ч.
Действие
^6
Менеджер
Бухгалтер
Клиент
Формирование заказа
За каз
Регистрация клиента
Данн
клие
ые о
энте
Заключение
договора
Догово р
Учет договора
Догово р
Подпись договора
Догово р
Формирование счета
Счет
Оплата счета
Счет
Получение платежного
поручения
Платежное
поручение
Рисунок 1.8 Схема документооборота в ходе оформления заказа
Товар отпускается клиентам - покупателям при помощи оформления
накладной. Для этого используется форма накладной ТОРГ 12. Товарная
накладная по форме N ТОРГ-12 используется для оформления продажи
(отпуска) товарно - материальных ценностей сторонней организации.
Для того, чтобы выписать накладные необходимо получить распоряжения
руководителя организации и договор с покупателем.
Накладные формы ТОРГ-12 выписываются в четырех экземплярах, и все
они подлежат регистрации в журнале регистрации накладных на отпуск товаров.
Первый экземпляр предоставляется кладовщику, второй экземпляр будет
являться основанием для выписки счет-фактуры, третий и четвертый -
передаются покупателю. На всех экземплярах накладной получатель должен
обязательно расписаться в получении продукции.
Счета-фактуры выписываются в двух экземплярах. Первый экземпляр не
позднее 10 дней с даты отгрузки товаров отправляется или передается
покупателю, а второй экземпляр остается у организации-поставщика для
занесения его в книгу продаж и начисления НДС.
Счёт-фактура содержит в себе информацию о наименовании и реквизитах
продавца и покупателя, перечне товаров или услуг, их цене, стоимости, ставке и
сумме НДС, прочих показателях. На основании выданных счетов-фактур
формируется «Книга продаж».
Для физических лиц, как говорилось ранее, применяются товарные и
кассовые чеки.
Менеджеру, ответственному за подготовку отчетов, нужно проверить
данные накладных, счета-фактуры, книги продаж, выписать суммы,
наименование товаров, даты продажи, свести все проверенные данные в одну
таблицу и оформить отчеты.
Временные характеристики данных действий приведены в таблице 1.1 с
условием того, что составление отчетов и проверка платежных документов
проводятся менеджером раз в неделю.
Таблица 1.2
Характеристики описанных процессов
Действие Среднее
количество
за рабочий день
Время, необходимое
для выполнении
одного действия,
минут
Общее
время, минут
Выписка
накладных
10 15 150
Действие Среднее
количество
за рабочий день
Время, необходимое
для выполнении
одного действия,
минут
Общее
время, минут
Оформление счет
фактуры
10 15 150
Заполнение книги
продаж
10 10 100
Проверка
накладных
0,25 45 11,25
Проверка счетов-
фактур
0,25 45 11,25
Проверка книги
продаж
0,25 50 12,5
Подготовка отчетов
0,25 60 15
ИТОГО, минут:
450
Получается, что учёт продаж по используемой технологии с
задействованием бумажных документов и ручного их заполнения занимает
около 7, 5 часов ежедневно.
Наиболее оптимальным способом уменьшения времени, потраченного на
учет продаж, является автоматизация данного процесса. Проведем расчет
ожидаемого эффекта от внедрения средств автоматизации.
Если автоматизировать процесс, учёт продаж и заполнение документов
будет выполняться путем заполнение форм. Получение отчетов так же, путем
задание параметров отчета. Исходя из такой автоматизации, процесс происходит
уже гораздо быстрее используемой технологии (таблица 1.3).
Таблица 1.3
Расчет экономии времени
Действие
Среднее
количест
во
за
рабочий
день
Время,
необходимое
для
выполнении
одного
действия,
после
автоматизац
ии, минут
Общее
время по
принятой
Существую
щей
технологии
Общее
время
после
автоматизац
ии, минут
Эконом
ия,
минут
Выписка
накладны
10 15 150 30
120
Действие Среднее
количест
во
за
рабочий
день
Время,
необходимое
для
выполнении
одного
действия,
после
автоматизац
ии, минут
Общее
время по
принятой
Существую
щей
технологии
Общее
время
после
автоматизац
ии, минут
Эконом
ия,
минут
х
Оформлен
ие счет
фактуры
10 15 150 30
120
Заполнени
е книги
продаж
10 10 100 20
80
Проверка
накладны
х
0,25 45 11,25 0,45
10,8
Проверка
счетов-
фактур
0,25 45 11,25 0,45
10,8
Проверка
книги
продаж
0,25
50 12,5
0,5
12
Подготов
ка отчетов
0,25
60 15 0,6
14,4
ИТОГО, минут:
450 82
368
Вывод, получаем экономию рабочего времени, которая составляет около
368 минут или 6 часов еженедельно.
Таким образом, при существующей технологии работы оформлении счета
на оплату составляет достаточно большое количество времени, что не может не
отобразиться на общей производительности труда менеджеров по продажам.
При внедрении Интернет-магазина эти процессы происходят в автоматическом
режиме, без привлечения менеджеров по продажам, в добавок автоматически
формируется счёт на оплату, который необходимо будет впоследствии учесть.
В итоге, можно отметить, что из предоставленных расчётов, экономия
времени менеджера может составить около 6 часов суммарно. Таким образом,
внедрение Интернет-магазина предполагается выгодным, как с точки зрения
маркетинговой политики компании (позволяет расширить рынок и привлечь
новых покупателей), так и точки зрения оптимизации расходов трудовых
ресурсов сотрудников, в частности менеджера по продажам.
1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
Система безопасности информации в ООО «Д-Тюнинг» в настоящее
время содержит следующие компоненты:
• Безопасность периметра здания;
• Безопасность информации, совершавшая циркуляцию и обработку в
локальной сети компании;
• Защита информации от несанкционированного доступа.
Для реализации компонент защиты информации используются следующие
методы:
• Организационный;
• Программный;
• Аппаратный.
Главными угрозами целостности конфиденциальной информации
являются:
• угрозы по каналам утечки вещественной информации (незаконный
доступ к физическим объектам защиты);
• угрозы утечки информации по техническим каналам;
• угрозы НСД к данным, обрабатываемым в локальной сети.
Главным организационным документом, правила которого должны
исполняться всеми сотрудниками организации для обеспечивание защиты
информации, представляется компонент политики информационной
безопасности «Общие требования по обеспечению информационной
безопасности», структурно входящий в состав политики безопасности
организации.
Данный документ регулирует исполнение следующих правил и
требований:
1. Правила парольной защиты;
2. Правила защиты от вирусов и злонамеренного программного
обеспечения;
3. Требования по контролю за физического доступом;
4. Инструкция по безопасному уничтожению информации или
оборудования;
5. Правила осуществления удаленного доступа ;
6. Требования резервного сохранения информации ;
7. Требование мониторинга доступа и использования систем и ведения
лог файлов;
8. Требования при обращении с носителями данных;
9. Требования при регистрации пользователей;
10. Требования по проверке прав пользователей;
11. Требования по контролю доступа в операционную систему;
12. Требование к процедуре входа в систему;
13. Правила использования системных утилит;
14. Правила удаленной работы мобильных пользователей ;
15. Требование распределения ответственности при обеспечении
безопасности;
16. Правила безопасности при выборе персонала ;
17. Требования контроля оперативных изменений ;
18. Требования к применению криптографических средств управления;
19. Требования по контролю доступа к исходным текстам программ и
библиотек;
20. Требования контроля вносимых изменений ;
21. Ограничения на изменения прикладного ПО ;
22. Требования соблюдения авторского права на программное
обеспечение.
Также для обеспечивание безопасности от внутренних утечек
применяются продукты SecurIT Zgate и Zlock, дающие возможность надежно
защитить конфиденциальную информацию от несанкционированного доступа.
Также для надлежащего обеспечивание безопасности конфиденциальной
информации применяются следующие меры защиты:
• средства разграничения доступа пользователей к ресурсам АС
(реализовано средствами серверного ПО);
• средства межсетевого экранирования (реализовано средствами
ZyWALL USG 300);
• средства анализа защищённости АС (реализовано средствами
SecurIT и Trend Micro DLP);
• средства обнаружения атак (реализовано средствами ZyWALL USG
300);
• средства антивирусной защиты (реализовано средствами ZyWALL
USG 300);
• средства контентного анализа (реализовано средствами SecurIT и
Trend Micro DLP).
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
Любой сайт, в том числе и интернет-магазин, можно разработать,
пользуясь следующими способами. Первый способ - это разработка на
основании какой-либо из существующих систем управления контентом (CMS).
Главное преимущество этого способа представляется большая по сравнению с
другим способом скорость разработки и меньшая стоимость.
К главными преимуществами применения CMS можно отнести:
• Низкая стоимость поддержки - информация обновляется
самостоятельно, нет потребности в оплате труда собственного веб мастера.
Уменьшение итоговой стоимости также выходит при помощи снижению
потерям времени на поиск документов, устранения дублирований и ошибок, а
также увеличением скорости взаимодействия с клиентами и партнёрами;
• Организация дополнительного пользовательского сервиса - в
рамках СMS уже выполнены такие интерактивные методы взаимодействия с
пользователем, как форум, поиск, голосование, чат;
• Низкие сроки разработки и более низкая стоимость - во время
разработки часто применяются уже готовые модули, которые много раз
тестировались и показали себя очень стабильными;
• Уменьшение стоимости дальнейшей модификации - современные
CMS делят данные и их представление. Это дает возможность быстрее и легче
поменять внешний вид сайта, в отличие от случаев со статическим сайтом.
Недостатки - наличие в любой CMS любых ограничений, которые либо
нет возможности исправить штатными средствами CMS, либо такие
исправления слишком трудоемки. Другой способ - самостоятельное создание
интернет-магазина. Данный способ трудоемок, дорог, но самым его основным
достоинством представляется то, что разработанный сайт будет отвечать
требованиям заказчика сайта в полной мере.
Подвергнем анализу действующий рынок системы управления контентом
для того, чтобы понимать, есть ли возможность применять какой-либо из них
для разработки интернет-магазина цифровых изображений.
Рейтинг CMS за май 2016 года по данным сайта http://track.ruward.ru/
приведен на рисунке 1.9.
65,37% 1С-Битрикс 2,57 7
3 .53% UMI.CMS
0,83 7
7 :зе% NetCat 0,87 7
5 7 2 % НОБ1СЫЗ 0,81 7
3,13% Simpla 0,08 7
2 ,00% diafan.CMS 0,10 J
,66% Amira.CMS 0,33 7
1 ,зе% SiteEdit
0,22 7
4,32% Прочие
Рисунок 1.9 Рейтинг CMS за май 2016 года
Рассмотрим боле подробно те CMS, которые могут быть применяться для
разработки интернет-магазинов.
Четверка лидеров среди платных CMS -систем по состоянию на май 2016
года выглядит следующим образом[23]:
• 1С-Битрикс
• UMI.CMS
• NetCat
• HostCMS
Кратко рассмотрим главные возможности представленных систем
управления сайтами.
CMS-система Bitrix.
CMS-система Bitrix [17] представлена в нескольких редакциях. Для
магазина предназначается версия, которая так и имеет название «1С-Битрикс:
Корпоративный портал». Ее стоимость - от 34000 рублей. Данная система
представляется самой функциональной из рассмотренных. К свойствам данной
CMS можно отнести то, что это программная платформа (Framework) для
разработки интернет-решений. Типовые редакции, включающие модули и
динамические компоненты, предоставляют возможность нетехническим
специалистам управлять контентом и настраивать его отображение на сайте. Тем
не менее, платформа предоставляет объективную возможность поменять бизнес
логику типового функционала или разработать новый функционал, являющейся
собой специализированное веб-решение, собственную систему.
Программный продукт «1С-Битрикс: Управление сайтом» имеет
сертификат совместимости с Система программ «1С:Предприятие»,
представляющемся официальным подтверждением того, что продукт прошел в
"1С" тщательное тестирование на корректность совместной работы с
«1С:Предприятием». К недостаткам представленной системы можно отнести
довольно сложную настройку, необходимость выделения хостинга ос
специальными параметрами, а также стоимость самой CMS и разработки
магазина на ее основе, которая достаточно высока.
UMI.CMS.
В UMI.CMS для разработки и управления корпоративными порталами
предназначена редакция PRO Corporate (стоимость - 8990 руб.)[20]. В эту
редакцию уже подключены модули управления веб-страницами, новостями,
форумом, файлами и рассылками.
NetCat.
NetCat [18] - CMS-система с большим стажем, она имеет гибкую
структуру, легка в настройке и управлении. Для нас интересна одна из редакций
данной системы - NetCat 3 Corporate - это версия для корпоративного сайта, как
презентационного, так и представительского типа. Данная редакция охватывает
все необходимые модули и функционалы, применяемые в безусловном
большинстве корпоративных сайтов и корпоративных порталов. Кроме
стандартных функций ядра системы, в редакции применены модули сбора и
обработки статистики, поиска по сайту, интерфейс пользователя, управление
подписками и рассылками.
HostCMS — коммерческая многосайтовая система управления
содержимым (CMS), созданная российской компанией «Хостмэйк» и
представляющейся одной из старейших CMS на российском рынке[1].
Распространяется под проприетарной лицензией с открытым исходным кодом
[11].
HostCMS практично отличается от других систем управления сайтами
удобством пользования, современным интерфейсом и открытым исходным
кодом. Работать с данным движком быстро, просто и удобно. Если сотрудники
компании никогда раньше не работали с системами управления, то обучать их
дополнительно не придется, исполнять свои обязанности она смогут без всяких
трудностей, вследствие простоты работы с системой. Покупая лицензионный
продукт, у вас появляется возможность управлять своим сайтом из любой точки
мира через браузер, так что уезжайте на отдых со спокойной душой, все, что вам
необходимо - лишь компьютер с доступом к интернету. У системы существуют
расширенные методы обеспечивание безопасности и вам не придется опасаться
ща сохранность информации содержащейся на сайте.
Сравнение рассмотренных систем приведено в таблице 1.4 [15].