18
Количество портов коммутатора 16 x Ethernet 10/100 Мбит/сек
Размер таблицы MAC адресов 8192
В качестве среды передачи данных используется кабель витая пара 5
категории (100BASE-ТX) со скоростью передачи до 100 мбит/сек.
В комплекте с каждой рабочей станцией имеется МФУ Xerox Phaser
3100MFP/Х, технические характеристики МФУ приведены ниже:
Многофункциональное устройство (4в 1): принтер, копир, сканер,
факс.
Формат: А4
Тип: лазерный
Разрешение печати: 600х600 dpi
Основной лоток подачи: 250 листов (60-90г/м2)
Месячная нагрузка: 500 стр/мес (макс.10000)
Скорость печати: 20 стр/мин (А4)
Габариты (ШхГхВ): 447х386х412
Вес с картриджем: 16 кг.
Программная архитектура информационной системы ООО «Вест»
наглядно представлена на рисунке 1.3.
19
Сервер БД
Oracle Database
MS Windows
Server 2008 R2
MS Windows
Server 2008 R2
Файловый сервер
Сервер приложений
Microsoft
exchange server
2010
MS Windows
Server 2008
MS Windows
Storage Server
2008
IE 8
MS Office 2010
Handy Backup
Dr.Web Enterprise Security
Suite
MS Windows 7
Инфо-бухгалтер
IE 8
MS Office 2010
Handy Backup
Dr.Web Enterprise Security
Suite
MS Windows 7
Инфо-бухгалтер
IE 8 MS Office 2010
Handy Backup
Dr.Web Enterprise Security
Suite
АРМ пользователя бухгалтерии
Дисковый массив
HTTP Web
интерфейс
IE 8
MS Office 2010
MS Outlook 2010
Dr.Web Enterprise Security
Suite
MS Windows 7
АРМ пользователя ИТ-отдела
Handy Backup
Инфо-бухгалтер
MS Windows 7
Mail Access Monitor
UserGate 5.2 Proxy &
Firewall
Сервер Oktell
Oktell
MS Windows
Server 2008 R2
Маршрутизатор
(файерволл)
Маршрутизатор
(файерволл)
IE 8
MS Office 2010
Handy Backup
Dr.Web Enterprise Security
Suite
MS Windows 7
Инфо-бухгалтер
IE 8
MS Office 2010
Handy Backup
Dr.Web Enterprise Security
Suite
MS Windows 7
АРМ пользователя отдела кадров
Инфо-бухгалтер
HTTP\HTTPS
IMAP4\SMTP
SNMP
HTTP\HTTPS
IMAP4\SMTP
SNMP
Группа гостиничного обслуживания
Отдел закупок
Отдел рекламы
Рис. 1.3 Программная архитектура ООО «Вест»
В соответствии с представленной схемой, в качестве операционной
системы на АРМ пользователей используется Windows 7, в качестве серверной -
Windows Server 2008 R2.
В качестве пакета офисных приложений установлен MS Office 2010 Prof,
включающий в себя MS Word 2010, MS Excel 2010., MS Outlook 2010.
Для защиты от вирусных атак используется (как на АРМ сотрудников, так
и на серверах) Dr.Web Enterprise Security Suite..
Управлением имеющимися серверами, а также дисковой системой
осуществляется путем использования ПО IBM Director.
Для разделения прав пользователей в сети организована доменная
структура с использованием службы Active Directory. При помощи IBM Director
администраторы могут во всех подробностях отслеживать аппаратные
конфигурации удаленных систем и проводить инвентаризацию, контролировать
степень использования важнейших компонентов и осуществлять резервное
копирование и перемещение данных.
Деятельность отделов предприятия автоматизирована при помощи
программного комплекса «Инфо-Бухгалтер» (сетевая версия).
20
Для резервного копирования и синхронизации используется данных
Handy Backup. Позволяет выполнять резервное копирование и восстановление
данных жесткого диска, отдельных файлов и папок, изображений, видео, почты
и т.д. практически на любые носители.
UserGate Proxy & Firewall — это программное решение для организации
общего доступа в Интернет из локальной сети, учета трафика и защиты
корпоративной сети от внешних угроз. UserGate использует комплексный
подход к обеспечению безопасности локальной сети и современные методы
борьбы с Интернет-угрозами, такими, как вирусы, вредоносные программы и
хакерские атаки.
Mail Access Monitor — программный продукт, предназначенный для
осуществления контроля над эффективностью использования почтового сервера
сотрудниками организации.
1.2 Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации
1.2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес процессов
Характеристика основной деятельности ООО «Вест» с использованием
правил построения схем методологии IDEF в виде схемы приведена на рисунке
1.4.
21
Рисунок 1.4 Характеристика основного процесса предприятия
Входным потокам в рассматриваемой деятельности является сведения о
гостях гостиничного комплекса.
Деятельность ООО «Вест» регулируется законодательством в области
гостиничного бизнеса и внутренними правилами. Выходным потоком являются
Результаты деятельности ГК.
Декомпозиция данного процесса приведена на рисунке 1.5.
22
Рисунок 1.5 - Декомпозиция основного процесса ООО «Вест»
Таким образом, деятельность ООО «Вест» заключается в планировании
своей деятельности, организации поставки продуктов (для объектов
общественного питания), работе с гостями и подготовке отчетности.
1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и
ее описание
Весь персонал компании можно разделить на группы, занимающиеся
выполнением определенных функций: руководитель, специалисты, исполнители,
обслуживающий персонал.
К обслуживающему персоналу можно отнести работников,
обеспечивающих чистоту и порядок на территории предприятия, его охрану.
Исполнители претворяют в жизнь решения руководителей,
непосредственно реализуют планы организации. К их числу можно отнести
инструкторов.
23
Специалисты не обладают административной властью, но являются
экспертами в определенной области и оказывают помощь руководителю в
процессе принятия решений. Специалистами являются бухгалтер,
администратор.
Организационная структура отдела по работе с клиентами приведена на
Рисунке 1.6.
Ведущий менеджер
по работе с клиентами
Менеджер по
работе с
клиентами
Менеджер по
работе с
клиентами
Начальник отдела по
работе с клиентами
Рисунок 1.6 Организационная структура отдела по работе с клиентами
Основной должностью в данном отделе является должность менеджера по
работе с клиентами.
Менеджер по работе с клиентами осуществляет следующие функции:
Организация и ведение продаж услуг ООО «Вест»:
поиск потенциальных клиентов;
работа с впервые обратившимися клиентами, с последующей
передачей клиента ведущему менеджеру по продажам в зависимости от
территориальной принадлежности клиента;
ведение коммерческих переговоров с клиентами в интересах
предприятия;
оперативное реагирование на информацию, поступающую от
клиентов, и доведение ее до сведения соответствующего ведущего менеджера по
работе с клиентами и начальника отдела по работе с клиентами;
выяснение потребностей клиентов в услугах;
24
мотивация клиентов на работу в соответствии с утвержденными
программами по стимулированию сбыта.
Планирование и аналитическая работа:
– составление ежемесячного плана продаж;
– анализ статистических данных продаж клиентам;
– предоставление отчетов по итогам работы в соответствии с
регламентом работы отдела и компании.
Обеспечение продаж услуг:
– прием и обработка заказов клиентов, оформление необходимых
документов, связанных с оказанием услуг, закрепленных за собой, а также для
клиентов, закрепленных за соответствующими ведущими менеджерами по
продажам при нахождении их вне офиса;
– осуществление информационной поддержки клиентов;
– осуществление информирования клиентов обо всех изменениях в
ассортименте услуг, увеличениях и снижениях цен, акциях по стимулированию
спроса;
– окончательное согласование с клиентом условий по ценам;
– участие в разработке и реализации проектов, связанных с
деятельностью отдела по работе с клиентами;
– взаимодействие с другими подразделениями компании с целью
выполнения возложенных задач;
– участие в рабочих совещаниях;
– ведение рабочей и отчетной документации;
– поддержание в актуальном состоянии данных о клиенте в
информационной системе.
Рассмотрим более подробно, как осуществляется работа с клиентами, в
том числе продажи и учет оказанных услуг. Схема с использованием
методологии IDEF, характеризующая процессы работы с клиентами компании,
приведена на Рисунке 1.7.
25
Рисунок 1.7 Схема процесса работы с клиентами
Декомпозиция данного процесса представлена на Рисунке 1.8.
Рисунок 1.8 Декомпозиция процесса учета работы с клиентами
Работа с клиентами в рассматриваемой компании является одной из
наиболее важной.
26
В ходе обработок заявок клиентов менеджеры учитывают данные
клиентов, а также выясняют, какие услуги и в каком объеме ему нужны, в
результате чего формируют коммерческое предложение, которое отправляют
клиенту.
Декомпозиция данного процесса приведена на Рисунке 1.9.
Рисунок 1.9 Декомпозиция процесса учета и обработки заявок клиента
В случае, если клиента устраивает выставленное коммерческое
предложение, менеджер выбирает шаблон договора, для выбранной им услуги.
Затем в выбранный шаблон менеджер вводит данные клиента и данные об
объеме услуг. После этого, на основании заполненного договора и данных о
видах работ менеджер производит расчет стоимости услуг по договору.
Характеристика процесса представлена на рисунке 1.10.
27
Рисунок 1.10 Характеристика процесса заключения и исполнения
договора
После завершения договора менеджер контролирует выполнение
оговоренных услуг и выставляет счет за них. Если договор заключён на оказание
разовых услуг, то счет выставляется после их выполнения, если же
подразумевается выполнение комплекса мероприятий, в таком случае
согласовывается график платежей, в соответствии с которым менеджер и
формирует счета на оплату. Счет на оплату формируется путем заполнения
шаблона счета данными о сумме оплаты и данными клиента. Также менеджер
формирует акт выполненных услуг.
В обязанность менеджера также входит формирование отчета по работе с
клиентами за определенный период (неделя или месяц). На основании данных об
оплаченных счетах, поступающих от бухгалтерии, менеджер рассчитывает
оплаченную сумму, сумму имеющейся задолженности, а также формирует отчет
по поступившим оплатам за каждого клиента в отдельности и за всю компанию в
целом. Отчет содержит такие графы, как наименование клиента, общая сумма
услуг, оплаченная сумма (с разбивкой по датам), остаток задолженности.