27
Рисунок 7. Декомпозиция блока
Рисунок 8. Декомпозиция блока
Стоит отметить, что процесс декомпозиции может продолжаться,
пока исходный процесс не будет разбит на необходимое количество
блоков.
В результате построения модели БП необходимо автоматизировать
процесс проведения и архивации тендеров в ГК «Алматы TBN-сервис».
28
1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
В предыдущем пункте с помощью IDEF-диаграмм выполнено
моделирование рассматриваемого БП на примере ГК «Алматы TBN-
сервис».
Существующий метод проведения и архивации тендера связан с
достаточной трудоемкостью, который с большой вероятностью приведет к
их неправильной интерпретации или даже утери. В результате сформируем
фрагмент схемы документооборота, который отображает деятельность ГК
«Алматы TBN-сервис» при решении рассмотренных задач (рисунок 9):
Исполнитель
Действие
Персонал
Руководство
Архив
Формирование
заявления на тендер
компании
Проверка
правильности
заполнения
документации и
подписание
Получение копии
подписанных
документов
Рисунок 9. Схема документооборота
Заявление на
тендер,
результат
тендера,
отчетность
Заявление на
тендер,
результат
тендера,
отчетность
Заявление на
тендер,
результат
тендера,
отчетность
Заявление на
тендер,
результат
тендера,
отчетность
(оригиналы)
Заявление на
тендер,
результат
тендера,
отчетность
(копии)
29
В настоящее время практически невозможно получить сразу
перечень всех необходимых показателей для контроля плана работы
компании или других задач по проведению и архивации тендера.
Рассмотрим временные характеристики реализации описанных БП
при использовании бумажного проведения и архивации тендера (таблица
2).
Стоит заметить, что если учесть итоговую продолжительность
стандартного дня работы, то можно предположить, что на реализацию всех
других рабочих обязанностей останется только менее 50% времени, а это
является крайне неэффективным показателем.
Таблица 2.
Характеристики описания процессов в бумажном виде
Действие
Среднее
количество
за отчетный
период
Время, необходимое
для выполнения
действия, минуты.
Суммарное
время,
минуты
Подача
заявления на
тендер
25
5
125
Проведение
тендера
20
10
200
Архивация
результатов
тендера
20
10
200
ИТОГО, минуты
525
Таким образом, ежедневно, около 525 минут, персонал занят
обработкой проведения и архивации тендеров.
Для традиционного способа документооборота также характерны и
другие недостатки:
– низкая скорость и точность выполнения расчетов отклонений
фактических и плановых показателей;
– малоэффективное применение рабочего времени персонала и
руководства;
– контроль работы персонала только со стороны руководства;
– увеличивающийся «поток» бумажной документации;
30
– низкий уровень защиты данных.
В результате автоматизации процесса проведения тендера,
предполагается получать точные сведения о деятельности компании,
сократить время на формирование оперативных отчетов, сопоставления
показателей. Очевидно, что для выполнения автоматизации надо
использовать компьютерную технику.
Стоит отметить, что после проведения анализа программной и
аппаратной архитектуры ГК «Алматы TBN-сервис», можно сделать вывод
о том, что компания владеет всем перечнем необходимого оборудования
для автоматизации рассматриваемого БП:
– рабочие ПК (спецификация указана в п.1.2);
– принтеры Canon MP250;
– сетевое оборудование ЛВС.
Другими словами, процесс автоматизации компании не принесет
финансовых издержек на модернизацию уже имеющегося оборудования
или покупки новой компьютерной техники.
В таблице 3 показан расчет эффекта от внедрения и автоматизации
проведения и архивации тендеров в ГК «Алматы TBN-сервис» с
применением компьютерной техники.
Таблица 3.
Расчет эффекта от автоматизации
Действие
Среднее
количество
за отчетный
период
Время, что
необходимо для
выполнения
действия, минуты
Суммарное
время,
минуты
Подача
заявления на
тендер
25
5
125
Проведение
тендера
20
2
40
Архивация
результатов
тендера
20
2
40
ИТОГО, минуты
205
31
Стоит отметить, что в результате автоматизации указанного бизнес-
процесса общее время на выполнение и оформление проведения и
архивации тендеров снизится до 365 минут в день, а именно, на 160 часов
меньше, нежели в традиционном бумажном режиме управления, что
является более, чем на 30% меньше в сравнении с исходным вариантом.
Кроме этого, присутствуют и другие преимущества автоматизации:
– выполнение оперативной обработки данных;
– выдача результатов на печать в удобной форме;
– быстрая корректировка информации;
– применение системы разграничения пользователей;
– сокращение времени на оформления документации и
отчетности.
То есть, применение вычислительной техники с положительной
стороны влияет на процесс проведения и архивации тендеров.
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
Одной из базовых составляющих успешной деятельности компании
любого направления деятельности считается развитие системы
информационной безопасности (ИБ).
Постоянная надобность реализации мероприятий в рассматриваемой
сфере информатизации объясняется требованиями для хранения данных в
любой существующей информационной системе, к примеру, личных
данных клиентов и сотрудников.
Еще одной важнейшей стороной является защита документации от
уничтожения (как случайного, так и преднамеренного). При этом такая
утрата может быть спровоцирована как злоумышленником, так и штатным
сотрудником фирмы.
32
При ведении бумажного проведения и архивации тендеров
обеспечение ИБ состоит на крайне низком уровне.
Вся информация по клиентах, а также их заказах, договорах на
проведения тендера, оплате и хранение данных может хранится в качестве
бумажной документации в архивах.
Но, при этом, ничто не мешает злоумышленникам или же просто
посторонним сотрудникам выполнить ознакомление с этими документами
или их уничтожить.
Действующие должностные инструкции по надобности соблюдения
порядка хранения документации скорее всего даже не остановят
злоумышленника на пути овладения конфиденциальной информацией.
При реализации классического варианта ведения таких процессов
очень велика вероятность потери документов при случайном или
намеренном их уничтожении.
При применении более компьютеризированного варианта работы
показатель ИБ может значительно повысится.
Непосредственно система для реализации проведения и архивации
тендеров заставляет пользователя быть ответственным в своей
рассматриваемой работе с документацией.
В компании используются нормативно-правовые и организационно-
распорядительные документы, которые применяются для обеспечения
защиты данных и информационной безопасности [1]:
1. Регламенты информационной безопасности компании:
– доступ персонала к служебной информации, которая
составляет коммерческую тайну (используется в бухгалтерии,
администрации компании);
– непосредственный доступ к применению программного
обеспечения, созданного персонального для поддержки деятельности ГК
33
«Алматы TBN-сервис» (1С Бухгалтерия – получение доступа в режиме
конфигуратора возможно только для разработчиков ИС).
2. Регламенты применения возможностей сети Internet, клиентов
электронной почты (разграничение ролей для администрации компании и
сотрудников других отделов).
С целью эффективного выполнения регламентов безопасности в ГК
«Алматы TBN-сервис» используется служба Active Directory, которая
входит в состав ОС Windows Server 2016. Она дает возможность
настраивать и контролировать уровень информационной безопасности с
помощью инструментов администрирования.
При использовании Active Directory применяются такие механизмы:
– доменные службы – централизованные хранилища данных о
конфигурации, требованиях и запросах на проверку их подлинности, а
также основных сведений по всех экземплярах программного обеспечения;
– аудит – все изменения, которые выполнены для ПО и других
объектов, указанных в Active Directory, записываются в журнал аудита. В
результате этого известно, что и когда именно было изменено, какое
значение использует атрибут сейчас, а также какое значение он применял
ранее;
– точная настройка политики паролей в ГК «Алматы TBN-
сервис» выполняется для отдельных групп внутри домена сети;
– увеличение эффективности управления учетными записями
пользователей. Поддержка парольного доступа для учетных записей служб
(или учетных записей пользователей, что применяются в качестве
удостоверений) – это одна из тех основных задач, отнимающих у ИТ-
работника больше всего времени.
Службы сертификатов применяются в ГК «Алматы TBN-сервис» для
увеличения безопасности информации за счет связывания данных
34
пользователя, службы или устройства с соответствующим ключом,
который задается системным администратором.
Сертификат вместе с закрытым ключом хранятся в службе Active
Directory, что и помогает защитить идентификационные данные.
Стоит отметить, что служба Active Directory упрощает интеграцию
между так называемыми не доверенными ресурсами и ресурсами домена в
организации.
Настройку, а также поддержку информационной безопасности,
принципов защиты информации осуществляет в ГК «Алматы TBN-сервис»
узкий круг ИT-специалистов. Начальник ИT-отдела контролирует
работоспособность информационной безопасности, а также является
ответственным за защиту информации.
Основной прерогативой при распределении привилегий
пользователей обладает специальный сотрудник отдела ИТ – системный
администратор, который имеет возможность разграничить права для всех
пользователей сетей (ЛВС и глобальных).
Еще одним уровнем для реализации парольной защиты данных
может быть пароль для обеспечения определенного доступа к БД (к
примеру, созданной в СУБД SQL Server) с которой свою работу
выполняют сотрудники.
Кроме того, на парольную безопасность информации не стоит
вообще обращать внимание с точки зрения физической защиты данных.
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
Программное обеспечение для проведения и архивации тендеров в
настоящее время очень слабо развивается.
35
Информация о тендерах и их результатах, как правило хранится в
текстовых документах и электронных таблицах.
В качестве аналогов рассмотрим применение систем электронного
документооборота (СЭД), которые могут автоматизировать исследуемый
процесс.
В современной компании системы электронного документооборота
(сокращенного СЭД) становятся обязательным атрибутом ИТ-
инфраструктуры. С непосредственной их помощью увеличивается
эффективность деятельности коммерческих компании и промышленных
предприятий, а в государственных организациях на базе технологии
электронного документооборота решаются разные задачи внутреннего
управления, а также межведомственного взаимодействия или
взаимодействия с населением.
Стоит отметить, что общепринятой аббревиатурой считается СЭД,
хотя с ней наравне также применяется САД (от «система автоматизации
делопроизводства»), а также СЭДО и САДО.
Рассмотрим основные примеры СЭВ, которые применяются в
компаниях РФ.
К функциональным преимуществам СЭД Directum относится не
лишь расширенный каталог для описания бизнес-решений. Из основных
функций, котрые применяются каждый день в непосредственной работе,
можно выделить так называемые «удобные напоминания», возможности
по настройке нумераторов и функционирования со штрих-кодовыми
номерами. Наличие предпросмотра для разного рода файловых хранилищ,
вложенных файлов, большой выбор заполненных справочных таблиц в
базовой конфигурации, а также интерактивные мастера формирования
отчетной документации.
Интерфейс СЭД Directum показан на рисунке 10.
36
Рисунок 10. Внешний вид СЭД Directum
Негативные стороны СЭД Directum:
– отсутствие вывода объектов в постраничном режиме в опись
документов, а также результатов поиска, параметры недоступности
применения вспомогательных стилей в описаниях документов.
Рассмотренные функции реализуются непосредственно в Docsvision.
Внутри основного окна приложения могут отображаться любые web-
страницы и отчеты.
Стоит отметить, что архивные документы могут перемещаться в
отдельные таблицы БД. Пользователи систем могут выбирать варианты
для аутентификации. При этом может применяться XSLT-преобразование
к классическому XML описанию карточки.
Систему ELMA отличает от всех иных СЭД расширенная линейка
для бизнес-решений.
Интерфейс СЭД ELMA показан на рисунке 11: