2
Введение ................................................................................................................. 3
1. Основные аспекты автоматизации управления договорами в холдингах .............. 9
1.1. Понятие холдинга, их классификация и преимущества ....................................... 9
Классификация холдингов ...................................................................................... 11
Преимущества холдинговых компаний ................................................................... 12
1.2. Особенности и проблемы управления договорами в холдинге ............................ 12
1.3. Характеристика объекта автоматизации («Газпром газэнергосеть») ................... 14
1.4. Компоненты информационно-технологической инфраструктуры компании ...... 16
1.5. Описание бизнес-процесса управления договорами ........................................... 18
1.6. Разработка проекта автоматизации управления договорами .............................. 22
1.7. Цель и задачи автоматизации бизнес-процессов управления договорами .......... 26
2. Разработка моделей бизнес-процесса управления договорами ........................... 28
2.1. Анализ методологий моделирования бизнес-процессов ..................................... 28
2.2. Разработка комплекса требований к моделям бизнес-процесса ........................... 31
2.3. Разработка и анализ функциональных моделей бизнес-процесса управления
договорами............................................................................................................ 33
2.4. Разработка функциональных моделей бизнес-процесса управления договорами 36
3. Разработка предложений по автоматизации управления договорами в холдинге
«Газпром газэнергосеть» ........................................................................................ 39
3.1. Характеристика холдинга «Газпром» ............................................................... 39
3.2. Характеристика холдинга «Газпром газэнергосеть» ......................................... 40
3.3. Определение набора функциональных требований .......................................... 42
3.4. Анализ рынка автоматизированных систем управления договорами .................. 46
3.5. Выбор критериев оценки ИТ-решений по автоматизации управления договорами
и разработка рекомендаций по их оценки............................................................... 50
3.6. Разработка рекомендаций по подготовке и проведению процедуры выбора ИТ-
решения в холдинге ............................................................................................... 55
Заключение .......................................................................................................... 66
Список литературы................................................................................................ 69
3
Введение
Проблемы, возникающие в ходе договорной деятельности, определяют
необходимость ее автоматизации. Договор служит основанием для поставки
товаров или оказания услуг в рамках сбыта, оплаты в рамках закупок и найма,
является документом, определяющим характер взаимодействия контрагентов,
а комплекс договорной документации (накладные, счета-фактуры) фиксирует
факт «обмена» финансовых ресурсов на иные и исполнения других
обязательств. Отсутствие стандартизированного подхода к ведению договоров
порождает такие проблемы, как невозможность оперативного доступа к
оригиналу договора или контракта и сопровождающей документацией
(дополнительных соглашений, документов, подтверждающих поставку,
оплату и др.), большие сроки согласования, отсутствие возможности контроля
исполнения обязательств сторонами, разрозненность систем учета договоров.
Решением этих проблем становится создание автоматизированной системы
учета и управления контрактной деятельностью организации. Эффективное
управление оборотом договоров позволяет повысить скорость и качество
принятия управленческих решений на всех уровнях менеджмента:
стратегическом, тактическом, оперативном. А также обеспечить доступ
практически в реальном времени к необходимым документам и гарантировать
их сохранность.
Современные условия конкуренции требуют от большинства компаний
применения информационных технологий в целях улучшения управляемости
бизнес-процессами. В ответ на потребность бизнеса множество вендоров
предлагают ИТ-решения, различающиеся по типу данных, степени
автоматизации, сфере применения, характеру обработки данных и уровню
управления. Существующие решения позволяют улучшить контроль качества
исполнения процессов посредством ввода метрик и показателей и повысить их
скорость, что потенциально оказывает положительный эффект на
продуктивность деятельности компании. Наиболее популярные
4
функциональные модули таких решений включают в себя управление
финансами, производством и другие.
Управление документооборотом является важной составляющей
корпоративных информационных систем, оно в том или ином виде входит в
функционал систем класса MPS, MRP, MRP II, ERP, SCM, CRM, CSRP, ERP
II. В базе данных Tadviser зафиксирован факт внедрения 338 проектов по
автоматизации электронного оборота документов в различных отраслях
экономики только за 2014 год, в рамках которых автоматизируется и
управление контрактами.
В период бурного роста производства задачи автоматизации и внедрения
информационных систем (IT) решаются автономно. Управляющая компания
лишь очерчивает состав и структуру выходных данных. В результате
встречается ситуация, когда во всех «дочках» не найдешь и двух одинаковых
IT, не говоря уже о каких-то унифицированных решениях. По мере развития
задачи управления требуют все больше и больше информации, а получать ее в
унифицированном виде становится все сложнее и сложнее. Актуальными
становятся вопросы стандартизации бизнес-процессов, детальной проработки
учетных процессов и документооборота. На практике данное утверждение
подтверждается работами по разработке унифицированных информационных
систем для головной компании и дочерних, которые в таких компаниях как
«Газпром», «Роснефть», «ЛУКОЙЛ», «РЖД», проводятся на базе решения
SAP ERP.
При проведении автоматизации бизнес-процессов существуют
определенные трудности можно выделить следующие общие проблемы:
Связанные со сложностями управления холдингом:
отсутствие полной и целостной информационной картины о
деятельности предприятия в целом;
потребность большего времени для принятия менеджментом
предприятия подкрепленных актуальными фактическими
данными управленческих решений;
5
рассогласования в работе структурных подразделений
предприятия, растущее удельное время выполнения ежедневных
работ операционного цикла.
Связанные со спецификой ИТ-инфраструктуры холдинга:
корпоративная информационная база данных состоит из ряда
слабо связанных друг с другом, в общем случае разноформатных
БД;
ввод данных в АСУ производится задним числом, часто
неоднократно;
совокупная стоимость владения АСУ и IT-инфраструктурой в
целом довольно велика; функционирование АСУ зависит от
отдельных сотрудников, являющихся носителями <ноу-хау>;
имеются проблемы с безопасностью данных.
В рамках автоматизации управления договорной деятельностью
последствиями этих проблем становятся:
сложность аккумуляции данных и интеграции различных систем,
в которых реализована автоматизация других бизнес-процессов,
дублирование данных,
длительность сроков и трудоемкость маршрутов согласования
контрактов,
рациональность разграничения доступа и полномочий
пользователей.
При наличии стольких проблем, не редка ситуация проектов внедрения
ИТ-решений, которые влекут не только к потере вложенных в проект
автоматизации средств, но и косвенные расходы от возможностей, упущенных
из-за отсутствия заявленной функциональности, простоя спровоцированного
некорректной работой системы. По некоторым данным неудачные внедрения
ИТ-проектов принесли в 2009 году убыток в размере $6,2 трлн.
Относительно систем электронного документооборота статистика
убытков не ведется, но в плане успешности их реализации мировая статистика
6
дает неутешительные сводки: только около 40% проектов реализуются
относительно успешно, из них половина – в полном объеме. Остальные являют
собой полный или частичный провал.
Для крупных компаний риск провала проекта автоматизации особенно
критичен, так как значительные финансовые потери могут повлечь серьезные
негативные последствия для экономической ситуации в стране. Средства
автоматизации процессов не должны угрожать экономическому
благосостоянию хозяйствующих субъектов, наоборот, их назначение
повысить эффективность работы организаций. Поэтому важно выяснить,
какие причины влекут к несоответствию систем управления договорной
деятельности нуждам бизнеса, и устранить появляющиеся проблемы. Так как
данный процесс очень тесно связан с процессами закупок, сбыта, управления
финансами, планированием потребностей и других, его изучение позволяет
выявить препятствия результативной автоматизации деятельности всей
компании. Таким образом, данная тема ВКР чрезвычайно актуальна как с
практической точки зрения, так и с теоретической. Нужно отметить, что на
еще не до конца изучена исследователями, в то же время очень важна для
хозяйствующих субъектов.
Целью настоящей квалификационной работы является разработка
моделей бизнес-процесса управления и автоматизация договорами крупных
холдинговых компаний. Для ее достижения необходимо было выполнить
следующие задачи:
1. Изучить бизнес-процессы управления договорами в холдинге.
2. Выбрать методологии моделирования бизнес-процессов с
обоснованием и формулировкой требований к моделям.
3. Разработать технологические требования к ИТ-решению
автоматизации управления договорами.
4. Произвести анализ рынка автоматизированных систем управления
договорами.
7
5. Разработать рекомендаций по выбору ИТ-решения для
автоматизации управления договорами в компании.
Объектом исследования в данной работе выступают компании
холдингового типа и входящие в их состав дочерние организации.
Предметом исследования являются процессы управления договорами
в холдингах и дочерних компаниях.
Теоретической основой исследования являлись концептуальные
теоретические положения автоматизации и моделирования бизнес-процессов
предприятий, представленные в современных работах ученых, таких как
Горбунов А.Р., Тарелкина Т., Прокопович Д.А., Костров И. А., Ковшов Е. Е.,
Осипенко О.В., Кизина И.Д., Шеера А., Калянова Г. Н., Всяких Е.И., Грекула
В.И, Романова Д.А., Куняева Н.Н. и др.
При написании работы использовались следующие методы научных
исследований:
теоретические методы: анализ, формализация, моделирование,
индукция, классификация, многокритериальный анализ;
эмпирические методы: наблюдение, сравнение, измерение;
инструменты моделирования бизнес-процессов: Ramus, ARIS,
Visio.
Работа имеет как научную, так и практическую значимость, а именно:
1. Выявлены особенности бизнес-процесса управления договорами в
холдинге.
2. Разработаны рекомендации по выбору методологии
моделирования бизнес-процессов.
3. Разработаны функциональные модели бизнес-процесса
управления договорами.
4. Разработаны функциональные требования к ИТ-решению и
предложения по автоматизации бизнес-процесса управления договорами.
5. Проанализирован рынок автоматизированных систем управления
договорами.
8
6. Предложены рекомендации по проведению процедуры выбора
ИТ-решения для автоматизации управления договорами.
Полученные результаты могут быть полезны ИТ-организациям и
системным интеграторам, занимающимся автоматизацией бизнес процессов
холдинга и самим холдингам для автоматизации бизнес-процесса управления
договорами и осознания необходимости этой меры.
Структура ВКР. Работа содержит введение три основные главы
заключение и библиографический список.
В первой главе обсуждаются проблемы и характеристики процесса
управления договорами в холдинге. Приводится описание бизнес-процесса
ведения контрактной деятельности в холдинге. Описывается ситуация
использования нескольких автоматизированных систем одновременно и
проблемы интеграции данных.
Вторая глава посвящена разработке требований к моделям бизнес-
процесса и выбору методологий моделирования. Показано, что наиболее
подходящими методологиями являются DFD и ARIS.
В третьей главе анализируется рынок ИТ-решений, и описываются
процедуры выбора решения. Согласно решениям, об автоматизации функций
и подпроцессов формируются критерии выбора ИТ-решений и поставщиков.
В заключительной части третьей главы даются рекомендации по применению
полученных выводов с целью наглядной иллюстрации их релевантности
проблеме автоматизации процесса управления договорами в организации
холдингового типа.
9
1. Основные аспекты автоматизации управления договорами в
холдингах
1.1. Понятие холдинга, их классификация и преимущества
Во многих отраслях российской экономики образовались холдинги.
Холдинг – это группа (или совокупность) коммерческих организаций, среди
которых есть одна главная (или управляющая, материнская) компания и
несколько дочерних организаций, находящихся в подчинении. Русский
термин происходит от английского слова «hold», что означает «владеть»,
«держать» — слов, подчеркивающих специфику структуры, наряду с
близкими терминами, также выражающих суть структуры – контроль и
защита. Это означает, что холдинговая компания (т.е. материнская фирма,
стоящая во главе холдинга) должна быть держателем (владельцем)
необходимого для контроля числа обыкновенных акций. Теоретически, это
50% акций плюс одна, но на практике – значительно меньше. Таким образом,
в структуре организации фирм всегда присутствует одна главная, владеющая
контрольным пакетом акций остальных, но не всегда обязательно дочерние
предприятия будут иметь равное положение в отношениях между собой. Более
сложная структура холдинга предполагает наличие более сложной иерархии
между компаниями (к примеру, материнская компания и зависимые дочерние,
имеющие в свое время также зависимые, «внучатые» фирмы).
Холдинговая компания может заниматься не только управленческой
деятельностью, но и, непосредственно, производственной. Деятельность же
дочерней организации в свою очередь определяется материнской на
основании заключенных между ними договоров, в силу преобладающего
участия последней в уставном капитале первой или иными способами,
закрепленными в законодательстве.
Выделяют несколько вариантов построения холдингов:
10
1. Горизонтальная интеграция
Холдинг представляет собой совокупность материнской компании и сеть
почти идентичных дочерних организаций. Структура и функции дочерних
компаний аналогичны. Они различаются по территориальному принципу.
Именно охват большой территории обеспечивает достижение максимальной
прибыли. Такая структура холдинга характерна, например, для оптовой и
розничной торговли и для оказания банковских услуг.
2. Вертикальная интеграция
Холдинг представляет собой головную компанию и группу дочерних
компаний, которые разделены по функциональному принципу. Их совместная
работа обеспечивает полный жизненный цикл производства продуктов. Такой
вариант структуры холдинга характерен для отраслей, в которых наблюдается
стабильный высокий спрос. Примерами такого типа холдингов являются
агропромышленные, металлургические, деревоперерабатывающие и
нефтегазовые компании.
3. Конгломеративная диверсификация
В составе холдинга такого типа дочерние компании подбираются по
принципу смежности. Мотивом включения той или иной компании в состав
холдинга может служить отсутствие поставщиков сырья или комплектующих
надлежащего качества, цены и т.д. Например, «РосБизнесКонсалтинг») —
крупнейший российский деловой медиахолдинг, представленный сразу на
всех ключевых контентных платформах — в интернете, телевидении и прессе.
Помимо медийных проектов компания регулярно проводит деловые
мероприятия — отраслевые конференции, бизнес-регаты и премии. Ещё
одним крупным направлением деятельности «РБК» является регистрация
доменов и хостинг, открывающие клиентам широкие возможности для
ведения бизнеса в интернете.
Холдинговая структура по аналогии с обыкновенным акционерным
обществом, управляется через такие структуры, как совет директоров,
собрание акционеров, исполнительная дирекция.
11
Классификация холдингов
Производить деление и выделение типов холдинговых структур можно
по различным критериям. В зависимости от способа установления контроля
головной (материнской) компанией над дочерними фирмами можно
выделить:
Имущественный – тот, в котором холдинговая компания является
владельцем контрольного пакета акций дочерней организации
Договорной – холдинговая компания не обладает контрольным
пакетом акций, но контролирует и определяет деятельность дочерних
компаний, на основе заключенных между ними договоров.
В зависимости от роли головной компании в деятельности холдинга:
Чистый – головная (холдинговая) компания занимается
исключительно контрольно-управленческой деятельностью
Смешанный – холдинговая компания занимается не только
управлением дочерних фирм, но и сама ведет производственную или иную
хозяйственную деятельность, в том числе оказывает услуги
В зависимости от взаимосвязей компаний в производственной
цепочке:
Интегрированный – предприятия внутри холдинга связаны
производственной цепочкой, например, в нефтегазовом холдинге часть
компаний занимается добычей нефти или газа, часть транспортировкой, часть
переработкой, и часть сбытом.
Конгломератный – деятельность дочерних компаний может вестись
в разных направлениях, не связанных единым технологическим процессом
В зависимости от величины взаимного влияния компаний внутри
холдинга:
Классический – материнская компания управляет дочерними, в то
время как дочерние мало могут повлиять на деятельность материнской
компании и, как правило, обладают лишь малыми долями общего пакета акций
холдинговой компании