13
Документооборот процесса можно представить схематично так (рис. 1.3).
Бухгалтерия
Отдел
кадров
Сведения о
командировках,
больничных и т.п.
Табель
учета
времени
Табель
учета
времени
Штатное
расписание
Учет раб.
времени
Сведения
о зарплате
Отчеты
Руководство компании
Рис. 1.3. Документооборот процесса учета рабочего времени
На основе рисунка 1.3 можно сделать вывод о том, что в процессе
участвуют следующие документы:
– входные документы о сведениях командировок, больничных, неявок и
т. д. сотрудников;
– табель учета времени;
– штатное расписание;
– отчет с данными по фактически отработанному времени;
– отчет с данными по начислениям заработной платы.
Для проведения анализа возьмем только работу бухгалтерии, как самую
объемную и важную в процессе учета рабочего времени. Составим таблицу
примерной трудоемкости каждого этапа работы с табелем учета рабочего
времени и расчетов с учетом ручного выполнения операций и с учетом
автоматизации (таблица 1.1).
Таблица 1.1
Процессы с указанием затрачиваемого времени, используемого оборудования и
программного обеспечения, в расчете на 10 человек
Процессы Затраченное время, мин.
14
Базовый
режим
Автоматизированный
режим
Заполнение табеля данными из
штатного расписания
12 -
Ввод информации по отработанному
времени за 1 день
за 1 день
18
18
за 1 месяц
450
450
Консолидация данных по времени за 1
месяц
10 -
Расчет заработной платы
20
-
Составление отчета об отработанном
времени
60 1
Составление отчета о заработной
плате
60 1
ИТОГО:
630
470
Проанализируем данные таблицы.
В целом, конечные трудозатраты на базовый режим выполнения будут
составлять 630 минут или 10,5 часов, в то время, как трудозатраты на
автоматизированный вариант составят порядка 470 минут или 7,8 часа. Такое
различие объясняется тем, что при автоматизированном варианте:
1. Отсутствует необходимость ручного заполнения табеля учета времени
данными сотрудников из штатного расписания, так как данные уже содержатся в
базе данных.
2. Консолидация данных по отработанному времени происходит
автоматически сразу после внесения новых данных и временные затраты на него
составляют менее минуты, поэтому это время в данном случае в расчет не
берется.
3. Расчет заработной платы также происходит автоматически за очень
малое время (менее 1 минуты).
4. Составление отчетов происходит также автоматически на основе
введенных и рассчитанных в процессе составления отчета данных. Примерное
время – 1 минута.
15
Таким образом, трудозатраты снизятся по предварительной оценке в 1,3
раза.
Теперь рассчитаем финансовые затраты. Для этого прибегнем к
следующей методике. За основу расчетов возьмем среднюю заработную плату
бухгалтера в компании ООО «Вымпел» - 30000 руб. В среднем, в месяце 21
рабочий день. Тогда, при выработке 8 часов ежедневно почасовая ставка
бухгалтера будет составлять:
Почасовая ставка = Оклад/ Кол-во часов в мес. = 30000 руб./(8 часов*21
дней) = 30000 руб./ 168 час = 178 руб. 57 коп. / час
Тогда финансовые затраты в месяц на учет рабочего времени 10
сотрудников компании будет стоить:
Финансовые затраты = Трудозатраты * Почасовая ставка = 10,5 часов *
178 руб. 57 коп. = 1874 руб. 98 коп. ≈ 1875 руб. (для ручного варианта)
Финансовые затраты = Трудозатраты * Почасовая ставка = 7,8 часов * 178
руб. 57 коп. = 1392 руб. 85 коп. ≈ 1393 руб. (для автоматизированного варианта)
Таким образом, в расчете на 10 сотрудников финансовые затраты
уменьшаться на 482 руб. в месяц, а годовая экономия средств составит порядка
5782 руб. на каждые 10 сотрудников компании, задействованных в учете
рабочего времени.
Из расчетов видно, что применение вычислительной техники для задачи
необходимо, так как с помощью компьютера удается не только сэкономить
денежные средства, но и существенно ускорить работу.
Процесс устранения недостатков можно реализовать, внедрив
автоматизированную систему. Для того чтобы начать процесс разработки АС,
необходимо рассмотреть и выбрать языки программирования, средства
управления базами данных, а также рассмотреть существующие аналогичные
программные продукты, для того чтобы понять, стоит ли разрабатывать
собственную АС или проще будет купить готовый программный продукт.
1.4. Требования к программному средству
16
Учет рабочего времени начинается с заполнения табеля учета по форме Т-
12, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. (образец
формы в Приложении). Туда вносятся все данные по сотрудникам. Далее, по
мере поступления информации о рабочем времени (командировках, отгулах,
неявках и т. д.), табель заполняется. Когда заполнение табеля закончено, то
производится консолидация (укрупнение) данных и на основе полученных
данных – расчет итоговых данных по заработной плате за период.
В конечном итоге производится формирование отчета для руководства по
учету рабочего времени.
Недостатком рабочего процесса на текущий момент является проведение
процедуры учета рабочего времени в компании вручную сотрудниками
бухгалтерии, на что указывает использование формы Т-12, разработанной
специально для ручного учета. В связи с такой организацией процесса возникает
ряд проблем.
Во-первых, процесс является трудоемким за счет необходимости
заполнения множества данных, некоторые из которых (например, табельный
номер, фамилия, инициалы, должность) заполняются многократно от табеля к
табелю, между тем являясь условно-постоянной информацией. Расчеты,
производимые вручную, также многократно увеличивают трудоемкость
процесса.
Во-вторых, необходимость проведения расчетов вручную усложняет
процесс и повышает вероятность ошибки: неправильно рассчитанные данные по
отработанному времени ведут, в свою очередь, к неправильному начислению
заработной платы и заведомо ложной оценке деятельности сотрудников.
Неверное начисление заработной платы является грубым нарушением и
несоблюдением ТК РФ, а заведомо неверные данные по эффективности ведут к
неправильной оценке и анализу эффективности деятельности предприятия.
В-третьих, ввод данных вручную усложняет проверку данных на
правильность, что влечет дополнительные трудозатраты.
И, наконец, данные на бумажном носителе гораздо менее долговечны и
защищены, чем данные в электронном виде. Если учесть, что информация о
сотрудниках и финансовые данные носят конфиденциальный характер, то есть
17
не подлежат разглашению, то их безопасности также следует уделять особое
внимание.
Именно по этим причинам компании просто необходима автоматизация,
которая позволит:
– резко сократить трудоемкость процесса за счет автоматизированного
заполнения данных и автоматизации расчетов;
– повысить скорость обработки информации;
– повысить достоверность информации;
– улучшить защищенность данных;
– многократно в течение дня получать актуальные данные о состоянии
объекта автоматизации;
– сократить финансовые затраты на процесс;
– повысить комфорт работы сотрудников бухгалтерии, задействованных в
процессе учета рабочего времени и расчета заработной платы;
– дать более надежные и проверенные данные для последующего анализа
эффективности работы сотрудников компании.
Таким образом, программный продукт предназначен для:
– сбора сведений,
– учета командировок, больничных, отгулов, неявок и пр. сотрудников
компании;
– расчета общего отработанного времени в рамках выбранного рабочего
периода,
– расчета заработной платы сотрудников на основе сведений об
отработанном времени;
– формирования и выдачи отчетной документации по отработанному
времени и начисленной в соответствие с этим заработной платы.
Для реализации новой технологии выполнения бизнес-процессов
существует несколько способов: покупка и внедрение готовой системы и
разработка собственной информационной системы.
18
Программы учета рабочего времени отличаются принципом работы,
графиком, возможностью отмечать отпуск или отгул, отчетами, режимом. Ниже
представлены наиболее известные программы, пользующиеся большой
популярностью среди пользователей.
Time Doctor
Может использоваться как для контроля сотрудников, так и для анализа
своей производительности. Для начала работы, необходимо установить
программу на компьютер, также доступны версии для iPhone и Android.
Программа позволяет определить, сколько времени уходит на работу и отдых.
Доступен пробный период на 2 недели.
Для тех, кто работает с проектами и почасовой оплатой за них, есть
функция отслеживания потраченного времени на конкретную работу.
Учитывается, сколько минут специалист провел в социальных сетях или,
например, просматривая видео в YouTube. В отчете будет показано, какое
количество часов было потрачено на дела, не относящиеся к основной
деятельности. Предусмотрена система оповещений, которые появляются, когда
пользователь задерживается на сторонних ресурсах. Реализована возможность
создавать скриншоты: частота регулируется в настройках. Если за одним ПК
работает несколько сотрудников, можно создать учетные записи для каждого из
них.
19
Рис.1.4. Интерфейс программы Time Doctor
Преимущества:
−
Интеграция с другими сервисами
−
Поддержка клиентов и VA
−
Создание скриншотов
−
Выгрузка отчетов
−
Расчет зарплаты
Недостатки:
•
Оплата только через подписку банковской карты, от которой потом
сложно отписаться
Стоимость: 10$ за 1 пользователя в месяц
StaffCop
Программа учета рабочего времени, которая может наблюдать за
поведением сотрудников в ПК и фиксировать результаты в подходящем виде для
пользователя. Предусматривает анализ, блокировку и оповещение о
непродуктивной деятельности. Доступна демоверсия программы на 15 дней со
всеми функциями на 5 агентов.
20
Рис.1.5. Интерфейс программы StaffCop
Система позволяет улучшить информационную безопасность, ведь она
анализирует поведение пользователя и уведомляет о любых угрозах. Кроме
контроля времени, также реализован удаленный рабочий стол, блокировка
запуска и установки. С помощью представленных инструментов, начальство
может запрещать/разрешать сотрудникам скачивание или копирование
определенных файлов на внешние носители информации. Сервис позволяет
делать скриншоты, в том числе и переписок, а также он уведомляет о
нарушениях установленного режима, например, если пользователь покинул
рабочее место раньше положенного.
Преимущества:
−
Предупреждение об утечке конфиденциальной информации
−
Блокировка подключения USB-устройств
−
Контроль коммуникации сотрудника в социальных сетях и почте
−
Удаленное администрирование
Недостатки:
•
Нет версии для MacOS и Linux
Стоимость:
21
•
990 руб./месяц — бессрочная лицензия на 1 ПК с родительским
контролем
•
29 300 тыс. руб./месяц — бессрочная лицензия для 10 тыс. ПК
Kickidler
Это тайм-трекер, который поможет отследить эффективность работы
сотрудников. Есть пробный период на 7 дней, чтобы оценить все возможности
системы, а также бесплатная версия. Программа доступна для скачивания на
Windows, MacOS, Linux.
Онлайн-мониторинг позволяет увидеть, какие окна открыты на рабочем
столе прямо сейчас. На основании полученной информации, система создает
динамику работы сотрудника. Она помогает определить, в какие промежутки
времени он показывает лучшую производительность. Также софт
предусматривает табель учета рабочих часов, который предоставляет данные о
том, сколько времени было потрачено на решение важных вопросов, а сколько –
на отдых. Кроме того, вносится информация о начале и окончании работы,
прогулах, обедах. Видеозапись идет постоянно и удалить ее нельзя, за счет чего
в будущем можно посмотреть действия пользователя в случае возникновения
спорных ситуаций. Удаленное управление позволяет дистанционно настраивать
программы или ОС. Кейлоггер учитывает все нажатия клавиш и предоставляет
информацию о том, что сотрудник печатал на ПК.
22
Рис.1.6. Интерфейс программы Kickidler
Преимущества:
−
Наличие кейлоггера
−
Видеозапись монитора
−
Удаленная работа с ПК
−
Табель учета рабочего времени
Недостатки:
•
Отсутствует резервное копирование данных
Стоимость:
•
500 руб./месяц для 1 сотрудника
•
10 тыс. руб — бессрочная лицензия
Namely
Это программа учета рабочего времени, функционирующая за счет
облачных технологий. С помощью представленных инструментов можно
значительно упростить и ускорить процесс начисления зарплаты сотрудникам,
определять точное количество рабочего времени. Реализованы версии для
браузера, iOS и Android.
В Личном кабинете можно создать иерархию всех сотрудников, где
дополнительно устанавливается повышение зарплаты при выполнении
определенных условий. Например, пользователю нужно продать товаров на
конкретную сумму – все это также будет учитываться в системе. В календарь
заносится информация о присутствии/отсутствии человека на работе, включая
причину возможного прогула. В отчетах также показывается, если специалист
работает сверх положенного времени.