18
На рисунке 4. представлена диаграмма первого уровня по нотации
SADT. Она отражает общую концепцию деятельности организации и про-
текающей в ней бизнес-процессы.
Рисунок 4 - Деятельность организации.
Таким образом, можно выделить четыре класса процессов протека-
ющих в компании:
работа с клиентами;
исполнение заказов;
ведение бухгалтерии и финансовой отчетности;
работа с кадрами.
Данные процессы могут быть разбиты еще на множество процессов
каждый. Опишем вкратце каждый из данных классов.
Работа с клиентами заключается в формировании заказов на основа-
нии пожеланий и требований клиента, осуществления консультаций кли-
ентов по заказам и предоставляемым услугам. Выполнение данного про-
цесса полностью возложено на отдел продаж.
Данный процесс подразумевает под собой непосредственное выпол-
нение заявок и заказов клиентов. Заказы клиентов могут заключаться в
проведении консультаций, обслуживании персональных компьютеров, вы-
19
полнения работ по программированию. Исполнение данных процессов
возложены на отдел программирования, IT-отдел и консалтинговый отдел.
Ведение бухгалтерии и формирование финансовой отчетности необ-
ходимо любой организации, поскольку к этому, как минимум, обязывает
законодательство. Ведением бухгалтерии и финансовой отчетности осу-
ществляет бухгалтерия компании.
Работа с сотрудниками организации подразумевает поиск новых со-
трудников, осуществление переподготовки уже работающих сотрудников,
ведение кадрового учета, формирование отчетности для государственных
органов надзора и т.п. Выполнение данного процесса полностью возложе-
но на отдел кадров компании.
1.2.2. Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее
описание
Система является открытой, модульной и неоднородной системой.
Для включения в систему новых сервисов и модернизации, старых не
требуется переработка всей системы. Это, с одной стороны, позволяет
быстрее и с меньшими затратами совершенствовать систему. А, с другой
стороны, позволяет привлекать к разработке отдельных модулей различ-
ных подрядчиков, что, в свою очередь, создаёт конкурентную среду и воз-
можность специализации разработчиков программного и аппаратного
обеспечения, обеспечивает более полный учет особенностей различных за-
казчиков и особенностей имеющейся в регионе инфраструктуры.
Конкурентным преимуществом комплексной системы является
наличие унифицированного интерфейса «все в одном», который позволяет
интегрировать различные по архитектуре и протоколам системы монито-
ринга и безопасности.
Конкретная реализация такого решения, конечно, зависит от особен-
ностей региона. Однако его основные принципы при этом остаются неиз-
менными.
20
Функция «Учёта» количества пройденных километров, расхода топ-
лива, моточасов работы навесных агрегатов и проч. Полученная информа-
ция в форме отчетов может выгружаться в офисные приложения (напри-
мер, в MS Excel) или в бухгалтерские программы (например, в «1С») для
учета затрат и последующего повышения эффективности использования
основных средств производства. Также данная функция может использо-
ваться для определения времени регламентных работ, например, техниче-
ского обслуживания автомобиля.
Создание продукта было обусловлено потребностями корпоративно-
го рынка в услугах мониторинга, диспетчеризации, обеспечения безопас-
ности автотранспортных средств, а также потребностями в их эффектив-
ном использовании (снижение расхода ГСМ, износа оборудования и
проч.).
1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
В последние годы в большинстве регионов подобные информацион-
ные системы получили широкое распространение и показали свою высо-
кую эффективность. Однако уже первый опыт их эксплуатации показал,
что расширение номенклатуры и количества источников информации не
только существенно расширяет возможности городской информационной
системы, но, одновременно, и порождает ряд новых, иногда очень серьез-
ных проблем. В самом общем виде это, прежде всего:
Необходимость перехода к объективному контролю и за дей-
ствиями своих сил и средств (транспортных средств общественного транс-
порта, скорой помощи, милиции и т.п.).
Превышение количества поступающей информации над воз-
можностями ее эффективной обработки.
Использование вычислительной техники для решения различных за-
дач на предприятии позволяет снизить административные накладные рас-
21
ходы, повысить производительность труда, рационализировать ведение
дел и повысить эффективность управления.
В частности, на данный момент на предприятии отсутствует про-
граммное обеспечение, автоматизирующее основные процессы диспетчи-
рования мониторинга.
Схема документооборота представлена на рисунке 5.
Экономический эффект от внедрения системы GPS мониторинга до-
стигается за счет следующих оптимизационных процессов:
Менеджер
Заказ
Отчет
Приходно-кассовый
ордер
Заполнение
Договор купли-
продажи
Исполнитель
Оформление
Учет
Книга Продаж
Оплата
Отчет
Подготовка
Клиент
Директор Фирмы
Действие
Рисунок 5 - Схема документооборота
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
Политика безопасности организации (англ. organizational security
policies) — совокупность руководящих принципов, правил, процедур и
практических приёмов в области безопасности, которые регулируют
22
управление, защиту и распределение ценной информации.
Для этого устанавливается ряд специализированного программного
обеспечения, например, установка антивирусного программного обеспече-
ния. В компании почти на всех компьютерах установлены антивирусное
программное обеспечение, обеспечивающее надежную защиту от вирусов.
Обновление антивирусных баз происходит своевременно, что позволяет
свести к минимуму заражение вирусами рабочие станции.
Кроме программных средств защиты информации применяются и
технические, например, модем-роутер, установленный для создания сети,
оснащен дополнительным программным обеспечением осуществляющим
обнаружение потенциальных угроз.
Также сотрудниками отдела информационных технологий осуществ-
лено разграничение доступа к компьютерам средствами операционной си-
стемы. Это сделано для создания каждому сотруднику защищенного хра-
нилища данных на рабочем компьютере.
Для защиты информации на предприятие используется межсетевой
экран из серии NetDefend D-linkDFL – 1600, который включает в себя ряд
функций существенно повышающие безопасность информации при работе
в сети.
Так же для защиты информации используются программы для вхо-
да, в которые требуется ввести пароль и логин пользователя, в некоторых
случаях так же требуется предоставить цифровой ключ для входа в систе-
му.
Для осуществления информационной безопасности на рабочих ме-
стах пользователей используются различное антивирусное программное
обеспечение. Смена паролей пользователей происходит в зависимости от
важности хранимой информации на ПК от 3 месяцев до 1 года. Так же не
рекомендуется использование USB флеш-накопителей, так как это может
привести к частичной или полной потери информации.
23
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматиза-
ции «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
При проведении анализа существующих разработок для автоматиза-
ции процесса планирования, были выбраны системы: System Automatic
Planning Supply Chain Management (SAP SCM) [17]; Baan – Enterprise
Relationship Management (ERP) [18]; MFG/PRO [9].
Критерии анализа: функциональность, экономическая целесообраз-
ность. SAP Supply Chain Management (SAP SCM) - приложение для управ-
ления цепочками поставок (от планирования цепочки до их объединения в
сети) - открытое и интегрированное решение, предназначенное для сов-
местного ведения электронного бизнеса. Решение SAP SCM преобразует
управление цепочкой поставок из линейного последовательного процесса в
коллективную работу персонала компании, партнеров и поставщиков на
закрытой торговой платформе, что позволяет им координировать свои дей-
ствия в области логистики.SAP SCM в основном фокусируется на управ-
лении товарами, включая продажи, поставки и складирование, но не вклю-
чает производственный процесс и, следовательно, не соответствует крите-
риям функциональности.
Информационная система управления ресурсами предприятия Baan
ERP поддерживает все сферы деятельности, включая финансовый, бухгал-
терский, налоговый и управленческий учет, управление техническим со-
стоянием, планирование и контроль финансово-хозяйственной деятельно-
сти, финансово-экономический анализ, управление проектами (включая
инвестиции),управление закупками, складирование и перемещение това-
ров, управление продажами готовой продукции, управление производ-
ством электроэнергии, управление персоналом, управление первичным и
вторичным производством и т. д.
24
ERP-система Baan является многофункциональной, характеризуется
высоким уровнем безопасности, соответствует международным стандар-
там качества, но слишком функциональна, чтобы автоматизировать работу
отдела планирования, и, следовательно, экономически нецелесообразна.
MFG / PRO - это система автоматизации управления промышленны-
ми компаниями. Будучи системой класса ERP, MFG / PRO решает задачи
автоматизации управления средних и крупных компаний в автомобильной,
авиационной, электронной, электротехнической, химической, фармацевти-
ческой и пищевой промышленности.Использование системы MFG / PRO
помогает оптимизировать основные бизнес-процессы в компании и позво-
ляет получать всю информацию, необходимую для управления на всех
уровнях компании. Система поддерживает все виды сборочного производ-
ства: серийное / поточное, штучное, по запросу. По сравнению с аналогич-
ными решениями других производителей система MFG / PRO полностью
реализует стандарты планирования материальных ресурсов, а короткое
время внедрения системы делает ее особенно привлекательной для дина-
мично развивающейся экономики России.
MFG/PRO поддерживает следующие направления хозяйственной де-
ятельности предприятий:
производство;
продажи и закупки;
финансовые операции;
материально-техническое снабжение;
складское хозяйство;
техническое и сервисное обслуживание.
Следовательно, система также многофункциональна и имеет избы-
точные функции, что означает, что, как и BAAN, она экономически неэф-
фективна.
Таким образом, SAP Supply Chain Management не подходит из-за
наличия, с одной стороны, избыточных функций в программе, а с другой
25
стороны, из-за отсутствия такой важной функции, как доставка (отгрузка)
и планирование производства. Последние две проанализированные систе-
мы содержат все функции, необходимые для автоматизации работы отдела
планирования, но в то же время они слишком функциональны, и планиро-
вание является лишь одной из функций этих систем. Поэтому покупка этих
систем экономически нецелесообразна.
1.3.2. Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Разработанная информационная система должна позволить авто-
матизировать учет и контроль заказов. Для этого она должна:
- обеспечить сбор, обработку и хранение данных под заказ;
- осуществлять планирование и контроль, а также расчет финан-
совых ресурсов предприятия;
- вести учет и корректировать долги, погашать, списывать долги;
- создавать документы и отчеты по учету заказов в ООО «Дебо-
ра»;
- обеспечить учет цен;
- работа в системе должна быть организована с разными правами
доступа.
В разработанной ИТ-системе решаемые задачи будут реализовы-
ваться с использованием соответствующего программного обеспечения.
Следует отметить, что созданная информационная система под-
вержена случайным факторам, таким как ошибки технических устройств
и личные ошибки, хотя почти все ошибки человеческого фактора исче-
зают при использовании созданной информационной системы, потому
что программа нечувствительна к столкновениям и имеет несколько ис-
ключений. для правильной работы. Все современные разработки в ос-
новном направлены на значительное упрощение жизни человека. Во всех
формах процессы ввода, обработки и поиска выполняются одинаково.
Для ввода и редактирования информации используйте маски, ко-
торые содержат все необходимые поля ввода, а также элементы управле-
26
ния, кнопки навигации и пояснения. Используя маски, можно найти ин-
тересующие данные и устанавливать различные параметры. Все формы
отчетов, необходимые для создания и печати документов, также будут
доступны.
1.3.3. Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматиза-
ции задачи
Основными функциями управления бизнесом являются планиро-
вание, учет, анализ, контроль и регулирование. Функции управления
назначены устройству управления. Совокупность взаимосвязанных ор-
ганизаций с частными функциями управления определяет организацион-
ную структуру системы управления.
Следует отметить, что при грамотной разработке отдельных при-
ложений выигрывает любой коммерческий сектор, в частности компа-
ния, специализирующаяся на продаже радиодеталей. Автоматизирован-
ные информационные системы позволяют избавиться от бумажной рабо-
ты, сократить время, необходимое для поиска заказов и отправки их ко-
нечному пользователю, и сделать информацию более надежной [13].
Методы приобретения ИТ-системы включают в себя следующие
этапы: от установления и формализации решений о необходимости ИТ-
системы до внедрения ИТ-системы на предприятиях. [19].
Есть несколько вариантов покупки информационной системы:
- покупка готовой системы;
- покупка готовой системы с последующей доработкой (незави-
симой или индивидуальной);
- модификация существующей и используемой системы
- разработка информационной системы (собственной или индиви-
дуальной).
ПОкупая готовую информационную систему, которая уже готова,
нужно выбрать систему, которая полностью отвечает потребностям биз-
неса, что довольно сложно, поскольку производители ориентируются на
большую группу потенциальных покупателей, а не на конкретную ком-
27
панию. Следовательно, системы перегружены ненужными функциями,
которые должны быть перегружены, или информационная система явля-
ется основой для разработки решения для конкретного клиента. Этот ва-
риант покупки готовой ИТ-системы не подходит для разрешения опера-
ции [29].
Когда заказчики заказывают разработку ИТ-системы у внешних
программистов, они получают ИТ-систему, полностью соответствую-
щую их требованиям. Однако, если есть необходимость улучшить ин-
формационную систему, компания несет финансовые затраты [30].
Приобретение и дальнейшее развитие информационной системы
возможно при слабых усилиях по улучшению. Этот вариант часто услож-
няется из-за отсутствия подробной документации.
Невозможно изменить существующую в этой компании информаци-
онную систему, так как изначально информационная система не использо-
валась для решения обнаруженной проблемы.
После рассмотрения ключевых вариантов приобретения, основанных
на возможностях и характеристиках работы в Debora LLC, мы решили раз-
работать собственную информационную систему.
Разработанная информационная система полностью удовлетворит
потребности организации, поскольку является уникальным продуктом.
Целью разработки информационной системы, которая рассчитывает
бизнес-заказы Deborah LLC для прямого эффекта путем автоматизации
решения определенного набора задач, может быть:
Повышение производительности труда сотрудников. Снижение тру-
дозатрат при выполнении работ.
Уменьшены ошибки в расчетах;
Увеличьте скорость, с которой запрашиваются необходимые данные.
Повысить точность результатов; удобная отчетность.
Основными функциями информационной системы для учета и от-
слеживания заказов являются: