37
Рисунок 11. Интерфейс СЭД ELMA
Заметим, что в их числе присутствует модуль под названием ECM+,
Проекты+ – это так называемые стандартные функции менеджментами
проектов плюс управление процессами.
Модуль ELMA CRM+ дает возможность реализовать клиент-
ориентированный метод через реализацию так называемых сквозных
процессов, а также KPI-решение, что отсутствует в системе Directum.
Стоит отметить, что к вопросу о возможностях выполнения
интеграции – плагины для работы с продуктом MS Outlook присутствует у
ELMA ECM+.
Чтобы не путаться в огромном количестве файлов, которые имеют
поправки и изменения, документы в приложении часто имеют
неограниченное число версий, где только одну можно назначить как
актуальную. Вся история выполненных изменений документа
записывается на карточку формируемого документа.
38
Практические все необходимые инструменты, которые
предназначены для работы в документе и контроля дисциплины по работе
с указанными документами находятся непосредственно под рукой у
пользователя.
Если же документ поступил непосредственно в компанию только в
бумажном виде, то он автоматически будет сохранен в системе после его
К достоинствам системы Optima WorkFlow можно относить
возможность применения разного рода дополнительных стилей
непосредственно в описи документов, выполнение вывода изображений
прямо в опись документов, а также область просмотра.
Стоит отметить, что возможна фильтрация загруженной ранее описи
документов.
В СЭД Optima WorkFlow (рисунок 12) поддерживается настройка
разного рода рубрикаторов непосредственно в журналах документов, а
также настройка области просмотра для выбранной записи
непосредственно в описи документов.
Рисунок 12. Внешний вид СЭД Optima WorkFlow
39
Стоит отметить, что часто применяется кастомизация
регистрационной карточки. Сторонние web-приложения также могут
встраиваться в работу СЭД. Есть интеграция с ПО IBM WebSphere MQ.
Кроме этого, для автоматизации деятельности подразделений с
архивными данными разработан модуль Архив.
Недостатки СЭД:
– нет возможности копировать ссылки на объект;
– нет возможности разрабатывать и настраивать
пользовательские папки.
В результате рассмотрения программ, можно сделать вывод, что они
не подходят полностью под деятельности компании и необходима
разработка нового программного обеспечения.
1.3.2. Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
В рассматриваемой методике выполнения процесса планирования
основных задач с точки зрения разработки проекта автоматизации, как
правило, можно выделить, несколько основных стадий.
Первой стадией является анализ стратегии для качественного и
результативного развития бизнеса.
Заметим тот факт, что в настоящее время в условиях конкуренции
будут «выигрывать» такие организации, у которых стратегии в бизнесе
могут объединяться с стратегиями развития в направлении внедрения
информационных технологий.
Следующей стадией в этом процессе считается поиск и обработка
информации и отчетности, полученной непосредственно по
телекоммуникационным каналам.
Далее выполняется конкретный подход к каждой из поставленных
задач для снижения общей нагрузки на персонал.
40
Затем результаты решения указанных задач передаются
непосредственно руководителю ГК «Алматы TBN-сервис».
На указанном этапе возможно выполнять корректировку и
исправление работы.
Различают четыре основные варианта стратегии автоматизации
деятельности:
– хаотичная автоматизация;
– автоматизация в разрезе участков;
– автоматизация в направлении;
– комплексная автоматизация.
В рассматриваемом случае выбрана стратегия автоматизации
организации по участкам.
В результате этого руководство ГК «Алматы TBN-сервис» сможет
автоматизировать свою деятельность в направлении проведения тендеров,
при этом получив определенный экономический эффект.
Для ГК «Алматы TBN-сервис» разработка стратегии для реализации
проекта будет следующей:
– анализ направления деятельности компании;
– анализ плана развития ГК «Алматы TBN-сервис»;
– определения свойств разрабатываемой системы автоматизации;
– определение функциональности системы;
– выполнение анализа существующих разработок;
– реализация стратегии автоматизации процесса проведения и
архивации тендеров;
– выбор метода приобретения ПО;
– определение архитектуры ПО;
– разработка бизнес-плана.
На сегодня применяются две ключевых стратегии по автоматизации
деятельности:
41
– адаптация существующего продукта непосредственно под
рассматриваемый бизнес-процесс ГК «Алматы TBN-сервис»;
– реорганизация БП и последующая автоматизации, упрощенной
структуры.
Для ГК «Алматы TBN-сервис» более подходит второй случай.
1.3.3. Выбор и обоснование способа приобретения ИС для
автоматизации задачи
Способы приобретения ИС – это описание последующих действий от
определения или формализации решения в необходимости ИС и до
момента пока она не будет внедрена в деятельность ГК «Алматы TBN-
сервис».
Существуют следующие методы приобретения АИС:
– разработка (заказная или самостоятельная);
– покупка готово решения;
– покупка и доработка ИС;
– аренда ИС.
Стоит отметить, что при покупке готового решения надо выбрать
такое решение, которое полностью будет соответствовать четко
определенным схемам ведения бизнеса.
Это очень сложно, поскольку производители систем автоматизации
не всегда могут угодить клиентам, и их ИС получаются перегруженными
ненужным функционалом, за который надо платить.
Также приобретаемая ИС не подходит из-за перечня недостатков,
нехватки функциональности, плохо продуманного направления будущего
развития ИС, длительный срок адаптации непосредственно под требования
компаний.
42
Заказ разработки ИС у сторонних разработчиков позволяет получать
информационную систему, которая удовлетворяет бизнес-правилам ГК
«Алматы TBN-сервис» в настоящий момент.
Но при изменении БП возможно потребуется ее частичная
корректировка, что также выльется в излишние затраты на процесс
реинжениринга имеющейся ИС.
Покупка и доработка АИС возможна, если нужен небольшой объем
доработки, а данная доработка часто применяется в рамках модели ИС, что
часто вызывает значительные затруднения из-за полного отсутствия
развернутой документации к ней.
При взятии АИС в аренду компания рискует вывести за свои
пределы многие виды деятельности, а также лишиться части собственных
информационных ресурсов и возможностей.
Заметим, что в таких случаях компания может потерять многие виды
деятельности, что в течение длительного времени ранее обеспечивали ей
успех на рынке предоставляемых услуг.
Поэтому автоматизированная система будет разрабатываться в ГК
«Алматы TBN-сервис» силами ИТ-отдела, поскольку компания
располагает квалифицированными сотрудниками по разработке и
внедрении ИС.
1.4. Обоснование проектных решений
1.4.1. Обоснование проектных решений по информационному
обеспечению
Информационное обеспечение (ИО) в автоматизированных системах
- совокупность единой системы классификации и кодирования
информации, унифицированных систем документации и информационных
массивов [11].
43
Информационное обеспечение регламентирует разные потоки и
подготовку данных в ИС, организацию выполнения разных
информационных процессов в организациях и предприятиях.
В состав ИО включены такие комплексы:
– компоненты внемашинного ИО (а именно, классификаторы
технико-экономических данных и документы);
– компоненты внутримашинного ИО (экранные формы и макеты
для ввода первичной информации в ЭВМ или же вывода результатной
информации, архитектура информационной базы, а именно:
– входных и выходных файлов;
– баз данных.
Для представления информации в цифровом виде ее нужно сначала
упорядочить (классифицировать) по нескольким атрибутам, а затем
формализовать (закодировать) с применением классификаторов.
В исследовании будут применяться отраслевые классификаторы,
которые создаются для систематизации и кодирования научной и
технической информации.
Входные документы для автоматизации процесса управления
поставками желательно получать через вычислительную сеть, поэтому они
представляются в файлах согласованной заранее структуры и передаются с
помощью протокола передачи информации.
Для удобного использования таких файлов, им надо иметь
табличную форму (что легко осуществить, так как эти документы
считаются результатными в иных задачах):
– перспективный план развития создается в результате
формирования долгосрочной стратегии функционирования компании;
– рабочий план на определенный период разрабатывается на
основании перспективного плана развития и т.д.
К внутримашинному ИО относятся визуальные формы документов.
44
При построении структуры экранных форм для ввода данных
первичной документации или оперативной информации, нужно
использовать комбинированную форму, которая максимально приближена
к той, которая была применена в бумажном варианте документа.
Главной составной частью внутримашинного ИО является
информационная база данных (БД).
По инструменту определения связей для информации различаются
такие модели:
иерархическая;
сетевая;
реляционная.
Для автоматизации проведения и архивации тендеров будет применяться
реляционная модель БД по таким причинам:
– наиболее подходит под реализацию проекта автоматизации;
– легкая в применении;
– использует множество инструментов для обработки и анализа
данных.
Входными документами при выполнении процесса проведения
тендера являются документы, заполняемые при непосредственном
утверждении деятельности между компанией и клиентами:
– договоры о сотрудничестве;
– накладные на перемещение оборудования;
– акты о доставке;
– дорожные листы (в случае доставки продукции
непосредственно к клиенту).
Эти документы считаются основоположными при непосредственном
выполнении процесса проведения тендера.
Кроме этого, промежуточными (или выходными) документами
системы являются документы:
– чеки об оплате услуг;
45
– гарантийные талоны;
– сертификаты качества и другие.
1.4.2. Обоснование проектных решений по программному обеспечению
Программное обеспечение – комплекс программ: обеспечивающих
обработку или передачу данных; предназначенных для многократного
использования и применения разными пользователями [12].
Системное ПО – это множество программ для непосредственного
обеспечения работы ПК.
Системное ПО разделяют на 2 категории:
– базовое;
– сервисное.
Системные программы предназначаются для управления работой
всей вычислительной системы, а также выполняют различные функции
вспомогательного направления (копирования, тестирования, выдачи
справок, форматирования).
Прикладное ПО является комплексом программ для непосредственного
решения задач указанного класса в конкретной предметной области. Стоит
отметить, что прикладное ПО работает лишь при наличии системного
программного обеспечения
Непосредственно в состав ПО входят специальные и общесистемные
программы, инструктивно-методическая информация по применению средств
ПО.
К общесистемному ПО можно отнести программы, которые
рассчитаны на огромный круг пользователей, а также предназначены
непосредственно для организации вычислительных процессов и
выполнения разных вариантов обработки данных.
Они также позволяют расширить все функциональные возможности
ПК, автоматизировать планирование поочередности вычислительных
процессов, а также автоматизировать функции программистов.
46
Функциональное ПО представляет собой совокупность программных
средств, которые разрабатываются при создании программ конкретного
функционального назначения.
Стоит отметить, что оно включает в себя пакеты прикладных
программ, которые осуществляют организацию данных, а также их
обработку с точки зрения решения функциональных задач
документооборота.
При выборе комплекса аппаратных средств для разработки проекта,
одним из самых важнейших критериев считается выбор операционной
системы для обеспечения работы ПК.
Операционной системой является такой вид ПО, который управляет
аппаратными средствами компьютера, выполняет поддержку запуска и
выполнение программ и приложений, производит защиту данных,
выполняет разные сервисные функции.
Все программы пользуются средствами, которые предоставляются
операционной системой.
То есть, выбор ОС очень важен, поскольку он определяет набор ПО
и формат выполняемых файлов, их взаимодействие с аппаратным
обеспечением.
На ПК, используемых в качестве сетевых рабочих мест
пользователей, могут применяться следующие ОС:
– ОС семейства Windows;
– ОС семейства UNIX.
Для разработки ПО автоматизированной обработки документации
выбор ОС никак не повлияет на итоговую функциональность системы, так
как при реализации алгоритмов ПО не требуется применения каких-то
специфических функций ОС.