62
1. Распространение конкурсной документации. Конкурсная
документация распространяется по запросу потенциальных участников в
бумажном или электронном виде.
2. Разъяснение положений конкурсной документации и подготовка
дополнений. Участники конкурса вправе потребовать разъяснения положений
конкурсной документации. В ответ на такие запросы происходит выдача
дополнительной конкурсной документации.
3. Прием заявок. В течение определенного периода времени
участники конкурса готовят и подают предложения. Они представляют
первоначальные конкурсные заявки, содержащие технические предложения
без указания цены. На первом этапе организатор конкурса не должен
требовать обеспечения конкурсной заявки.
Вскрытие конвертов, поступивших на конкурс. По истечению
указанного срока прекращается прием заявок, происходит вскрытие конвертов
с предложениями, полученные заявки проверяются и анализируются.
Публичное единовременное вскрытие поступивших на конкурс конвертов на
первом этапе может не проводиться.
Сопоставление и оценка конкурсных заявок. Предложения
поставщиков, изложенные в заявках, анализируются согласно разработанной
методике оценки.
В ходе проведения первого этапа организатор вправе проводить
переговоры с любым участником по любому положению первоначальной
конкурсной заявки. При необходимости переговоров организатор конкурса
рассылает участникам приглашения к переговорам.
Составляется перечень потенциальных участников второго этапа
конкурса. В этот список попадают все участники, соответствующие
конкурсным требованиям к квалификации и правомочности участия.
Вынесение решения конкурсной комиссией. Результаты
состоявшегося на первом этапе двухэтапного конкурса обсуждения
63
фиксируются конкурсной комиссией в протоколе первого этапа. По
результатам первого этапа двухэтапного конкурса могут быть уточнены
некоторые условия и требования.
2 этап. Компоненты второго этапа аналогичны первому, но вместо
подготовки к проведению конкурса производится анализ и корректировка
отдельных условий и требований, в т.ч. технического задания. Также не
проводятся обсуждения предложений с участниками. Конкурсная комиссия
предлагает всем участникам двухэтапного конкурса, принявшим участие в
проведении его первого этапа и соответствующим заявленным требованиям к
квалификации и правомочности участия, представить окончательные заявки
на участие в двухэтапном конкурсе с указанием цены контракта с учетом
уточненных после первого этапа такого конкурса условий. В завершение этого
этапа осуществляется анализ и оценка заявок с учетом стоимостных
критериев, определение победителя и подготовка, и заключение контракта.
Рассмотрим более подробно компоненты второго этапа, не входящие в состав
первого этапа или отличающиеся от приведенных.
Корректировка условий. Итоги первого этапа тщательно
анализируются конкурсной комиссией. Конкурсное задание, критерии выбора,
приоритеты критериев могут быть скорректированы.
Сопоставление и оценка конкурсных заявок. На данном этапе
применяются критерии из предложенного набора, включая стоимостные. Для
обеспечения необходимой для оценки информации в список необходимой для
участия документации нужно включить вопросник, ответы на который
помогут оценить все предложение по всем критериям. Также к этому этапу
должны быть определены веса критериев. Сумма значений критериев,
умноженных на веса позволяет сравнивать предложения, вошедшие в этот
список.
Определение победителя. По итогам проведения оценки и анализа
заявок определяется победитель конкурса. Определение победителя
64
осуществляется на основании суммарной оценки предложения по описанным
выше критериям, которые определяют качество продукта для конкретного
заказчика и характеристики стоимости. Таким образом, на заключительном
этапе можно принять решения исходя из оптимальности соотношения цены и
качества предлагаемых ИТ-решений.
Подготовка и заключение контракта. Договор с победителем
заключается либо в сроки, регламентированные положением о порядке
проведения конкурсной процедуры, либо при подписании протокола
проведения конкурса победителем и членами комиссии договор считается
заключенным автоматически.
В соответствии с N 44-ФЗ от 05.04.2013 "О контрактной системе в сфере
закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и
муниципальных нужд" закупку инновационных и высокотехнологичных
продуктов и услуг можно проводить в соответствии с двухэтапным открытым
или закрытым конкурсом.
Открытая двухэтапная процедура наилучшим образом подходит для
осуществления выбора ИТ-решения, так как позволяет привлечь большое
число конкурентных предложений, позволяет уточнить требования к ИТ-
решениям на основании полученных предложений. Однако, если в холдинге
принято проводить конкурсные закупки в закрытом режиме, этот вариант
также приемлем. Отличие в проведении для организаторов заключается в
отсутствие необходимости публикации предложения на открытых
информационных порталах или в других средствах массовой информации.
Зато появится необходимость в анализе рынка ИТ-решений для составления
списка потенциальных поставщиков.
Также согласно сложившейся в данной сфере практике в случае закупок
ИТ-решений и услуг по проведению проекта внедрения и сопровождения
может применяться закупка у единственного поставщика. Такое решение
65
обоснованно, если анализ рынка ИТ-решений или конкурс показал, что лишь
одно решение соответствует всем выдвинутым требованиям.
Итак, основные процедуры, рекомендуемые для «Газпром газэнергосеть»
для закупки ИТ-решений в холдинге, рассмотрены.
66
Заключение
Цель, поставленная изначально была достигнута, а именно, был
разработан комплекс рекомендаций по проведению автоматизации
управления договорами в холдинге.
В процессе достижения цели были выявлены особенности бизнес-
процесса управления договорами в холдинге, сделан обзор и проведен анализ
методологий и нотаций моделирования бизнес-процессов, произведен
обоснованный выбор нотаций моделирования, построены модели «как есть» и
«как должно быть», а также проанализирована ситуация на рынке
автоматизированных систем управления договорами и практический опыт
автоматизации управления договорами. Руководствуясь выводами анализа
сформированы функциональные требования к ИТ-решению. Кроме того,
определен набор критериев выбора ИТ-решения для автоматизации
управления договорами, а также подготовлены рекомендации по организации
и проведению процедуры выбора ИТ-решения в холдинге.
Одна часть результатов исследования представляют собой анализ
существующих знаний в исследуемой области, другая часть результатов
представляет собственный вклад автора в разработку поставленной проблемы.
К основным результатам относятся следующие разработки: ER-модели бизнес
процесса управления договорами «как есть» и «как должно быть», требования
к ИТ-решению автоматизации управления договорами, рекомендации по
подготовке и проведению процедуры выбора ИТ-решения в компании
холдингового типа.
Исследование показало, что после принятия решения об автоматизации
бизнес-процесса управления договорами необходимо провести анализ и
моделирование этого бизнес-процесса. После принятия решения об
автоматизации тех или иных функций формируются функциональные и не
функциональные требования к ИТ-решению. На основании сформированных
требований разрабатываются критерии выбора ИТ-решения. Рекомендуется
67
либо принятие решения о проведении открытой двухэтапной процедуры
выбора ИТ-решения, либо проведение анализа рынка ИТ-решений на предмет
наличия продуктов, соответствующих предъявляемым требованиям для
дальнейшего выбора в соответствии с закрытой двухэтапной процедурой.
Проведение двухэтапного открытого и закрытого конкурса требует
значительных затрат трудовых, временных и материальных ресурсов, но такой
подход позволяет дорабатывать требования на основании анализа
предложений поставщиков.
Открытый конкурс рекомендуется проводить, если анализ рынка ИТ-
решений затруднен по каким-то объективным причинам. Например,
отсутствием исследований по требуемому сегменту ИТ-решений. В этом
случае открытый конкурс позволит поставщикам подходящих решений самим
заявить о соответствии поставляемого ими ИТ-решения требованиям
заказчика. Такой вид конкурса также поможет найти инновационное решение,
не захватившее достаточной доли рынка, чтобы его можно было выявить при
анализе рынка.
Закрытый конкурс рекомендован, если компания предпочитает выбрать
из списка потенциально соответствующих ее требованиям решений. Список
может быть сформирован, например, по критерию возможности и простоты
интеграции. При этом необходимость анализа рынка ИТ-решений возлагается
на заказчика. Но анализ и проверка предложений от ограниченного числа
участников займут меньше времени.
Тема автоматизации бизнес-процесса управления договорной
деятельностью холдинга имеет множество интересных аспектов для изучения.
Например, в последнее десятилетие участились проекты внедрения систем
управления нормативно-справочной информацией в компаниях такого типа, а
от корректности ведения условно-постоянных данных зависит
безошибочность данных во всех документах компании, в частности в
договорах. В то время как сроки обновления и корректировки данных
68
контрагентов в информационной системе предприятия заметно влияют на
скорость подготовки договорной документации.
Холдинговая структура компании оказывает значительное влияние на
трудоемкость управления ее деятельностью и автоматизации ее процессов.
Если не учитывать специфику холдинговых компаний в проектах
автоматизации, результаты внедрения могут не оправдать вложенных средств.
Предложенные рекомендации могут быть использованы с целью избежания
этого риска. Они могут и должны быть модифицированы в зависимости от
условий конкретной ситуации, поскольку определяют общий подход,
структурируя начальные этапы автоматизации бизнес процесса управления
договорами и тем самым облегчая их реализацию.
69
Список литературы
1. Krigsman M. Worldwide cost of IT failure: $6.2 trillion, ZDNet, 2009
(URL: http://www.zdnet.com/blog/projectfailures/worldwide-cost-of-it-failure-6-2-
trillion/7627, дата просмотра: 16.01.2013).
2. Tadviser СЭД (рынок России) 15 мая 2013 (URL:
http://www.tadviser.ru/index.php/Статья: СЭД_(рынок_России), дата
просмотра: 16.05.2013).
3. Альшанников А. Все под контролем, или Автоматизация
договорной работы. PC Week, №12/2006, 13 апреля 2006г.
4. Бобылева М. Уровни и критерии зрелости корпоративной СЭД, PC
Week, 19 января 2011г.
5. Васильев Р.Б., Калянов Г.Н., Лёвочкина Г.А. Управление
развитием информационных систем. Учебное пособие для вузов / Под
редакцией Г. Н. Калянова. – М.: Горячая линия-Телеком, 2009. – 376 с.: ил.
6. Вендров А.М. Методы и средства моделирования бизнес-
процессов (обзор), Jet Info №10, 2004 г. (URL:
http://www.jetinfo.ru/Sites/new/Uploads/2004_10.7BBAD6EFC6554E8791CCBF
730A438BA8.pdf., дата просмотра: 16.02.2013)
7. Войнов И. В., Пудовкина С. Г., Телегин А. И. Моделирование
экономических систем и процессов. Опыт построения ARIS-моделей:
Монография. – Челябинск: Изд. ЮУрГу, 2002. – 392 с.
8. Воробьев А.А., Ярин А.В. Практический опыт построения модели
бизнес-процессов в региональных сетевых компаниях, 2008,
№1(URL:http://www.businessstudio.ru/procedures/business/rao_ees_russia_smk/,
дата просмотра: 16.01.2013).
9. Всяких Е. И., Зуева А.Г., Носков Б.В., Киселев С.П., Сидоренко
Е.В., Слюсаренко А.И. Практика и проблематика моделирования бизнес-
процессов. – М.: ДМК Пресс; Компания АйТи, 2008 – 246 с.: ил. (Серия «ИТ-
Экономика»).
70
10. Горбунов А. Р. Дочерние компании, филиалы, холдинги.
Профессиональные методики. Регламенты и инструкции. Учёт в холдинге. —
5-е изд., доп. и перераб. — М.: Глобус, 2005. — 216 с.
11. Грекул В.И., Денишенко Г. Н., Коровкина Н. Л. Проектирование
информационных систем. М.: Интернет-Ун-т Инф. технологий, 2005 – 304 с.
12. Гританс Я. М. Организационное проектирование и
реструктуризация (реинжиниринг) предприятий и холдингов: экономические,
управленческие и правовые аспекты (практическое пособие по
управленческому и финансовому консультированию). М.: Волтерс Клувер,
2005. – 205 с.
13. Гришин В.Н., Панфилова Е.Е. Информационные технологии в
профессиональной деятельности: Учебник. - М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2005 –
416 с.
14. Данников В.В.Холдинги в нефтегазовом бизнесе: Стратегия и
управление. – М.: ЭЛВОЙС-М., 2004. – 464 с.: 75 с. ил. и табл.
15. Долотин. И. Автоматизация холдинговых структур: основные
подходы, Корпоративный менеджмент, 2004, №10 (URL:
http://www.cfin.ru/press/zhuk/2004-10/5.shtml, дата просмотра: 16.01.2013).
16. Институт типовых решений – производство "Потери заказчика на
проектах ИТ - о чем молчат "автоматизаторы"?" – 50 с.
17. Информационно-аналитическое агентство Tadviser СЭД (Рынок
России), 2012 (URL: http://tadviser.ru/a/53815, дата просмотра: 29.01.2013).
18. Калянов Г.Н. Моделирование, анализ, реорганизация и
автоматизация бизнес-процессов: Учеб. Пособие. – М.: Финансы и статистика,
2006. – 240 с.
19. Карпов С.Н., Павличенко С.И., Якштес В.А. Применение
штрихового кодирования в промышленности. Качество, инновации,
образование и CALS-технологии. Материалы международного симпозиума
71
под редакцией д.т.н., профессора В.Н. Азарова. — М.: Фонд «Качество», 2005.
—129-135 с.
20. Конквест Выбор IT-решения (URL: http://www.cq-
bp.ru/services/services-it/services-it-4.html, дата просмотра: 29.01.2013).
21. Коржов Д. П. Визуальное и имитационное моделирование и
автоматизация процессов ведения договорной деятельности на предприятиях
холдингового типа: диссертация на соискание ученой степени кандидата
экономических наук: 08.00.13. Ростов-на-Дону: РГЭУ «РИНХ», 2009. – 147 с.
22. Костров И. А., Ковшов Е. Е. Построение и реализация
информационной системы для управления персоналом промышленного
холдинга. ФГБОУ ВПО Московский государственный технологический
университет «СТАНКИН», Москва, 2012.
23. Кузнецов К. Конкурентные закупки: торги, тендеры, конкурсы / К.
Кузнецов. — СПб: Питер, 2005. — 368 с.
24. Куняев Н.Н., Фабричнов А.Г., Дёмушкин А.С. Конфиденциальное
делопроизводство и защищенный электронный документооборот: учебник. –
М.: Логос, 2011. – 448 с.
25. Макаров С. Управление договорами — на стыке интересов и
технологий. BYTE Россия, №4 (103) апрель 2007 (URL:
http://www.bytemag.ru/articles/detail_print.php?ID=6865&PRINT=Y, дата
просмотра: 29.01.2013).
26. Мишин Е.А Уровень зрелости организации, Элитариум, апрель
2007г (URL:
http://www.elitarium.ru/2007/04/09/uroven_zrelosti_organizacii.html, дата
просмотра: 29.01.2013).
27. Осипенко О.В. Российские холдинги. Экспертные проблемы
формирования и обеспечения развития. – М.: Статут, 2008. — 368 с.