28
При осуществлении стандартных методов расчета с поставщиками,
который применяется в «Steak and Home», наблюдаются недостатки, которые
указаны ниже.
Рисунок 12. Недостатки расчета с поставщиками в «Steak and Home»
Сотрудник, в основном, затрачивает довольно много времени на поиск
нужных ему данных (как показывает статистика на это уходит около 40%
рабочего времени) или воссоздание заново данных, которые существуют «где-
то в компании» (такое происходит в 70% случаев). При такой сильной
«разбросанности» информации и данных довольно трудно обеспечить их
целостность, безопасность и непротиворечивость.
Далее проведем расчеты, с помощью которых можно оценить
эффективность внедрения автоматизированного учета посещаемости страниц.
Предположим, что на протяжении рабочего дня выполняется множество
различных операций с данными.
Недостатки расчета с
поставщиками
невысокая скорость, а также
низкая точность выполнения
различных расчетов
малоэффективное применение
рабочего времени
незначительный контроль
работы персонала
увеличивающийся «поток»
бумажной документации
очень низкий уровень защиты
информации
29
Результаты расчета ожидаемого эффекта от внедрения систем
автоматизации представлены в таблице 2. Время представлено с учетом за
рабочий день.
Таблица 2. Эффект от выполнения автоматизации расчета с поставщиками в
«Steak and Home»
Действия
Средняя
численность
клиентов
в день
Итоговое время,
надобное для
реализации всех
выполняемых
действий, минуты
Суммарное
время,
минуты
Получение
продукции
5
5
25
Проверка
качества
продукции
5
5
25
Расчет с
поставщиками
5
5
25
ИТОГО, минут
75
Другие преимущества реализации расчета с поставщиками изображены
на рисунке 13:
30
централизованное хранение информации
Преимущества
автоматизации
исключение потери хранимых данных
структуризация информации
оперативный процесс обработки данных
выдача результатов на принтер в удобной форме
легкое изменение информации
система авторизации пользователей
сокращение времени на оформления
документации
Рисунок 13. Положительные стороны автоматизации расчета с поставщиками
Заметим, что в результате автоматизации данного процесса общее время
на расчеты с поставщиками снизится на 50 минут в день.
Кроме этого, значительно увеличивается защищенность хранимых
данных в сравнении с бумажным расчетов с поставщиками.
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
Для обеспечения защиты данных и информационной безопасности в
компании используются следующие нормативно-правовые и организационно-
распорядительные документы:
1. Регламент информационной безопасности: доступ работников к
служебной информации, которая составляет коммерческую тайну.
2. Регламенты использования Интернет сети, электронной почты.
Обеспечение информационной безопасности и защиты данных на
следующих уровнях:
31
программный – Microsoft Windows Server 2016:
а) права доступа (к операционной системе Windows Server2016,
Windows 10, Терминальный доступ Windows Server);
б) права пользователя системы (разделены права доступа
пользователей 1с Бухгалтерия, файловый сервер, CRM Fresh Office);
в) защита паролем, доступ к базе данных (установлены пароли на
программное обеспечение.
г) ведение логов и т.д. (проводится контроль логов, Windows Server
пользователи, контроль интернет трафика, контроль почты).
аппаратный – бекапы серверов.
Также проводится защита информационного Web-портала, применяются
средства защиты от различных внешних угроз, средик которых:
смена паролей на доступ к БД каждый квартал;
смена паролей на доступ к FTP серверу каждый квартал;
производится бекап (базы SQL, FTP файлов) раз в неделю.
В организации ведется постоянный мониторинг самых опасных угроз
информационной безопасности, среди которых:
1) утечка информации;
2) халатность работников;
3) вирусы;
4) хакеры;
5) хищение оборудования;
6) программные и аппаратные сбои.
Система мероприятий, направленных на защиту данных в
разрабатываемой системе включает ряд аспектов, а именно:
защита данных непосредственно в ИС от различных внутренних
угроз;
защита информации от внешних угроз.
32
В «Steak and Home» используется служба Active Directory, которая входит
в состав ОС Windows Server 2016. Она дает возможность настраивать и
контролировать уровень информационной безопасности с помощью
инструментов администрирования.
При использовании Active Directory применяются следующие
механизмы:
–
доменные службы – централизованные хранилища данных о
конфигурации, требованиях и запросах на проверку их подлинности, а также
основных сведений по всех экземплярах программного обеспечения;
–
аудит – все изменения, которые выполнены для ПО и других
объектов, указанных в Active Directory, записываются в журнал аудита. В
результате этого известно, что и когда именно было изменено, какое значение
использует атрибут сейчас, а также какое значение он применял ранее;
–
точная настройка политики паролей в «Steak and Home» выполняется
для отдельных групп внутри домена сети;
–
увеличение эффективности управления учетными записями
пользователей.
Службы сертификатов применяются в «Steak and Home» для
разграничения доступа к данным за счет связывания данных пользователя,
службы или устройства с соответствующим ключом, который задается
системным администратором.
Сертификат вместе с закрытым ключом хранятся в службе Active
Directory, что и помогает защитить идентификационные данные.
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
Программное обеспечение для управления расчетами с поставщиками
является неотъемлемой частью каждого бизнеса, направлением деятельности
которого является торговля или складирование.
33
На современном рынке ПО существует целый перечень программных
продуктов, которые позволяют максимально упростить расчеты с поставщиками.
Самой применяемой и известной является программа под названием
«1С: Торговля и склад».
Данное ПО имеет локальную и сетевую версию.
Интерфейс программы показан на рисунке 14:
Рисунок 14. Интерфейс 1С:Торговля и склад
Программа позволяет автоматизировать и систематизировать управление
поставками и расчет с поставщиками в организациях разного направления
деятельности.
34
Возможности 1С: Торговля и склад
Конфигурация легко настраивается и устанавливается под деятельность
любого предприятия. В ней можно также вести огромное число документов,
начиная с справочных таблиц и заканчивая аналитическими отчетами.
Стандартная программа имеет следующие возможности (рисунок 15):
разделять учет на управленческий и бухгалтерский
вести расчет с поставщиками
разделять в программе собственные материальные
ценности и товар, взятый под реализацию
формировать пакет документов на поставку продукции
формировать книгу покупок и книгу продаж
вести учет контрагентов в разрезе договоров
контролировать торговлю и склад, заказы
резервировать ТМЦ на складах
Рисунок 15. Возможности 1С: Торговля и склад
Как уже убедились многие пользователи указанной платформы, данная
программа может выполнить взаимодействие сотрудников для различных
подразделений четким и значительно упростить расчет за поставки.
Программа управления поставками под названием «Поставки+»
предназначается для автоматизации выполнения расчета за поставки товарно-
материальных ценностей.
Отличительной особенностью программы является простота применения
и отсутствие в интерфейсе бухгалтерских терминов. Благодаря
35
данному преимуществу программу «Поставки+» может применять любой
человек, который не имеет бухгалтерского образования.
Непосредственно для работы с ПО достаточно владеть ПК на уровне
пользователя, а также иметь представления об общих принципах складского и
финансового учета.
Интерфейс программы показан на рисунке 16:
Рисунок 16. Интерфейс «Поставки+»
Основные возможности ПО «Поставки+» по обработке данных:
– легкая регистрация движения товаров;
– ввод оперативной информации об остатках и продажах товаров;
– выполнение печати первичных документов;
– выполнение раздельного учета товаров до 100 торговых и складских
точек.
ПО «Фрегат» – является очень удобной и простой программой, которая
имеет необходимые возможности для реализации услуг по управлению
поставками разной сложности (рисунок 17).
36
Программа позволяет формировать и печатать расходные и приходные
документы, выполнять разработку счет-фактуры, расчет цен по указанной
методике и алгоритму.
Стоит отметить, что программа имеет такие положительные стороны:
– возможность конвертации информации в разные форматы;
– применение инструментов по фильтрации данных;
– многокритериальный отбор информации;
– разработка вспомогательных модулей.
Рисунок 17. Интерфейс ПО «Фрегат»
При использовании прайс-листов и других документов в MS Excel есть
возможность быстрого экспорта/импорта данных, с последующей возможностью
выполнения автоматизации ввода числа поставляемого товара для покупателей.
37
В последней версии программы можно выполнить статистический анализ
товарооборота, который показывает рентабельность.
1.3.2. Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
В имеющейся схеме планирования задач выделяю несколько этапов.
Рассмотрим их подробнее. Первый этап – исследование стратегии бизнеса
развития.
Вторым этапом в данном процессе представляется поиск и обработка всех
отчетных данных, полученных по телекоммуникационным средствам связи.
Следующим этапом выполняется конкретный подход к каждой отдельной
задаче для уменьшения нагрузки на работника. После чего результаты решения
данных задач направляются руководителю. На данной стадии возможна
корректировка работы.
Система должна иметь формы, которые могут производить следующие
функции:
– получение информации;
– обработка, сохранение, анализ и печать информации.
Известно 4 варианта стратегии автоматизации: хаотичная, автоматизация
по отдельным участкам, автоматизация по направлениям и системная
автоматизация.
Хаотичная автоматизация предполагает получение организацией без
определенного стратегического плана отдельных элементов информационной
системы, которые не могут оказать действительной пользы организации в целом.
Последующее развитие информационной системы организации связано с
новыми, довольно большими расходами.
Автоматизация по участкам подразумевает процесс автоматизации
отдельных производственных или управленческих подразделений предприятия,