27
техническое обслуживание слаботочных систем (видеонаблюдение
системы контроля и управление доступа (СКУД)), техническое
обслуживание газово-блочной котельной, техническое обслуживание
объектов теплоснабжения, техническое обслуживание газопроводных
узлов.
Коммунальные услуги включают: аренда здания, холодное
водоснабжение, поставка газа, электроснабжение, оказание услуг
международной/междугородной телефонной связью, оказание
телематических услуг, оказание услуг связи проводного радиовещания.
К выходным информационным потокам относятся:
Оказание консультативной и методической помощи родителям по
вопросам воспитания, обучения и развития обучающихся: оказание
консультативной помощи родителям по вопросам реабилитации
имеющихся у детей отклонений в речи; психологическая диагностика и
консультация родителей в решении определенных проблем,
психокоррекционная реабилитация, тестирование обучающихся по
физической подготовке.
Взаимодействие с семьями воспитанников: сплочение родителей и
педагогов дошкольной организации и создание единых установок на
формирование целевых ориентиров.
Освоение обучающих программ дошкольного образования: связано
со степенью решения целевых задач - это охрана жизни и укрепление
здоровья детей, развитие детей раннего и дошкольного возраста,
взаимодействие и поддержка семьи в процессе воспитания детей
дошкольного возраста.
1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее
описание.
Рассмотрим деятельность детского сада и их взаимоотношение с
клиентами в АНДОО “Филипп” более подробно. Также необходимо более
подробно рассмотреть их взаимосвязь с другими задачами компании.
28
Для подробного рассмотрения деятельности детского сада нужно
создать диаграмму IDEF0 [1]. Диаграмма IDEF0 необходима для того,
чтобы осознать важность системы и подробно рассмотреть связь с другими
системами.
На вершине диаграммы IDEF0 представляется общее описание
системы, а её основание представляет собой более детальное описание
работы определенного процесса.
Для описания процесса работы с детьми была построена
декомпозиция уровня А0, которая поверхностно описывает процесс
зарождения платных образовательных услуг. Декомпозиция работы с
детьми представлена на рисунке 5.
Рисунок 5. Декомпозиция работы с детьми
На данной схеме видно, что получая необходимую документацию,
заведующий детским садом организовывает заключение договора с
клиентами, и после соответствующих процессов, которые более подробно
разобраны на рисунке 6, происходит работа с детьми. Списком
29
воспитанников пользуются на протяжении всего процесса, договор
дополнительных платных услуг необходим для информирования клиентов
о работе, которую будут проводить с их детьми, а также информирует их о
цене будущих услуг. Специалисты проводят стандартные и
дополнительные образовательные услуги. Бухгалтерия принимает участие
во всех выходящих документах, таких как акт оказания услуг, финансовая
отчетность и выписывание счета клиентам. Методист в данном процессе
занимается табелем посещаемости, он собирает все табеля и на их
основании выстраивается цена за предоставленные услуги.
Декомпозиция основного процесса работы с клиентами описана на
рисунке 6.
Рисунок 6. Декомпозиция основного процесса взаимодействия
с клиентами
В АНДОО “Филипп” после ознакомления со списком клиентов
заведующий приглашает родителей с детьми для знакомства в детский сад,
дополнительно проводя по нему экскурсию. По желанию родителей
проходит знакомство со специалистами. Если родителей устраивают
30
условия и стоимость услуг, заключается договор между обеими сторонами.
После заключения договора педагоги проводят тестирование ребенка, в
котором проводится полный анализ умений и отклонений воспитанника.
Результаты анализа передаются заведующему, либо старшему
воспитателю для согласования списка внештатных сотрудников и
составления сетки дополнительных занятий. После привлечения
внештатных сотрудников, для проведения дополнительных работ, с
родителями заключается трехсторонний договор на оказание
дополнительных образовательных услуг.
После заключения договора проводится работа специалистов с
ребенком.
По окончанию месяца составляется отчет о проделанной работе за
месяц, на основании которого выставляется квитанция на оплату. После
оплаты оказанных услуг родителям выдается акт.
По итогам работы предприятие получает доход на дальнейшее
развитие организации.
1.2.3 Обоснования необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
В настоящее время в АНДОО “Филипп” присутствует проблема
децентрализованности анализа способностей ребенка, привлечения
внештатных сотрудников, без автоматизации данный процесс проходит
заметно медленно. Исходя из всего, можно сделать вывод о том, что его
необходимо автоматизировать, что даст организации дополнительный
доход, экономию времени на заполнение лишних документов, а также
снизит общую загруженность на всех сотрудников данной организации.
Далее будет приведен документооборот выбранного процесса,
который присутствует в АНДОО “Филипп”.
Документооборот договора об указании услуг представлен на рисунке
7.
31
32
Исполнитель
Действие
Заведующий
Методист
Бухгалтер
1С-предприятие
Клиент
Список клиентов
Обсуждение
условий договора
Заключение
договора
Выставление
счета
Оплата счета
Исполнение
условий договора
Акт оказания
услуг
Написание
отчетов
Рисунок 7. Документооборот договора об указании услуг
Договор оказания
услуг
Договор оказания
услуг
Договор оказания услуг
Договор оказания
услуг
Договор оказания
услуг
Договор оказания услуг
Договор оказания
услуг
Отчет о работах
Отчет о работах
Акт оказания
услуг
Договор оказания
услуг
Счет
Счет
Договор оказания
услуг
33
Для пояснения логического эффекта автоматизации выбранной
задачи были построены таблицы расчета планируемого эффекта
автоматизации. Данные таблицы показывают, какие будут достигаться
упрощения при устранении недостатков. Расчет планируемого эффекта
«Как было» и «Как станет» представлены на таблицах 8 и 9.
Таблица 8
Расчет планируемого эффекта «Как было»
№
п/п
Наименование
документа
Количество
документов
в месяц
Трудозатраты
на 1 документ,
мин
Трудозатраты
в год, час
1
Список клиентов
2
20 (в день)
160
2
Анализ тестирования
ребенка
140
40 (в
полугодие)
187
3
Список специалистов
на дополнительные
услуги
1
10 (в неделю)
8
4
Отчет специалистов
12
60 (в месяц)
144
5
Отчет по детям
12
25 (в месяц)
60
Всего
559
Таблица 9
Расчет планируемого эффекта «Как станет»Т
№
п/
п
Наименование
документа
Количество
документов
в месяц
Трудозатраты на
1 документ, мин
Трудозатраты в
год, час
1
Список клиентов
2
5 (в день)
40
2
Анализ
тестирования
ребенка
140
15 (в полугодие)
70
3
Список
специалистов на
дополнительные
услуги
1
5 (в неделю)
4
4
Отчет
специалистов
12
30 (в месяц)
72
5
Отчет по детям
12
10 (в месяц)
24
Всего
210
34
Таким образом, ожидаемый эффект от автоматизации – сокращение
трудозатрат на 349 час/год. Уменьшение трудозатрат позволит
отслеживать динамику развития ребенка, обусловленную
дополнительными занятиями, что позволит привлечь к занятиям большее
количество детей.
1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
Организация руководствуется законодательными и внутренними
локальными актами. Такими как:
Федеральный закон от 29.12.2010 N 436-ФЗ (ред. от 29.07.2018) «О
защите детей от информации, причиняющей вред их здоровью и
развитию».
Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных
данных»
Распоряжение Правительства РФ от 02.12.2015 N 2471-р «Об утверждении
Концепции информационной безопасности детей».
Правило использования сети интернет.
Положение о порядке работы с персональными данными
воспитанников и их родителей (законных представителей).
Положение о работе с персональными данными АНДОО “Филипп”.
Положение о порядке доступа педагогических работников к
информационно-телекоммуникационным сетям и базам данных учебным и
методическим материалам.
Положение о защите персональных данных АНДОО “Филипп”.
План профилактических и просветительских мероприятий по
вопросам цифровой грамотности работников.
Для защиты ПК от опасных файлов, веб сайтов и приложений на
компьютерах организации установлен антивирус Касперского.
Порядком обеспечения информационной безопасности и защиты
35
информации в организации занимается заведующий.
У всех работников компании имеется персональный доступ для
входа в 1С-предприятие, также у всех работников имеется доступ ко входу
в рабочую почту и сетевой мессенджер ICQ. На каждом ПК в организации
установлен персональный доступ.
Сотрудники организации не имеют права на установку
дополнительных ПО на рабочую станцию, для этого необходимо
обратиться к системному администратору.
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
В существующей технологии решения задачи используется
фундамент CRM-системы, написанной на JavaScript . В любой CRM-
системе используется база данных клиентов, а это именно то, что нужно
для автоматизации выбранной задачи. В данной CRM-системе будет
просматриваться список детей, в котором будет возможность выбора
проведения анализа способностей ребенка по сравнению с другими
детьми. Это позволит пользователю без труда определить направление, по
которому лучше всего выявить предложение по привлечению внештатных
сотрудников и организации дополнительных образовательных услуг
(кружков).
Был проведен анализ существующих разработок на рынке ПО для
автоматизации работы с клиентами в АНДОО «Филипп».
Решение «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8»,
принадлежащий компании «1С-Рарус», помог закончить автоматизацию
детского сада №15.
Решение руководства об автоматизации учреждения, привело к
оптимизации финансовой деятельности, а также позволило дополнительно
вести около 12 видов учета и контролировать их на всех уровнях.
Учреждение детский сад №15, находящееся в Москве, относится к
бюджетной сфере и существует с 1973 года. Деятельность детского сада,
36
безусловно, являющегося современным образовательным учреждением,
характеризуется решением задач социальной адаптации, воспитания, а
также подготовке детей к интеграции в общество.
С целью оптимизировать учет финансовой деятельности,
руководство решило автоматизировать этот процесс, прибегнув к помощи
современных информационных технологий. Идеально для этого решения
подходил продукт «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8». В
качестве платформы он использует пакет «1С:Предприятие 8.2», который,
в свою очередь, адаптирован для работы муниципальных учреждений.
Помощь по внедрению оказала компания «1С-Рарус», известная своим
огромным опытом в области автоматизации учреждений государственной
формы собственности.
Внимание руководителей, при выборе именно этой системы, было
сосредоточено на возможности проведения учета по таким аспектам:
1) Расчеты по доходам;
2) Финансовая деятельность и ее результаты;
3) Санкционирование расходов бюджетов, выделение средств на
музыкальные игрушки для детей;
4) Счета-фактуры и НДС;
5) Нефинансовые и финансовые активы.
Необходимо также отметить, что дополнительным преимуществом
продукта «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8», является
реализация электронного документооборота с Федеральным
казначейством, а также поддержка бумажных документов.