23
(выполнения работ) по техническому обслуживанию и ремонту
автомототранспортных средств (утв. постановлением Правительства РФ от
11.04.01 г. №290).
Работы по ТО и ремонту автомобиля производятся на основании
договора, который заключается при предъявлении автовладельцем
документа, удостоверяющего личность, а также документов,
удостоверяющих право собственности на автомототранспортное средство,
- свидетельства о регистрации, паспорта автомототранспортного средства,
справки-счета (при сдаче в ремонт отдельных составных частей
автомобиля, не являющихся номерными, предъявления указанных
документов не требуется).
Информация об оказываемых услугах, обеспечивающая
возможность их правильного выбора, должна быть предоставлена
автовладельцу до заключения договора. Эта информация должна быть
размещена в помещении, где производится прием заказов, в удобном для
обозрения месте.
При обоюдно приемлемых условиях выполнения работ заключается
договор в письменной форме.
Если работы исполняются в присутствии заказчика (подкачка шин,
диагностические работы, некоторые работы ТО, мойка и т.д.), то заказчику
выдают квитанцию, жетон, талон и т.п. В случае если автовладелец
оставляет автомобиль в автотехцентре для выполнения работ, то
одновременно с договором составляется приемосдаточный акт, где
указываются комплектность автомобиля и видимые наружные
повреждения и дефекты, сведения о предоставлении автовладельцем
запасных частей и материалов с указанием их точного наименования,
описания и цены. Приемосдаточный акт подписывается ответственным
лицом автотехцентра и автовладельцем и заверяется печатью
автотехцентра.
24
1.1.3 Программная и техническая архитектура ИС предприятия
Основной проблемой автотехцентра, с точки зрения автоматизации,
является недостаточное использование информационных технологий.
На основании проведенного анализа структуры и функций
автотехцентра, необходимо разработать информационную модель.
На основе информационной модели необходимо разработать
информационную систему автотехцентра.
Создание систем автоматизации предприятий является очень
сложной задачей. В технологическом цикле создания программного
обеспечения принято выделять следующие этапы:
анализ - определение того, что система будет делать,
проектирование - определение подсистем и их
взаимодействие,
реализация - разработка подсистем по отдельности,
объединение - соединение подсистем в единое целое,
тестирование - проверка работы системы,
установка - введение системы в действие,
функционирование - использование системы.
Наиболее критичными являются ранние этапы создания
информационных систем – этап анализа и этап проектирования, поскольку
именно на этих этапах могут быть допущены наиболее опасные и
дорогостоящие ошибки. Средства, обеспечивающие автоматизацию этих
этапов, должны выполнять следующие задачи:
Построение модели бизнес-процессов предприятия и анализ этой
модели, в том числе стоимостной анализ и анализ эффективности бизнес-
процессов с помощью имитационного моделирования.
Создание структурной модели предприятия и связывание структуры
с функциональной моделью. Результатом такого связывания должно быть
распределение ролей и ответственности участников бизнес-процессов.
25
Описание документооборота предприятия.
Создание сценариев выполнения бизнес-функций, подлежащих
автоматизации и полного описание последовательности действий
(включающее все возможные сценарии и логику развития).
Создание сущностей и атрибутов и построение на этой основе
модели данных.
Определение требований к информационной системе и связь
функциональности информационной системы с бизнес-процессами.
Создание объектной модели, на которой в дальнейшем может быть
автоматически сгенерирован программный код.
Интеграция с инструментальными средствами, обеспечивающими
поддержку групповой разработки, системами быстрой разработки,
средствами управления проектом, средствами управления требованиями,
средствами тестирования, средствами управления конфигурациями,
средствами распространения и средствами документирования.
1.2 Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации
1.2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес процессов
Назначение информационной системы - автоматизация работы
следующих подразделений ООО «Гарант»:
диспетчерской службы (формирование заказов, учет работ и учет
комплектации заказов);
служба материально-технического снабжения (прием заявок на
закупку запчастей и расходных материалов, учет наличия товара на
складе);
ремонтная служба (прием и выполнение заказов).
Процесс приема и выполнения заказа можно вкратце описать по
следующим шагам:
26
определение, является ли клиент постоянным заказчиком
компании (постоянные заказчики получают скидки на выполнение работ);
предварительное определение сущности заказа (заказов). В
зависимости от потребности клиента диспетчер обращается к мастерам
ремонтной службы, службы сервиса;
определение исполнителя заказа. Диспетчер при этом
руководствуется журналом заказов. Он обращается к тому мастеру,
который, по мнению диспетчера, наименее занят. Однако в случае
фактической занятости этого мастера, диспетчер переадресует заявку
другому;
анализ мастером неисправности, предварительное
диагностирование и оценка продолжительности работ и их стоимости, а
также наличия необходимой комплектации на складе. Диспетчер участвует
в проверке наличия на складе комплектующих;
оформление заказа по заданной форме, оформление приемо-
сдаточного акта передачи транспортного средства исполнителю,
оформление доверенности на проведение технических испытаний
транспортного средства; фиксация получения предоплаты; заполнение
журнала заказов;
выдача заказа, оформление диспетчером заказа-наряда и приемо-
сдаточного акта передачи транспортного средства заказчику.
Схема информационных потоков на предприятии в рамках
автоматизируемых подразделений представлена на рисунках 2 и 3.
27
Рис. 2 Диаграмма потоков данных верхнего уровня
Рис. 3 Диаграмма потоков данных на уровне подсистем
1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе
задач и ее описание
В данном разделе рассматриваются цели и назначение разработки
информационной системы, а также требования к ней. Описываются потоки
входной, выходной и нормативно-справочной информации.
NODE: TITLE: NUMBER:
ÝÈÑ
A-0
Заказ на выполнение работ
Приемо-сдаточный акт передачи транспортного средст ва исполнителю
Заказ-наряд
Счет
Доверенность на проведение технических испытаний транспортного средства
Приемо-сдаточный акт передачи транспортного средст ва заказчику
Заказ
поставщику
00р.
ЭИС
1
Клиенты
2
Поставщики
NODE: TITLE: NUMBER:
ÝÈÑ
A0
Заказ на выполнение работ
Приемо-сдаточный акт
передачи т ранспорт ного
средс тва исполнит елю
Заказ-наряд
Счет
Заявка на закупку запчастей и расходных материалов
Заказ на
выполнение
работ
Информация о наличии запчастей на складе
Журнал заказов
Журнал заявок
Журнал счетов
От чет о выполненных
работ ах
Информация о наличии
запчастей на складе
Информация о
наличии
расходных
материалов на
складе
От чет о выполненных работах и затраченных материалах
От чет об
израсходованных
расходных
материалах
Доверенность на
пров едение технических
испытаний транспортного
средс тва
Приемо-сдаточный
акт передачи
транспортного
средс тва заказчику
Заказ на перемещение
материальных ценностей
Заказ
поставщику
30р.
Ремонтная служба
10р.
Диспетчерс кий отдел
20р.
Служба
материально-
техничееского
снабжения
40р.
Бухгалтерия
28
Целями создания информационной системы является повышение
эффективности работы сотрудников с запчастями, поставляемые дилерами
в автотехцентре, сокращение потерь рабочего времени, ведение учета всех
заказов на ремонт автомобиля.
Задачами создаваемой информационной системы являются:
– экономия времени за счет сокращения времени на выполнение
работ;
– повышение качества выходной информации путем
автоматизации процессов составления заказов на ремонт и на запчасти;
– защита информации от несанкционированного доступа.
Назначением разрабатываемой информационной системы являются:
– хранить данные в удобном для использования виде;
– получать доступ к необходимой информации в любой момент
времени;
– редактировать данные по мере их изменения.
В информационной системе должны быть автоматизированы
следующие функции:
– ведение данных о товаре;
– ведение данных о поставщике, которые предлагают товары;
– составление учетов заказов на товар;
– составление учетов заказов на ремонт.
Выходная информация является предметом статистической
отчетности деятельности автотехцентра.
Входная информация вводится администратором. Введение
информации должно быть максимально удобно.
Разрабатываемая информационная система должна предоставлять
следующие возможности:
– добавление или изменение существующих данных;
– обеспечение защиты данных от несанкционированного
доступа;
29
– обеспечение защиты от ввода неверной информации
(неверный тип, формат данных, превышение диапазона вводимых данных).
Автоматизированная обработка информации может прекратиться в
следующих случаях:
– при нарушении целостности структуры базы данных;
– при сбое работы сервера приложений.
Пользователем информационной системы будет администратор. Он
будет использовать единую программу для доступа к базе данных.
Система управления базами данных должна предоставлять доступ к
информации, разрешать или запрещать ее модификацию в соответствии с
именем пользователя и паролем, идентифицирующем сотрудника.
Входная информация клиента, подающего заявку на заказ являются
следующие данные:
– Ф.И.О;
– марка автомобиля;
– номер телефона.
Входная информация сотрудника, принимающего заказ являются
следующие данные:
– должность;
– Ф.И.О.
Часто используемая информация и не изменяемая продолжительное
время, представлена в виде нормативно-справочной информации. Это
информация, которая вводится на начальном этапе эксплуатации и может
пополняться в ходе работе с автоматизированной системой.
В данной системе к нормативно-справочной информации можно
отнести следующие справочники:
– справочник клиентов;
– справочник сотрудников;
– справочник поставщиков;
– справочник деталей.
30
Выходной информацией являются упорядоченные и
представленные в виде данных запросы, которые можно вывести на
печать.
Перечень запросов:
1) выборка запчастей, интересующих клиента (по цене, по
качеству, по гарантии качества, по оригинальности запчастей);
2) выборка поставщиков, нарушивших сроки поставки;
3) списки наиболее пользующихся запчастей на рынках города.
Перечень необходимых выходных документов:
1) платежные поручения;
2) заказ на товар;
3) счет на товар;
4) приходные накладные.
В данном разделе рассмотрены цели и требования разрабатываемой
информационной системы, описаны потоки входной, выходной и
нормативно-справочной информации, выделены автоматизированные
функции.
На основании этого можно сделать вывод, что эффективность
работы автотехцентра за счет сокращения потерь рабочего времени
вполне достижима при разработке и внедрении автоматизированной
системы.
1.2.3 Обоснование необходимости использования
вычислительной техники для решения задачи
Деятельность компании «Гарант» заключается в выполнении
основных бизнес-процессов, к которым относятся:
– Прием заявок от клиентов на проведение ремонта и
технического обслуживания автомобилей;
– Выполнение ремонта и технического обслуживания
автомобилей;
– Формирование сопроводительной документации и отчетности.
31
Одной из проблем, возникающей в процессе деятельности
компании «Гарант», обслуживающей большое количество клиентов,
является контроль состояния, и местонахождения автотехники в любой
момент времени. Много времени тратится на формирование
документации, сопровождающей движение автотехники и запасных
частей, и формирование выходной отчетности. Оперативный доступ к
информации позволит увеличить эффективность работы компании, а,
следовательно, повысить работоспособность организации.
Процессы учета и контроля оперативных данных в компании
«Гарант» практически непрерывны, являются трудоемкими и
сопровождаются большим документооборотом. Учет заключается в
регистрации оперативных данных, поступающих в процессе деятельности
компании. Контроль заключается в отслеживании состояния заказа и
группировке разрозненных оперативных данных. Необходимость в
постоянном доступе к данной информации, наличие больших объемов
регистрируемой информации, требуют автоматизации данных процессов.
Таким образом, можно выделить следующие преимущества применения
автоматизированной системы для данной задачи:
– ускорение процессов получения и обработки данных;
– упрощение получения статистических данных о работе
мастеров по ремонту техники, подразделений и компании в целом;
– наглядность и простота доступа к информации;
– уменьшение числа ошибок, которые обычно свойственны
людям при обработке больших объемов информации.
Диспетчеры и представители службы материально-технического
снабжения ООО «Гарант» используют в своей деятельности в основном
приложения пакета Microsoft Office, в частности электронные таблицы
Excel для ведения простых однотабличных баз учета и поиска информации
по этим базам. Дисциплина резервного хранения не установлена
корпоративными правилами, поэтому резервное хранение осуществляется
32
путем записи файлов на лазерный диск по усмотрению руководителя
подразделения.
Потребность в разработке автоматизированной информационной
системы учета деятельности ООО «Гарант» обусловлена конкуренцией на
рынке услуг автосервиса и необходимостью обеспечить более высокую
производительность труда, большую надежность и достоверность
информации, лучшую ее сохранность.
Исследование существующей системы обработки информации
выявило необходимость совершенствования существующей обработки
данных, причем анализ ситуации позволил определить следующие
потенциальные направления совершенствования существующей системы
обработки информации:
устранение имеющихся организационных и технических
недостатков, перечисленных в предыдущем разделе, позволило бы
значительно перевести существующую обработку информации на более
высокий современный уровень;
внедрение единой информационной системы даст возможность
практически повысить эффективность работы, полностью отказаться от
«ручной» обработки информации и перейти к автоматизированной ее
форме;
внедрение индивидуальной информационной системы устраняет
такие недостатки предыдущего стороннего ПО, предназначенного для
автоматизации «любого» предприятия как необходимость достаточно
крупных вложений финансовых средств и необходимость настройки
приобретаемого ПО на конкретные условия работы. Поэтому рассмотрим
вариант решения этой задачи, опираясь на имеющиеся знания и навыки,
как в создании АИС, так и в бухгалтерской работе.
Поскольку разработка комплексной системы автоматизированного
управления как распределенной базы данных является сложным и
дорогостоящим, требующим привлечения значительных ресурсов, в том