26
Рисунок 7. Модель процесса учета расхода товара
27
Рисунок 8. Модель процесса анализа ассортимента
Эти данные запрашиваются у кладовщика на определенную дату, поскольку
данные о наличии товара на сайте не являются оперативными. Затем суммируются
данные по заказам товаров. В результате вычисляется остаток товарного
ассортимента после обработки полученных заказов. Оценивается потребность в
товарах и создается план закупок.
1.2.2. Обоснование необходимости использования вычислительной техники для
решения задачи
Для того, чтобы дать обоснование экономической целесообразности
автоматизации процесса учета и анализа ассортимента интернет магазина ООО
«Ручеек» и сформулировать общие цели использования вычислительной техники.
для решения рассматриваемой задачи, необходимо дать характеристику
документообороту процесса.
В процессе учета и анализа ассортимента формируются следующие
документы:
1. Карточка товара.
2. Договор купли-продажи.
3. Товарный чек.
Создадим схему документооборота процесса учета и анализа ассортимента
интернет магазина. Схема документооборота представлена в таблице 2.
Таблица 2
Схема документооборота
Отдел
Процесс
Склад
Отдел продаж
Финансовый
отдел
Учет
поступления
товара
Учет расхода
товара
Товарный
отчет
Карточка
товара
Договор
купли-
продажи
Товарный
отчет
Товарный
чек
Расходная
накладная
Договор купли-
продажи
Товарный чек
29
Отдел
Процесс
Склад
Отдел продаж
Финансовый
отдел
Анализ
ассортимента
Осуществим расчет трудозатрат на выполнение процесса. Трудозатраты на
выполнение процесса складывают из следующих показателей:
1. Количества документов.
2. Частоты возникновения документа.
3. Объем документа (количество символов).
4. Трудозатрат на составление документа в человеко-часах.
После того как перечисленные показатели сформированы, необходимо
осуществить расчет тех же показателей, но при применении средств
вычислительной техники. Если разница является значимой, можно сделать вывод о
том, что применение вычислительной техники является целесообразным.
В таблице 3 представлена характеристика документооборота без внедрения
средств вычислительной техники.
Таблица 3
Характеристика документооборота
Показатель
Карточка
товара
Договор
Товарный
чек
План
закупок
Количество
документов в
год, шт.
100 000
1000 000
1000 000
48
Количество
символов в
документе, шт.
1000
10 000
10 000
10 000
Частота
возникновения в
год
1
1
1
1
Трудозатраты на
обработку в год,
ч/час
2 560
720
960
630
По результатам расчетов, годовые затраты на процесс учета и анализа
ассортимента составляют 4 870 человеко-часов.
Осуществим расчет трудозатрат на формирование документооборота
процесса учета и анализа ассортимента после применения средств вычислительной
техники. Результаты представлены в таблице 4.
План
закупок
30
Таблица 4
Характеристика документооборота
Показатель
Карточка
товара
Договор
Товарный
чек
План
закупок
Количество
документов в
год, шт.
100 000
1000 000
1000 000
48
Количество
символов в
документе, шт.
1000
10 000
10 000
10 000
Частота
возникновения в
год
1
1
1
1
Трудозатраты на
обработку в год,
ч/час
160
480
520
240
Согласно проведенным расчетам, трудозатраты на осуществление процесса
анализа и учета ассортимента после применения средств вычислительной техники
составили 1 400 человека-часов. Этот показатель на 72% ниже чем трудозатраты без
применения средств вычислительной техники. Следовательно, внедрение средств
вычислительной техники для осуществления бизнес-процесса являются выгодными.
1.2.3. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и защиты
информации
Поскольку интернет магазин компании является дополнительной торговой
площадкой, необходимо обеспечение бесперебойной работы ресурса. Сбои в работе
интернет магазина могут быть обусловлены не только отказом оборудования, но
осуществлением атак злоумышленников. Рассмотрим меры обеспечения
информационной безопасности, которые применяются в компании.
Основным документом, направленным на обеспечение информационной
безопасности организации, является Политика информационной безопасности. В
Политике отражены положения по обеспечению информационной безопасности,
содержатся список лиц, ответственных за безопасность, отражены регламенты
работы с конфиденциальной информацией.
31
Кроме организационных мер обеспечения информационной безопасности
существуют инженерно-технические и программно-аппаратные методы.
Рассмотрим реализацию таких мер в организации.
К программно-аппаратных мерам обеспечения информационной
безопасности относятся антивирусное программное обеспечение операционных
систем Windows 10 и Windows Server 2012, которое помогает отслеживать и
уничтожать компьютерные вирусы и предотвратить установку вредоносного
программного обеспечения. В состав программного обеспечения входит межсетевой
экран, который осуществляет контроль и фильтрацию сетевого трафика.
Обеспечение информационной безопасности данных, хранящихся в базе
данных интернет магазина компании, лежит на компании, предоставляющей услуги
хостинга [15]. Ответственность хостинг-провайдера за обеспечение
информационной безопасности регламентирована договором об оказании услуг
хостинга.
Комплекс инженерно-технических мер обеспечения информационной
безопасности составляет пропускная система в служебные помещения для
сотрудников организации и видеодомофон, который позволяет контролировать
входящий поток посетителей.
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации
«КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
Рассмотрим программные продукты, автоматизирующие процесс учета и
анализа ассортимента интернет-магазина. Одним из программных продуктов,
направленных на автоматизацию процессов учета в Интернет-магазине является
онлайн-сервис «Бизнес.Ру» [31]. Использование этого сервиса для автоматизации
учетных процессов в Интернет-магазине предоставляет компании следующие
преимущества:
1. Возможность ведения учета в одной программе, осуществляя
следующие процессы: оформление заказов, работу с поставщиками и складом,
32
управление персоналом и финансами. Также сервис предоставляет функции CRM-
системы.
2. Снижение вероятности совершения ошибок в процессе работы с
клиентами и партнерами.
3. Автоматизация формирования документооборота, сопровождающего
сделки.
4. Автоматизация процессов взаимодействия с клиентами.
5. Осуществление всех управленческих процессов в режиме реального
времени.
К функциональным возможностям программного продукта относятся:
1. Работа с поставщиками: учет заказов, поступления товаров, оплаты,
отслеживание и контроль задолженности.
2. Функционал CRM-системы, позволяющий вести клиентскую базу и
сегментирование клиентов.
3. Ведение истории покупок.
4. Анализ эффективности деятельности менеджеров.
5. Осуществление работы со службами доставки: оставление маршрутных
листов, работы с курьерами и службами доставки.
6. Интеграция с сайтом Почты России позволяет отслеживать процесс
доставки заказов.
7. Оповещение покупателей о статусах заказов с помощью SMS-
сообщений и e-mail-рассылки.
8. Осуществление массовых рассылок с помощью SMS и e-mail об акциях
и поступлении нового ассортимента.
9. Реализация программы лояльности клиентов: скидок, дисконтных карт.
10. Ведение работы с кассой и банком: оформление документации по
приходу и расходу денежных средств, работы с банком.
11. Формирование аналитической отчетности по показателям продаж,
себестоимости товаров, рентабельности работы интернет-магазина и эффективности
бизнеса.
Следующим программным продуктом, позволяющим вести учет и анализ
ассортимента товара Интернет-магазина является программа «Торг-софт» [32].
33
Применение этого программного продукта позволяет осуществлять обмен данными
между сайтом Интернет-магазина и программой учета. Данные о товаре и ценах
поступают из программы на сайт магазина, а заказы из сайта - поступают в
программу.
Функция интеграции Интернет-магазина с системой учета позволяет
автоматизировать процесс передачи данных об ассортименте товара и
автоматически передавать их из программы на сайт, а в программу передавать
данные о заказах и продажах. Это дает владельцу Интернет-магазина возможность
оперативного получения данных об актуальном состоянии товаров на складе, а
покупателю – информацию о наличии и ценах на товар.
Процесс синхронизации программного продукта «Торгсофт» с Интернет-
магазином осуществляется с помощью файлов формата *.csv, которые отправляются
через FTP-сервер на сайт Интернет-магазина после нажатия кнопки
«Синхронизировать».
Настройка процесса обмена данными между Интернет-магазином и
программным продуктом осуществляется в меню «Склад/Синхронизация». При
этом на сайт будут загружаться либо все товары из программы, либо товарные
группы, выбранные пользователем, либо определенные бренды или производители,
а также выбранные единично товары. В разделе настроек будет выбран сайт, с
которым будет осуществляться интеграция и выбор кассы, в которую будет
поступать оплата заказов для осуществления дальнейшего финансового учета
организации.
Для обеспечения отображения в Интернет-магазине актуальной информации
о наличии товара и ценах на него, загрузки новый изображений товара в программе
можно осуществить настройку времени синхронизации. В этом случае программа
будет в назначенное время осуществлять прием с сайта всех заданных
пользователем изменений. Эта функция будет полезна в случаях, когда ассортимент
товара подлежит частым изменениям, а также меняются его цена и данные о
наличии. Если необходимо осуществить срочную синхронизацию, она может быть
осуществлена вручную.
Программный продукт «Большая Птица» представляет собой онлайн-систему
учета для малого бизнеса в сфере оптовой торговли и предоставления услуг [30].
34
«Большая Птица» предназначается для ведения базы данных контрагентов, остатков
товаров на складе, денег на счетах и в кассе, учета доходов и расходов, анализа
состояния здоровья компании. Помимо этого, программный продукт позволяет без
помощи бухгалтера осуществить формирование необходимых первичных
документов.
В плане учета цен товарных позиций, программа позволяет вести учет в
разных валютах. Добавление этой функции позволило пользователям не только
получить возможность создания документов и установки цен, выраженных в
денежных единицах различных государств, но и осуществить полноценное
использование валюты в процессе учета взаиморасчетов, продаж и заказов.
Также в системе существует модуль, отвечающий за обмен данными с
Интернет-магазинами, которые разработаны на платформах UMI.CMS и OpenCart.
Интернет-магазин является выгодным каналом продаж, который позволяет малому
бизнесу осуществить прямую работу с покупателем. Но для получения общей
картины состояния дел в компании, необходима полноценная система ведения учёта,
которая реализована в программном продукте «Большая Птица».
В системе была реализована функция работы с заказами, позволяющая
осуществить оптимизацию процесса закупок и продаж. В системе существует два
типа заказов: заказ от покупателя и заказ поставщику. Заказ от покупателя отражает
намерение покупателя в приобретении товара. Пользователи системы могут
осуществить оперативное отслеживание состояния каждого заказа и
зарезервировать товар на складе. Такая система учета заказов поможет владельцу
магазина всегда быть в курсе этапа совершения сделки с покупателем. А заказ для
поставщика выражает намерение компании о закупке товара.
В процессе создания заказа пользователь системы может воспользоваться
функцией «помощник заполнения», которая позволяет осуществить автоматическое
заполнение заказа поставщикам согласно заказам покупателей, с учетом
минимальных остатков товаров или исходя из средней скорости продаж.
Проанализируем представленные системы. Для этого составим таблицу с
результатами анализа по следующим критериям:
1. Функциональность.
2. Безопасность.
35
3. Надежность.
4. Гибкость настройки.
5. Интерфейс.
6. Стоимость.
Соответствие критериям будет оцениваться по 5-балльной шкале, где 1 - будет
самой низкой оценкой, а максимальной - 5. Анализ систем представлен в таблице 5.
Таблица 5
Анализ систем
Критерий
Бизнес.Ру
ТоргСофт
Большая птица
Функциональные
возможности
2
1
2
Безопасность
4
3
3
Надежность
3
3
4
Гибкость настройки
3
1
4
Интерфейс
2
5
3
Стоимость
1
4
4
Итого
15
17
20
По результатам анализа, перечисленные системы имеют низкие показатели
функциональности и показывают средний уровень соответствия поставленным
критериям. Особенно это касается функционала программных продуктов. В связи со
спецификой деятельности организации, не требуется большинство функций,
представленных в рассматриваемых информационных системах. В связи с чем
преимущество остается за самостоятельной разработкой системы.
1.3.2. Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Процесс разработки стратегии реализации проекта автоматизации процессов
организации предполагает планирование ряда взаимосвязанных последовательных
действий, на каждом из которых решается определенная задача.
Составим перечень действий по автоматизации деятельности компании:
1. Анализ предметной области.
2. Выявление требований пользователей к проектируемой системе.
3. Выбор стратегии автоматизации.
4. Формирование технического задания.
5. Проектирование системы.