22
Также, если договор срочный существует возможность его пролонгации.
Изменения условий договора отражаются посредством заключения
дополнительных соглашений. Блокирование договора необходимо для
приостановки исполнения обязательств, в случае неисполнения условий
договора контрагентом. В случае истечения сроков договора он закрывается.
Если сотрудничество с контрагентом не удовлетворительно, договор
расторгается.
Процесс нельзя назвать управляемым, так как отсутствуют метрики и
какие-либо ограничения времени выполнения функций.
1.6. Разработка проекта автоматизации управления договорами
Многоуровневая структура холдинга «Газпром», а также наличие в ней
элементов горизонтальной и вертикальной интеграции приводит к тому, что
возникают все затруднения в управлении договорами, описанные ранее. Так
как договорная работа организована таким образом, что в ней участвуют
компании из трех уровней иерархии. Первый уровень – управляющая
компания «Газпром», второй уровень – управляющая компания «Газпром
газэнергосеть», компания «Комплектация и снабжение», компания «Ремонт»
и третий уровень представлен компаниями в составе холдинга «Газпром
газэнергосеть». Таким образом, необходимость автоматизации процесса
управления договорами объясняется трудоемкостью и капиталоемкостью
ручной обработки договоров. Более того, по истечению времени, затраченного
на согласование договора рыночная ситуация может измениться таким
образом, что принятое управленческое решение не только не принесет
прибыли компании, но и повлечет за собой убытки. Экономическая
эффективность деятельности предприятия напрямую зависит от грамотного
использования финансовых ресурсов. Оптимально решить такую задачу
позволяет сбалансированная система движения финансовых и материальных
потоков, основным рычагом управления которой является договорная
деятельность
23
При принятии решении об автоматизации управления договорами в
холдинге можно руководствоваться критериями, предлагаемыми А.
Альшанниковым [3]:
1) Первый критерий - это уровень государственного регулирования в
отрасли. В сферах с высоким уровнем контроля существует необходимость
получения различительных разрешительных документов, мониторинга
состояния правовой базы и внесения соответствующих изменений в
деятельность компании. Неавтоматизированный способ очень
трудозатратный, а нарушение регламентов ведет к высоким финансовым и
репутационным издержкам.
2) Следующий критерий – среднее число действующих договоров в
организации. Высокое значение этого критерия указывает также
сигнализирует о высоких трудовых затратах в рамках бизнес-процесса
управления договорами.
3) Третий критерий и четвертый критерий – средняя стоимость
действующих договоров и средний размер риска, связанного с невыполнением
обязательств по договору, позволяют оценить убыток в случае неисполнения
обязательств, по причине недостаточной хорошей организации договорной
деятельности.
Итак, данные критерии позволяют приближенно оценить
потенциальную экономическую выгоду от автоматизации управления
договорами. Также в каждом конкретном случае можно подсчитать
трудозатраты на ведение договорной деятельности компанией в настоящее
время и сравнить со стоимостью владения автоматизированной системой.
Этот подход возможен, но он также весьма приближенно позволяет оценить
позитивный эффект от внедрения. Так как помимо сокращения издержек на
обработку договоров, автоматизированная система позволяет повысить
контроль в компании, снизить риски неисполнения обязательств.
Воспользуемся предложенной методикой оценки необходимости
автоматизации процесса управления договорами в компании «Газпром
24
газэнергосеть». Уровень государственного регулирования в этой отрасли
очень высок, например, Федеральная служба по тарифам регулирует цены на
продукцию и услуги этой отрасли, помимо этого существует множество
федеральных законов, регламентирующих поведение компаний, занятых в
газовой отрасли. Среднее число действующих договоров превышает
несколько тысяч в год, причем стоимость этих договоров весьма высока. В
случае неисполнения условий договора может быть нарушена поставка
продукции в рамках договоров головной компании, что повлечет за собой
ущерб для репутации компании и выплату неустоек. Итак, использование
автоматизированной системы управления договорами поможет повысить
управляемость компании и снизить риск неисполнения обязательств самой
компанией «Газпром газэнергосеть».
Также необходимо отметить, что в холдинге «Газпром» последние 10-15
лет активно внедряются различные автоматизированные системы. Этот
процесс осуществляется сверху вниз – с головной компании до дочерних
организаций. Он осуществляется в рамках стратегии информационно-
технологического развития компании. Основной целью этой стратегии
является максимальная стандартизация систем для решения типовых задач
и унификации используемого программного обеспечения. Ежегодное
планирование определяет задачи в рамках достижения этой цели. В первую
очередь планируется внедрить автоматизированные системы управлением
различными бизнес-процессами в компаниях, занятых в газовой отрасли
экономики. Автоматизация процесса управления договорами в компании
«Газпром газэнергосеть» и ее дочерних обществах является элементом
реализации стратегии.
Следующий пункт для обсуждения – это уровень зрелости процесса.
Традиционно выделяют пять уровней зрелости: от нулевого до
стратегического. Уровни и их критерии приведены в табл. 3.
Говоря об уровне зрелости процесса управления договорами в
холдинге «Газпром», можно отметить, что управление договорами
25
автоматизировано уже давно и этот процесс строго регламентирован. Это
говорит о том, что процесс достиг третьего уровня зрелости.
Таблица 3
Уровни зрелости процесса
№
Уровень
зрелости
Характеристика уровня
1.
Уровень 1
Начальный, нулевой уровень
Работники действуют исхода из своих личных представлений о целях
работы. Отсутствуют внутренние регулирующие документы. Действия
не документируются, бизнес-знания не отделены от работников
(знания пропадают при увольнении работников). Бизнес-процессы в
организации не описаны и, соответственно, не классифицированы.
Деятельность компании непрозрачна даже для основного персонала.
2.
Уровень 2
Уровень осознания
Руководство компании решило превзойти начальный уровень.
Появляются внутренние стандарты, описывающие основные бизнес-
процессы компании. Возникает повторяемость: выполнение новых
проектов основывается на опыте выполнения предыдущих проектов.
3.
Уровень 3
Уровень управляемости
В организации задокументированы и стандартизированы все бизнес-
процессы. Система управления оказывается отделенной от всего
персонала организации, т.е. появляется внутренний «свод законов».
Этим законам следует весь персонал организации, включая топ-
менеджмент.
4.
Уровень 4
Уровень измеряемости
В компании вводится количественная система оценки эффективности
бизнес-процессов (используются как финансовые, так и натуральные
показатели). Одновременно используется та или иная система оценки
работы персонала, например, система ключевых показателей. Обе
системы, описание бизнес-процессов и оценки персонала
синхронизированы между собой — эффективная деятельность
компании приводит к стимулированию персонала
5.
Уровень 5
Уровень совершенствования
На основе анализа количественных показателей в компании
проводится корректировка (реинжиниринг) бизнес-процессов.
Коррекции отражаются во внутренних документах. Важно то, что
процесс коррекции носит постоянный, системный характер.
В холдинге «Газпром газэнергосеть» этот процесс еще слабо
структурирован, но осознание необходимости стандартизации уже
произошло, поэтому уровень можно оценить, как второй. Такая ситуация
приводит к торможению развития процесса управления договорами в рамках
холдинга «Газпром», так как сложность получения консолидированных
данных снижает управляемость процесса.
26
Таким образом, решение об автоматизации этого бизнес-процесса
обоснованно с точки зрения окупаемости проекта, более того предусмотрено
стратегией холдинга.
1.7. Цель и задачи автоматизации бизнес-процессов управления
договорами
Основная цель автоматизации процесса управления договорами
заключается в повышении эффективности и рационализации ведения
договорной работы в холдинге «Газпром газэнергосеть».
В рамках достижения этой цели решается ряд задач улучшения качества
бизнес-процесса управления договорами с точки зрения бизнеса:
сокращение сроков согласования договоров за счет оптимизация
их маршрутов;
обеспечение контроля исполнительской дисциплины;
обеспечение контроля исполнения обязательств по договорам;
обеспечение доступности договорной документации для лиц,
ответственных за их ведение, согласование, подписание, исполнение,
контроль и т.д.;
обеспечение возможности анализа договорной деятельности.
Задачи автоматизации управления договорами, с точки зрения
разработки или адаптации ИТ-решения:
формирование единого хранилища договоров и других
сопутствующих документов в электронной форме;
обеспечение консистентности хранимых данных;
автоматизация процессов создания, утверждения, регистрации и
контроля исполнения, рассылки, поиска, согласования и визирования
договоров.
определение и оптимизация маршрутов движения и жизненных
циклов договоров, обрабатываемых в рамках ИС;
обеспечение оперативного доступа к договорам;
27
обеспечение интеграции с локальными и корпоративными
системами;
обеспечение информационной безопасности (исключение или
существенное затруднение возможности получения злоумышленниками
защищаемой информации, а также исключение или существенное затруднение
возможности несанкционированного и/или непреднамеренного воздействия
на защищаемую информацию и ее носители);
разработка пользовательского интерфейса;
разработка специализированных программных модулей,
обеспечивающих выполнение всех необходимых служебных функций.
Также автоматизация управления договорами способствует решению
задач, связанных с управлением холдингом:
формирование полной и достоверной информации о деятельности
организации и ее имущественном положении;
предотвращение отрицательных результатов хозяйственной
деятельности организации и выявление внутрихозяйственных резервов
обеспечения ее финансовой устойчивости;
обеспечение управления материальными потоками в натуральном
и стоимостном выражении;
снабжение вертикально-интегрированных систем компании
«Газпром» достоверной и своевременной информацией для обеспечения
корпоративных бизнес-процессов и формирования корпоративной
отчетности.
28
2. Разработка моделей бизнес-процесса управления
договорами
2.1. Анализ методологий моделирования бизнес-процессов
В данном разделе рассмотрены наиболее популярные методологии
моделирования бизнес-процессов компании. Методология UML не
рассматривается, так как, по мнению автора, она больше подходит для
проектирования информационных систем, предоставляя возможность
автоматической генерации кода и в меньшей степени применим для описания
процессов компании.
SADT (Structured Analysis and Design Technique) - методология
структурного анализа и проектирования функциональной модели объекта
какой-либо предметной области. Эта методология интегрирует следующие
процессы:
моделирование;
управление конфигурацией проекта;
использование дополнительных языковых средств;
руководство проектом.
Так как SADT интегрирует процессы создания системы ей характерно
деление на фазы, присущие жизненному циклу информационной системы:
анализ, проектирование, реализация, тестирование, установка,
функционирование.
Согласно этому подходу объекты предметной области рассматриваются
как комплекс взаимодействующих функций. Также в рамках этой методологии
постулируются концепции графического представления блочного
моделирования и строгости и точности.
В результате моделирования в рамках в соответствии с этой
методологией разрабатывается модель, состоящая из диаграмм, фрагментов
текстов и глоссария, ссылающихся друг на друга. Диаграммы состоят из
функций и интерфейсов, которые могут быть входными данными,
29
механизмами реализации, управляющими воздействиями и результатами
выполнения функции.
Данная методология позволяет проектировать сложные
многокомпонентные системы, предоставляя инструменты декомпозиции
объектов диаграмм до достижения нужного уровня детализации.
Преимущества SADT стали основанием для выделения ее части,
предназначенной для функционального моделирования, в отдельную
методологию IDEF.
IDEF (Integrated DEFinition или Icam DEFinition) - методология и
стандарт функционального моделирования бизнес-процессов семейства ICAM
(Integrated Computer-Aided Manufacturing). Эта методика преследует цель
построения функциональной схемы исследования системы, описывающей все
необходимые процессы с точностью, обеспечивающей однозначное
моделирование системы. Согласно этой методологии, организация
рассматривается как набор функций, преобразующий поток информации в
выходной поток.
Функциональный блок, интерфейсная дуга, декомпозиция и глоссарий –
понятия, лежащие в основе методологии.
Функциональный блок изображается на диаграмме прямоугольником.
Каждая из его четырех сторон имеет четкое назначение: верх – управление,
низ – механизм, левая сторона – вход, правая сторона – выход (рис. 6).
.
Рис. 6. Функциональный блок
30
Названия функциональных блоков, в соответствии со стандартом,
формулируется в глагольном наклонении.
Интерфейсная дуга (Arrow) или поток является отображением элемента
системы, обрабатываемого функциональным блоком или оказывающего иное
влияние. Интерфейсными дугами на диаграмме изображают потоки данных и
другие объекты, такие как люди, автоматизированные системы, оборудование.
Значение дуги определяется по стороне соединения с функциональным
блоком, она может быть входящей, исходящей и управляющей.
Принцип декомпозиции заключается в возможности разбиения процесса
на функции, которые в свою очередь также могут быть детализированы.
Декомпозиция позволяет постепенно и структурировано представлять модель
системы в виде иерархической структуры отдельных диаграмм, что делает ее
менее перегруженной и легко усваиваемой.
Направление развития модели и уровень детализации определяется
целью построения диаграммы и точкой зрения.
Главным преимуществом моделей, разработанных в соответствии с
методологией IDEF, является наглядность и простота восприятия.
DFD (Data Flow Diagrams) – методология построения модели системы в
виде диаграммы потоков данных. На практике модели потоков данных
используются для обеспечения правильного описания выходов при заданном
воздействии на вход системы. Диаграммы потоков данных образуют собой
иерархию функциональных процессов, связанных потоками данных. Цель
описания бизнес-процессов с помощью диаграмм потоков данных – это
демонстрация механизма преобразования входных данных в выходные
каждым процессом, а также выявление отношения между этими процессами.
Именно поэтому модели потоков данных часто используются, чтобы
сформулировать функциональные требования к проектируемой системе.
Данная методология базируется на следующих понятиях: потоки
данных, процессы (работы) преобразования входных потоков данных в
31
выходные, внешние сущности, накопители данных (хранилища).
Содержательная характеристика этих сущностей приведена в табл. 4.
Таблица 4
Базовые понятия методологии DFD
2
№
Понятие
Сущность
1
Поток данных
информация, передаваемая через некоторое соединение от
источника к приемнику.
2
Процесс
(работа)
преобразование входных потоков данных в выходные в
соответствии с определенным алгоритмом.
3
Хранилище
(накопитель)
данных
сущность для хранения информации, которую можно в любой
момент поместить в накопитель и через некоторое время извлечь,
причем способы помещения и извлечения могут быть любыми
4
Внешняя
сущность
материальный объект или физическое лицо, являющиеся
источником или приемником информации, например, заказчики,
персонал, поставщики, клиенты, склад.
ARIS (Architecture of Integrated Information Systems) - методология
и программный продукт компании IDS Sheer для моделирования бизнес-
процессов и описания бизнес-процессов компании. Организация в ARIS
рассматривается с четырех точек зрения:
организационной структуры;
функциональной структуры;
структуры данных;
структуры процессов.
Каждый из этих ракурсов компании разделяется еще на три подуровня
описаний: требования, спецификации, внедрения.
Наиболее популярные нотации данной методологии это Organization
Chart, Value-added chain, Event-driven process chain. Разнообразие элементов
моделирования дает возможность изображать и анализировать бизнес-
архитектуру компании с учетом всех ее четырех компонент.
2.2. Разработка комплекса требований к моделям бизнес-процесса
Средства моделирования позволяют визуализировать и
проанализировать бизнес-архитектуру компании.