27
Трудозатраты на осуществление документооборота процесса складываются
из затрат на прием, обработку, проверку заявок и формирование
документооборота.
Характеристика документооборота по существующей схеме представлена в
таблице 2.
Таблица 2
Характеристика формирования документооборота
Характеристика Заявка
Накладная на
внутреннее
перемещение
Количество документов в год,
шт.
1 1
Количество символов в
документе, шт.
1000 3000
Частота возникновения в год
15 000
15 000
Трудозатраты на обработку в
год, чел-час
28 000 34 000
Трудозатраты на формирование документооборота по существующей схеме
составляют 62 000 человеко-часов в год. С помощью средств вычислительной
техники заявки будут вводиться в информационную систему сотрудниками
предприятия. В системе будет организовано хранилище данных о наличии
комплектующих для автоматической проверки наличия. В процессе обработки
заявки, на ней будет поставлена отметка о необходимости закупки
комплектующих. Также система будет формировать накладную на внутреннее
перемещение. Это позволит снизить трудозатраты на передачу заявок между
отделами и сделать процесс более прозрачным и контролируемым. Характеристика
документооборота после применения средств вычислительной техники
представлена в таблице 3.
Таблица 3
Характеристика формирования документооборота после автоматизации
Характеристика Заявка
Отчет о
проделанной
работе
Количество документов в год, шт.
1
1
Количество символов в документе, шт.
1000
3000
Частота возникновения в год
15 000
15 000
Трудозатраты на обработку в год, чел-час
21 000
26 000
Согласно приведенным расчетам трудозатраты на формирование
документооборота на текущий момент составляют 62 000 человеко-часов. После
28
автоматизации процесса трудозатраты составят 41 000 человеко-часов. Снижение
трудозатрат на формирование документооборота является достаточным
основанием для автоматизации бизнес-процесса.
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и защиты
информации
Поскольку организация осуществляет деятельность по реализации товаров
физическим и юридическим лицам, ее деятельность сопровождается
конфиденциальной информацией. Обязанности компании по неразглашению
конфиденциальной и коммерческой информации клиента описаны в договоре
купли-продажи.
Помимо этого, основным документом, направленным на обеспечение
информационной безопасности организации, является Политика информационной
безопасности. В Политике отражены положения по обеспечению информационной
безопасности, содержатся список лиц, ответственных за безопасность, отражены
регламенты работы с конфиденциальной информацией.
Кроме организационных мер обеспечения информационной безопасности
существуют инженерно-технические и программно-аппаратные методы.
Рассмотрим реализацию таких мер в организации.
К программно-аппаратных мерам обеспечения информационной
безопасности относятся антивирусное программное обеспечение «Kaspersky
Internet Security», которое помогает отслеживать и уничтожать компьютерные
вирусы и предотвратить установку вредоносного программного обеспечения. В
состав программного обеспечения входит межсетевой экран, который
осуществляет контроль и фильтрацию сетевого трафика.
Предотвращение утечки данных осуществляется с помощью DLP-системы
КИБ «Серчинформ». Эта система предназначена для оперативного оповещения
администратора информационной безопасности о появлении внутренних и
внешних угроз безопасности, а также контроля выполнения требований по
безопасности информации.
29
Комплекс инженерно-технических мер обеспечения информационной
безопасности составляет пропускная система в служебные помещения для
сотрудников организации и видеодомофон, который позволяет контролировать
входящий поток посетителей.
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации
«КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
После того как было обосновано решение о внедрении средств
вычислительной техники для обработки заявок на комплектующие ПК,
необходимо принять решение о способе приобретения программного обеспечения.
Способы приобретения программного обеспечения делятся на 2 категории:
1. Приобретение готового программного обеспечения.
2. Разработка программного обеспечения.
Рассмотрим готовые решения, представленные на рынке. Одним из таких
программных продуктов является модуль «Закупки» системы «SAP Apparel». Этот
программный модуль позволяет пользователям отслеживать потребности в
материалах или услугах [26]. Закупка ресурсов в программном модуле
оформляется с помощью заявок. Существует два способа создания заявок:
непосредственный и косвенный. При непосредственном создании заявок,
необходимо вручную создать заявку и ввести необходимые материалы или услуги.
При косвенном создании заявок модуль информационной системы создает их
автоматически.
Каждой заявке присваивается индикатор создания, указывающий способ
создания заявки: вручную или автоматически. Индикатор используется в процессе
анализа заявок и для сборки статистики.
Заявки, созданные автоматически при помощи функций планирования
потребности в материалах, содержат по умолчанию список материалов для заказа.
Количество материалов при этом рассчитывается согласно данным о расходе
материалов за предыдущие периоды и о запасах на складе. Также система
рассчитывает дату заказа материалов.
30
Для планирования заказов материалов необходимо соблюдать следующее
правило: если заявка на поставку материалов не была обработана в течение
заданного периода времени, она должна повторно отправляется сотрудникам
отдела закупок.
Также заявку на закупку материалов можно создать на основании сетевых
графиков, при присвоении каждой операции исходных материалов. Тогда заявки на
закупку передаются в отдел закупок в процессе планирования производства.
Программный продукт «Корпоративная система закупок» от компании
«Когнитив Лот» представляет собой платформу, которая полностью или частично
размещается в сети интернет, что позволяет одним компаниям публиковать
извещения о своих закупках, другим компаниям делать предложения на участие в
таких закупках [25].
С помощью ведения системы корпоративных закупок пользователи системы
могут осуществлять следующие задачи при планировании и прогнозировании
бизнес-процессов:
• Обеспечение правового соответствия объявляемым тендерам;
• Проведение электронных торгов с последующим заключением
договоров в электронной форме;
• Формирование отчетности по заявкам.
Система «Корпоративная система закупок» включает в себя следующие
компоненты:
1. Реестр закупок – этот модуль группирует в себе множество
подмодулей, виды этих модулей могут различаться в зависимости от поставленных
для решения задач. Основными подмодулями, включаемыми в реестр закупок,
могут быть: модуль планирования/прогнозирования заказов; модуль согласования
заявок; модуль размещения торгов; модуль отчетности.
2. Корпоративная электронная торговая площадка – этот модуль
размещается в сети интернет и содержит в себе подмодули проведения закупочных
процедур. Доступ к данному модулю посредством интернета необходим для того,
чтобы поставщики смогли пройти регистрацию и аккредитацию на площадке с
целью участия в тендерах, проводимых компанией заказчика.
31
3. Портал размещения информации о проводимых заказах, как и
предыдущий модуль, размещается в интернет, содержит в себе информацию о
проводимых, планируемых, завершенных корпоративных закупках, информацию
об уставе компании, положение о закупках и т.д. Данный модуль призван привлечь
потенциальных участников закупочных процедур.
Автоматизированная система приема и обработки заявок на закупку от
компании «Софтлайн» представляет собой автоматизированную систему, которая
позволяет централизованно собирать заявки на покупку ПО от образовательных
учреждений, формировать пакет документов, передавать данные в 1С для
формирования и выписки счетов [24].
Эта система позволяет централизованно собирать заявки на покупку ПО и
автоматически формировать пакет документов, что позволяет ускорить обработку
заказов. Система передает данные в 1С для формирования и выписки счетов.
Организация в личном кабинете может отслеживать информацию о своих заказах.
В системе был централизован процесс отправки и обработки обращений от
пользователей в систему техподдержки. Также внутренний инструментарий
системы позволяет менеджерам по продажам вести всю историю по заказам
организации.
Для выбранных систем разработаем критерии, по которым будет
проводиться оценка соответствия. Критериями выбора системы,
автоматизирующей регистрацию и обработку заявок на комплектующие для ПК
будут являться:
• Функциональность – система должна удовлетворять требованиям
пользователей. В ней должны присутствовать функциональные возможности для
создания и обработки заявок на комплектующие для ПК.
• Простота интерфейса системы и удобство пользователя при работе с
ней.
• Безопасность – в системе должны присутствовать инструменты
обеспечения информационной безопасности хранимых и обрабатываемых данных.
• Удобство навигации – пользователям должно быть удобно
перемещаться между объектами системы.
• Юзабилити – система должна иметь дружественный интерфейс.
32
Выбранные системы будут оценены по выделенным критериям по
пятибалльной шкале, в которой «1» означает полное несоответствие критерию, а
«5» - полное соответствие. Оценка платформ приведена в таблице 4.
Таблица 4
Анализ систем, представленных на рынке
Критерий Закупки
Корпоративная
система
закупок
Автоматизированная
система приема и
обработки заявок на
закупку
Простота
управления
4 4 4
Безопасность
5
3
3
Критерий Закупки
Корпоративная
система
закупок
Автоматизированная
система приема и
обработки заявок на
закупку
Удобство
навигации
5 4 3
Юзабилити
3
3
4
Функциональность
2
3
1
Итого
19
17
15
Согласно выделенным критериям, наиболее подходящей системой из всех
рассмотренных является система «Закупки». Однако эта система показывает
низкий уровень соответствия критерию функциональности.
1.3.2. Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Стратегия автоматизации бизнес-процессов организации представляет собой
подход и набор методов, согласно которым будет осуществляться автоматизация
выбранной задачи.
Существует несколько видов стратегий автоматизации [15]:
• кусочная (хаотичная) автоматизация;
• автоматизация по участкам;
• автоматизация по направлениям;
• комплексная автоматизация.
Первый вариант стратегии автоматизации включает в себя приобретение
отдельных модулей программного продукта без какого-либо стратегического
плана. Такой вариант стратегии обладает низкой эффективностью, поскольку
33
отдельные фрагменты информационной системы не способны оказать пользу
компании, а дальнейшая автоматизация приведет к значительным затратам.
Следующий вариант процесса автоматизации предполагает автоматизацию
отдельных бизнес-процессов, которые объединены по набору выполняемых
функций. Выбор этого способа оптимален в том случае, когда существуют участки,
в которых применение автоматизированных систем дает значительный
экономический эффект.
Способ автоматизации по направлениям предполагает автоматизацию
отдельных направлений деятельности компании. При этом достигается полная
автоматизация направления деятельности. Этот подход является оптимальным в
том случае, когда дальнейшая интеграция автоматизированных функций не будет
связана с серьезными препятствиями.
Комплексная автоматизация предполагает внедрение программного
продукта, автоматизирующего работу компании в целом [17].
Кусочная стратегия автоматизации не подходит для рассматриваемой задачи,
поскольку в рамках ее решения будет автоматизирована деятельность целого
отдела, при этом будут использованы несколько составляющих информационной
системы: СУБД и клиент-серверное приложение.
Стратегии полной автоматизации также не является подходящей, поскольку
будет автоматизировано одно из направлений деятельности компании.
В рамках рассматриваемой задачи, подходящей является стратегия
автоматизации по направлениям, поскольку будет автоматизирован процесс
обработки заявок на комплектующие ПК, которые выполняется двумя отделами:
бухгалтерией и ИТ-отделом.
1.3.3. Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации задачи
Рассмотрим существующие способы приобретения информационных систем
для автоматизации обработки заявок на комплектующие ПК. Приобретение
информационных систем может осуществляться одним из перечисленных
способов:
1. Покупка готовой специализированной ИС.
34
2. Разработка ИС своими силами.
3. Разработка ИС сторонней фирмой.
4. Покупка системы и её доработка.
Рассмотрим вариант покупки готовой информационной системы,
автоматизирующей бизнес-процесс обработки заявок на комплектующие ПК. Ранее
были рассмотрены программные системы, представленные на рынке, и был сделан
вывод о том, что они не в полной мере удовлетворяют потребностям организации,
поэтому покупка готовой информационной системы не потребуется.
Рассмотрим вариант с покупкой системы и ее доработкой. Доработка
информационной системы под потребности организации является трудоемкой и
добавление необходимого информационных систем под нужды компании
потребует внесения значительных изменений исходного кода и бизнес-логики.
Поэтому оба варианта приобретения информационной системы были отклонены.
Следующая группа вариантов приобретения информационных систем
подразумевает разработку информационной системы, удовлетворяющей
требованиям организации. Поскольку в компании отсутствуют специалисты с
необходимой квалификацией для автоматизации процесса учета заявок на
комплектующие для ПК, вариант разработки системы своими силами не подходит.
Следовательно, подходящим будет являться вариант разработки системы силами
сторонней организации.
1.4. Обоснование проектных решений
1.4.1. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению
В проектируемой системе отсутствуют международные классификаторы.
При этом в системе должны присутствовать справочники, в которых будет
храниться дублирующая информация:
1. Сотрудник.
2. Должность.
3. Производитель.
35
4. Тип комплектующего.
5. Модель комплектующих.
6. Статус заявки.
Входным документом рассматриваемой задачи является заявка на выдачу
комплектующих. Заявка составляется в свободной форме, у нее отсутствует
унифицированная форма, в связи с чем потребуется оригинальное проектирование
формы заявки.
Выходным документом процесса является накладная на внутреннее
перемещение, которая имеет унифицированную форму, поэтому проектирование
оригинальное формы не потребуется. В накладной содержатся данные о
наименовании комплектующих, которые будут выданы сотруднику, их количестве,
а также дате выдачи. Также в документе отмечено какой сотрудник выдал
комплектующие и какой сотрудник их получил.
Для обеспечения возможности мониторинга заявки необходимо
организовать личный кабинет для каждого пользователя с разделом, в котором
будут отображены созданные заявки. Личный кабинет должен содержать два
раздела:
1. Информация о пользователе (ФИО, отдел, контактные данные,
характеристики оборудования).
2. Раздел с созданными заявками.
Также для доступа в личный кабинет понадобится форма авторизации. Все
перечисленные элементы - личный кабинет, раздел с заявками, форма регистрации
– требуют оригинального проектирования.
Для каждой заявки должны быть предусмотрены следующие статусы,
которые будут давать пользователю возможность отслеживания:
1. Новая заявка.
2. В обработке.
3. Закуплено.
4. Готово к выдаче.
Перечисленные стадии прохождения заявки должны входить в состав
справочника «Статус заявки».
36
Статусы прохождения заявок будут выставляться специалистами отдела
снабжения и склада. Для этого им необходим личный кабинет, в котором будут
следующие разделы:
1. Новые заявки.
2. Заявки в работе.
Перечисленные разделы системы также потребуют оригинального
проектирования.
1.4.2. Обоснование проектных решений по программному обеспечению
Информационные системы позволяют пользователям осуществлять сбор и
обработку данных. Для хранения данных используются базы данных. Различают
следующие виды баз данных [10]:
1. Иерархические.
2. Сетевые.
3. Реляционные.
В настоящее время широко применяются реляционные базы данных в связи
со следующими факторами [13]:
• Они обладают простотой, поскольку в реляционной модели данных
существует всего одна информационная конструкция, формализующая табличное
представление данных.
• Наличие теоретически обоснованных методов нормализации
отношений позволяет получать базу данных с заданными характеристиками.
• Независимость данных заключается в том, что при необходимости
внесения изменений в структуру реляционной базы данных, требуется внесение
минимальных изменений.
Помимо перечисленных достоинств, в организации уже используется
реляционная СУБД. Поэтому, с целью минимизации конфликтов в процессе
интеграции, для разработки информационной системы будет использована
реляционная база данных.