12
Перекрестный – предприятия, входящие в единую структуру,
обладают контрольными пакетами акций друг друга, в том числе дочерняя
фирма контролирует деятельность головной. Примером может служить
объединение банка и предприятия в единую структуру, которая дает широкие
преимущества и возможности для обеих организаций. Такие слияния фирм
характерны, к примеру, для Японии.
Преимущества холдинговых компаний
Нельзя не упомянуть о том, что такое холдинг с точки зрения его
преимуществ, особенно, с позиции менеджмента:
1. Возможность независимой активности и независимого развития
головной и дочерних компаний
2. Выбор удобной системы налогообложения для каждой компании в
общей структуре
3. Разделение финансовых потоков и удобный контроль за финансовыми
средствами
4. Защита имущества общей структуры от кредиторов одной из фирм
5. Фиксация ответственности – у каждой фирмы есть свой
непосредственный начальник (директор), отвечающий за состояние ее
деятельности.
1.2. Особенности и проблемы управления договорами в холдинге
Особенности и проблемы управления договорами в холдинге
заключаются в следующем.
Вертикально-интегрированный холдинг. Так как процесс создания
основных продуктов/услуг реализуется группой компаний, при заключении
договором поставки продуктов/оказания услуг, возникает необходимость
заключения дополнительных договоров между компаниями холдинга. Таким
образом, один договор порождает множество других договоров, контроль
исполнения по которым вести сложнее, в случае ручной обработки договоров.
13
Так как обязательства по одному договору, по сути, могут исполняться
сотрудниками десятков компаний, мониторинг становится весьма
затруднительным. В автоматизированной системе трудоемкость мониторинга
снижается, например, за счет использования визуализированного план-
графика. Также в вертикально-интегрированных холдингах часто закупки
материально-технических ресурсов (МТР) происходят централизованно.
Проведение заявочной кампании на МТР среди структур холдинга, используя
бумажные носители очень трудоемко, тем более что нет никаких гарантий
однозначного определения МТР. Это значит, что компании могут не получить
МТР тогда, когда они им нужны или получить не те наименования, что им
требуются. Такая ситуация недопустима.
В горизонтально-интегрированном холдинге основную трудность
составляет формирование консолидированной отчетности. Каждая компания
сама реализует бизнес-процесс создания продукта/услуги. Такая форма
холдинга характерна для банковской сферы, телекоммуникаций, розничных
продаж, в этих сферах действуют программы лояльности и клиенты,
фактически, заключают договора с головной компанией холдинга. Поэтому в
данной сфере критично ведение единого справочника клиентов и услуг.
Говоря о конгломеративной диверсификации, стоит отметить, что само
по себе группировка дочерних компаний по продуктам не ведет к появлению
специфических проблем с управлением договорами. Тем не менее, внутри
такого холдинга могут быть вертикально-интегрированные и/или
горизонтально-интегрированные структуры, наличие которых влечет
определенные затруднения управления договорами.
Несмотря на значительные преимущества управления договорами в
холдинге по мнению Альшанникова А. [3] и Коржова Д. [21] имеются и
трудности в их управлении:
контроль целесообразности заключения договоров с контрагентами
с целью минимизации рисков;
регламентированное управление данными о контрагентах;
14
предотвращение дублирования данных, сокращение длительности
сроков согласования договоров;
составление оптимальных маршрутов согласования контрактов;
рациональное разграничение доступа и полномочий пользователей;
стандартизация структуры договоров и регламентация договорной
деятельности;
обеспечение оперативного доступа к досье договора (или
контрагента) для всех заинтересованных лиц;
обеспечение связи с системами бухгалтерии, бюджетирования,
управления денежными потоками и материальными потоками;
обеспечение консолидированного хранения интегрированных
данных по ведению договорной работы;
обеспечение составления консолидированной отчетности;
составление полной классификации договоров;
контроль сроков согласования договоров;
контроль исполнительской дисциплины;
управление качеством и эффективностью договорной работы;
обеспечение режимов коммерческой, служебной и других тайн.
В зависимости от типа холдинга некоторые из вышеозначенных задач
могут быть не актуальными, их релевантность для конкретной компании будет
обсуждаться далее.
1.3. Характеристика объекта автоматизации («Газпром газэнергосеть»)
В данной работе будет рассматриваться конкретный случай
автоматизации бизнес процесса управления договорами в холдинге «Газпром
газэнергосеть », входящего в состав другого холдинга «Газпром».
Компания «Газпром» работает в нефтяной и нефтегазовой отрасли. Но
помимо дочерних организаций, занятых в сфере основных видов
деятельности, головная компания владеет акциями компаний,
15
обеспечивающих инфраструктуру. На рис. 1 представлена укрупненная
структура вертикально-интегрированного холдинга «Газпром».
Группа
компаний
занятых в
нефтяной
отрасли
Группа
компаний
занятых в
строительной
отрасли
Группа
инвестиционных
компаний
Авиакомпания
Банк
Охранное
агентство
Кадровое
агентство
Медиа
компания
Группа
энергетических
компаний
Группа
компаний
занятых в ИТ-
консалтинге
Исследовательский
центр
Группа компаний
занятых в газовой
отрасли
Некоммерческий
фонд
Головная
компания
Группа компаний
занятых
геологоразведкой
Компания-
экспортер
Холдинг
УУУ
Рис. 1. Укрупненная структура холдинга «Газпром»
Автоматизация производится в дочернем обществе холдинга «Газпром
газэнергосеть », компании «Газпром», входящей в группу компаний, занятых
в газовой отрасли, основными и дополнительными видами деятельности, в
соответствии с кодами ОКВЭД (общероссийский классификатор видов
экономической деятельности), которого являются:
Основные: хранение и складирование газа и продуктов его
переработки;
Дополнительные: предоставление прочих услуг, связанных с
добычей нефти и газа, оптовая торговля топливом, транспортирование по
трубопроводам газа.
Компания «Газпром» является головной компанией другого холдинга, в
состав которого входят восемнадцать организаций, занимающихся подземным
хранением газа, четыре компании, осуществляющие аварийно-
восстановительные работы и капитальный ремонт скважин (АВРиКРС),
инженерно-технический центр и компания, занимающаяся материально-
16
техническим снабжением и комплектацией (МТСиК). Дочерние компании
холдинга расположены в разных регионах России.
Особенности управления договорами, обсуждаемые в предыдущем
разделе актуальны для компании «Газпром газэнергосеть », так как она
управляет холдингом в составе холдинга, общая структура которого имеет и
вертикально-интегрированные, и горизонтально-интегрированные
компоненты. Это весьма усложняет сбор данных и составления
консолидированной отчетности, что придает еще большее значение
стандартизации и унификации бизнес-процессов, процесса управления
договорами в частности.
1.4. Компоненты информационно-технологической инфраструктуры
компании
Информационная система (ИС) холдинга «Газпром газэнергосеть»
должна взаимодействовать с ИС головной компании «Газпром», занятых
обеспечением инфраструктуры всей компании и используемых для
составления консолидированной отчетности. Список корпоративных систем,
с которыми необходимо обеспечить совместимость и коммуникацию,
представлен в табл. 1.
Таблица 1
Корпоративные информационные системы
№
Назначение
ИТ-решение
1
Управление нормативно-справочной
информацией (УНСИ)
SAP MDM, SAP XI, SAP
Enterprise Portal
2
Управление бухгалтерским учетом и расчетами
за газ (УБУиРГ)
SAP ERP
3
Бюджетное управление (БУ)
SAP ERP
4
Формирование консолидированной отчетности
(ФКО)
SAP SEM-BCS
5
Управление техническим обслуживанием и
ремонтом (УТОиР)
SAP ERP
6
Управление единой системой газоснабжения
(УЕСГ)
SAP ERP
7
Комплексная защита информации (КЗИ)
Комплекс решений Cisco
8
Управление материально-техническими
ресурсами (УМТР)
SAP ERP
17
Приведенные системы должны обмениваться различными данными.
Упрощенная схема взаимодействия систем приведена на рис. 2.
Холдинг «Газпром газэнергосеть» имеет свои собственные локальные
системы управления бизнес-процессами. Перечень этих бизнес-процессов
включает управление материально-техническим обеспечением, бухгалтерский
учет, налоговый учет, закупки, поставки и другие (рис. 3). Эти системы
базируются на решении SAP ERP.
ИС Управления
договорами
ИС УНСИ
ИС УБУиРГ
ИС ФКО
ИС УТОиР
ИС УЕСГ
ИС УМТР
Данные
контрагентов
Агрегированные данные
по финансовой
деятельности и расчетам
за газ
Заявки на закупку
оборудования и
комплектующих
Данные
материалов
Данные для составления
консолидированной
отчетности
Данные по
обязательствам поставки
газа
ИС КЗИ
Рис. 2. Взаимодействие ИС управления договорами с корпоративными
системами
Передача данных осуществляется по защищенным каналам связи с
использованием внутренних инструментов SAP ERP и унифицированных
форматов данных. Для удобства пользователей реализована совместимость
компонентов системы с продуктами пакета Microsoft Office (рис. 4). При этом
подсистема Управления персоналом и расчета заработной платы реализована
на платформе 1С и предусмотрена ее интеграция с другими подсистемами.
18
ИС Управления
договорами
ИС Бухгалтерия
ИС Финансы
ИС Закупки
ИС УТОиР
ИС Поставки
ИС Управление
персоналом
ИС КЗИ
Рис. 3. Взаимодействие ИС управления договорами с локальными
системами
SAP ERP MS Office
.doc, .xls
Рис. 4. Интеграция локальной ИС с Microsoft Office
1.5. Описание бизнес-процесса управления договорами
Руководствуясь принципом «от общего к частному», сначала
рассмотрим бизнес-процессы верхнего уровня, далее перейдем к процессу
управления договорами.
Особенностью основной деятельности холдинга «Газпром газэнергосеть
» является то, что для ее обеспечения требуется развитая инфраструктура.
Поэтому среди процессов верхнего уровня преобладают вспомогательные
процессы и процессы управления (рис. 5).
19
Рис. 5. Процессы верхнего уровня
Бизнес процесс управления договорами похож в компаниях различной
структуры и размера. Но для осуществления этой деятельности в холдинге
характерны длительные сроки согласования и существенное расширение
списка заинтересованных лиц, более того объем договоров весьма значителен.
Согласно документации холдинга «Газпром газэнергосеть», он состоит из
следующих функций:
1. Выбор контрагента.
2. Разработка проекта договора.
3. Согласование с контрагентом.
4. Согласование внутри компании.
Реализация газа
Процессы управления
Управление
финансами
Управление
материально-техническим
обеспечением
Управление ТОиР
Диспетчерское
управление
Управление
договорами
Процессы развития
Разработка стратегии
Вспомогательные процессы
Бухгалтерский и
налоговый учет
Управленческий
учет
Административно-хо
зяйственная деяель
ность
Управление
персоналом
Юридическое
обеспечение
Обеспечение
ИТ-инфраструктуры
Обеспечение
инфаструктуры
Обеспечение
безопасности
Основные бизнес-процессы
Подземное хранение
газа
Транспортировка газа
Реализация
газа
20
5. Подписание.
6. Исполнение.
7. Пролонгация.
8. Переговоры с контрагентом.
9. Изменение условий договора.
10. Блокирование договора.
11. Закрытие договора.
12. Расторжение договора.
Для более ясного понимая терминологии, дадим определения понятию
бизнес-процесс и бизнес-функция.
«Бизнес-процесс – устойчивая, целенаправленная совокупность
взаимосвязанных видов деятельности (последовательность работ), которая по
определенной технологии преобразует входы в выходы, представляющие
ценность для потребителя».
Бизнес-функция - детализируемая часть бизнес-процесса.
До окончательного определения уровня детализации моделей сложно
точно обозначить, какие из работ являются процессом, подпроцессом или
функцией. Тем не менее, это не представляет затруднения, так, как и процессы
и функции имеют цель и преобразуют ресурсы в конечный продукт/услугу или
промежуточный результат.
Описание функционального состава и другие характеристики типового
процесса управления договорами изложено в таблице 5 в приложении 2.
Первый процесс второго уровня - это выбор контрагента. Он может быть
реализован в форме проведения тендера на поставку товаров или услуг или
осуществляться волей сотрудников компании, в случае если контрагент
предопределен. Это может быть обусловлено тем, что договор заключается
между предприятиями холдинга «Газпром».
Далее разрабатывается проект договора. Для стандартных договоров этот
этап можно свести к выбору шаблона договора.
21
Сотрудниками холдинга «Газпром газэнергосеть» ведутся договора
двадцати одного вида, которые в свою очередь делятся на категории. В
зависимости от вида договора и уровня корпоративной иерархии, на котором
он заключается, список согласующих лиц весьма разнится.
Представленное описание типового процесса в компании «Газпром
газэнергосеть» соответствует процессам ведения договоров по типам,
приведенным в табл. 2. Более подробное описание и моделирование будет
проделано для процесса управления договорами с прямыми поставщиками,
так как тип договора определяет особенности осуществления деятельности в
рамках процесса.
Таблица 2
Согласование договоров
№
Тип договора
Согласующая компания
1.
Договор с централизованными
поставщиками
Компания «Комплектация и снабжение»
(входит в состав общества возглавляемого
компанией «Газпром»)
Компания «Ремонт» (входит в состав общества
возглавляемого компанией «Газпром»)
2.
Прямой договор с поставщиками
Компания «Обеспечение МТСиК»
3.
Договор реализации
Компания «Газпром»
4.
Договор на техническое
обслуживание и ремонтные
работы
Компания «Комплектация и снабжение»
Компания «Ремонт»
Помимо вышеозначенных компаний в согласовании участвуют
сотрудники финансового управления, управления бухгалтерским учетом,
правового управления управляющей компанией холдинга «Газпром
газэнергосеть» или ее дочерних обществ, в зависимости от того, в какой
компании инициируется заключение договора. Договорные отношения с
новыми контрагентами согласуются со службой безопасности холдинга
«Газпром».
Подписание производится на бумажном носителе собственноручно.
Этапы исполнения обязательств отражаются посредством товарных
накладных, счетов-фактур, дополнительных соглашений, актов приемки-
передачи и других документов.