17
Менеджер по работе с клиентами выполняет следующие функции:
• Организация и контроль продаж товаров и услуг ООО
«Сириус»;
• Поиск новых потенциальных клиентов;
• Первоначальная работа с новым клиентом с последующей
передачей его другому ведущему менеджеру в зависимости от
территориального местонахождения клиента;
• Проведение коммерческих переговоров с клиентами в
интересах компании;
• Быстрое реагирование на обращение клиента, доведение всей
информации до ведущего менеджера или руководителя отдела продаж;
• Уточнение потребностей клиента к услугам;
• Проведение мотивационных программ для клиента для
стимулирования сбыта.
Аналитическая работа и планирование:
• Разработка ежемесячного плана продаж;
• Анализ статистической информации по продажам;
• Предоставление отчетов по итогам работы в соответствии с
требованиями компании.
Обеспечение продаж:
• Обработка и прием заказов о клиентов, заполнение
необходимой документации, связанных с отгрузкой товаров для
покупателей, закрепленных как за самим менеджером, так и для тех
клиентов, которые относятся к другим ведущим менеджерам, находящимся
вне офиса;
• Информационная поддержка всех клиентов;
• Информирование клиентов о проходящих акциях, распродажах,
изменении условий или стоимости товаров, поступлению товаров на склад;
18
• Финальные согласования с клиентом условий по ценам, срокам,
и способам доставки продукции;
• Активное участие в создании новых проектов для отдела
продаж;
• Прямое взаимодействие с другими отделами для увеличения
эффективности продаж;
• Участие в совещаниях и собраниях;
• Ведение рабочей отчетности и документации;
• Поддержание актуальности информации о клиентах и всех
заказах в системе.
1.1.3 Программная и техническая архитектура ИС предприятия
В компании используется информационная система, позволяющая
автоматизировать многие бизнес-процессы. Данная система включает в себя
аппаратное (техническое) и программное обеспечение.
Структурная схема технической архитектуры компании представлена
на рисунке 2.
19
Рисунок 1.2 Схема технической архитектуры компании
20
Локально-вычислительная сеть компании состоит из пользовательского и
серверного сегментов. В состав серверного сегмента, размещенного на 4-м этаже
офисного здания, входит следующее оборудование:
• Один коммутатор на 50 портов Cisco SG200-50 50-Port Gigabit Smart
Switch управляемый стекируемый 50xGigabit UTP, 2xSFP;
• Один ИБП APC Smart-UPS 5000VA RM
• Сервера HP DL160 G6 (сервер приложений, альтернативный DNS-
сервер, сервер-шлюз, основной и резервный контроллеры домена, другие).
Пользовательский сегмент состоит из рабочих станций, размещенных на
1-м и 4-м этажах офисного здания. На 1-м этаже размещается коммутационный
шкаф, в котором располагаются:
• патч-панель;
• один коммутатор (D-Link DGS-3100-48 L2);
• один ИБП APC Smart-UPS 250VA.
Рабочие станции HP dx2400 обладают следующей конфигурацией
• Материнская плата: Intel G33 Express LGA775 Socket, Intel Graphics
Media Accelerator 3100 - integrated, DDR2-800, PCI-E, SATA, Realtek ALC888S
High Definition audio codec, Integrated Realtek 8111C-GR GbE Ethernet Controller,
USB 2.0, mATX
• Процессор: Intel Core 2 Duo E6850 Processor (3.00-GHz, 4-MB L2
cache, 1333-MHz FSB)
• Память: 2-GB DDR2 Synch DRAM PC2-6400 (800-MHz) Non-ECC (2
x 1GB)
• Жесткий диск: 250-GB Serial ATA 3.0-Gb/s NCQ, Smart IV (7200 rpm)
• Системный блок: HP Compaq dx2400 Business Desktop PC
Кроме того, в пользовательском сегменте размещены сетевые МФУ
Konica-Minolta bizhub250, сетевые принтеры Kyocera FS-4300DN.
В качестве среды передачи данных используется кабель витая пара
категории 5E (1000BASE-ТX) со скоростью передачи до 1000 мбит/сек.
21
Схема используемой программной архитектуры представлена на рисунке
1.3
TCP/IP
TCP/IP
Сервера
Windows 7 Professional Edition 32 bit
MS Office 2013
Prof
Kaspersky
Enterprise Space
Security
WinRar 5.4 1С Предприятие
Стандартный
пакет ПО
Hardware
Inspector
Radmin
Pidgin,
VoipDiscount
Windows 7 Professional Edition 32 bit
Короб
(СКС)
Windows 7 Professional Edition 32 bit
MS Office 2013
Prof
Kaspersky
Enterprise Space
Security
WinRar 5.4 1С Предприятие
Windows 7 Professional Edition 32 bit
MS Office 2013
Prof
Kaspersky
Enterprise Space
Security
WinRar 5.4 1С Предприятие
Windows 7 Professional Edition 32 bit
MS Office 2013
Prof
Kaspersky
Enterprise Space
Security
WinRar 5.4 1С Предприятие
Windows 7 Professional Edition 32 bit
MS Office 2013
Prof
Kaspersky
Enterprise Space
Security
WinRar 5.4 1С Предприятие
TCP/IP
TCP/IP
FTP
ViPNet
Administrator
ViPNet
Coordinator
ViPNet Client
ViPNet Client
ViPNet Client ViPNet Client
ViPNet Client ViPNet Client
СЭД
Docsvision
TrendMicrоDLP
MS Windows Server 2013
1С Предприятие
Бухгалтерия
Ит-отдел
Отдел рекламы
Отдел кадров
Юридический отдел
Транспортный отдел
Windows 7 Professional Edition 32 bit
MS Office 2013
Prof
Kaspersky
Enterprise Space
Security
WinRar 5.4 1С Предприятие
ViPNet Client
Windows 7 Professional Edition 32 bit
MS Office 2013
Prof
Kaspersky
Enterprise Space
Security
WinRar 5.4 1С Предприятие
ViPNet Client
Служба безопасности
Windows 7 Professional Edition 32 bit
MS Office 2013
Prof
Kaspersky
Enterprise Space
Security
WinRar 5.4 1С Предприятие
ViPNet Client
Служба делопроизводства
Отдел продаж
Рисунок 1.3 Схема используемой программной архитектуры
В качестве операционной системы на АРМ пользователей используется
Windows 7 Professional Edition 32 bit, в качестве серверной - Windows Server 2013
R2.
В качестве пакета офисных приложений установлен MS Office 2013 Prof,
включающий в себя MS Word 2013, MS Excel 2013.
Кроме того, на рабочих станциях сотрудников установлено такое
дополнительное ПО, как архиватор WinRar 5.4, антивирус Kaspersky Enterprise
Space Security (Endpoint Security версия 10 (10.2.4.674)).
1.2 Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации
22
1.2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес-процессов
В деятельности рассматриваемой компании можно выделить несколько
уровней бизнес-процессов (Рисунок 1.4):
• основные;
• обеспечивающие;
• бизнес-процессы управления.
Рисунок 1.4 Деятельность компании
Основные бизнес-процессы — это те, которые приносят компании
прибыль (Рисунок 1.5):
• Оказание услуг.
• Учет результатов оказания услуг.
• Подготовка отчетности (налоговой и внутренней).
23
Рисунок 1.5 Характеристика основных бизнес-процессов компании
Обеспечивающие бизнес-процессы — это вспомогательные процессы,
которые обеспечивают стабильную деятельность компании, но не приносят
прибыль.
• Административно-хозяйственное обеспечение.
• Обеспечение безопасности.
• Юридическое обеспечение.
• ИТ-обеспечение и связь.
• Внутренний контроль.
• Бухгалтерский учет и отчетность.
• Другие (более 10).
Бизнес-процессы управления — вспомогательные процессы, с помощью
которых осуществляется управление деятельностью компании и основными
объектами:
• Стратегическое управление.
24
• Управление маркетингом.
• Управление рисками.
• Управление персоналом.
• Управление бизнес-процессами и развитием.
• Региональное управление.
• Другие (более 10).
Среди всего разнообразия процессов, происходящих в компании,
выбираем для автоматизации процесс учета продаж как наиболее ответственный
и в то же время неавтоматизированный.
1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач
Темой дипломной работы является автоматизация учета продаж.
Необходимость такой разработки вызвана тем, что в настоящее время при
выполнении своих функциональных обязанностей менеджер по работе с
клиентами сталкивается с некоторыми сложностями, которые вызваны
несовершенством бизнес-процессов компании.
Основной функциональной обязанностью менеджера по работе с
клиентами является осуществление продаж товаров и их учет.
Учет продаж – задача, от эффективности решения которой зависит
эффективность работы торговой компании в целом и основанное содержание
работы с клиентами.
Управление продажами заключает в себе функции подбора торгового
персонала, организации торгового персонала, прогнозирования и планирования
продаж, идентификации потенциальных клиентов, поддержания информации о
клиентах, а также создания и управления графиками продаж.
Изучение практики управления торговыми компаниями дает возможность
сделать вывод о наличии новых тенденций в управлении, которые отличаются
переходом на более гибкие и результативные механизмы и инструменты
контроля. Становится видна перестановка приоритетов в управлении, меняющая
25
и идеологию управления, и базовые функции управленца. Становится ясно, что
описание прошлого компании методами всестороннего учета фактов её работы
— это лишь дополнительная задача в управлении, а главной задачей
современного бизнеса становится опережение и планирование хода будущих
событий.
Для решения данной проблемы сейчас нужны минимум 2 вещи. Во-
первых, создание моделей торговых процессов, направленных на доступность их
автоматизации, и, во-вторых, внедрение программных продуктов, создающих
АИС управления торговыми компаниями. Понятно, что успех решения
указанной проблемы часто зависит от итогов моделирования основной
деятельности фирмы.
Описывая сферу торговли, важно учесть, что эта отрасль имеет много
нюансов и особенностей, которые важно брать во внимание в рамках реализации
бизнес-процессов.
Розничная торговля уже много лет считается сферой лишь национальной
экономики, где применяются традиционные схемы управления. Но в рамках
стремительного роста международных торговых отношений возникла особая
необходимость поиска и внедрения новых методов контроля бизнес-процессами
в торговле. Объясняется это исключительно повышением конкуренции и
корректировками потребительского спроса.
Для любой новой торговой компании присуща широкая номенклатура
товаров и немалое число поставщиков. Тут потребуется точность, высокая
скорость работы с данными, оперативное принятие решений. Отсюда выявляется
важность реализации в торговой компании АСУ, поддерживающей:
1. Повышение оборота товарных запасов;
2. Минимизацию оборотного капитала;
3. Уменьшение потребности в займе;
4. Определение оптимального уровня складских запасов, устранение
перенасыщения или дефицита товаров;
26
5. Увеличение точности прогнозов, повышение качества процессов
создания решений;
6. Минимизация трудоемкости процессов обработки и применения
данных;
7. Уменьшение расходов на неликвидные товары, повышение
каждодневной выручки в обозримом будущем;
8. Оценивание рентабельности товаров, что поможет фирме лучше
формировать ассортимент, увеличивать процент ходовых товаров, а также
грамотнее применять оборотные средства и все используемые помещения;
9. Поддержать прозрачность расчетных операций, недоступность
продаж мимо кассы;
10. Увеличение скорости работы;
11. Соединение данные о продажах в одном реестре;
12. Приведение бизнес-процессов во всех подразделениях компании к
единому стандарту;
13. Уменьшение ошибок учета, временных затрат на подготовку
отчетности, увеличение эффективности работы сотрудников;
14. Обучение персонала более интеллектуальным и творческим видам
деятельности.
По итогу заметно повышение управляемости и гибкости бизнеса, рост
рыночной стоимости, дополнительных финансовых вложений, стабилизация
имиджа фирмы.
Процесс перехода фирмы на новые подходы, инструменты и методики
управления и работы имеет некую очередность.
Изначально здесь выполняется формирование стратегии, отвечающей за
постановку целей, видение того, какая концепция управления, какие бизнес-
процессы будут управляться в рамках этой концепции, какие будут наложены
ограничения: временные, денежные, кадровые, аппаратные – важно учесть при