23
благоприятные условия для злоупотреблений со стороны персонала. Поэтому
учет бизнес-процессов желательно осуществлять на единой информационной
основе. Только тогда будет можно говорить и о достоверности оценки
хозяйственной деятельности, и о принятии мотивированных управленческих
решений. Если предприятие по каким-либо причинам не готово
автоматизировать все свои участки учета сразу, то следует рассмотреть
программные решения, функциональные компоненты которых могут быть
внедрены поэтапно.
АС «Hardware Inspector» разработана компанией Database Harbor
Software и предназначена для автоматизированного учета и инвентаризации
компьютерной техники и иного оборудования в организациях. Она дает
возможность вести учет не просто текущего состояния параметров
компьютера, а всей истории жизни отдельных комплектующих. «Hardware
Inspector» решает задачи автоматизации инвентарного учета компьютерной
техники и комплектующих, с возможностью хранения всей истории
перемещений и обслуживания. Поддерживает механизм ревизий рабочих
мест, который предохраняет компьютеры и комплектующие от хищения и
подмены, детальный контроль над параметрами конфигурации компьютера,
обеспечивающий свободу и оперативность действий по планированию
модернизации и перераспределения устройств. Формирует отчетность для
материальной бухгалтерии. Основные возможности АС:
– учет рабочих мест с детализацией до отдельных устройств. На
каждое устройство заводится паспорт, в котором отражается информация о
его поступлении, технических параметрах, истории его перемещений по
рабочим местам и ремонта;
– древовидная организация подразделений и рабочих мест.
Устройства располагаются на рабочем месте, также имея иерархическую
структуру. Например, материнская плата находится внутри корпуса, CPU –
внутри материнской платы, а кулер – внутри процессора;
24
– по каждому устройству ведется история ремонта и других работ
по его обслуживанию;
– возможность как ручного, так и автоматизированного заполнения
базы данных. Автоматизированное добавление устройств осуществляется
посредством импорта их описаний из отчетов программ ASTRA и AIDA32.
Данная возможность позволяет избавиться от рутинной работы по
первичному вводу информации, однако данные программные продукты не
входят в стоимость системы и могут быть приобретены за отдельную плату.
Программа анализа конфигурации (ASTRA) читает данные об устройствах,
«зашитые» на аппаратном уровне, определяет модель устройства,
производителя и его www-адрес, дату производства, серийный номер (у
HDD, CPU, мониторов, модулей памяти и материнских плат), а также многие
другие технические параметры;
– большой набор отчетов: «Паспорт на устройство», «Паспорт на
рабочее место», «Список инвентарных номеров», «Полный перечень
оборудования», «Выполненные работы за период времени»;
– механизм поиска поможет найти интересующее устройство
(группу устройств) по заданному критерию. В фильтре поиска могут
участвовать такие параметры устройств, как тип, модель, производитель,
продавец, инвентарный номер, серийный номер, произвольная строка поиска
и так далее;
– гибкое разграничение доступа. Обширный перечень прав доступа
к функциям и данным позволяет очень гибко настроить возможности
каждого оператора базы данных;
– учет гарантийных сроков на технику с прогнозированием их
окончания;
– учет бухгалтерской информации о купленной технике (когда, где,
у кого и по каким документам куплена техника);
– учет инвентарных номеров, которые, при желании, можно
присвоить каждому устройству;
25
– информация по рабочему месту: ответственное лицо, IP-адреса,
периодичность профилактики и пр.
Главным недостатком данной АС является ее избыточность и
громоздкость, это ограничивает возможность ее применения на
рассматриваемом предприятии. Достаточно высокая стоимость программы
также повлияла на решение руководителей предприятия создать
собственную автоматизированную систему.
1.3.2 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Понятие стратегии автоматизации включает в себя базовые принципы,
используемые при автоматизации предприятия. В ее состав входят
следующие компоненты:
· цели: области деятельности предприятия и последовательность, в
которой они будут автоматизированы
· способ автоматизации: по участкам, направлениям, комплексная
автоматизация, хаотичная.
· долгосрочная техническая политика - комплекс внутренних
стандартов, поддерживаемых на предприятии
· ограничения: финансовые, временные и т.д.
· процедура управления изменениями плана.
Автоматизация - один из способов достижения стратегических бизнес-
целей, а не процесс, развивающийся по своим внутренним законам. Во главе
стратегии автоматизации должна лежать стратегия бизнеса предприятия:
миссия предприятия, направления и модель бизнеса. Таким образом,
стратегия автоматизации представляет собой план, согласованный по срокам
и целям со стратегией организации.
Критериями выбора стратегии автоматизации в ООО «Гамалеевское»
являются ограничения по финансовым, временным затратам. В связи с этим
рассмотрим возможность применения одной из четырёх стратегий
автоматизации:
26
Хаотичная автоматизации предполагает установку частей ИС по мере
возможностей. Представляет собой заплатку. Является наиболее плохим
вариантом с точки зрения долгосрочного эффекта. Полное отсутствие
стратегического плана развития ИС. Потребность во внедрение чаще всего
определяется сиюминутными задачами.
Автоматизация по участкам - это процесс автоматизации отдельных
производственных или управленческих подразделений объединенных по
функциональному признаку. Внедрение характеризуется большой
трудоемкостью для эффективной реализации стратегии обязательно наличие
стратегических и оперативных планов. Данный подход выбирается: когда
инвестиционные ресурсы недостаточны для полной автоматизации
предприятия, когда автоматизация участка позволяет достичь существенного
эффекта.
Автоматизации по направлениям - автоматизация отдельных групп,
бизнес-процессов (направлений), таких как производство, сбыт управления
финансами.
1)предполагается, меняем объект, меняем предметную область
2)выбор системы сильно зависит от вида услуг и состава затрат
3)внедряем систему, мы получаем «конструктор» автоматизированных
рабочих мест.
Стратегии автоматизации комплексная - это распространение систем
автоматизации на все функциональные направления деятельности компании
за счет проведения системной интеграции (объединения) ИС при внедрении.
Полная автоматизация подразделяется на:
1)автоматизация с внутренней интеграции - использования в качестве
единого информационного хранилища одной СУБД (клиент -> сервер ->
ядро-> СУБД)
2)автоматизация с внешней интеграцией - использования внешних
информационных сущностей (либо файлы) либо использования внутренних
протоколов при взаимодействии отдельных модулей.
27
Хаотичная стратегия не подходит, так как предполагаем использование
информационной системы в долгосрочной перспективе и предполагаем
расширение и добавление функционала системы. Комплексная
автоматизация предполагает полную автоматизацию всех функциональных
направлений деятельности компании, а также требует больших временных и
финансовых затрат, которые не может позволить компания. Автоматизация
по участкам предполагает, автоматизацию отдельных отделов компании, в
данном случае предполагается автоматизация не всех процессов
выполняемых каким либо из отделов компании. Способ автоматизации по
направлению, наиболее подходящий, так как в данном случае происходит
автоматизация отдельных групп бизнес-процессов компании
Разработка стратегии автоматизации
Стратегия автоматизации в первую очередь должна соответствовать
приоритетам и стратегии (задачам) бизнеса. В понятие стратегии также
должны входить пути достижения этого соответствия.
1. Анализ деятельности предприятия.
Анализ деятельности предприятия - довольно общее понятие. В данном
разделе под анализом деятельности понимается следующее: сбор и
представление информации о деятельности предприятия в формализованном
виде, пригодном для выбора и дальнейшего внедрения автоматизированной
системы.
2. Реорганизация деятельности.
Реорганизация деятельности преследует, как правило, цель повышения
эффективности деятельности предприятия в целом.
3. Выбор системы.
Выбор системы - многокритериальная задача. Задание объективных
критериев, по которым будет осуществляться выбор конкретной системы,
напрямую связано с качеством и полнотой проработки всех предшествующих
этапов цепочки выбора. Действительно, практически все объективные
соображения, которыми руководствуются при выборе системы
28
(функциональные возможности, стоимость системы и совокупная стоимость
владения, перспективы развития, поддержки и интеграции, технические
характеристики системы и т.п.), выводятся на предыдущих этапах. При
тщательной проработке всех предшествующих этапов, выбор системы,
перестает быть проблемой.
4. Внедрение системы.
Существуют следующие основные стратегии внедрения системы:
1) Стратегия «Параллельное использование». Параллельное
использование - параллельно выполняются старая и новая технология
решения задачи, их результаты сравниваются. Если результаты согласуются
длительное время, то осуществляется переход на новую технологию.
Плюсы:
- минимальный риск ошибок в виде новых технологий;
- управления внедрения ИС может осуществлять независимо от
обычного операционного планирования компании.
Минусы:
- двойная загрузка персонала;
- потребности в удвоенных мощностях серверов;
- необходимость постоянной сверки результатов работы 2-х
технологий.
2) Стратегия «Скачек». Скачек - старая технология работает до
определенного момента, затем осуществляется внедрение новой технологии,
а после внедрения реализуется только новая технология
Плюсы:
- минимальная длительность переходного периода;
- нет двойных затрат на деятельность компании;
- новые процессы являются наиболее оптимальными в виду отсутствия
переходного периода.
Минусы:
- высокие риски несоответствия качества ИС требованиям компании;
29
- высокие требования к процессу планирования перехода на новую
технологию;
3) Стратегия «Пилотный проект». Пилотный проект - тактика скачка
применяема к ограниченному числу процессов, областью применения
обычно является небольшой участок.
Плюсы:
- минимальный риск выбора неверного решения, которое не приводит к
длительному простою всего предприятия;
- возможность изменения планируемой технологии в процессе
внедрения ИС на участке;
- отсутствие 2-х затрат на реализацию технологии.
Минусы:
- сложность интеграции информационных потоков формируемых по
старой и новой технологии;
- необходимость управления старой и новой ИС одновременно.
4) Стратегия «Узкое место». Узкое место - автоматизация малой части
производственного процесса, который обычно выбирается по критериям, их
эффективности приводящих к повышению качества реализации процессов
только в определенном узком месте.
Плюсы:
- после автоматизации каждого узкого места имеется возможность
прервать автоматизацию;
- минимальные требования к уровню планирования работ внедрения.
Минусы:
- выполнение полного цикла планирования на каждом из узких мест -
ввиду возможности прерывания автоматизации процесс может, не закончится
некогда;
- независимость автоматизации узких мест может привести к
формированию избыточного множества программно аппаратных решений.
5. Эксплуатация и сопровождение ИС.
30
Этап эксплуатации или сопровождения системы в динамично
меняющемся предприятии представляет собой довольно сложную задачу.
Модернизация программно-аппаратной части, вызванная физическим и
моральным старением компонентов АСУ; необходимость отслеживания
изменений в законодательстве; необходимость доработки системы под новые
требования ее пользователей; обеспечение безопасности информации в
процессе эксплуатации - эти и многие другие вопросы постоянно встают
перед персоналом, ответственным за процесс эксплуатации системы.
Таким образом, в условиях ограниченного бюджета и начальной стадии
автоматизации логичным будет выбрать стратегию автоматизации по
направлению и автоматизировать только непосредственно процесс учета
ремонтных работ и обслуживания оргтехники.
Основным элементом в стратегии автоматизации должна стать
созданная база данных, в которой и будут аккумулироваться все сведения о
заключенных договорах и документах учета. Кроме того, возможен много
пользовательский доступ к базе данных.
1.3.3 Выбор и обоснование способа приобретения ИС для
автоматизации задачи
Способы приобретения ИС - это последующие действия от
определения и формализации решения о необходимости ИС до момента пока
ИС не будет внедрена на предприятия. Существуют следующие способы
приобретения ИС:
· разработка (самостоятельная и заказная);
· покупка ИС (покупка отечественной или зарубежной ИС);
· покупка + доработка (самостоятельная или заказная);
· аренда.
Приобретаемая информационная система нам не подходит из-за ряда
недостатков, а также нехватки функциональности, хуже продумано
31
направление будущего развития информационной системы, длительный срок
адаптации под требования предприятий, так же требуется частое обращение
в службу поддержки. Покупка и доработка возможна, если требует
небольшой объем доработки, данная доработка часто возможна в рамках
модели ядра ИС, что часто вызывает затруднения из-за отсутствия
развернутой документации. У варианта аренды ИС можно выявить несколько
недостатков: бизнес данные хранятся у третьего лица, часто минимальные
возможности по настройки. Информационная система будет разрабатываться
в компании собственными силами, так как компания располагает
квалифицированными сотрудниками для разработки и внедрения данной
информационной системы. Разрабатываемая информационная система будет
включать весь необходимый функционал, и учитывать все особенность
работы и пожелания сотрудников данной компании, так как будет являться
индивидуальным (уникальным) продуктом, что позволяет быстро изменить
функциональность в соответствии с требованием внутреннего заказчика.
1.4 Обоснование проектных решений по видам обеспечения
1.4.1 Обоснование проектных решений по информационному
обеспечению комплекса задач
Для решения задачи об учете расхода металла следует выбрать базу
данных Microsoft Access.
Microsoft Access – это не только мощная, гибкая и простая в
использовании реляционная СУБД (Система управления базами данных), но
и система разработки приложений баз данных. С помощью Access можно
создать приложение, работающее в среде Windows и полностью
соответствующее потребностям в обработке и управлении данными.
Используя запросы, можно отбирать нужные данные и вычислять итоги, а
также создавать формы для ввода, просмотра и обновления данных и
составлять сложные отчеты. Формы и отчеты «наследуют» свойства базовой
32
таблицы или запроса, так что в большинстве случаев достаточно задать
форматы, условия на значения и некоторые другие характеристики данных
только один раз.
К числу наиболее эффективных средств Access относятся мастера,
которые используются для создания таблиц, запросов, различных типов форм
и отчетов. В Access также включены мастера, помогающие анализировать
структуру базы данных, импортировать электронные таблицы и текстовые
данные, повысить быстродействие приложения, создать и настроить любое
из двадцати типов приложений, используя встроенные шаблоны.
СУБД обеспечивает полный контроль над процессом определения
данных, их обработкой и совместным использованием. СУБД также
существенно облегчает структуризацию и обработку больших объемов
информации, хранящейся в многочисленных таблицах. Разнообразие
средства СУБД обеспечивают выполнение трех основных функций:
определение данных, обработка данных и управление данными.
Определение данных. Можно определить, какие сведения будут
храниться в базе данных, типы данных (например, числа или
символы) и как они связаны между собой.
Обработка данных. Данные можно обрабатывать самыми
различными способами. Можно выбирать любые поля, фильтровать
и сортировать данные. Можно объединять данные со связанной с
ними информацией и вычислять итоговые значения. Также можно
отобрать некоторые данные и затем изменить, удалить, скопировать
их в другую таблицу или создать для них новую таблицу.
Управление данными. Можно указать, каким пользователям
разрешено просматривать, изменять или вставлять данные. Можно
также определить правила совместного использования данных.
Выбор СУБД определяется многими факторами, но главный из них –
возможность работы с построенной моделью данных. Поэтому одной из
важнейших характеристик является тип модели (иерархический, сетевой,