37
Решение «Беркана - Детский сад». Готовое CRM-решение для ДОУ
Программа содержит полный функционал для ведения учета
детского сада - учет клиентов и посещений, расчет зарплаты педагогов,
учет и движение финансов, учет питания, учет кружковой деятельности.
Удаленный доступ и контроль. Бессрочная лицензия, неограниченное
количество пользователей.
В этом решении рассматривается возможность
Учет клиентов
Хранение клиентской базы.
Упрощение расчетов оплаты труда сотрудников.
Учет абонементов и разовых занятий.
Ведение журнала посещений
Учет движения денежных средств.
Ведение кассового журнала.
Контроль деятельности администратора детского сада.
Сбор и анализ информации, задачи сотрудникам.
В базовой версии программы имеется 8 разделов: Работа с
клиентами, Посещения, Рабочий стол администратора, Календарь,
Статистика, Финансы, Настройка, Продукты. Также при желании
программу можно дополнить любыми модулями из линейки Беркана
(рассылка сообщений, ip-телефония и т.д.), расширив базовый
функционал.
Решение «Система контроля деятельности образовательного
учреждения»
38
Система контроля деятельности образовательного учреждения –
инновационное программное обеспечение для школ и детских
садов: экономьте до 50 % рабочего времени руководства и воспитателей,
оперативно готовьте отчетность в пару кликов мышки, контролируйте
деятельность через мобильный телефон и компьютер, контролируйте
питание и развитие детей
Данная система имеет большой ряд количества возможностей,
например:
Личный кабинет руководителя.
Договора, приказы по детям.
Табеля посещаемости детей.
Табеля доп. Услуг.
Автоматизация медкабинета.
Мониторинг развития ребенка.
Управление кадрами, надбавки.
Управление питанием и диетами.
Управление складскими запасами.
Контроль по стандарту НАССР.
Оперативный контроль ВОП.
Учет библиотечного фонда (книг).
Управление закупками.
CRM – управление продажами
Управление бизнес-процессами.
Электронный документооборот.
Управление бюджетом ДОУ.
Учет материалов и хозяйственного инвентаря.
Мобильное приложение СКДОУ.
Выгрузка данных в бухгалтерию.
По каждому критерию оценки развития педагог выставляет оценки
по 5-ти или 3-х бальной шкале. При этом система автоматически
подсчитывает общий балл, на основании которого формируется статистика
по данному направлению в группе.
39
Кроме того, Вы можете вести мониторинг физического развития
ребенка, указывая только количественные показатели, такие как время и
объем выполненных физических упражнений. В этом случае Система
автоматически рассчитает уровень развития данного ребенка по этому
показателю.
По окончанию тестирования Вы сможете: получить отчеты развития
детей в образовательном учреждении в виде графиков и таблиц с
возможностью сохранения их в Эксель, и сформировать автоматически
задания воспитателям на разработку карты развития ребенка с указанием
сроков выполнения
Подводя итоги анализа рассматривания готовых решений на рынке,
можно сказать что система контроля деятельности предприятия
выделяется среди других решений тем, что это система имеет наибольшее
количество возможностей и скрывает малое количество информации, что
дает потребителю необходимую информацию перед покупкой и
установкой. Система контроля деятельности предприятия имеет именно ту
возможность, которой не хватает организации – это мониторинг развития
ребенка, поэтому, мой выбор это «Система контроля деятельности
предприятия»
С точки зрения программной реализации, описанная мной система
имеет ряд минусов при внедрении. Это:
Необходимость изменения технологий в различных аспектах.
Дополнительные расходы.
Временное увеличение нагрузки на сотрудников в период внедрения
системы.
Автоматизация не регламентированных бизнес процессов.
Исходя из этих минусов, становится понятно, что разрабатывать
систему для определенной организации с нуля намного лучше, чем
выбирать готовое решение с рынка, ведь система становится намного
40
лучше и удобней, когда она разрабатывается не извне.
1.3.2 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
В данном разделе будет приведен собственный вариант этапов, в
каждом из них будет решаться определенная задача для автоматизации
проекта. Для начала будут приведены стратегии автоматизации задачи.
Хаотичная автоматизации предполагает установку частей ИС по
мере возможностей. Представляет собой заплатку. Является наиболее
плохим вариантом с точки зрения долгосрочного эффекта. Полное
отсутствие стратегического плана развития ИС. Потребность во внедрение
чаще всего определяется сиюминутными задачами.
Автоматизация по участкам - это процесс автоматизации отдельных
производственных или управленческих подразделений объединенных по
функциональному признаку. Внедрение характеризуется большой
трудоемкостью для эффективной реализации стратегии обязательно
наличие стратегических и оперативных планов. Данный подход
выбирается: когда инвестиционные ресурсы недостаточны для полной
автоматизации предприятия, когда автоматизация участка позволяет
достичь существенного эффекта.
Автоматизации по направлениям - автоматизация отдельных групп,
бизнес-процессов (направлений), таких как производство, сбыт управления
финансами.
1)предполагается, меняем объект, меняем предметную область
2)выбор системы сильно зависит от вида услуг и состава затрат
3)внедряем систему, мы получаем “конструктор”
автоматизированных рабочих мест.
Стратегии автоматизации полная - это распространение систем
автоматизации на все функциональные направления деятельности
компании за счет проведения системной интеграции (объединения) ИС при
внедрении. Полная автоматизация подразделяется на:
41
1)автоматизация с внутренней интеграции - использования в
качестве единого информационного хранилища одной СУБД (клиент ->
сервер -> ядро-> СУБД)
2)автоматизация с внешней интеграцией - использования внешних
информационных сущностей (либо файлы) либо использования
внутренних протоколов при взаимодействии отдельных модулей.
Хаотичная стратегия не подходит, так как предполагаем
использование информационной системы в долгосрочной перспективе и
предполагаем расширение и добавление функционала системы.
Комплексная автоматизация предполагает полную автоматизацию всех
функциональных направлений деятельности компании, а также требует
больших временных и финансовых затрат, которые не может позволить
компания. Автоматизация по участкам предполагает, автоматизацию
отдельных отделов компании, в данном случае предполагается
автоматизация не всех процессов выполняемых каким либо из отделов
компании. Способ автоматизации по направлению, наиболее подходящий,
так как в данном случае происходит автоматизация отдельных групп
бизнес-процессов компании.
1.3.3 Выбор и обоснование способа приобретения ИС для
автоматизации комплекса задач
Во время выбора способа приобретения информационной системы
были рассмотрены возможные варианты. Такие как:
1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8.
Беркана - Детский сад.
Система контроля деятельности предприятия.
Реализация одной из этих систем принесет убыток организации, а
также это решение имеет ряд минусов, которые описаны в главе 1.3.1.
Минусы покупки готовой системы:
Необходимость изменения технологий в различных аспектах.
42
Дополнительные расходы.
Временное увеличение нагрузки на сотрудников в период внедрения
системы.
Автоматизация не регламентированных бизнес процессов.
Обращая внимания на плюсы каждого варианта ИС, которые также
указаны в главе 1.3.1, можно сказать, что их достоинства не покрывают их
недостатки, и поэтому был сделан выбор в сторону самостоятельной
разработки.
43
Глава 2. Проектная часть
2.1 Обоснование проектных решений
2.1.1 Обоснование проектных решений по информационному
обеспечению
Данная глава начнется с описания информационного обеспечения
(ИО). Информационное обеспечение – это совокупность единой системы
классификации и кодирования информации, унифицированных систем
документации, схем информационных потоков, циркулирующих в
организации, а также методология построения баз данных.
Далее, для обоснования проектных решений, необходимо описать
входные и выходные документы, которые фигурируют в процессе
автоматизации.
Главным документом в выбранном процессе автоматизации является
договор оказания услуг, в котором указана вся необходимая информация
(взаимодействие сторон, стоимость услуг, условия договора, перечень
услуг, порядок расчетов, ответственность за неисполнения обязательств по
договору, заключительные положения, реквизиты и подписи сторон)
Промежуточным документом является табель посещения, в котором
ведется учет посещения дополнительных уроков от детей, по которому
позже и будет предоставляться счет за оказанные услуги
Расчетным документом является счет, который предоставляется
клиенту от бухгалтера.
Выходными документами являются отчеты о проделанной работе и
акт оказания услуг.
Данные документы будут использоваться в разрабатываемой базе
данных, о которой будет более подробно описано в следующих пунктах.
44
2.1.2 Обоснование проектных решений по программному обеспечению
В этом разделе будет описано программное обеспечение (ПО),
которое будет или может использоваться в разрабатываемой системе.
Также будет выбрана система управления базами данных (СУБД) для
дальнейшей разработки ИС.
Для начала необходимо описать само понятие ПО. Программное
обеспечение – это модели, разработанные в рамках автоматизации,
которые отражают функционирование реального объекта, а также ПО
общего назначения, которое предназначается для решения типовых задач
обработки информации. Далее нужно указать системные ПО, которые
будут использоваться в системе, но перед этим, необходимо указать что
такое системное ПО в общем. Системным ПО является комплекс
программ, которые необходимы для создания благоприятной среды и
функционирования внедряемой автоматизации. В бухгалтерии
организации работает 1С:предприятие, следовательно будет удобно в
дальнейшем использовать его функционал.
К системным ПО относятся:
Для работы “1С:предприятия 8.3” 2013 года выпуска необходима
операционная система (ОС) Windows 8/8.1/10.
К серверным ОС, которые используются в организации на
виртуальном сервере используется Windows server 2012, также можно
использовать Windows server 2016.
Для использования системы управления базами данных (СУБД)
MySql необходимо подключить MySQL сервер.
MS Visio любой версии в случае необходимости разработки разных
моделей.
MS Word любой версии для составления отчетности и обработки
документации.
MS Excel любой версии для создания таблиц и их обработки .
Comodo Firewall для защиты системы от внешних угроз.
45
Удаленный доступ к рабочему столу в WS 2012/2016 для
эксплуатации серверов.
Teamviever для экстренных случаев в работе с серверами (в случае
отказа WS 2012/2016).
Для автоматизации процесса будет разработана база данных.
Основой построения автоматизированной ИС является СУБД. Среди
СУБД существуют разные аналоги, из которых будет целесообразно
выбрать наиболее подходящие для данной ситуации. Из популярных СУБД
можно выделить: Oracle; MySQL; DB2; PostgreSQL.
Для выбора СУБД необходимо понимать, с какими средствами
разработки придется работать и учесть это заранее, ведь от выбора зависит
не только удобство, но также вероятность сделать ошибки по
неосторожности. Для избегания лишних трат будет использована
бесплатная СУБД, поддерживающая клиент-серверную технологию. Для
обоснования выбора будет спроектирована таблица, в которой проведется
сравнительная характеристика СУБД.
Сравнительная характеристика СУБД будет проведена в таблице10.
Таблица 10
Сравнительная характеристика СУБД.
Критерии выбора СУБД
Oracle
MySQL
DB2
PorsgreSQL
Бесплатное распространение
-
+
-
+
Многофункциональность
+
+
-
+
Обучающие материалы
(документация пользователя)
+
+
+
-
Надежность
+
+
-
-
Исходя из информации, предоставленной в таблице, можно сказать,
что в данной ситуации наиболее подходящим выбором является СУБД
MySQL. Хоть Oracle и является более надежной и крупной СУБД, с точки
зрения популярности и выбора большинства пользователей, она подходит
только для крупных организаций, в которых проводится работа с
46
огромными базами данных и разнообразными функциями. MySQL
является идеальным выбором в данной ситуации.
MySQL - одна из самых популярных баз данных для веб-
приложений. Фактически, является стандартом для веб-серверов. MySQL -
это бесплатный пакет программ, однако новые версии выходят постоянно,
расширяя функционал и улучшая безопасность. Существуют
специальные платные версии, предназначенные для коммерческого
использования. В бесплатной версии наибольший упор делается на
скорость и надежность, а не на полноту функционала, который может
стать и достоинством и недостатком - в зависимости от области внедрения.
Для разработки базы данных «Учет дополнительных
образовательных услуг» будет использоваться MySQL.