, с существующей).
•
Сравнение вариантов организации информационной базы комплекса
задач (файловая организация и база данных).
•
Сравнение вариантов технологии проектирования ЭИС (например,
индивидуального проектирования с методами, использующими пакеты программ
или модельного проектирования).
•
Сравнение вариантов технологии внутримашинной обработки данных.
Рассмотрим способ расчета экономической эффективности проекта.
Экономическая эффективность проекта состоит из двух составляющих:
•
Косвенный эффект, который может характеризоваться следующими
показателями: увеличением прибыли, привлечением большего числа клиентов,
снижением уровня брака в производстве, уменьшение количества рекламаций,
получаемых от клиентов, снижение затрат на сырье и материалы, уменьшение
сумм штрафов, неустоек и т. д.
•
Прямой эффект, который заключается в снижении трудовых и
стоимостных показателей.
82
Трудовые показатели включают в себя следующие компоненты:
•
Абсолютное снижение трудовых затрат (∆Т) в часах за год. Показатель
рассчитывается по формуле 1:
∆Т = Т
0
- Т
1,
(1)
где Т
0
- трудовые затраты в часах за год на обработку информации по
базовому варианту;
Т
1
- трудовые затраты в часах за год на обработку информации по
предлагаемому варианту;
•
Коэффициент относительного снижения трудовых затрат (КТ),
который рассчитывается по формуле 2:
К
Т
= ∆Т / T
0
* 100% (2)
Индекс снижения трудовых затрат или повышение производительности
труда (Y
T
), который рассчитывается по формуле 3:
Y
T
= T
0
/ T
1
(3).
В группу стоимостных показателей включены следующие:
•
абсолютное снижение стоимостных затрат (∆C) в рублях за год;
•
коэффициент относительного снижения стоимостных затрат (КC);
•
индекс снижения стоимостных затрат (YC);
Все перечисленные показатели рассчитываются аналогично предыдущим.
После того как рассчитаны трудовые и стоимостные показатели, будет
целесообразным произвести расчет срока окупаемости затрат на внедрение проекта
автоматизированной информационной системы (Т
ок
), который рассчитывается в
годах, долях года или в месяцах года по следующей формуле:
Т
ок
= К
П
/∆C, (4)
где КП - затраты на создание проекта (проектирование и внедрение).
Для наглядности операции технологического процесса при базовом
(проектном) варианте за год представляют в виде таблицы.
Наиболее подходящим методом расчета экономической эффективности для
проекта автоматизации процесса управления взаимоотношениями с клиентами
будет являться расчёт с помощью метода сравнения существующего бизнес-
процесса и бизнес-процесса после внедрения информационной системы, поскольку
83
показатели, рассчитываемые в рамках этого метода наиболее точно способны
описать экономический эффект от разработки информационной системы.
3.2.
Расчёт показателей экономической эффективности проекта
Осуществим расчет показателей экономической эффективности проекта
автоматизации процесса управления взаимоотношениями с клиентами. Для этого
нужно осуществить расчет трудовых и финансовых затрат по базовому и
проектному плану и сравнить эти показатели. Оценка трудозатратам по базовому
плану дается на основании измерений, проведенных на этапе предпроектного
обследования. Оценка трудозатратам по проектному плану дается на основании
измерений, проведенных на этапе опытной эксплуатации системы. Стоимостные
затраты включают в себя прямые и накладные расходы на осуществление бизнес-
процесса управления взаимоотношениями с клиентами.
До автоматизации сотрудники получали информацию о клиентах в устной
форме и фиксировали ее в виде бумажных документов. Затем по полученным
контактным данным осуществляется планирование взаимодействий с клиентами,
которое отражается в личных бумагах сотрудников. Результаты взаимодействий
также отражаются в личных бумагах. Формирование отчета также осуществляется
в бумажной форме. Характеристика затрат по базовому варианту представлена в
таблице 10. Такая деятельность сопровождалась трудозатратами в 610 человеко-
часов в год и стоимостными затратами в размере 258 000 рублей, из которых
прямые затраты составили 152 500 рублей, а сумма накладных расходов составила
105 500 рублей.
В ходе проведения опытной эксплуатации информационной системы,
автоматизирующей процесс управления взаимодействиями с клиентами, были
проведены измерения, на основании которых были рассчитаны годовые трудовые и
стоимостные затраты. Характеристика затрат по проектному варианту
представлена в таблице 11. Деятельность специалистов отдела продаж по
проектному плану составила 450 человеко-часов в год. В стоимостном выражении
это составило 180 000 рублей, из которых прямые затраты составили 112 500
рублей, а сумма накладных расходов составила 67 500 рублей.
84
Характеристика затрат на обработку информации по базовому варианту
Таблица 11
№
п/п
Наименование
операций
технологического
процесса решения
комплекса задач
Ед.
Изм.
Объем
работы в
год
Среднечасовая
зарплата
специалиста
(руб.)
Часовая
стоимость
накладных
расходов
(руб.)
Стоимостные
затраты
для ручных
операций
Стоимостные
затраты для
операций, вып.
на ЭВМ
1
Формирование
клиентской базы
Ч
-час
160
250
150
40000
24000
2
Взаимодействие с
потенциальным
клиентом
Ч
-час
110
250
150
27500
16500
3
Учет взаимодействия
Ч-час
200
250
150
50000
30000
4
Формирование отчета
Ч-час
140
250
150
35000
35000
Итого
610
152500
105500
Характеристика затрат на обработку информации по автоматизированному варианту
Таблица 12
№
п/п
Наименование операций
технологического
процесса решения
комплекса задач
Ед.
Изм.
Объем
работы в
год
Среднечасовая
зарплата специалиста
(руб.)
Часовая
стоимость
накладных
расходов (руб.)
Стоимостные
затраты
для ручных
операций
Стоимостные
затраты для
операций, вып.
на
ЭВМ
1
Формирование
клиентской базы
Ч
-час
160
250
150
40000
24000
2
Взаимодействие с
потенциальным
клиентом
Ч
-час
110
250
150
27500
16500
3
Учет взаимодействия
Ч-час
100
250
150
25000
15000
4
Формирование отчета
Ч-час
80
250
150
20000
12000
Итого
450
112500
67500
Динамика трудозатрат
700
600
500
400
300
200
100
0
До автоматизации
После автоматизации
Человеко-часов
На основании проведенных расчетов было установлено что временные и
стоимостные затраты на осуществление управления взаимодействием с
клиентами деятельности были снижены, что говорит в пользу разработанной
системы. Однако необходимо рассчитать показатели эффективности внедрения
разработанной системы.
Рассчитаем прямой эффект от разработки системы, который включает в
себя расчет трудовых и стоимостных показателей.
Абсолютное снижение трудовых затрат в год в часах составило:
∆
Т = 610 – 450 = 160 человеко-часов.
Рассчитаем коэффициент относительного снижения трудовых затрат:
К
Т
= 160 / 610 * 100% = 26%.
Рассчитаем индекс снижения трудовых затрат или повышение
производительности труда:
Y
T
= 610 / 450 = 1,35.
Осуществим расчет стоимостных показателей. Абсолютное снижение
стоимостных затрат в рублях за год составит:
∆
C = 258 000 – 180 000 = 78 000 рублей.
Коэффициент относительного снижения стоимостных затрат составит:
К
C
= 78 000 / 258 000 * 100% = 30%.
Индекс снижения стоимостных затрат составит:
Y
C
= 258 000 / 180 000 = 1,43.
Динамика трудовых затрат представлена на рисунке 43.
Рисунок 43. График снижения трудовых затрат