17
• Прием и обработка заказов от клиентов, оформление всего
необходимого пакета документов;
• Выяснение потребностей клиентов в готовой продукции,
согласование заказов клиента относительно его потребностей и наличия
необходимого ассортимента;
• Ведение мотивационных программ для работы клиентов с компанией
в соответствии с утвержденными программами стимулирования сбыта
продукции;
• Составление ежемесячных отчетов и планов;
• Ведение журнала продаж и отгрузок товара клиентам;
• Разработка и реализация проектов, связанных с деятельность всего
отдела продаж;
• Ведение клиентской базы;
• Контроль оплаты заказанной продукции и отгрузки товара
покупателям.
1.1.3 Программная и техническая архитектура ИС предприятия
К средствам технической архитектуры рассматриваемого предприятия
относятся сервер, персональные компьютеры работников, сетевое оборудование.
Структурная схема технической архитектуры управления «ТОО «Центр
Элит НС»» представлена на рисунке 1.2.
18
12 U
2 U Патч панель
1 U ИБП Delta J 1-3 Series UPS
3 U Файл-сервер Hyperion RS110 G3
Рабочие станции
Standart Core i5
МФУ Konica Minolta
Bizhub PRESS C1070
Коммутатор TP-LINK TL-SG1016
Модем
Acorp Sprinter
LAN420i
Офис
2 U
Рабочие станции
Standart Core i5
Модем
3G Билайн
МФУ Canon
ImageRUNNER 2204N
Internet
Отделы
3G
ИТ-отдел
Отдел продаж и другие
отделы
Рис. 1.2 Структурная схема технической архитектуры
ТОО «Центр Элит НС»
Таким образом, техническая архитектура включает в себя офисный сегмент,
в котором расположены рабочие станции бухгалтера, менеджеров, а также
руководителя компании, МФУ, сервер для хранения файлов, источники
бесперебойного питания.
В офисе компании используются персональные компьютеры со
следующими характеристиками:
Процессор Intel Core i5-7500
ОЗУ DIMM 4 гб
HDD 520Gb Seagate 7200 rpm SATA-III
Монитор HP 24er 23.8", 0.264, 1000:1, 250кд/м2, 7 мс, 1920x1080, HDMI .
Технические характеристики используемого сервера представлены в
таблице 1.2.
Таблица 1.2
Технические характеристики сервера Hyperion RS110 G3
Характеристика
Наименование
Набор микросхем
NVIDIA nForce Pro 3400
Процессоры
1 AMD Opteron 2xxx (до 6 ядер)
Максимальный объем памяти
32GB двухканальной Reg ECC DDRII 667
Встроенные контроллеры
2 порта SATAII RAID
Оптический накопитель
DVD/CD-RW
Емкость дисковой подсистемы
3TB
Сетевые интерфейсы
2x NVIDIA nForce Professional Networking
Видеоконтроллер
XGI Volari Z9, 16MB
19
Интерфейсы
Задняя панель: VGA, RS232, 2x RJ45, 4 x
USB, 2x PS2 Передняя панель: 1 x USB 2.0
Размеры (ДxШxВ), мм
1U 533 x 430 x 44 (глубина стойки не менее
800 мм)
Блок питания
350W одиночный
Вентиляторы охлаждения
4 фиксированных, управляемых
вентилятора
В качестве сетевого оборудования используются маршрутизатор (в стойке)
3COM 3CR858-91, характеристики которого приведены в таблице 1.3.
Таблица 1.3
Технические характеристики коммутатора TP-LINK TL-SG1016
Характеристика
Наименование
Вид
неуправляемый
Размещение
монтируемые в стойку
Порты
Базовая скорость передачи данных
10/100/1000 Мбит/сек
Общее количество портов коммутатора
16
Количество портов 100 Мбит/сек
нет
Количество портов 1 Гбит/сек
16
Поддержка PoE
нет
Количество SFP-портов
нет
Технические характеристики
Размер таблицы МАС адресов
8192
В качестве среды передачи данных используется кабель витая пара 5
категории (1000BASE-Т) со скоростью передачи до 1000 Мбит/сек.
Доступ в сеть Интернет осуществляется с помощью технологии ADSL при
использовании модема Acorp Sprinter LAN420i.
В качестве операционной системы на ИС пользователей используется
«Windows 7». Схема программной архитектуры ТОО «Центр Элит НС»
представлена на рисунке 1.3.
20
1С
Предпринимате
ль 8
OpenOffice
-Number CRM
McAfee
AntiVirus Plus
2011
Windows 7 Professional Edition 32 bit
TCP/IP
TCP/IP
АРМ менеджеров по продажам
АРМ бухгалтера
АРМ кладовщика
Samba
Файловый сервер
FTP
TCP/IP
Windows 7 Professional Edition 32 bit
1С
Предпринимате
ль 8
OpenOffice
-Number CRM
McAfee
AntiVirus Plus
2011
Windows 7 Professional Edition 32 bit
1С
Предпринимате
ль 8
OpenOffice
-Number CRM
McAfee
AntiVirus Plus
2011
MS SQL
Сервер баз данных
Windows Server 2012
TCP/IP
SMTP, FTP,
TCP/IP, HTTP,
HTTPS
АРМ дизайнеров
Adobe Creative
Cloud
OpenOffice
-Number CRM
McAfee
AntiVirus Plus
2011
Windows 7 Professional Edition 64 bit
TCP/IP
Рис. 1.3 Схема программной архитектуры ТОО «Центр Элит НС»
В качестве пакета офисных приложений установлен OpenOffice,
включающий:
Writer Текстовый процессор и визуальный редактор HTML
Calc Табличный процессор
Impress Программа подготовки презентаций
Base Механизм подключения к внешним СУБД и встроенная СУБД
Draw Векторный графический редактор
Math Редактор формул
Для защиты ИС применяется антивирус McAfee AntiVirus Plus 2011,
основные функции которого:
• Обнаруживает, блокирует и удаляет вирусы, шпионские программы,
рекламное ПО, руткиты - все вредоносные программы, которые вмешиваются в
работу компьютера.
21
• Блокирует попытки взлома компьютера из сети.
• Помогает узнать о подозрительных веб-сайтах и остановить
Интернет-угрозы. Передовая защита от фишинга предупреждает вас о сайтах,
которые могут украсть ваши личные данные или получить доступ к вашей
финансовой информации. Обеспечивает рейтинг безопасности веб-сайтов в 22
поисковых системах.
В качестве файрволла применяется Outpost Security Suite Service.
У бухгалтера, кроме стандартного пакета ПО, установлен программный
комплекс «1С: Предприниматель 8». Персональный компьютер кладовщика
обладает такими же характеристиками, как и другие ПК, но дополнительно
оснащен сканером для чтения штрих-кодов.
Программа позволяет автоматизировать бухгалтерский и налоговый учет
индивидуальных предпринимателей. Предполагается, что типовая программа не
требует адаптации и с ней будет работать только один пользователь.
Основные возможности по отражению хозяйственных операций:
o партионный и складской учет материально-производственных
запасов (МПЗ);
o учет основных средств (ОС) и нематериальных активов (НМА);
o учет торговой деятельности, в том числе оптовой, розничной и
комиссионной торговли;
o учет в производстве;
o взаиморасчеты с контрагентами;
o учет операций по кассе и банку;
o валютные операции;
o подотчетные лица;
o операции с тарой;
o расчет заработной платы и персонифицированный учет;
o расчеты с бюджетом и др.
Ввод, хранение и печать первичных документов:
o платежных поручений и других банковских документов;
o счетов, накладных и счетов-фактур;
o кассовых документов, авансовых отчетов;
22
o доверенностей и других документов.
Разнообразные отчеты:
o книга учета доходов и расходов и хозяйственных операций
индивидуальных предпринимателей, уплачивающих НДФЛ;
o книга учета доходов и расходов по упрощенной системе
налогообложения;
o кассовая книга;
o расшифровка отчетов;
o подготовка отчетности с возможностью отправки в электронном
виде в налоговый орган;
o возможность самостоятельной настройки отчетов.
Для автоматизации работы менеджеров, используется бесплатная A-Number
CRM, к основным возможностям которой относятся следующие:
o Мощные механизмы поиска сведений о клиентах.
o Создание всех необходимых отчетов, самими пользователями, с
помощью мастера SQL запросов.
o Создание фильтров, самими пользователями, с помощью мастера
SQL запросов.
o Возможность редактирования интерфейса «Карточки контакта»,
каждым пользователем в отдельности , исходя из его предпочтений и пожеланий,
а так же сохранять эти настройки в виде шаблонов которые могут быть
использованы другими пользователями системы.
o Возможность интеграции с почтовым клиентом Microsoft Office
Outlook , и автоматическое распределение корреспонденции по получателям и
отправителям .
o Возможность массовой замены одних значений базы данных
другими.
o Возможность удобного просмотра всех действий пользователей
системы и вносимыми ими изменениями .
o Возможность создания неограниченного числа полей таблиц с
различными типами данных и их редактирование .
23
o Возможность импорта данных с автоматическим созданием полей
Карточки контактов , а так же импорт и добавление данных в имеющиеся поля баз
данных.
У дизайнера, кроме стандартного пакета ПО, установлен пакет Adobe
Creative Cloud. Персональный компьютер дизайнера отличается от стандартной
конфигурации увеличенным объемом оперативной памяти, а также применением
наряду с классическим жестким диском твердотельного накопителя для
повышения общей производительности системы.
Adobe Creative Cloud – набор приложений от Adobe Systems, который
предоставляет пользователям доступ к коллекции программного обеспечения для
графического дизайна, редактирования фото и допечатной подготовки.
Дизайнеры используют следующие программы:
Photoshop – графический редактор;
Illustrator – векторный графический редактор;
InDesign – компьютерная верстка;
Acrobat Pro – редактор PDF.
1.2 Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации
1.2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес процессов
В деятельности рассматриваемой компании можно выделить несколько
уровней бизнес-процессов:
основные;
обеспечивающие;
бизнес-процессы управления.
Основные бизнес-процессы — это те, которые приносят компании
прибыль:
Оказание услуг.
Учет результатов оказания услуг.
Подготовка отчетности (налоговой и внутренней).
24
Обеспечивающие бизнес-процессы — это вспомогательные процессы,
которые обеспечивают стабильную деятельность компании, но не приносят
прибыль.
Административно-хозяйственное обеспечение.
Обеспечение безопасности.
Юридическое обеспечение.
ИТ-обеспечение и связь.
Внутренний контроль.
Бухгалтерский учет и отчетность.
Другие (более 10).
Бизнес-процессы управления — вспомогательные процессы, с помощью
которых осуществляется управление деятельностью компании и основными
объектами:
Стратегическое управление.
Управление маркетингом.
Управление рисками.
Управление персоналом.
Управление бизнес-процессами и развитием.
Региональное управление.
Другие (более 10).
Среди всего разнообразия процессов, происходящих в компании, выбираем
для автоматизации процесс взаимоотношений с клиентами как наиболее
ответственный.
Рассмотрим более подробно, как осуществляется работа с клиентами, в том
числе продажи и учет оказанных услуг. Схема с использованием методологии
IDEF, характеризующая процессы работы с клиентами компании, приведена на
Рисунке 1.4.
25
Рисунок 1.4 Схема процесса учета оказанных услуг и продаж
Декомпозиция данного процесса представлена на Рисунке 1.5.
Рисунок 1.5 Декомпозиция процесса учета работы с клиентами
26
При первичном обращении клиента менеджеры учитывают его данные, а
также выясняют, какие услуги и в каком объеме его нужны, в результате чего
формируют коммерческое предложение, которое отправляют клиенту.
Декомпозиция данного процесса приведена на Рисунке 1.6.
Рисунок 1.6 Декомпозиция процесса учета и обработки заявок клиента
В случае, если клиента устраивает выставленное коммерческое
предложение, менеджер выбирает шаблон договора, для выбранной им услуги.
Затем в выбранный шаблон менеджер вводит данные клиента и данные об объеме
услуг. После этого, на основании заполненного договора и данных о видах работ
менеджер производит расчет стоимости услуг по договору.
Характеристика процесса представлена на рисунке 1.7.