16
Отдел маркетинга и планирования
Рабочая станция
МФУ
Руков одство
МФУ
MS SQL Server
2012
Сервер 1С
100BaseT
Switch
Почтовый
сервер
Прокси-
сервер
Интернет
Сайт компании
Системный администратор
Служба контроля качества
Отдел кадров
Бухгалтерия
Инженера
Удаленные сртрудники
Рис. 1.2. Техническая архитектура
Опишем программную и техническую архитектуру подробнее.
I. Техническое обеспечение.
1. Рабочие станции
1.1. Системный блок XTEND-20317 Intel Core i7 2,2 GHz / DDR3 2048 /
160 / Intel X3100 750 Mb / DVD-RW [47203172151]. Процессор: Intel Core i7
(2200 МГц )/Операт. память: DDR3 2048 Мб / Жесткий диск: 750 Гб /
Видеокарта: Intel X3100 256 Мб / Оптический привод: DVD-RW.
1.2. Монитор TFT 19 ACER G195HQVb Black 5ms 50000:1DC 16/9 HD
1.3. Мышь и клавиатура (в комплекте) Genius C210 (клавиатура KB09e и
мышь NetScroll 120, PS/2, black color, color box)
1.4. Ноутбук Asus K52JC P6000 1.86 ГГц / 3072 / 320 / GF 310M 1024 /
DVD RW/15,6/Wi-Fi/BT/Cam/Win7HB (90NZIA314W2824RD13AY). Процессор:
17
Intel Core i7 (1860 МГц ) / Операт. память: 3072 Мб / Жесткий диск: 500 Гб /
Видеокарта: GeForce 310M (1024 Мб) / Оптический привод: DVD RW (Super
Multi) / Экран: 15,6"" дюймов / Дополнительно: Wi-Fi, Bluetooth, Camera
2. Сервер
Fujitsu Siemens PRIMERGY RX330 AMD Opteron 2216 HE 2.4 ГГц 500
ГБ 10000 об./мин., Вр.доступа 4.5 мс, Внешняя скорость передачи данных 320
Мб/сек
3. Сетевое оборудование
3.1. Кабель FTP 5cat 4х2х0.52 (витая пара с оплеткой)
3.2. Коммутатор (switch) ASUS GX-D1081, Uplink 1 x Ethernet
10/100/1000 Мбит/сек, Количество портов коммутатора 7 x Ethernet 10/100/1000
Мбит/сек
4. Периферийные устройства
4.1. МФУ Canon LaserBase MF4690PL (копир-принтер-сканер ADF,
факс, A4)
II. Программное обеспечение.
1. Операционная система рабочий станций MS Windows 7 Professional
2. Операционная система сервера MS Windows Server 2012
3. СУБД MS Windows SQL Server 2012
4. «1С: Бухгалтерия»
5. Пакет прикладных программ MS Office 2013
6. MS Visio 2013
7. Антивирусное программное обеспечение Kaspersky Enterprise Space
Security.
Схема программной архитектуры приведена на рисунке 1.3.
18
Рис.1.3. Программная архитектура
1.2 Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации
1.2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес процессов
Рассмотрим существующий процесс учета рабочего времени в компании.
Для этого построим функциональные модели «Как Есть», воспользуясь Case-
средством BPwin 4.0 и методологией IDEF0 [4].
Рабочие станции сотрудников других отделов
сеть Интернет
Сервер ПО
СУБД
MS Windows
SQL Server
2012
Сервер 1С
MS Windows
Server 2012
HTTP
FTP
Рабочая станция сотрудников бухгалтерии
1С: Бухгалтерия MS Windows 7
MS Office 2013
Локальное файловое
хранилище
TCP/IP
TCP/IP
http
Рабочая станция сотрудников ИТ
Kaspersky
MS Windows 7
MS Windows 7
1C: Торговля и
Склад
FTP
MS Office
2013
RAID массив или Сетевое
файловое хранилище
Mozilla
Firefox
HTTP\HTTPS
Сервер хостинг провайдера
СУБД
MySQL 5
Веб сервер Apache
Модуль PHP
версия
Файлы с
данными
http
Протокол
Kaspersky
19
В общем виде процесс учета времени можно представить в виде
диаграммы верхнего уровня (рис. 1.4).
Как видно из диаграммы, представленной на рисунке 1.4:
– входные потоки информации – форма Т-12, данные о рабочем времени
сотрудника и штатное расписание;
– выходные потоки – табель рабочего времени, сведения о заработной
плате и отчет для руководителя;
– ресурсы процесса – сотрудники бухгалтерии;
– механизмы процесса – должностные инструкции и ТК РФ.
Рисунок 1.4 – Модель бизнес-процесса по учету рабочего времени
Проведем декомпозицию модели (рис. 1.5).
20
Рисунок 1.5 – Декомпозиция процесса учета рабочего времени
Учет рабочего времени начинается с заполнения табеля учета по форме Т-
12, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. (образец
формы см. в Приложении А). Туда вносятся все данные по сотрудникам. Далее,
по мере поступления информации о рабочем времени (командировках, отгулах,
неявках и т. д.), табель заполняется. Когда заполнение табеля закончено, то
производится консолидация (укрупнение) данных и на основе полученных
данных – расчет итоговых данных по заработной плате за период.
В конечном итоге производится формирование отчета для руководства по
учету рабочего времени.
Недостатком рабочего процесса на текущий момент является проведение
процедуры учета рабочего времени в компании вручную сотрудниками
бухгалтерии, на что указывает использование формы Т-12, разработанной
специально для ручного учета. В связи с такой организацией процесса возникает
ряд проблем.
Во-первых, процесс является трудоемким за счет необходимости
заполнения множества данных, некоторые из которых (например, табельный
21
номер, фамилия, инициалы, должность) заполняются многократно от табеля к
табелю, между тем являясь условно-постоянной информацией. Расчеты,
производимые вручную, также многократно увеличивают трудоемкость
процесса.
Во-вторых, необходимость проведения расчетов вручную усложняет
процесс и повышает вероятность ошибки: неправильно рассчитанные данные по
отработанному времени ведут, в свою очередь, к неправильному начислению
заработной платы и заведомо ложной оценке деятельности сотрудников.
Неверное начисление заработной платы является грубым нарушением и
несоблюдением ТК РФ, а заведомо неверные данные по эффективности ведут к
неправильной оценке и анализу эффективности деятельности предприятия.
В-третьих, ввод данных вручную усложняет проверку данных на
правильность, что влечет дополнительные трудозатраты.
И, наконец, данные на бумажном носителе гораздо менее долговечны и
защищены, чем данные в электронном виде. Если учесть, что информация о
сотрудниках и финансовые данные носят конфиденциальный характер, то есть
не подлежат разглашению, то их безопасности также следует уделять особое
внимание.
Именно по этим причинам компании просто необходима автоматизация,
которая позволит:
– резко сократить трудоемкость процесса за счет автоматизированного
заполнения данных и автоматизации расчетов;
– повысить скорость обработки информации;
– повысить достоверность информации;
– улучшить защищенность данных;
– многократно в течение дня получать актуальные данные о состоянии
объекта автоматизации;
– сократить финансовые затраты на процесс;
– повысить комфорт работы сотрудников бухгалтерии, задействованных в
процессе учета рабочего времени и расчета заработной платы;
22
– дать более надежные и проверенные данные для последующего анализа
эффективности работы сотрудников компании.
Таким образом, в качестве комплекса задач автоматизации был выбран
процесс учета рабочего времени, который состоит из этапов:
– сбора сведений,
– учета командировок, больничных, отгулов, неявок и пр. сотрудников
компании;
– расчета общего отработанного времени в рамках выбранного рабочего
периода,
– расчета заработной платы сотрудников на основе сведений об
отработанном времени;
– формирования и выдачи отчетной документации по отработанному
времени и начисленной в соответствие с этим заработной платы.
1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач
Учет рабочего времени сотрудников является отправной точкой для
множества процессов. На основе сведений о фактически отработанном времени
вычисляется размер заработной платы, производится начисление
командировочных, больничных, сверхурочных, производится начисление
штрафов за прогулы. Следовательно, учет рабочего времени является не только
базой для начислений расчетов с сотрудниками и последующего расчета
отчислений в фонды (пенсионный, социально и медицинского страхования), но и
для дальнейшего финансового планирования деятельности компании.
С другой стороны, сведения об отработанном сотрудниками времени
являются базой для проведения организационных мероприятий и выстраивания
деятельности отделов и компании в целом. Постоянные отгулы, неявки на
работу или систематические опоздания отдельных сотрудников, документально
подтвержденные, могут послужить поводом для увольнения сотрудника. А
23
частые вынужденные командировки сотрудников отдела– для найма
дополнительных единиц персонала в штат.
Следовательно, учет рабочего времени является важной составляющей в
процессе планирования и учета деятельности компании.
Если рассматривать место проектируемой задачи в комплексе задач всей
компании графически, то его можно представить следующим образом (рис. 1.6).
Финансовое
планирование
Деятельность
бухгалтерии
Учет
рабочего
времени
Организационное
планирование
Рисунок 1.6 – Место проектируемой задачи в комплексе задач компании
Решение задачи по созданию информационной системы компании
предполагает использование вычислительной техники. Оценим
целесообразность ее применения. Для этого воспользуемся методикой расчета
временных и стоимостных затрат на обработку основного перечня документов
процесса вручную, то есть в том формате, в каком этот процесс существует в
компании сейчас, и сравним полученные данные с автоматизированным
вариантом решения.
24
1.2.3 Обоснование необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
На основе рисунка 1.7 можно сделать вывод о том, что в процессе
участвуют следующие документы:
– входные документы о сведениях командировок, больничных, неявок и
т. д. сотрудников;
– табель учета времени;
– штатное расписание;
– отчет с данными по фактически отработанному времени;
– отчет с данными по начислениям заработной платы.
Документооборот процесса можно представить схематично так (рис. 1.7).
Бухгалтерия
Отдел
кадров
Сведения о
командировках,
больничных и т.п.
Табель
учета
времени
Табель
учета
времени
Штатное
расписание
Учет раб.
времени
Сведения
о зарплате
Отчеты
Руководство компании
Рис. 1.7. Документооборот процесса учета рабочего времени
Для проведения анализа возьмем только работу бухгалтерии, как самую
объемную и важную в процессе учета рабочего времени. Составим таблицу
примерной трудоемкости каждого этапа работы с табелем учета рабочего
времени и расчетов с учетом ручного выполнения операций и с учетом
автоматизации (таблица 1.2).
25
Таблица 1.2
Процессы с указанием затрачиваемого времени, используемого оборудования и
программного обеспечения, в расчете на 10 человек
Процессы
Затраченное время, мин.
Базовый
режим
Автоматизированный
режим
Заполнение табеля данными из штатного
расписания
12
-
Ввод информации по отработанному
времени за 1 день
за 1 день
18
18
за 1 месяц
450
450
Консолидация данных по времени за 1
месяц
10
-
Расчет заработной платы
20
-
Составление отчета об отработанном
времени
60
1
Составление отчета о заработной плате
60
1
ИТОГО:
630
470
Проанализируем данные таблицы.
В целом, конечные трудозатраты на базовый режим выполнения будут
составлять 630 минут или 10,5 часов, в то время, как трудозатраты на
автоматизированный вариант составят порядка 470 минут или 7,8 часа. Такое
различие объясняется тем, что при автоматизированном варианте:
1. Отсутствует необходимость ручного заполнения табеля учета времени
данными сотрудников из штатного расписания, так как данные уже содержатся в
базе данных.
2. Консолидация данных по отработанному времени происходит
автоматически сразу после внесения новых данных и временные затраты на него
составляют менее минуты, поэтому это время в данном случае в расчет не
берется.
3. Расчет заработной платы также происходит автоматически за очень
малое время (менее 1 минуты).