52
4) создаваемое прикладное ПО не должно зависеть от внутренних
механизмов и внутренней структуры базового ПО, то есть должно
использовать только внешние интерфейсы базового ПО.
Для обеспечения сохранности пользовательских данных рекомендуется
системный ландшафт, состоящий из трех подсистем: разработки,
тестирования и продуктивной. Это обеспечивает возможность
дополнительной проверки корректности вносимых изменений. В частности,
такой ландшафт реализован в локальных и корпоративных системах на базе
SAP.
Масштабируемость — это способность системы адаптироваться к
расширению предъявляемых требований и возрастанию объемов решаемых
задач. Это необходимая характеристика информационной системы компании,
в планах которой есть расширение, увеличение численности персонала,
объема продаж и т.д. Например, в рамках автоматизации управления
договорами в холдинге «Газпром газэнергосеть» требуется обеспечение
работы около 1000 пользователей. Это делает требование к масштабируемости
критичным.
Также к качественным критериям нужно добавить «дружелюбность»
интерфейса пользователей, так как большинство людей весьма чувствительны
к внешнему виду форм и окон программного обеспечения. «Дружелюбный»
интерфейс интуитивно понятен, позволяет работать с программным
обеспечением при минимальном уровне обучения. Нужно учитывать этот
фактор, так как он может повлиять на срок реализации проекта, влияя на время
обучения. С другой стороны, «недружелюбный» в общем понимании
интерфейс может быть удобен пользователям, уже работающим с решениями
этого вендора. Поэтому можно оценивать этот критерии только относительно
пользователей конкретной компании. Этот критерий очень важен для
холдинга, так как длительные сроки обучения негативно отражаются на сроках
проведения проекта автоматизации, которые достигают нескольких лет.
53
Согласно статье Романченко Е.В. [34], организационное окружение, как
компонент бизнес-архитектуры холдинга, должно быть описано средствами
ИТ-решения. В ИС Управления договорами должна найти свое отражение
сложная структура холдинга, возможность ее описания в рамках решения
является еще одним критерием.
Критерий возможности консолидации данных обеспечивает выбор
решения, которое позволит поставлять консолидированные данные в
корпоративные ИС холдинга «Газпром». Согласно сложившейся практике для
этого используют классификаторы соответствия МТР (материально-
технических ресурсов) и услуг строчкам консолидированного отчета, который
формируется для руководства управляющей компании холдинга «Газпром».
Стабильность. Потребностью географически распределенного
холдинга является работоспособность системы в режиме ««24х7х365» (24 часа
в сутки, 7 дней в неделю круглогодично). Поэтому ИТ-решение должно
предоставлять несколько режимов функционирования ИС: штатный,
аварийный и диагностический. Все ошибки и сбои в системе должны
протоколироваться для обеспечения возможности их анализа и устранения
причин возникновения. Обычно система доступна для пользователей в
течение рабочего дня, а ночью проводятся диагностические работы. Из-за
расположения дочерних обществ компании в разных часовых поясах время на
диагностику значительно сокращается. В аварийном режиме потеря
производительности не должна превышать 50%. Средства диагностирования
системы должны обеспечивать обслуживающий персонал системы
информацией, необходимой и достаточной для принятия решений о
необходимости:
1) Об аварийном восстановлении хранилищ информации и баз данных
системы;
2) Проверки и восстановления словарей системы.
Количественные критерии включают в себя показатели финансовых и
временных затрат на проект автоматизации управления договорами.
54
Таким образом, набор критериев выбора ИТ-решения для
автоматизации процесса управления договорами включает в себя следующие
компоненты:
1) Функциональная полнота.
2) Гибкость:
Локализация;
Модифицируемость для учета специфики деятельности
компаний холдинга;
Обеспечение ведения десятков видов договоров.
3) Интегрируемость с корпоративными и локальными ИС:
SAP ERP;
1C.
4) Надежность:
Трехсистемный ландшафт.
5) Масштабируемость:
Максимальное число пользователей.
6) «Дружелюбность» интерфейса пользователя.
7) Возможность описания структуры:
описание структур финансовой ответственности;
описание производственных структур;
описание сбытовых и закупочных структур;
описание структуры холдинга «Газпром газэнергосеть ».
8) Консолидация данных:
с корпоративной системой ведения НСИ;
с корпоративной системой управленческой отчетности.
9) Стабильность:
работоспособность системы в режиме ««24х7х365»;
3 режима функционирования;
наличие средств диагностики.
55
10) Годовая стоимость владения.
11) Стоимость проекта.
12) Время реализации проекта.
При формировании набора критериев важно учитывать существующие
в холдинге регламенты, они лежат в основе требований, а значит и критериев
выбора. Они учитываются в критерии функциональной полноты. Его величина
прямо пропорциональна числу автоматизируемых функций из списка
необходимых.
Рекомендации по оценке предложенных критериев приведены в
таблице 10 в приложении 9. Отметим, что оценку ИТ-решений на соответствие
критериям могут производить эксперты компании-заказчика или сторонние
ИТ-консультанты. При этом данные для оценки должны предоставить
поставщики ИТ-решений, так как обладают необходимыми знаниями
архитектуры и других особенностей ИТ-решений. Это поможет при
реализации проекта избежать ситуации, в которой обнаружится
несоответствие параметров системы требованиям заказчика.
Приведенным критериям выставляются веса для расчета суммарных
оценок ИТ-решений. Они утверждаются конкурсной комиссией. Расчет этой
оценки производится по формуле:
,
где n – число критериев.
На основании этой оценки ИТ-решений удобно проводить
сравнительный анализ и осуществлять окончательный выбор. Наилучшим
признается решение с максимальной суммарной оценкой из всех
предложенных.
3.6. Разработка рекомендаций по подготовке и проведению процедуры
выбора ИТ-решения в холдинге
Основные способы конкурентных закупок представлены на рис. 16.
56
Рис. 9. Основные способы конкурентных закупок
Рассмотрим, какие конкурсные процедуры предусмотрены российским
законодательством, и какие из них лучше соответствуют специфике холдинга.
Мы не будем рассматривать неконкурсный вариант закупок, так как
конкурентные условия позволяют заключать более эффективные контракты.
Конкурсные процедуры выбора поставщика классифицируются по
следующим критериям:
1) По кругу участников
Открытые.
Закрытые.
2) По допустимости изменения конкурсных требований в процессе
обсуждения конкурсных заявок между организатором конкурса и
участниками
Двухэтапные конкурсы.
Одноэтапные конкурсы.
3) По процедуре допуска к конкурсу
Без предварительного отбора
С предварительным отбором.
57
ИТ-решение сложный продукт, поэтому, согласно статье Кузнецова К.В.
[23] производить его выбор лучше в рамках двухэтапного конкурса. Это
объясняется тем, что в подготовке требований участвует множество
подразделений, при этом какие-то детали могут быть упущены из виду.
Сотрудники функциональных подразделений компании, чья деятельность
будет автоматизирована средствами ИТ-решения, зачастую, имеют слабое
представления о возможностях таких решений. При этом людям свойственно
полагать, что нюансы осуществляемой ими деятельности известны всем.
Такого рода непонимание между ИТ-специалистами и пользователями
системы приводит к возникновению нежелательных инцидентов в работе
автоматизированной системы.
Например, если разработчики системы не будут уведомлены, что возврат
авансового платежа в случае расторжения договора по причине его
неисполнения необходимо производить методом красного сторно, показатели
отчетности, формируемой системой, будут отличаться от действительности. В
случае проведения одноэтапной процедуры выбора, требования должны быть
сформированы максимально четко, что невероятно трудоемко и затратно по
времени в условиях географически распределенного холдинга.
Сроки подготовки и согласования технического задания (ТЗ) могут
сравняться со сроками реализации проекта автоматизации. Например, в
подготовке и согласовании ТЗ к локальным системам управления холдингом
«Газпром газэнергосеть» участвовало более 200 сотрудников. Возможность
дополнительной коммуникации представителей компании заказчика с
потенциальными поставщиками позволяет сформировать более точные и
реализуемые требования при корректировке конкурсной документации после
проведения первого этапа. Аналогичные рекомендации для случаев
возникновения трудностей составления достаточно подробных требований к
предмету конкурса даются в монографии Васильева Р.Б. [5].
Рассмотрим эту процедуру более подробно.
58
1 этап. На первом этапе поставщики представляют только технические
предложения, без указания цен. На первом этапе организатор может проводить
переговоры с любым участником и, по завершению этапа, в конкурсную
документацию могут быть внесены изменения и дополнения. Заявки
поставщиков, не отвечающих квалификационным требованиям, отклоняются.
На втором этапе поставщики представляют окончательное техническое
предложение, составленное с учетом изменений конкурсной документации, и
ценовое предложение [23]. Следует отметить, что двухэтапная процедура
отличается от одноэтапной с предквалификационным отбором. Так, на первом
этапе в предложении компании-поставщики не указывают стоимость
предлагаемых продуктов и/или услуг. Участники первого этапа вправе не
продолжать участие во втором этапе конкурса.
Модель открытой двухэтапной процедуры конкурсного отбора
процедуры представлена на рис. 16.
Модель закрытой процедуры представлена на рис. 17.
Закрытая и открытая процедуры отличаются способом извещения о
проведении конкурса. В случае открытого конкурса она публикуется в
средствах массовой информации, закрытого – рассылается адресно
потенциальным поставщикам.
Модели разработаны на основании федерального закона от 05.04.2013 N
44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для
обеспечения государственных и муниципальных нужд»
1
(статья 57 описывает
проведение двухэтапного конкурса).
Рассмотрим составляющие рекомендуемой открытой процедуры выбора
ИТ-решения в холдинге. Первым компонентом процедуры является ее
подготовка.
1
Вступает в силу с 01.01.2014.
59
Приглашение к участию в конкурсе
Информация о конкурсе
Инструкция участникам конкурса
Требования к ИТ-решениям, услугам, работам участников
Квалификационные требования к участникам
Методика оценки предложений
Коммерческие условия, проект контракта
Образцы форм
Регламент процедуры проведения конкурса
Протокол проведения конкурса
Сопоставление и
оценка конкурсных
заявок
Подготовка конкурсной
процедуры
Конкурсная комиссия
Конкурсная комиссия
Конкурсная комиссия
Конкурсная комиссия
Участники
Участники
Вскрытие поступивших
на конкурс конвертов
Заявки с описаниями
решений без указания цены
Квалификационные
требования к участникам
Методика оценки
предложений
Вынесение решения
конкурсной комиссией
Этап 1
Корректировка условий
Конкурсная комиссия
Конкурсная комиссия
Требования к ИТ-решениям, услугам, работам
участников
Коммерческие условия, проект контракта
Список потенциальных участников
Методика оценки предложений
Проведение конкурсного периода
Распространение
конкурсной документации
Рабочая группа
Рабочая группа
Инструкция участникам
конкурса
Требования к ИТ-решениям,
услугам, работам участников.
Прием заявок
Разъяснение положений
конкурсной документации
и подготовка дополнений.
Дополнения
Рабочая группа
Рабочая группа
Рабочая группа
Рабочая группа
Заявки с описаниями
решений с указанием цены
Участники
Участники
Вскрытие поступивших
на конкурс конвертов
Вынесение решения
конкурсной комиссией
Этап 2
Конкурсная комиссия
Конкурсная комиссия
Конкурсная комиссия
Конкурсная комиссия
Протокол итогов
проведения конкурса.
Сопоставление и оценка
конкурсных заявок
Конкурсная комиссия
Конкурсная комиссия
Заявки с описаниями
решений с указанием цены
Квалификационные
требования к участникам
Методика оценки
предложений
Потенциальные
участники
Потенциальные
участники
Подготовка и
заключение контракта
Договор
Договор
Организатор
Организатор
Победитель
Победитель
Извещение о проведении
конкурса
СМИ
Приглашение к участию в конкурсе
Информация о конкурсе
Способ получения конкурсной документации
Квалификационные требования к участникам
Рабочая группа
Рабочая группа
Проведение конкурсного периода
Распространение
конкурсной документации
Рабочая группа
Рабочая группа
Инструкция участникам
конкурса
Требования к ИТ-решениям,
услугам, работам участников.
Прием заявок
Разъяснение положений
конкурсной документации
и подготовка дополнений.
Дополнения
Рабочая группа
Рабочая группа
Рабочая группа
Рабочая группа
Заявки с описаниями
решений без указания цены
Участники
Участники
Участники
Участники
Рабочая группа
Рабочая группа
Рабочая группа
Рабочая группа
Заявки с описаниями
решений с указанием цены
Протокол первого
этапа конкурсной
процедуры
Заявки с описаниями
решений без указания цены
Рис. 16. Открытая двухэтапная конкурсная процедура
60
Приглашение к участию в конкурсе
Информация о конкурсе
Инструкция участникам конкурса
Требования к ИТ-решениям, услугам, работам участников
Квалификационные требования к участникам
Методика оценки предложений
Коммерческие условия, проект контракта
Образцы форм
Регламент процедуры проведения конкурса
Протокол проведения конкурса
Список потенциальных участников
Сопоставление и
оценка конкурсных
заявок
Подготовка конкурсной
процедуры
Конкурсная комиссия
Конкурсная комиссия
Конкурсная комиссия
Конкурсная комиссия
Участники
Участники
Вскрытие поступивших
на конкурс конвертов
Заявки с описаниями
решений без указания цены
Квалификационные
требования к участникам
Методика оценки
предложений
Вынесение решения
конкурсной комиссией
Этап 1
Корректировка условий
Конкурсная комиссия
Конкурсная комиссия
Требования к ИТ-решениям, услугам, работам
участников
Коммерческие условия, проект контракта
Список потенциальных участников
Методика оценки предложений
Проведение конкурсного периода
Распространение
конкурсной документации
Рабочая группа
Рабочая группа
Инструкция участникам
конкурса
Требования к ИТ-решениям,
услугам, работам участников.
Прием заявок
Разъяснение положений
конкурсной документации
и подготовка дополнений.
Дополнения
Рабочая группа
Рабочая группа
Рабочая группа
Рабочая группа
Заявки с описаниями
решений с указанием цены
Участники
Участники
Вскрытие поступивших
на конкурс конвертов
Вынесение решения
конкурсной комиссией
Этап 2
Конкурсная комиссия
Конкурсная комиссия
Конкурсная комиссия
Конкурсная комиссия
Протокол итогов
проведения конкурса.
Сопоставление и оценка
конкурсных заявок
Конкурсная комиссия
Конкурсная комиссия
Заявки с описаниями
решений с указанием цены
Квалификационные
требования к участникам
Методика оценки
предложений
Потенциальные
участники
Потенциальные
участники
Подготовка и
заключение контракта
Договор
Договор
Организатор
Организатор
Победитель
Победитель
Извещение о проведении
конкурса
Приглашение к участию в конкурсе
Информация о конкурсе
Способ получения конкурсной документации
Квалификационные требования к участникам
Рабочая группа
Рабочая группа
Проведение конкурсного периода
Распространение
конкурсной документации
Рабочая группа
Рабочая группа
Инструкция участникам
конкурса
Требования к ИТ-решениям,
услугам, работам участников.
Прием заявок
Разъяснение положений
конкурсной документации
и подготовка дополнений.
Дополнения
Рабочая группа
Рабочая группа
Рабочая группа
Рабочая группа
Заявки с описаниями
решений без указания цены
Участники
Участники
Участники
Участники
Рабочая группа
Рабочая группа
Рабочая группа
Рабочая группа
Заявки с описаниями
решений с указанием цены
Протокол первого
этапа конкурсной
процедуры
Потенциальные участники
Потенциальные участники
Заявки с описаниями
решений без указания цены
61
Рис. 17. Закрытая двухэтапная конкурсная процедура
Подготовка конкурсной процедуры. Руководство компании решает
провести двухэтапный конкурс и формирует конкурсную комиссию, которая
будет оценивать потенциальных поставщиков ИТ-решений на соответствие
разработанным требованиям. Разрабатывается и утверждается следующий
пакет документов:
1. Приглашение к участию в конкурсе.
2. Информация о конкурсе.
3. Инструкция участникам конкурса.
4. Требования к ИТ-решениям, услугам, работам участников.
5. Квалификационные требования к участникам.
6. Методика оценки предложений.
7. Коммерческие условия, проект контракта.
8. Образцы форм.
9. Регламент процедуры проведения конкурса.
10. Протокол проведения конкурса.
Когда все необходимые для проведения конкурса документы
подготовлены, начинается первый этап процедуры. Первая операция в рамках
первого этапа – это опубликование извещения о проведении конкурса.
Извещение о проведении конкурса содержит описание предмета
конкурса, данные об организаторе, времени начала конкурсного периода и
другую информацию. Извещение публикуется в средствах массовой
информации, например, на специализированных веб-сайтах для проведения
конкурсных закупок.
Проведение конкурсного периода. Этот период начинается с даты
распространения конкурсной документации и завершается в момент
окончания срока подачи предложений. В рамках проведения конкурсного
периода выполняется: