26
4. Составление отчетов происходит также автоматически на основе
введенных и рассчитанных в процессе составления отчета данных. Примерное
время – 1 минута.
Таким образом, трудозатраты снизятся по предварительной оценке в 1,3
раза.
Теперь рассчитаем финансовые затраты. Для этого прибегнем к
следующей методике. За основу расчетов возьмем среднюю заработную плату
бухгалтера в компании ООО «УК Возрождение Торговый Дом» - 30000 руб. В
среднем, в месяце 21 рабочий день. Тогда, при выработке 8 часов ежедневно
почасовая ставка бухгалтера будет составлять:
Почасовая ставка = Оклад/ Кол-во часов в мес. = 30000 руб./(8 часов*21
дней) = 30000 руб./ 168 час = 178 руб. 57 коп. / час
Тогда финансовые затраты в месяц на учет рабочего времени 10
сотрудников компании будет стоить:
Финансовые затраты = Трудозатраты * Почасовая ставка = 10,5 часов *
178 руб. 57 коп. = 1874 руб. 98 коп. ≈ 1875 руб. (для ручного варианта)
Финансовые затраты = Трудозатраты * Почасовая ставка = 7,8 часов * 178
руб. 57 коп. = 1392 руб. 85 коп. ≈ 1393 руб. (для автоматизированного варианта)
Таким образом, в расчете на 10 сотрудников финансовые затраты
уменьшаться на 482 руб. в месяц, а годовая экономия средств составит порядка
5782 руб. на каждые 10 сотрудников компании, задействованных в учете
рабочего времени.
Из расчетов видно, что применение вычислительной техники для задачи
необходимо, так как с помощью компьютера удается не только сэкономить
денежные средства, но и существенно ускорить работу.
Процесс устранения недостатков можно реализовать, внедрив
автоматизированную систему. Для того чтобы начать процесс разработки АС,
необходимо рассмотреть и выбрать языки программирования, средства
управления базами данных, а также рассмотреть существующие аналогичные
программные продукты, для того чтобы понять, стоит ли разрабатывать
собственную АС или проще будет купить готовый программный продукт.
27
1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
В ИС организации можно выделить три основные категории:
1) 1С – Зарплата и кадры, Бухгалтерия;
2) Базы данных подразделений;
3) Файловые ресурсы.
Рассмотрим каждую категорию отдельно.
Обработка информации первой категории производится сотрудниками
бухгалтерии. Объем данных порядка 500-1000 записей. Режим обработки
данных – многопользовательский, имеет место разграничение прав доступа.
АРМ сотрудников, которые обрабатывают информацию, находятся в общей
компьютерной сети. Доступ к необходимой информации производится через
терминальный сервер. Сервер базы данных расположен в отдельной подсети. К
нему необходимо применение межсетевого экрана не ниже 5 класса, так как
требования к защищенности сервера баз данных соответствуют требованиям,
предъявляемым к пятому классу защищенности МЭ, а именно: необходимость
обеспечивать фильтрацию на сетевом уровне, возможность проведения
идентификации и аутентификации администратора МЭ, регистрации входа
(выхода) администратора МЭ.
Обработка информации в Базах данных осуществляется сотрудниками
всех подразделений компании. Режим обработки данных –
многопользовательский, имеет место разграничение прав доступа. АРМ
сотрудников, которые обрабатывают информацию, находятся в общей
компьютерной сети. Доступ к необходимой информации производится через
терминальный сервер. Сервер базы данных расположен в отдельной подсети. К
нему необходимо применение межсетевого экрана не ниже 4 класса, так как
требования к защищенности сервера баз данных соответствуют требованиям,
предъявляемым к пятому классу защищенности МЭ: возможность обеспечения
фильтрации пакетов служебных протоколов, служащих для диагностики и
управления работой сетевых устройств, возможность обеспечения регистрации и
учёта фильтруемых пакетов данных [9, с.56].
28
В категории Хранение данных на файловых ресурсах обработка
информации производится работниками всех подразделений компании. Режим
обработки информации – многопользовательский, имеет место разграничение
прав доступа. АРМ сотрудников, которые обрабатывают информацию,
находятся в общей компьютерной сети.
Относительно действующих законодательных актов вышеупомянутые
схемы обработки информации имеет некоторые нарушения, а именно:
АРМ, на которых ведётся работа с защищаемой информацией,
подключены к общей сети компании. При этом обрабатываемая
информация не имеет защиты на уровне рабочего места;
Доступ к информации имеют все сотрудники компании, у которых есть
возможность работы с информационной системой компании. Кроме этого,
не установлено нормативными документами перечня лиц, имеющих право
на обработку персональных данных;
Надзор за резервными копиями баз данных, которые в том числе содержат
и персональные данные, производится без заполнения соответствующего
журнала учета. Так же не производится ознакомления персонала
компании с фактами копирования ими персональных данных;
Сервер, на котором производится хранение файловых ресурсов,
расположен в общей компьютерной сети компании;
Файлы, которые содержат персональные данные, хранятся на сервере в
незашифрованном виде.
Стоит отметить, что организованная на предприятии система
информационной безопасности не в полной мере соответствует современным
требованиям. Имеющиеся нарушения информационной безопасности в
компании происходят, как правило, из-за имеющейся архитектуры
информационной системы общего назначения, в которой «попутно» ведется
обработка персональных данных. Необходимо при автоматизации учета
рабочего времени принять меры по обеспечению безопасности персональных
данных.
29
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
На сегодняшний день существуют следующие программные продукты для
управления персоналом.
Автоматизированная система управления персоналом «БОСС-Кадровик»
Таблица 1.3
Основные характеристики АС «БОСС-кадровик» [17]
Технические и
программные
характеристики АС
Описание
ОС
Microsoft Windows 7,
Microsoft Windows 8,
Microsoft Windows 10
СУБД
MS SQL Server 2012, Oracle 8
Подсистемы
– отдел труда и заработной платы (или др. отделов,
выполняющих функции ОТиЗ);
– планово-экономического отдел;
– отдел кадров (или дирекции по работе с персоналом,
включая все секторы, в т.ч. военно-учетный стол);
– табельное бюро (или у табельщиков подразделений);
– расчетная группа бухгалтерии;
– руководство подразделений и предприятия в целом.
Основная функция
Автоматизированная система управления персоналом
ПО «БОСС-Кадровик» относится к классу систем управления персоналом
(Human Resource Systems) и решает с достаточной полнотойзадачу
централизованного управления человеческими ресурсами предприятия,
включающую [17]:
планирование структурной организации, штатных расписаний и кадровой
политики;
оперативный учет движения кадров;
ведение административного документооборота по персоналу и учету
труда;
планирование фондов рабочего времени и учет их использования;
учет труда и расчет заработной платы;
30
учет и разнесение затрат на оплату труда в общей номенклатуре затрат
предприятия;
предоставление статотчетности по труду и налоговой отчетности в
госорганы;
подбор персонала на руководящие должности;
ведение кадрового резерва и мобильного персонала;
аттестация и повышение квалификации работников;
поиск специалистов на рынке труда;
ведение архивов без ограничения срока давности;
экспорт данных на магнитные носители для МНС и ПФР в требуемых
форматах и многое другое.
Рис.1.8. Табельный учет в ПО «БОСС-Кадровик»
Автоматизированная система «Персонал-2000» [18]
Компания Центр информационных технологий Телеком-Сервис продвигает
программный комплекс управления персоналом «Персонал-2000»,
предназначенную для применения в средних и крупных предприятиях и
организациях. Комплекс разработан для использования в рамках единой
31
корпоративной информационной системы, построенной в архитектуре «клиент-
сервер» на базе технологий UNIX, Oracle и Microsoft.
В предлагаемом программном комплексе реализованы функции, полностью
охватывающие работу отдела кадров производственной организации:
хранение штатного расписания и должностных инструкций;
ведение учета вакансий в организации;
учет и хранение личных дел сотрудников и претендентов на вакансии
(персональные данные, образование, предыдущие места работы, навыки и
умения, знание языков и т. д.);
хранение резюме кандидатов на вакансии;
учет и хранение результатов оценки кандидатов;
хранение полностью настраиваемой структуры оплаты труда в
организации для поддержки принятия решения по стимулированию
сотрудников (возможно определение произвольных дополнительных
выплат сотрудникам и должностным лицам организации);
хранение информации об оплате труда (оклады, надбавки, премии,
социальные выплаты) каждого сотрудника;
поддержка процесса движения кадров (поощрений, перевод и увольнение
сотрудников, предоставление отпусков, командирование, больничные
листы);
учет и хранение результатов аттестации работников;
учет процессов обучения, включая план обучения сотрудников в
организации;
автоматическое хранение всех изменений в архиве информации по
сотрудникам, претендентам на вакансии, движению кадров и оплате
труда.
Дополнительно в стадии разработки находятся следующие функции:
поддержка визуального отображения организационных структур
предприятия;
хранение информации о кадровом резерве;
ведение планов карьеры отдельных сотрудников.
32
Автоматизированная система «АиТ:\Управление персоналом»
Занимает определенную долю российского рынка и программный
комплекс управления персоналом «АиТ:\Управление персоналом» разработки
компании АиТСофТ. По утверждению АиТСофТ, данный программный
комплекс создан на базе изучения некоторых западных систем (в частности,
модулей HR-системы SyteLine (SYMIX) и модуля «Персонал» в Oracle
Aplications (Oracle)), а также ряда российских разработок (группы компаний
БИГ, РОЭЛ-Консалтинг, Психология и Бизнес) [18].
Рис.1.9. Структура программы «АиТ:\Управление персоналом»
Программный комплекс «АиТ:\Управление персоналом» создан по
модульному принципу и состоит из следующих модулей:
заработная плата;
кадровый учет;
табельный учет;
персонифицированный пенсионный учет;
конфигурация системы;
учет коллективных и бригадных работ.
Для решения других специфических задач кадрового менеджмента,
например, аттестации и оценки персонала, могут использоваться
33
дополнительные модули или специализированные продукты третьих
производителей.
В результате проведенного анализа аналогов программных продуктов,
можно сделать вывод, что ни один из рассмотренных продуктов не
удовлетворяет потребностям ООО «УК Возрождение Торговый Дом».
Все автоматизированные системы, рассмотренные как аналоги, являются
достаточно мощными, и имеют множество модулей системы, ориентированные
на тот или иной отдел. Данные программные комплексы имеют надежные
платформы, такие как MySQL и Oracle.
Но данные программные продукты имеют недостатки, если рассматривать
их с точки зрения направленной специфики работы конкретного процесса,
который мы будем автоматизировать. Данные АС являются стандартами в своей
области, их используют многие компании и организации. При разработке
собственной системы можно учесть все особенности процесса, а не процесс
настраивать под существующую систему.
1.3.2 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Понятие стратегии автоматизации включает в себя базовые принципы,
используемые при автоматизации предприятия. В ее состав входят следующие
компоненты [14, с.49]:
цели деятельности предприятия и последовательность, в которой они
будут автоматизированы;
способ автоматизации: по участкам, направлениям, комплексная
автоматизация;
долгосрочная техническая политика - комплекс внутренних стандартов,
поддерживаемых на предприятии;
ограничения: финансовые, временные и т.д.;
процедура управления изменениями плана.
Стратегия автоматизации в первую очередь должна соответствовать
приоритетам и стратегии (задачам) бизнеса. Компания, приняв решение о
34
внедрении системы автоматизации, должна выбрать стратегию из
нижеперечисленных вариантов [5, с.69]:
1) Хаотичная – автоматизируются отдельные задачи, не связанные между
собой операции, выполняемые как одним, так и несколькими сотрудниками.
Недостатки данной стратегии – наличие неавтоматизированных участков;
вероятность дублирования информации при вводе ее в разные приложения;
низкая эффективность автоматизации.
2) Автоматизация по участкам представляет собой процесс автоматизации
решаемых задач в отдельных подразделениях предприятия, объединенных по
функциональному признаку. При этом подразумевается выбор одной или
нескольких задач, решаемых сотрудниками одного отдела, без привязки к
существующим на предприятии бизнес-процессам. Данная стратегия выгодна в
случаях, когда предприятие не имеет достаточно средств для внедрения системы
комплексной автоматизации, и существуют участки, автоматизация которых
дает значительный экономический эффект.
3) Автоматизация по направлениям отличается от автоматизации по
участкам тем, что предполагает участие в этом процессе всех организационных
подразделений предприятия, деятельность которых связана с автоматизируемым
направлением. Автоматизация по направлениям предполагает автоматизацию
одного или нескольких бизнес-процессов от начала до конца.
4) Полная (комплексная) автоматизация предполагает автоматизацию всех
функций управления и всех бизнес-процессов предприятия. При таком подходе
наблюдается максимальная эффективность внедрения системы автоматизации
(по сравнению с автоматизацией по участкам и по направлениям), а также
значительная стоимость системы и высокие требования к процессу управления
внедрением системы.
Так как рассматриваемый комплекс задач автоматизации предполагает
участие в этом процессе всех организационных подразделений предприятия, то
целесообразно выбрать автоматизацию по направлениям в качестве стратегии
автоматизации.
35
1.3.3 Выбор и обоснование способа приобретения ИС для
автоматизации комплекса задач
Автоматизация может быть осуществлена несколькими способами [6,
с.35].
Самым очевидным способом для компании является приобретение
готового продукта и это действительно так, но только при условии, что готовый
продукт удовлетворяет ряду параметров выбора, таких как:
стоимость самого продукта;
стоимость внедрения;
наличие и стоимость технической поддержки и программной доработки
продукта;
соответствие функционала программы требованиям компании;
соответствие мощностей вычислительной техники существующему в
компании парку техники;
удобство работы с программой для конечных пользователей.
Несоблюдение одного и более пунктов влечет за собой, как правило,
проблемы эксплуатации системы.
Возможен и другой вариант развития событий – покупка и доработка
программы, правка и подгон под конкретные бизнес-процессы и организацию.
Очевидно, что в этом случае конечная стоимость программного обеспечения
может многократно превышать начальную.
Неудобства, связанные с несоответствием действительности,
рекомендуемым требованиям или сложности в использовании (чересчур
мудреное меню, нелогичный доступ к информации, сложности восстановления и
резервирования данных и т. п.), также приводят либо к отказу от программы,
либо действуют в противоречие своей основной задаче – вместо облегчения
только усложняют работу пользователя.
Стоит упомянуть и о том, что большие системы, как правило, страдают
избыточностью функционала: готовые продукты стараются сделать
универсальными, поэтому при их разработке функционал делают как можно
шире. Поэтому, выбор готового продукта путь не менее простой, чем остальные.