16
Рисунок 3. Программная архитектура ИС
К организационным мерам относятся: запрет разглашения информации;
хранение бумажных и электронных документов в специально отведенных
местах.
К мерам, с применением информационных технологий, относятся
следующие: брандмауэр; электронно-цифровая подпись; антивирусная
программа Kaspersky Personal Security Suite , Remote Administrator 2.1.
1.2. Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации
1.2.1. Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес процессов
К базовым процессам ООО "Наш Дом" относятся:
основные и обеспечивающие процессы;
основная деятельность;
заключение договорных отношений;
17
административное обеспечение;
ведение делопроизводства;
работа с корреспонденцией;
техническое обеспечение;
текущий и плановый технчиеский ремонт и обслуживание
оборудования;
ведение финансовых операций;
работа с клиентами
1.2.2. Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и
ее описание
Биза нес-процесс - это реала изация функции во вреамени, способ решения
биа знес-задачи. Бизнес-па роцесс описывает процесс выпа олнения функции, в ка аакой
последовательности и аав каких вариантах, аа также взаимодействие фуа нкций
между собой ав работе организации.
Рисунок 4. Контекстная диаграмма основных бизнес-процессов
агентства недвижимости
Клиент приходит в агентство недвижимости продать купить или арендовать
недвижимость. Риэлтор предлагает клиенту различные варианты решения его
проблемы, они смотрят предложенную недвижимость и клиент выбирает
18
понравившийся вариант. В агентстве заключается договор и принимается оплата
за услуги.
Декомпозиция процесса показана на рис.5
Рисунок 5. Декомпозиция основных бизнес-процессов
агентства недвижимости»
Характеристика процесса учета аренды площадей в разрезе IDEF0
представлена на рисунке 6.
Цель процесса: Обеспечить выполнение процесса управления о учета
аренды площадей
Взаимодействие системы с окружающей средой описывается с помощью
входов (Заявки клиента, Жилой фонд), выходов (Отчеты), управления
(Внутренние правила, ФЗ «О защите прав потребителей») ресурсов (Риэлтор,
Руководитель).Исполнителями процесса являются Риэлтор, Руководитель
Выполняя декомпозицию этого процесса, получаем схему на рисунке 5.
19
Рисунок 6. Декомпозиция процесса « Выполнять учет аренды
площадей »
Документы по аренде , поступившие в отдел, принимаются сотрудником
В результате появляюся такие проблемы, как доставка недостоверной
информации, нарушение сроков ее доставки, потеря данных, что в свою очередь
приводит к задержкам в составлении отчетности и замедлению работы всей
организации, а также возникновении ошибках в ней.
Большой объем информации, обрабатываемых в компании, обеспечивает
возможность затрачивать соответствующее время и рабочие ресурсы на
обработку, контроль и исполнение документов. В этой связи необходимо
снизить затрачиваемые средства с целью оптимизации деятельности всей
компании.
Помимо этого, внедрение системы обеспечивает возможность наиболее
оперативно и с высокой точностью следить за оборотом конкретного документа
на предпряитии.
20
1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
Многие бизнес-процессы в компании автоматизированы, однако при
этом их сопровождают сопутствующие документы и договора в электронной и
печатной форме, которые не объединяются с прочими процессами и
материальными потоками в единую информационную систему.
Отсутствие интеграции между бизнес-процессами, документами и
материальными потоками приводит к ряду проблем, среди которых [3]:
несоответствие реального состояния движений договоров по аренде
документам;
незафиксированные в документальном виде изменения в
материальных потоках и процессах;
долгий поиск документов по различным подразделениям;
дублирования и неточности, большая вероятность допущения
ошибок и различных несоответствий;
отсутствие единого представляения состояния дел и сложность
прогнозирования и принятия решений в процессе управления;
непрозрачность бизнес-процессов поиска вариантов, заключения
договоров.
Сотрудник, в основном, затрачивает довольно много времени на поиск
нужных ему документов (как показывает статистика на это уходит около 40%
рабочего времени) или воссоздание заново документов, которые существуют
«где-то в компании» (такое происходит в 70% случаев). При такой сильной
«разбросанности» информации и документов довольно трудно обеспечить их
целостность, безопасность и непротиворечивость.
Схема документооборота представлена на рисунке 7.
21
Рисунок 7. Схема документооборота
Далее проведем расчеты, с помощью которых можно оценить
эффективность внедрения автоматизированного систем для работы с клиентами.
Предположим, что на протяжении рабочего дня секретарь обрабатывает
примерно 30 документов.
Результаты расчета ожидаемого эффекта от внедрения систем
автоматизации представлены в таблице 1. Время представлено с учетом за
рабочий день.
Таблица 3
Расчет эффекта внедрения автоматизационных систем
Действие работника
делопроизводства
Время, которые
затрачивается при
базовой
технологии/ мин.
Время, которе
затрачивается
по
предлагаемому
варианту/мин.
Заявка арендодателя на
сдачу площади в аренду
30–40
5–10
Заявка арендатора на
поиск площади для
аренды
35
3
Подбор варианта по
площади
30
3
Согласование варианта
30
5
Составление договора
аренды площади
10
7
22
Заключение договора
аренды площади
20
10
Итого, минут:
145
31
Таким образом, при действующей системе на совершение
представленных в таблице действий нужно потратить примерно 3 часа. При
внедрении данной системы данное время уменьшится до 31 минуты, т.е., в
несколько раз.
Внедрение автоматизированной системы обеспечивает возможность
избежать многих ошибок, которые часто возникают при передаче, хранении и
обработке документов, а также существенно укорить данные процессы, что в
свою очередь приведет к значительной экономии рабочего времени работников,
а, значит, к повышению общей эффективности деятельности предприятия [5].
Помимо этого, автоматизация электронного документооборота
предоставляет следующие преимущества:
физическое освобождение места;
сокращение расходов на копирование документов;
снижение расходов на доставку информации в бумажной форме;
снижение расходов на ресурсы: оборудование; и человеческий
капитал
снижение расходов на бумагу;
увеличение продуктивности работы: быстрое проведение работ,
повышение общего числа выполняемых работ, улучшение работы с
информацией / записями (документами, которые имеют юридические
обязательства), возможность проведения новых видов работ или исполнения
работ по другому.
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
Все организации, использующие в своей работе информацию о клиенте,
обязаны принять ряд мер по обеспечению сохранности персональных данных
(ПД). Актуален этот вопрос и для агентств недвижимости, работа которых
непосредственным образом связана с большим объемом данных и о клиенте, и о
приобретаемом или отчуждаемом объекте
23
С этого момента, принимая любые данные о клиенте, организация
должна заручиться его письменным согласием и принять достаточные меры по
обеспечению защиты принятых для обработки персональных данных. В первую
очередь закон отстаивает права человека. Теперь четко определены требования к
мерам, которые должны предпринять организации для защиты персональных
данных клиентов.
Специфика в исполнении требований закона для агентств недвижимости.
Требования закона едины для всех организаций, осуществляющих
обработку ПД, за исключением случаев, определенных в Федеральном законе.
Агентствам недвижимости надо помнить, что согласие на обработку
персональных данных дается для исполнения взятых на себя обязательств в
рамках предмета конкретного договора. Поэтому, если Эти данные вы захотите
использовать в других целях, нужно брать дополнительное согласие. Так,
например, если сначала агентство недвижимости оказывало услуги при продаже
объекта недвижимости, а в дальнейшем клиент обратился за дополнительной
услугой о помощи по приобретению объекта недвижимого имущества, то
необходимо заключение второго договора и, соответственно, подписание
второго согласия или внесение изменений в имеющийся договор
дополнительным соглашением, в котором так же берѐтся согласие на обработку
ПД в целях исполнения новых условий договора.
Вся информация о человеке является его персональными данными. В
Федеральном законе прописаны как формальные (пол, возраст, ФИО,
паспортные данные и т. д.), так и достаточно общие данные — политические
взгляды, религиозные, философские убеждения. К примеру, состояние здоровья
и интимная жизнь - это тоже данные, подлежащие защите. Но если информация
публичная, например, ФИО, а есть та, которая нуждается в защите. Только по
фамилии и имени человека идентифицировать сложно, поэтому такие данные
считаются публичными.
Что касается данных об объектах недвижимости, принадлежащих
человеку, то в закон как подлежащие охране они не внесены, но косвенно они
тоже являются персональными, если не произведено обезличивание. Человек
прописан в квартире, у этой квартиры есть адрес — и он может как разрешить,
24
так и запретить отдельным организациям использовать эту информацию. Другое
дело, что если человек разместил объявление о продаже объекта самостоятельно,
как собственник (не агентство недвижимости), то это объявление можно
признать публичной офертой.
Агентства недвижимости, как и другие организации, должны
организовать деятельность предприятия в соответствии с требованиями
Федерального закона. Чтобы подтвердить, что на предприятии надлежащим
образом организованны меры по защите ПД, необходимо разработать и ввести в
действие ряд внутренних положений, регламентирующих все действия,
совершаемые с персональными данными, а также соблюсти фактические меры
по защите ПД. А также отдельное Положение по защите автоматизированных,
электронных систем обработки ПД, если есть внутренняя CRM – система, куда
вносятся не только обезличенный денные об объектах, но точные персональные
данные клиента.
Поэтому самый удобный способ работы с базами данных –
обезличивание данных. Т.е. сделать так, чтобы объект недвижимости, внесенный
в базу, однозначно нельзя было идентифицировать как принадлежащий
конкретному лицу, имея только данные этой базы. Так как объект недвижимости
сам по себе не является персональными данными человека. Это позволяют
сделать все объект-ориентированные базы данных. Но не позволяют клиент-
ориентированные, где нужно вносить данные о клиенте полностью, включая
паспортные данные, даты рождения и номера иных личных документов.
При использовании же клиент-ориентированных CRM необходимо
к тому же встать на учет в Роскомнадзор как оператора по обработке ПД.
Многие агентства хранят информацию о клиентах в электроном виде.
В настоящее время в Федеральном законе требования иметь какое-то особенное
ПО нет. Но компьютеры в организациях должны быть защищены, и это четко
прописано в Федеральном законе Российской Федерации от 25 июля 2011 г.
N 261-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «О персональных
данных»». Необходим ряд технических мер и регламентирующее их Положение.
В ООО «Наш Дом»» имеются нормативные правовые и организационно-
распорядительные документы среди которых:
25
1. Регламент информационной безопасности: доступ работников
к служебной информации, которая составляет коммерческую тайну.
2. Регламенты использования Интернет сети, электронной почты.
Обеспечение информационной безопасности и защиты данных
на следующих уровнях:
программный – Microsoft Windows Server 2008:
а) права доступа (к операционной системе Windows Server2008,
Windows 10, Терминальный доступ Windows Server);
б) права пользователя системы
в) защита паролем, доступ к базе данных (установлены пароли на
программное обеспечение, среди которых: 1C Бухгалтерия, Касперский, Office);
г) ведение логов и т.д.
аппаратный – бекапы сервера.
В организации ведется постоянный мониторинг самых опасных угроз
информационной безопасности, среди которых:
1) утечка информации;
2) халатность работников;
3) вирусы;
4) хакеры;
5) хищение оборудования;
6) программные и аппаратные сбои.
Для ликвидации возможных угроз информационной безопасности в
организации ведется политика информационной безопасности. В рамках данной
политики предполагаются как меры с применение информационных технологий,
так и организационные подходы.
К организационным мерам относятся: запрет разглашения информации;
хранение бумажных и электронных документов в специально отведенных
местах.
К мерам, с применением информационных технологий, относятся
следующие: брандмауэр; электронно-цифровая подпись; антивирусная
программа Kaspersky Personal Security Suite.