13
Техническая архитектура информационной системы компании
«Гамалеевское» представлена схемой (См. рис. 2).
Рис. 2 Схема технической архитектуры ИС компании
1.2 Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации
1.2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес процессов
Создаваемая модель бизнес-процессов организации строится на базе
построенных бизнес-процессов по результатам обследования деятельности
организации, проводимого на уровне подразделений.
На этом этапе проводится обследование подразделений, в результате
которого выявляются выполняемые в них основные функции, их вход и
выход. Эти функции распределяются по бизнес-процессам, проходящим
через каждое подразделение. В результате формируются и уточняются общие
списки бизнес-процессов и функций по подразделениям, списки входных и
выходных документов и другие характеристики, и вся эта информация
наполняет каждый бизнес-процесс конкретным содержанием.
14
В процессе отображения бизнес-процессов по уровням
организационной иерархии формируется и уточняется общий список бизнес-
процессов, и могут появиться новые бизнес-процессы.
Главной целью создания модели бизнес-процессов предприятия
является детализация описания деятельности организации. От уровня
описания реализации общих бизнес-процессов в организации и списковых
моделей в подразделениях до уровня детальных моделей подразделений,
позволяющих выделить все функции подразделений, обрабатываемые
документы, основные данные, описать регламент работы персонала и создать
в итоге функциональную модель организации и концептуальную модель
данных.
Выявленные в процессе обследования подразделения функции
распределяются по бизнес-процессам этого подразделения, наполняя их
конкретными работами данного подразделения. При этом описания бизнес-
процессов могут дополняться и уточняться. В моделях описываются и
детализируются бизнес-процессы, функции, информационные потоки,
входные и выходные документы, взаимодействие внутри организации и с
внешними объектами, данные, бизнес - правила, роли персонала и регламент,
их взаимосвязи, временные и прочие характеристики.
Закупка товара. В главном офисе с главного склада на данное
подразделение «Гамалеевское» выписывается товар. Сопроводительные
документы: сверка приема на техническое обслуживание, расходная
накладная. Там получается товар и привозится сюда. Здесь производится
оприходование товара. Сопроводительные документы: накладная на приход
товара. Сотрудники склада сравнивают расходную накладную и приходную,
если они чего-то не досчитывают, необходимо из нашего прихода удалить
позицию, а в главном офисе сделать «Возврат от покупателя» данного
подразделения ООО «Гамалеевское». Словом, расход в главном офисе =
приход в рассматриваемом подразделении.
15
Хранение товара. Основная часть товара хранится на складе.
Остальной товар перемещается на витрину (всего 4 склада: основной-склад,
витрина, резерв, брак). Сопроводительные документы для перемещения
между складами: внутренняя накладная типа Перемещение.
Продажа товара. Сопроводительные документы: для склада - сверка
приема на техническое обслуживание, для покупателя - товарный чек,
гарантийное обязательство. Тип расходной накладной зависит от способа
оплаты (безнал, товарный чек от ЧП, товарный чек-доплата, кредит, на брак).
Безналичный расчет в том случае, если оплата осуществляется через
электронную систему платежей с помощью пластиковых карт. Для этого
установлено необходимое оборудование - терминал. Если покупатель вносит
предоплату, то выходной документ – товарный чек-доплата. Этот документ
позволит кассе понять разобраться в конце дня, почему не уплачена вся
стоимость. Тип документа Кредит в том случае, если покупатель берет товар
в кредит. Ну и если по приходу товара появился отказ (то есть не досчитали
какой-то отписанный нам товар), то оформляется расходная накладная типа
Брак. Если товар чем-то не устроил покупателя, то оформляется Акт по
возврату товара по соответствующей расходной накладной. Если
сотрудниками склада будет производится сборка купленных компьютерных
комплектующих, то оформляется Заказ на сборку. Если произошел недочет
товара, он списывается.
Все типовые документы расходных накладных вместе со сверкой
приема на техническое обслуживание проходят через кассу, где делается
пометка об оплате. После того, как оплата была произведена, покупателю на
руки отдается расходная накладная вместе с кассовым чеком. Сотрудники
склада в соответствии со сверкой выдают товар, ему же отдается гарантийное
обязательство.
Если покупателем является какая-либо организация, желающая
оплатить товар банковским переводом, сотрудник магазина выписывает счет
с указанными в нем реквизитами. После оплаты лицо, являющееся
16
представителем компании, должен предъявить доверенность на получение
товара.
Документ для сотрудников склада – сверка приема на техническое
обслуживание.
Доставка товара. Если покупатель изъявляет желание доставить ему
товар на дом, обговаривается удобное время для обеих сторон и оформляется
накладная на доставку по соответствующей расходной накладной.
1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач
и ее описание
Задачей дипломного проекта является составление проекта по
разработке автоматизированной системы учета движения учета ремонтных
работ и обслуживания оргтехники, которая включает:
1. Порядок учета ремонтных работ и обслуживания оргтехники;
2. Оформление заказов ремонтных работ, выдача необходимой для
этого документации;
3. Порядок выполнения работ в удобное для заказчика время.
Требования к функциональным характеристикам.
1. Программа должна обеспечить возможность выполнения
следующих функций:
Система должна обладать набором удобных возможностей по вводу
информации в систему;
Система должна вести учет продаж, иметь удобный и достаточный
набор информации;
Система должна иметь удобный интерфейс;
2. Исходные данные:
справочник фирм (покупателей);
справочник работ;
3. Результаты:
формирование необходимой сопроводительной документации;
17
Требования к надежности.
Предусмотреть контроль вводимой информации.
Предусмотреть блокировку некорректных действий пользователя при
работе и системой.
Обеспечить целостность вводимой информации.
Требования к составу и параметрам технических средств.
Система должна работать на IBM совместимых персональных
компьютеров.
1.2.3 Обоснование необходимости и цели использования
вычислительной техники для решения задачи
В современных условиях хозяйствования предприятия проявляют
большую заинтересованность в программных средствах
автоматизированного получения информации для учета ремонтных работ и
обслуживания оргтехники на предприятии.
При выборе программы автоматизированного ведения учета нужно
руководствовалась определенными критериями:
популярность программы среди специалистов в области
автоматизации учета и пользователей;
доступность программного обеспечения;
возможность обучения специалистов;
способность программы адаптироваться к особенностям работы
конкретного предприятия;
пригодность программы для дальнейшего совершенствования.
На предприятии надлежащая постановка учета ремонтных работ и
обслуживания оргтехники без его автоматизации невозможна, что в свою
очередь, предполагает автоматизацию всей системы управления работы
предприятия, взаимодействия с поставщиками, партнерами и клиентами.
18
Понимание сущности автоматизированной системы учета, знание
новых должностных обязанностей позволяет персоналу более
профессионально выполнять свою работу.
Принимаемые руководителями решения по автоматизации учета
следует рассматривать как стратегическое вложение средств в развитие
предприятия. В процессе его дальнейшего функционирования они должны
окупаться. Это будет происходить благодаря совершенствованию управления
производством, снижению затрат, повышению эффективности работы
предприятия. При внедрении автоматизированной системы в первую очередь
должны быть определены предъявляемые к ней требования, в частности,
функциональные области применения, пользователи информации и способы
ее доставки.
Разработка данной системы осуществляется в рамках автоматизации
системы продаж ООО «Гамалеевское».
Система предназначена для обеспечения оперативности учета
ремонтных работ и обслуживания оргтехники и доступа к необходимой
информации с целью улучшения качества предоставляемых услуг.
Разрабатываемый программный продукт должен обеспечивать создание
информационной базы, а также осуществлять создание следующих
документов:
счет;
расходная накладная (типа безналичный расчет, товарный чек, чек-
доплата);
акты (типа перемещение, возврат, заказ);
сверка приема на техническое обслуживание;
гарантийное обязательство;
заказ на сборку;
накладная на доставку.
19
1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной безопасности
и защиты информации
Для защиты от внешних угроз операционная система, которая
установлена на всех персональных компьютерах сотрудников компании ООО
«Гамалеевское», защищена лицензионным программным продуктом
Kaspersky Antivirus 6.0 и Kaspersky Internet Security 6.0.
Обеспечение информационно безопасности в компании ООО
«Гамалеевское» осуществляется за счет того, что каждый пользователь
информационной системы имеет свой логин и пароль для входа в систему.
Благодаря, чему в любой момент времени можно проследить за действиями
пользователей в системе, определить, кто и когда производил те или иные
операции над данными.
В основу нормативно-правового обеспечения входит документ «О
неразглашении коммерческой информации компании ООО «Гамалеевское», с
которым обязан ознакомиться и подписать каждый сотрудник компании.
Нарушение соглашений предусмотренных данным документом влечет за
собой административную и уголовную ответственность.
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации
задачи
Программный продукт «БП: Авторизованный сервисный центр» не
является самостоятельной программой и устанавливается как дополнение к
типовой конфигурации «Управление торговлей». Для работы конфигурации
требуется установка программы «1С: Предприятие 8.0».
Продукт предназначен для использования в крупных авторизованных
сервисных центрах, занимающихся ремонтом и обслуживанием техники
20
любых видов, как по разовым заявкам, так и по договорам технического
обслуживания.
Конфигурация предназначена для автоматизированного учета
следующих операций:
– учет клиентов;
– учет оборудования по серийным и заводским номерам;
– учет оборудования, установленного у каждого клиента;
– история ремонта по каждой модели оборудования;
– учет работ по стационарному ремонту;
– учет работ по выездному ремонту;
– учет и планирование заявок;
– учет и планирование работ по сервисным договорам;
– учет показателей заработной платы;
– учет движения ТМЦ (комплектующих и запасных частей);
– формирование отчетов для производителей оборудования;
– формирование управленческих отчетов.
– Функционально конфигурация разделена на следующие блоки:
– учет рекламаций;
– стационарный ремонт;
– выездной ремонт;
– учет договоров сервисного обслуживания;
– учет проектов.
Общая схема конфигурации (рис. 3) отражает состав и
взаимодействие модулей системы.
Для регистрации факта обращения рекламатора в сервисный центр
предназначен документ «Обращение рекламатора». В документе
фиксируются основные сведения о причинах обращения, о первоначальной
диагностике, проведенной в отделе рекламации, и на основе полученных
данных осуществляются дальнейшие действия по заявке (ремонт
оборудования, замена отдельных частей, либо возврат). Также в документе
21
можно оформить приход оборудования в отдел рекламации, возврат
оборудования из сервисного центра в отдел рекламации и возврат
оборудования рекламатору. В конфигурации созданы управленческие отчеты
по рекламациям.
Рис. 3 Общая схема конфигурации
Для оформления приема техники в ремонт в конфигурации
предназначен документ «Заказ-Наряд». Документ можно вводить на
основании документа «Обращения рекламатора». В документе фиксируются
основные сведения о причинах обращения, диагностике оборудования. В
процессе оформления документа фиксируются этапы ремонта, плановые и
фактические сроки проведения работ и исполнитель. Фиксируются запчасти,
использованные в процессе ремонта и выполненные работы.
В процессе ремонта пользователи могут производить заказ
необходимых запчастей на складе. По результатам ремонта формируются
управленческие отчеты и отчеты для производителей оборудования.
Основная задача программы АС «КомпьюЛиб»– облегчить труд
системного администратора, занимающегося комплектованием и
инвентаризацией компьютерного парка. Возможности программы:
22
– учет компьютеров и устройств с распределением по
административным отделам, доменам, месторасположению, помещениям,
ответственным лицам;
– учет программ;
– ведение баз данных производителей и продавцов оборудования;
– хранение стоимости устройств, расчет суммарной стоимости по
рабочим станциям, подразделениям и т.д.;
– хранение гарантийных сроков, расчет срока окончания гарантии;
– учет событий по устройствам и рабочим станциям
(компьютерам): история перемещений, ремонтов, изменений и т.д.;
– автоматическое отслеживание событий; полный журнал событий
(«история» компьютерного парка организации);
– автоматизированный ввод данных – импорт отчетов программ
диагностики оборудования (Sysinfo Lab ASTRA, AIDA32);
– гибкий настраиваемый интерфейс просмотра данных;
– быстрый удобный ввод информации (в том числе копирование
устройств, компьютеров);
– мощные механизмы поиска, фильтрации, сортировки,
группировки (в том числе автофильтр a-la Excel и Quick Search);
– подробные развернутые отчеты;
– экспорт в Word, Excel, HTML, текстовые файлы;
– MDI-интерфейс;
– работа в сети;
– возможность работы с несколькими независимыми базами
данных.
К недостаткам внедрения данной системы можно отнести её
громоздкость, а также то, что технология автоматизации предприятий с
помощью данной системы не предусматривает автоматизацию всех участков
учета сразу. Кроме того, данная технология автоматизации предприятий
способствует возникновению ошибок и нестыковок, а также создает