27
1.2.2. Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и
ее описание
В данной дипломном проекте будет подробно исследован бизнес-процесс
контроль оплаты счетов.
Качественный контроль над своевременным выставлением счетов и их
оплатой позволяет в нужный момент реагировать на просрочку в оплате счетов
и другие проблемы, возникающие при выставлении, рассылке и оплате счетов, и
вовремя принимать управленческие решения.
При обеспечении ежедневного быстрого анализа оплаты по
выставленным счетам и формирование отчетности существенно облегчают
получение полной информации для анализа дебиторской задолженности,
позволяют вовремя выявлять просроченную дебиторскую задолженность и
принимать меры к ее оплате, а также качественно планировать движение
денежных потоков компании [1].
Просроченная дебиторская задолженность разделяется на составные
части в зависимости от срока давности. Это помогает точно организовать работу
компании по возврату дебиторских задолженностей и своевременно
предпринимать необходимые действия по предотвращению перехода
просроченной дебиторской задолженности в безнадежную.
Кроме того, постоянный анализ разрешает определять периоды и
зависимость роста и снижения сумм дебиторской задолженности, что делает
более достоверными результаты финансового планирования и бюджетирования.
Процесс контроля оплаты счетов представлен на рисунке 6.
28
Рисунок 6 - Декомпозиция процесса контроля оплаты счетов
Сотрудник финансового отдела, просматривает выставленные счета
клиентам и формирует реестр неоплаченных вовремя счетов. После
формирования реестра неоплаченных счетов, финансовый менеджер
связывается с контрагентами для оповещения о дебиторской задолженности.
После проведенной беседы сотрудник проводит повторный контроль оплаты
счетов и далее формирует отчет по закрытым задолженностям, либо передает
данные контрагента в юридический отдел для взыскания. В последнем варианте
на выходе будет взыскание через суд.
Проанализировав все процессы, относящиеся к выбранному комплексу
автоматизации, можно сформировать входные и выходные потоки для
проектируемой информационной системы.
На входе имеется документ, выставленный счет, на выходе результаты
контрольных мероприятий, либо взыскание через суд. Управлением являются
такие документы, как положение о финансовом отделе и должностные
инструкции. Механизмами работы являются сотрудники финансового отдела.
29
В системе будут работать финансовые менеджеры.
Система должна выполнять следующие функции:
• Хранение информации о контрагенте (поставщики, покупатели,
банк, бюджет, сотрудники, прочие дебиторы и кредиторы);
• Хранение информации о сроках, оставшихся до погашения (свыше
года, от шести месяцев до года, от трех до шести месяцев, от одного до трех
месяцев; до востребования и менее одного месяца);
• Обработка платежей;
• Формирование писем для взысканий;
• Формирование отчётов о закрытых задолженностях;
• Хранение истории о сформированных отчётов.
1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
Работа в финансовом отделе подразумевает работу с большим
количеством бумажных документов. Поэтому для облегчения работы нужно
перевести все данные в электронный вид.
Схема документооборота финансового отдела (в рамках выпускной
квалификационной работы) представлена на рисунке 7.
30
Рисунок 7 – Документооборот
Финансовый менеджер формирует реестр неоплаченных счетов, далее
производит контроль оплаты и заполняет документ неоплаченный счет и
передает его в юридический для дальнейшего взыскания, потом формируется
отчет и отправляется руководству. Прагматические оценки потоков информации
показаны в таблице 7.
31
Таблица 7
Прагматические оценки потоков информации
Документ
Количество
документо
в за месяц
Число
задействованног
о персонала в
месяц, шт.
Время на
формировани
е одного
документа,
час
Трудоемкост
ь обработки
документов
за месяц,
чел-час
Реестр
неоплаченных
счетов
30
2
1
60
Неоплаченны
й счет
70
2
0,5
70
Отчет
20
1
0,5
10
Итого:
-
-
-
140
Благодаря внедряемому решению планируется сокращение временных
затрат, а также упрощение работы с дебиторскими задолженностями.
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
В ООО «Комплексная упаковка» функционирует политика безопасности.
В компании действуют следующие нормативно-правовые документы в
области защиты информации и информационной безопасности (ИБ):
• Положение о конфиденциальной информации.
• Положение об использовании программного обеспечения.
• Положение об использовании электронной почты.
• Положение об использовании сети Интернет.
• Положение об использовании мобильных устройств и носителей
информации.
• Правила внутреннего трудового распорядка.
• Приказ о введении политики информационной безопасности.
• Приказ о введении Правил внутреннего трудового распорядка.
• Приказ о введении внутриобъектового пропускного режима.
В компании нет специального подразделения по обеспечению
информационной безопасности. За обеспечение политики безопасности отвечает
системный администратор.
32
В трудовом договоре компании есть отдельный пункт, который посвящен
неразглашению конфиденциальной информации. Сотрудники обязаны
выполнять все инструкции по обеспечению сохранности коммерческой тайны и
другой конфиденциальной информации.
В компании запрещается:
• Установка вредоносного ПО, предназначенного для нарушения
работоспособности аппаратных и программных средств.
• Использовать программные средства специального предназначения,
позволяющие получить несанкционированный доступ к сети Интернет.
• Осуществлять все, что угодно, нацеленное на нарушение
работоспособности элементов информационной системы организации.
• Публиковать, загружать и распространять материалы содержащие:
конфиденциальную информацию или информацию, составляющую
коммерческую тайну.
• Пользоваться Интернетом в личных целях.
• Изменять свой IP-адрес.
• Использовать информацию, защищенную авторскими правами, без
разрешения автора.
В ООО «Комплексная упаковка» разрешено применение ограниченного
перечня программного обеспечения. Пользователям запрещается устанавливать
на свои ПК любое другое ПО без ведома системного администратора.
В компании, на программном уровне используется служба каталогов
Microsoft Active Directory, она используется для управления доступом
сотрудников, а также при доступе к БД. У каждого пароля есть срок годности,
при истечении которого сотрудник вынужден создать новый пароль, при этом не
допускаются слишком короткие и легкие пароли. В таком случае возрастает
защита от несанкционированного доступа к системе [2].
Для защиты компьютеров от внешних угроз в компании используется
пакет Kaspersky Total Security. Он осуществляет следующие функции:
• файловый антивирус;
33
• почтовый антивирус;
• веб-антивирус;
• IM-антивирус;
• контроль программ;
• сетевой экран;
• мониторинг сети;
• защита от сетевых атак;
• анти-спам;
• анти-фишинг;
• анти-баннер;
• безопасные платежи;
• безопасный ввод данных;
• защита от сбора данных;
• защита от изменений операционной системы.
В компании происходит постоянное резервное копирование данных. Это
позволяет хранить важную информацию не только на конкретном компьютере,
но и на других устройствах: внешнем носителе или сервере, не боясь о потере
данных, так как их можно восстановить в любой момент. В наши дни особенно
актуальным является удаленное хранение информации в «облаке». Облачное
копирование предназначено для защиты информации компании в случае
чрезвычайной ситуации. Создать резервную копию и восстановить данные
можно в любое удобное для пользователя время.
Так же в компании присутствует план по восстановлению данных.
Каждый бизнес нуждается в таком плане, чтобы как можно быстрее устранить
риск простоев и обеспечить непрерывность всех процессов компании. Наличие
такого плана поможет сократить время на восстановление информационной
системы, к примеру, если компания по какой-либо причине не может получить
доступ к своим информационным ресурсам. Этот план должен предусматривать
возможность введения аварийного режима в период сбоя. Сам процесс
34
восстановления должен быть максимально детализирован с учетом всех
изменений в системе [10].
Передача данных в компании происходит в зашифрованном электронном
формате (end-to-end protection). Шифрование данных используется для
обеспечения конфиденциальности информации при ее передаче в электронном
формате. Шифрование защищает информацию, ПО и другие информационные
ресурсы компании от несанкционированного доступа, копирования и
использования [14].
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
Сегодня на рынке представлено большое количество программных
продуктов, позволяющих автоматизировать финансовую деятельность.
Наиболее распространенными являются «1:СБухгалтерия», «Парус» и
«Галактика».
Система «Галактика» — комплексная система автоматизации управления
предприятием. Данная система обладает широкими функциональными
возможностями и является основой единого информационного пространства
предприятия. Система ориентирована на автоматизацию решения задач,
возникающих на всех стадиях управленческого цикла. Бухгалтерский контур
поддерживает автоматизацию всего комплекса задач бухгалтерского учета, в том
числе на предприятиях различных отраслей и масштабов деятельности.
Позволяет вести бухучет в полном соответствии с экономическим
законодательством.
Система программ «1С:Предприятие» предназначена для решения
разного спектра задач автоматизации учета и управления, стоящих перед
динамично развивающимися современными предприятиями. «1С:Бухгалтерия»
представляет собой «1С:Предприятие» с компонентой «Бухгалтерский учет» и
типовой конфигурацией. Компонента «Бухгалтерский учет» может быть
использована для ведения бухгалтерского учета. «1С:Бухгалтерия» —
35
универсальная программа массового назначения для автоматизации
бухгалтерского учета. Она может использоваться на предприятиях разных
направлений деятельности и форм собственности.
В начале своей деятельности Корпорация «ПАРУС» располагала только
решением для автоматизации расчета заработной платы для MS DOS. С тех пор
ассортимент программных продуктов, предлагаемых Корпорацией «ПАРУС»,
увеличился. Сначала появилась учетная программа «Парус-Бухгалтерия» для MS
DOS. А в свете тотального перехода пользователей на Microsoft Windows они
создали модульную систему автоматизации бизнес-процессов для предприятий
малого и среднего бизнеса «Парус-Предприятие 7» под Windows. Модуль
«Бухгалтерский учет» предназначен для автоматизации бухгалтерского учета на
предприятиях различных сфер деятельности, позволяет построить учет «от
первичного документа» и автоматизировать бизнес-процессы любой сложности,
в том числе автоматизировать управление бизнес-процессами общих центров
обслуживания.
Анализ характеристик бухгалтерского программного обеспечения
представлен в таблице 8.
Таблица 8
Сравнительная характеристика программ
Признак
1:С
«Бухгалтерия»
«Парус»
«Галактика»
Предприятие, на
котором
использование
1) малое
2) предприятие
без образования
юридического
лица
3) бюджетные
организации
1) среднее
2) крупное
3) очень крупное
1) крупное
2) очень крупное
Фирма-разработчик
1:С
Парус
Галактика
Синтетический учет
есть
есть
есть
Многомерный
аналитический учет
есть
есть
есть
Многоуровневый
аналитический учет
есть
есть
есть
Мультивалютный учет
есть
есть
есть
Шаблоны типовых
операций
есть
есть
есть
Подготовка первичных
документов
есть
есть
есть
36
Признак
1:С
«Бухгалтерия»
«Парус»
«Галактика»
Построение
произвольных форм
первичных документов
есть
есть
есть
Стандартные формы
отчетности,
соответствие текущему
законодательству
есть
есть
есть
Средства построения
произвольных отчетов
есть
есть
есть
Изменение правил
построения отчетов по
произвольным
критериям без
использования
программирования
нет
нет
есть
Создание отчетов за
произвольные периоды
времени
есть
есть
есть
Охват всех участков
работы
есть
есть
есть
Ведение учета по
нескольким
предприятиям
есть
нет
нет
Полнота набора
хранимой информации
есть
есть
есть
Наличие подробной
справочной системы
есть
есть
есть
Поддержка со стороны
разработчика (дилера)
есть
есть
есть
Максимальная
визуализация
информации на экране
есть
есть
есть
Сфера применения
машиностроение,
пищевая
промышленность,
строительство
машиностроение,
нефтегазовые
компании,
предприятия
энергетической
отрасли,
гостиничное
хозяйство
нефтегазовая
отрасль,
энергетика,
металлургия,
пищевая
промышленность
Сетевая версия
«клиент сервер»
«клиент сервер»
«клиент сервер»
Так как на предприятии уже установлена система с компонентой
«1С:Бухгалтерия», то в связи с экономией средств на приобретение, было
принято решение ее и использовать для дальнейшей автоматизации.