27
A1
Приём заявок
A3
Заключение
договора
A2
Ведение
переговоров
A4
Учёт
арендованных
средств
Потенциальный
арендатор
Секретарь
Исполняющий
директор
Маркетинговый
отдел
Финансовый
отдел
Законодательство
Правила организации
Документы
арендатора
Договор об аренде
Чек
Договор о
сотрудничестве
Заявка
Условия
аренды
Договор
Рисунок 5. Процесс аренды
28
1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее
описание
Всё начинается с процесса учёта арендованных средств. Чтобы его
начать, необходим непосредственно сам арендатор.
Если потенциальный арендатор найден, то компания начинает свою
работу. Секретарь узнаёт точные требования арендатора и передаёт их
директору. Директор в свою очередь готовит документы, параллельно
отдавая приказы отделам, которые начинают подготовку к аренде. Арендатор
заключает договор с организацией, заполняет необходимые документы и
готовится к сделке. Организация в свою очередь обрабатывает документы,
заносит сделку, арендованное средство и арендатора в БД. После оплаты
сделка считается успешной.
Процесс учёта арендованных средств, который был описан выше, есть
на рисунке 6.
29
A1
Сбор данных
A2
Обработка
данных
Финансовый
отдел
Документы
арендатора
A3
Занесение в
БД
Секретарь
Документы
Правила организации
Документы
Исполняющий
директор
A4
Подготовка
отчётности
Договор об аренде
Чек
Директор
Договор
Заключение
Договор о
сотрудничестве
Рисунок 6. Процесс учёта арендованных средств
30
1.2.3 Обоснование необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
Сама задача автоматизации учёта арендованных средств подразумевает
ведение бумажной работы в ходе самых разных операций, поэтому мною
была составлена схема документооборота в организации «AirCharterService»,
которую я представил в таблице 3.
Таблица 3.
Схема документооборота
Действие / Исполнитель
Менеджер по работе с
клиентами
Глава
отдела
1. Сбор данных
Документ
-
2. Обработка данных
Документ
-
3. Занесение в БД
Документ
Документ
4. Создание отчёт
-
Отчёт
Изначально в базу данных организации вносится вся информация о
летательных средствах, которыми владеет организация «AirCharterService».
После нахождения арендатора летательное средство сдаётся в аренду и
информация об арендаторе, арендуемом средстве, сроке и прочая
информация (например, номер договора) также заносится в базу данных. По
истечению срока аренды – информация обновляется. У арендатора есть
выбор продлить срок, либо вернуть летательное средство в организацию.
После внедрения системы процесс учёта арендованных средств у
данного процесса будет ряд преимуществ за небольшую плату. Работа будет
ускорена, сотрудникам будет намного проще и понятнее усваивать
информацию, а также безопасность процесса будет повышена.
1
1
Клюев, А.С. Автоматизация настройки систем управления / А.С. Клюев, В.Я. Ротач, В.Ф.
Кузищин. — М.: Альянс, 2015. — 272 c.
31
Для наглядности стоит сравнить затраты организации до внедрения
системы и после неё. Чтобы это сделать, необходимо составить две таблицы
с затратами организации.
Затраты организации до внедрения показаны в таблице 4.
Таблица 4.
Затраты до внедрения
№
Действие
Времяна
одну
операцию
Кол-во
операцийв
день
Суммарное
время на
обработку
А1
Сбор данных
5 часов
5 ед.
25 часов
А2
Обработка данных
12 часов
5 ед.
60 часов
А3
Занесение в БД
3 часа
5 ед.
15 часов
А4
Подготовка отчётности
4 часа
5 ед.
20 часов
Итого
120 часов
Затраты организации, которые ожидаются после внедрения, показаны в
таблице 5.
Таблица 5.
Затраты после внедрения
№
Действие
Время на
одну
операцию
Кол-во
операций в
день
Суммарное
время на
обработку
А1
Сбор данных
5 часов
5 ед.
25 часов
А2
Обработка данных
6 часов
5 ед.
30 часов
А3
Занесение в БД
0 часов
5 ед.
0часов
А4
Подготовка отчётности
4 часа
5 ед.
20 часов.
Итого
75часов
Как можно заметить, после внедрения в процесс информационной
системы, работа стала двигаться гораздо быстрее.
Информационная система, которая была введена в организацию
позволила выиграть много времени за счёт заключения договора, поскольку
дополнительная информация теперь структурирована и плюсом будет то, что
занесение арендованного средства в базу данных теперь делается за 15 минут
за счёт оптимизации внедрённой системы.
Можно смело заявить, что внедрение проведено успешно.
32
1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
Безопасностью в каждом отделе занимаются главы отделов, поскольку
они несут ответственность за свои отделы и за свои решения.
Но несмотря на глав отделов – каждый работник организации также
несёт ответственность за данные, выделенные для его учётной записи,
которая защищена от цифровых атак.
Организация «AirCharterService» также пользуется антивирусным
софтом, таким, как и многофакторная аутентификацией, так как это является
достаточной мерой защиты цифровой информации в большинстве мировых
организаций, знакомых с самыми различными видами цифровых атак.
Все документы и важные файлы организации хранятся на физических и
облачных серверах, защищёнными брандмауэром.
Физические сервера хорошо защищены против цифровых атак.
Облачные сервера также защищены, но имеют дополнительную защиту
от организаций, которые предоставляют облачные хранилища.
Многофакторнаяаутентификация – это аутентификация, которая
заращивает у пользователя дополнительные доказательства для входа в
систему. Является надёжной защитой на уровне мировых организаций.
Антивирусный софт – это приложения, которые используются
пользователями для защиты цифровых данных и информации. В данном
случае организации достаточно стандартного WindowsDefender, поскольку
он бесплатный и справляется со своей работой.
Брандмауэр – это защитный экран между интернетом и локальной
сетью организации. Он выполняет функцию проверки и фильтрации данных,
поступающих из интернета.
Также, существует закон о защите информации, который звучит
следующим образом:
33
В соответствии с положениями Федерального закона Российской
Федерации от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных
технологиях и о защите информации» для защиты информации используются
правовые, организационные и технические меры, направленные на:
1. Обеспечение защиты информации от неправомерного доступа,
уничтожения, модифицирования, блокирования, копирования,
предоставления, распространения, а также от иных неправомерных действий
в отношении такой информации.
2. Соблюдение конфиденциальности информации ограниченного
доступа.
3. Реализацию права на доступ к информации.
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации
«КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
Этот этап необходим для внедрения в организацию «AirCharterService»
системы, которая будет выполнять ту самую роль автоматизации учёта
арендованных средств, а также будет отличным выбором для организации и
демонстрации работы.
Для начала необходимо проанализировать рынок систем
автоматизаций и выбрать среди них те, которые больше всего подойдут
данной организации. Мой выбор пал на следующие системы:
1. YCLIENTS – это мощная и понятная в использовании облачная
платформа, способная исполнить большинство потребностей заказчика.
Однако годится лишь для простого бизнеса и имеет ряд недочётов.
2. WireCRM – это не слишком популярный CRM-конструктор,
который помимо работы с клиентами и автоматизации продаж, может быть
модулирован более чем ста модулями (также имеет тестовый период в 30
34
дней). Не смотря на меньшую популярность, относительно YCLIENTS, имеет
при себе ряд возможностей, подходящих большинству потребителей.
3. SalesforceCRM – это международная и глобальная облачная
платформа с сотнями инструментов автоматизации, управления, аналитики и
т.д. Из минусов можно выделить малоизвестность на территории России, а
также высокую цену.
Теперь, когда у нас есть список систем, которые можно сравнить
между собой, следует приступить к положительным и отрицательным
сторонам каждой, после чего можно подвести итог и выбрать самую
подходящую для работы систему.
Начнём по порядку:
Таблица 6.
Преимущества и недостатки системы YCLIENTS
Система
Плюсы
Минусы
YCLIENTS
воронка продаж; база
клиентов; управление
заказами; продуктивный
каталог; колл-центр и
телефония; история и
взаимодействие с
клиентом; системы
лояльности; мониторинг
эффективности
персонала; тайм-
менеджмент; отчёты;
email рассылки;
хранилище файлов;
экспорт/импорт данных;
подключение фис.
регистратора; APIдля
интеграции; веб-формы.
открытый исходный код;
интеграция с почтой;
шаблоны проектов;
диаграмма Ганта;
биллинг и счета.
Неплохой вариант, имеющий множество плюсов, но также и
внушительный перечень минусов. Пока что лучший вариант, однако
необходимо провести анализ других систем.
Таблица 7.
Преимущества и недостатки системы WireCRM
35
Система
Плюсы
Минусы
WireCRM
воронка продаж; база
клиентов; управление
заказами; продуктивный
каталог; колл-центр и
телефония; история и
взаимодействие с
клиентом; системы
лояльности; мониторинг
эффективности
персонала; тайм-
менеджмент; управление
поддержкой; отчёты;
интеграция с почтой;
email-рассылки;
шаблоны проектов;
хранилище файлов;
диаграмма Ганта;
биллинг и счета;
экспорт/импорт данных;
API для интеграции; веб-
формы.
открытый исходный код;
подключение фис.
регистратора.
Мне кажется, выбор уже очевиден, поскольку плюсы в подавляющем
количестве перекрывают пару мелких минусов. Но остаётся последняя
система, стоит проанализировать её и сравнить с предыдущими.
Таблица 8.
Преимущества и недостатки системы SalesforceCRM
Система
Плюсы
Минусы
SalesforceCRM
отчёты; интеграция с
почтой; шаблоны
проектов; хранилище
файлов; диаграмма
Ганта; биллинг и счета;
экспорт/импорт данных;
APIдля интеграции; веб-
формы.
воронка продаж;
продуктивный каталог;
колл-центр и телефония;
история и
взаимодействие с
клиентом; системы
лояльности; мониторинг
эффективности
персонала; тайм-
менеджмент; управление
поддержкой; открытый
исходный код; email
рассылки; подключение
фис. регистратора.
36
Подводя итог, среди рассмотренных систем, лучшей, по моему
мнению, является «WireCRM» из-за огромного ряда преимуществ, а также
тестового периода в 30 дней, чтобы ознакомиться с программой.
1.3.2 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
На данном этапе мною были рассмотрены стратегии автоматизации и
выбор из них той, которая подойдёт организации больше всего.
Стоит рассмотреть существующие стратегии:
2
Хаотичная автоматизация:
предполагает установку частей ИС по мере возможности;
представляет собой всего лишь заплатку;
является худшим вариантом с наименьшей эффективностью;
отсутствие стратегии внедрения;
процесс внедрения определяется сиюминутными задачами.
Автоматизация по участкам:
представляет собой процесс автоматизации отдельных
производственных подразделений предприятия, объединенных по
функциональному признаку;
предполагает постепенное внедрение;
процесс внедрения характеризуется большой трудоемкостью;
в результате в организации происходят существенные изменения;
чтобы автоматизация по участкам была эффективна, необходимы
стратегический и оперативный планы автоматизации.
2
Мухин, О.А. Автоматизация систем: учебное пособие для вузов / О.А. Мухин. — М.:
Альянс, 2015. — 304 c.