23
- обеспечивать контроль выполнения дневного задания по
обслуживанию клиентов в соответствии со сформированным плановым
заданием
- обеспечивать текущий анализ выполнения производственных
программ с детализацией по цехам, сменам, сотрудникам и в разрезе типов и
наименований блюд.
При этом используемый программный комплекс должен быть
достаточно простым в эксплуатации для того, чтобы пользоваться им могли и
неподготовленные сотрудники, имеющие лишь основные навыки работы с
вычислительной техникой.
Можно констатировать, что в ресторане «Альянс» наблюдаются
существенные трудности с организацией эффективных информационных
каналов и обработки информации на некоторых участках работы
предприятия – прежде всего в области оперативного планирования,
управления и контроля производства. Используемые на предприятии
программные комплексы не позволяют успешно решать сложившиеся
проблемы. Поэтому администрации ресторана необходимо в кратчайшие
сроки решить проблему автоматизации указанных процессов с
использованием новых программных решений. Это будет способствовать
росту эффективности труда, снижению накладных расходов и повышению
конкурентоспособности ресторана «Альянс».
1.2 Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации
1.2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес процессов
Успешное осуществление производственного процесса зависит от
оперативного планирования и правильной организации работы на
предприятиях общественного питания. Сущность оперативного
24
планирования заключается в составлении производственной программы
предприятия. Вопросами планирования производственной программы
занимаются заведующие производством (заместители), начальники
производственных цехов, бригадиры, работники бухгалтерии.
Оперативное планирование в ресторане «Альянс» включает в себя
следующие элементы [40]:
1. Составление планового меню на неделю и разработку на его основе
меню - плана, отражающего дневную программу предприятия.
2. Расчет потребности в продуктах для приготовления блюд,
предусмотренных планом - меню.
3. Оформление требования - накладной на отпуск продуктов из
кладовой.
4. Распределение сырья между цехами и бригадами.
5. Производственная программа составляется на основании:
6. Графика загрузки торгового зала и расчета посетителей.
7. Определения количества блюд реализуемых за день.
8. Составление плана - меню.
9. Расчет сырья, необходимого для приготовления данных блюд.
10. Составление технологических карт.
Для решения перечисленных задач в ресторане ООО «Альянс» на
настоящий момент достаточно широко используется современная
компьютерная техника.
1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач
и ее описание
Для постановки задачи, прежде всего необходимо иметь четкую
концепцию информационных потоков на ООО, связанную с обслуживанием
и регистрацией заказов, учетом ресурсов, необходимых для выполнения
план-меню. Рассмотрим общий алгоритм работы менеджеров ООО «Альянс»
по обслуживанию плана-меню, который фактически никак не зависит от того,
25
в какой форме собираются и обрабатываются информационные данные.
Блок-схема алгоритма представлена на рис. 3.
Рис. 3 Алгоритм работы по формированию и выполнению план-меню
на ООО «Альянс»
Наиболее слабыми местами в данной схеме работы являются:
1. Проверка оперативным менеджером наличия товара на складе. В
настоящее время, после формирования заявки, оперативный менеджер,
ведущий поступивший заказ, вынужден самостоятельно обращаться на склад
и менеджер склада, используя имеющиеся только в его распоряжении данные
по складу, делает выводы о возможности немедленного выполнения заказа. В
такой ситуации промежуток между формированием заказа и заключением о
сроках его выполнения, получаемое менеджером, ведущим заказ, от
26
менеджера склада, может быть довольно значительным, что сейчас уже
неприемлемо.
2. Выставление бухгалтерией счета заказчику происходит по заявке
ведущего заказ оперативного менеджера. Такая заявка может поступить в
бухгалтерию только после того, как менеджер убедится в выполнимости
заказа (товар есть на складе либо заказан и ожидается его поступление на
склад в ближайшее время). О поступлении товара на склад оперативный
менеджер узнает от менеджера склада и составляет заявку в бухгалтерию.
Поскольку такая связь между отправкой счета и движением товара по складу
является опосредованной, то также возможны существенные задержки в
отправке счетов клиентам.
3. Наиболее слабым местом является процедура заказа
недостающих позиций у поставщиков. Основная проблема состоит в том, что
исчерпывающий список необходимых для выполнения план-меню товарных
позиций формируется менеджерами вручную с использованием
технологических карт ресторана, что занимает много времени и при этом
возможно появление различных ошибок и неточностей. Выполнять эти
действия более оперативно при существующих условиях невозможно,
поскольку отсутствует эффективный механизм формирования заказов
поставщикам продукции.
Итак, можно видеть, что существующая система работы является
недостаточно эффективной, способной существенно задержать или даже
сорвать выполнение план-меню ресторана. Автоматизация работы и
обеспечение доступности информации в режиме реального времени для всех
заинтересованных исполнителей должно значительно повысить
эффективность работы на предприятии. Следовательно, при разработке
информационной системы основными задачами автоматизации являются
следующие:
1. Создание информационного хранилища данных, содержащего все
сведения из технологических карт ресторана «Альянс».
27
2. Создание информационного хранилища данных, содержащего все
план-меню ресторана с данными по их выполнению как в разрезе
выполнения производственной программы, так и в разрезе реализации блюд
клиентам ресторана.
3. Создание информационного хранилища данных, содержащего
сведения по движению товарных позиций на складе ресторана
4. Разработка программного модуля, обеспечивающего
автоматизированное формирование плана-заказа на поставку товаров на
склад ресторана с учетом задания план-меню и с учетом сведений о товарных
остатках на складе.
1.2.3 Обоснование необходимости и цели использования
вычислительной техники для решения задачи
Установлено, что именно процессы непосредственного управления
производственными процессами в ресторане «Альянс» автоматизированы в
наименьшей степени, что влечет существенные экономические потери и
негативно сказывается на организации обслуживания клиентов ресторана.
Фактически весь объем работ, связанный с формированием заявок на
продукты для ресторана и формированием дневного производственного
задания для цехов осуществляется вручную, на основании технологических
карт ресторана и формируемого дневного плана-меню.
Первым шагом, который необходим для эффективной разработки
экономической информационной системы управления производственными
процессами в ресторане, является построение модели существующих бизнес-
процессов в одной из формализованных нотаций. При создании проекта
информационной системы для проектирования ее базы данных следует
определить:
1. объекты информационной системы (сущности в концептуальной
модели);
2. их свойства (атрибуты);
28
3. взаимодействие объектов (связи) и информационные потоки
внутри и между ними.
При этом очень важен анализ существующей практики реализации
информационных процессов и нормативной информации (законов,
постановлений правительства, отраслевых стандартов), определяющих
необходимый объем и формат хранения и передачи информации.
Взаимодействие системы с окружающей средой описывается в
терминах входа «Список поваров», «Справочная информация о классах блюд
и рецептуре (фактически данные технологических карт)» и «Приготовленные
блюда»), выхода (основной результат процесса – «Отчеты», «Системные
сообщения», «Представление хранимых данных» и «Справочники»),
управления («Запросы» и «Справочник пользователя») и механизмов
(«Пользователь», «Аппаратно-технические средства»– это ресурсы,
необходимые для процесса функционирования системы в целом).
«Список товаров» – те материальные ресурсы, которые используются
при обслуживании клиентов ресторана, прежде всего – это составляющие
меню.
«Запросы» и «Справочник пользователя» – это правила, которыми
управляется процесс функционирования ресторана как предприятия со
своими внутренними правилами.
В оказании услуг клиентам ресторана с точки зрения организации
производственного процесса принимает участие объект под названием
«Пользователь», формирующий составляющие плана-меню на день в
материальном воплощении. Чтобы сформировать план-меню как
завершенный ресторанный продукт, в деятельности ООО «Альянс» должны
участвовать «Пользователи» и «Аппаратно-технические средства» –
сотрудники ресторана, инвентарь, информационные ресурсы и т. д.
На этом уровне модель описывает деятельность ресторана в части
плана-меню ресторана, а именно следующие предоставляемые ею услуги:
29
- Формирование списка продуктов, необходимых для выполнения
плана-меню,
- Обеспечение персонала производственных цехов ресторана
необходимыми материально-техническими средствами,
- Администрирование процедур материального производства
составляющих плана-меню.
Сама суть формирования отчетов представляется достаточно простой и
ясной, но построенные схемы позволяют глубже взглянуть на стоящие перед
менеджментом ресторана проблемы. Рассмотрим подробнее задачи, от
решения которых явным образом зависит эффективность решения задач по
формированию производственных заданий и заявок на необходимые ресурсы
в ресторане «Альянс».
Построенная в этом параграфе модель позволяет легко
идентифицировать слабые места существующей модели обработки данных
на фирме. Самым главным недостатком является ручная обработка
информации для формирования отчетов. Вторым недостатком модели
является отсутствие эффективного информационного хранилища, в котором
содержатся исходные данные для формирования отчетов по запросам
пользователей. Сведения, содержащиеся в разработанных ранее
технологических картах, не систематизированы должным образом и в
настоящее время нет возможности использовать эти данные в рамках единой
информационной системы. Далее, запрос менеджеров ресторана по
формированию ассортимента необходимых товарных позиций для
выполнения дневного плана-меню также поступает в форме текстового
запроса и не может автоматически обрабатываться средствами
вычислительной техники. В связи с ростом объемов заказов и
необходимостью отражения всех производственных показателей по заказам
(по дневному план-меню) в удобной для заинтересованных пользователей
единообразной форме руководством ООО «Альянс» поставлена задача
организации единой базы данных по технологическим картам и
30
производственным процессам, позволяющей сохранять поступающую
оперативную информацию по заказам, состоянию склада, формировать
запросы на поставку товаров в производственные цеха ресторана, а также
позволяющей проводить анализ накапливаемых данных, что должно
позволить прогнозировать динамику работы цехов и более четкое
планирование работы с поставщиками.
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации
задачи
Для ресторанного бизнеса на рынке представлено около десятка
программных продуктов как отечественного, так и импортного производства.
Главный минус зарубежных систем автоматизации в том, что у них более
слабый механизм контроля. Они, в основном, ориентированы на глубокую
справочную информацию и сложную аналитику, а в наших условиях на
первом месте должен стоять жесткий контроль над заведением. Кроме того,
западные системы не знакомы с характерными экономическими схемами,
которые применяются в российских ресторанах.
«R-Кеерег»
R-Кеерег - это наиболее полный, грамотный, устойчивый к неполадкам
компьютерных сетей и неправильным действиям персонала комплекс,
простой в использовании, с интуитивно понятным интерфейсом, легко
наращиваемый, с хорошо защищенным хранением данных [1]. Он позволяет
грамотно организовать бизнес-ланчи, шведский стол, банкеты. назначать
скидки, а также имеет мощный аналитический инструмент для полноценного
управления заведением. Система R-Кеерег жестко дописывает роли всего
персонала. Ее установка позволяет если не исключит, то существенно
минимизировать различные махинации персонала.
31
Стоимость комплексной автоматизации небольшого заведения
системой R-Кеерег определяется в $ 5-15 тыс. (в зависимости от
необходимого количества рабочих мест).
«1С-Рарус:Ресторан+Бар+Кафе»
Конфигурация «1СРарус:Ресторан + Бар + Кафе» 2.0 (разработчик
фирма «1С-Рарус») представляет собой типовое решение по автоматизации
предприятий общественного питания.
Данный программный продукт разработан на основе базовых объектов
системы «1С:Предприятие», может использоваться с компонентами
«Бухгалтерский учет», «Оперативный учет», «Расчет», и представляет собой
готовое решение для автоматизации процессов розничной продажи на
предприятиях общественного питания с использованием торгового
оборудования.
Это типовое решение позволяет значительно упростить работу:
- администратора автоматизированной системы управления
торговым процессом;
- менеджера смены;
- кассира;
- официанта;
- бармена.
Для создания автоматизированных рабочих мест в типовом решении
применяются специализированные эргономичные интерфейсы, в том числе,
которые позволяют реализовать все необходимые действия.
Система управления торговым оборудованием позволяет использовать
устройства, подключенные к различным компьютерам сети с произвольного
рабочего места.
В качестве минусов, присущих системе можно отметить следующее:
- программный продукт защищен аппаратным ключом защиты , в
связи с чем имеет фрагменты кода, недоступные для модификации;
- «1С-Рарус:Ресторан + Бар + Кафе» 2.0 не является
32
самостоятельным продуктом и должна использоваться вместе с компонентой
- бухгалтерский учет «1С: Предприятия» 8.
Таблица 4
Стоимость программного обеспечения предлагаемого фирмой 1С.
Наименование продукта
Стоимость, у.е.
1С-Рарус: Обмен данными между - Бухгалтерия 8. и
«R-Кеерег StoreНоше»
450
1С-Рарус: Общепит, редакция 8, стандартный вариант,
локальная поставка
350
1С-Рарус: Общепит, редакция 8, стандартный вариант,
сетевая поставка
350
1С-Рарус: Общепит, редакция 6, профессиональный
вариант, сетевая поставка
650
1С-Рарус: Общепит, редакция 8, УСН, локальная
поставка
500
1С-Рарус: Общепит, редакция 8, УСН, сетевая поставка
550
1С-Рарус: Ресторан+Бар+Кафе 2.0, сетевая подставка
1300
Лицензия для 1С-Рарус: Ресторан+Бар+Кафе 2.0,
сетевая
150
«Магия-ресторан»
«Магия-ресторан» компании ИВС - это система, разработанная для
автоматизации учета и управления на предприятиях общественного питания.
Является единственным пакетом прикладных программ для автоматизации
ресторанов, полностью построенным на платформе Microsoft SQL и
использующим Windows 7 и Windows ХР, что позволяют использовать самое
современное электронное оборудование с максимальной эффективностью
[2]. Система является масштабируемой, и поэтому с одинаковым успехом
используется на различных предприятиях — от фаст-фудов и небольших
баров до крупных ресторанов и многопрофильных развлекательных центров
и клубов.