37
• Администратор сети ViPNet проводит настройку сервера
CryptoService для взаимодействия узлов внутренней и внешней сети.
• Администраторы ViPNet-сетей филиалов «А» и «Б» обмениваются
информацией для создания общих ключей защиты.
• Пользователь ПО ViPNet Деловая почта проводит первичную
инициализацию ключей защиты. После этого пользователь получает возможность
участвовать в защищенном документообороте:
Настраивать правила автоматической обработки исходящих и
входящих сообщений.
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации ТОО «Центр Элит НС»
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
Системы учета рабочего времени (СУРВ) являются логичным развитием
систем контроля доступа. СУРВ имеют практически ту же элементную базу
(считыватели, контроллеры), что и СКУД, но обладают дополнительными
функциями программного обеспечения (ПО). Именно специализированное ПО
превращает обычную СКУД в систему учета времени. Необходимо отметить, что
СУРВ обрабатывает значительно больший объем информации по сравнению с
обычной системой доступа. Поэтому при приобретении СУРВ следует тщательно
выбирать производителя, обращая особое внимание на надежность и скорость
передачи информации в системе.
DeskTime
Из плюсов учета рабочего времени DeskTime можно отметить разделение
времени по проектам, наличие экспорта в текстовые форматы. Однако, в
регламенте DeskTime есть возможность задавать только начало рабочего дня,
которое применяется сразу для всех рабочих дней. Увы, перерывы и время конца
рабочего дня в системе учета рабочего времени DeskTime задать нельзя.
Yaware
В Yaware порадовала поддержка маков, есть мобильные приложения,
мониторинг оффлайн активности, возможность объединения учеток. Огорчила
38
скорость загрузки интерфейса, и вообще система учета рабочего времени
работает, мягко говоря, “неспешно”. В отчете по опозданиям Yaware зачем-то
показывается продуктивное и непродуктивное время. Регламент в системе учета
рабочего времени Yaware как таковой отсутствует, но при просмотре статистики
все-таки можно указать начало рабочего дня (правда сразу для всех). Перерывы
на обед и конец рабочего дня в Yaware задать нельзя.
Cyclope
Cyclope – одна из немногих систем учета рабочего времени, в которых есть
список нарушений и клевые выезжающие графики. Однако осваивать программу
придется долго — только справка занимает 68 страниц. За это время можно
прочитать полноценную книгу.
В сводных таблицах по сотрудникам нет продуктивного и непродуктивного
времени, только общее время активности. Время продуктивности можно
посмотреть только по одному сотруднику или можно посмотреть суммарное сразу
по нескольким сотрудникам. А вот сравнить сотрудников или отделы по этим
показателям в системе учета рабочего времени Cyclope не получится.
CrocoTime
Пока еще нет поддержки маков, но как заявляет компания, разработки
ведется. Можно быстро просматривать статистику системы учета рабочего
времени по отделам и находить нарушения. Есть показатели: продуктивное и
непродуктивное время, время опозданий, количество прогулов, выполнение
нормы часов. Система учета рабочего времени действительно быстро работает, а
статистику можно просматривать с айпада, находясь в командировке.
Staffcop
Система мониторинга действий пользователя Staffcop к сожалению не
осуществляет учета времени. Однако в Staffcop можно посмотреть скриншоты и
точное (до секунды) время открытия каждого окна.
Сравнение систем приведено в таблице 1.6.
Таблица 1.6
Сравнение СУРВ
Возможность
DeskTime
CrocoTime
Yaware
Cyclope
мониторинг программ
+
+
+
+
мониторинг сайтов
+
+
+
+
39
веб-интерфейс
+
+
+
+
показатели по отделам
—
+
—
—
нецелевое время по сотрудникам
+
+
+
общее время опозданий
—
+
+
—
общее количество прогулов
—
+
—
—
учет праздников в графике работ
—
+
—
—
Исходя как из функциональных показателей, так и из цены продуктов
можно сделать следующий вывод. Проведенный анализ показывает, что ни одна
из них в полной мере не отражает потребности предприятия, не учитывает
правила ведения внутреннего документооборота компании, установленного
стандартами предприятия, и, как следствие, нуждается в доработке. Доработка
рассмотренных систем может быть связана со значительными финансовыми
затратами, в связи с чем покупка или доработка готовой системы должна быть
признана нецелесообразной.
1.3.2 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Под стратегией автоматизации понимаются базовые принципы,
применяемые при автоматизации компании. В ее состав можно включить
следующие компоненты:
• Цели: сферы работы компании и последовательность, в которой они
автоматизируются;
• Методы автоматизации: по участкам, направлениям, комплексно,
хаотично;
• Долговременная техническая политика - совокупность внутренних
стандартов, которые поддерживаются в компании;
• Ограничения: материальные, временные и т.д.;
• Методика управления изменениями плана.
Автоматизация является одним из возможных средств реализации
стратегических бизнес-целей, и не является процессом, развивающимся по своим
внутренним законам. Изначально в стратегии автоматизации расположена
стратегия бизнеса компании: миссия предприятия, сферы и модель бизнеса.
40
Поэтому стратегию автоматизации можно представить в виде плана,
согласованного по срокам и целям со стратегией компании.
Критериями отбора стратегии автоматизации в исследуемом примере
становятся ограничения по материальным и временным затратам. В связи с этим
можно рассмотреть возможность использования одной из 4 стратегий
автоматизации:
• Хаотичная автоматизации включает в себя установку частей ИС по
мере возможностей. Используется в качестве заплатки. Является самым плохим
вариантом с точки зрения долгосрочного проекта. Не имеет стратегического
плана развития ИС. Внедрение обосновано чаще всего сиюминутными задачами.
• Автоматизация по участкам определяет автоматизацию отдельных
производственных или управленческих подразделений, которые объединены по
функциональному признаку. Применение характерно большой трудоемкостью, а
для эффективной реализации стратегии необходимо иметь долгосрочные
стратегические и оперативные планы. Подобный подход выбирается в случае,
когда объем инвестиций недостаточен для полной автоматизации предприятия,
когда автоматизация участка позволяет добиться существенного эффекта.
• Автоматизации по направлениям представляет из себя
автоматизацию отдельных групп, бизнес-процессов (направлений), к примеру:
производство, сбыт, контроль финансов.
Утверждено: изменяем объект, изменяем предметную область;
выбор системы взаимосвязан с видом услуг и составом затрат;
устанавливая систему, получаем “конструктор” АРМов.
Комплексная автоматизация включает в себя автоматизацию всех
функциональных направлений деятельности предприятия за счет реализации
системного объединения ИС при установке. Полная автоматизация включает в
себя:
• Автоматизацию с внутренней интеграцией – применение в качестве
одного информационного хранилища единой СУБД (клиент -> сервер -> ядро->
СУБД);
41
• Автоматизация с внешней интеграцией – применение внешних
информационных сущностей или файлов, либо применение внутренних
протоколов при работе отдельных модулей.
Хаотичная стратегия не подходит, поскольку предполагается применение
ИС в долгосрочной перспективе, а также возможно расширение и добавление
функциональных возможностей системы. Комплексная автоматизация включает
в себя полную автоматизацию всех направлений деятельности компании, а также
включает в себя серьезные временные и материальные затраты, которые на
данный момент компания не может позволить себе. Автоматизация по участкам
включает автоматизацию отдельных отделов компании, в нашем же случае
предполагается автоматизация отдельных процессов, выполняемых некоторым
отделом компании. Способ автоматизации по направлению самый оптимальный,
поскольку в таком случае имеет место автоматизация отдельных групп бизнес-
процессов компании.
Стратегия автоматизации изначально должна соответствовать задачам и
приоритетам бизнеса. В понятие стратегии также включаются пути достижения
этого соответствия:
• Анализ работы компании;
• Модернизация деятельности;
• Подбор системы.
Выбор системы – задача многокритериальная. Задание необходимых
критериев, по которым будет реализован выбор конкретной системы, так или
иначе связано с качеством и полнотой разработки всех пройдённых этапов
цепочки выбора. Ведь почти все объективные соображения, которыми
пользуются при выборе системы (функциональные возможности, цена системы и
совокупные затраты владения, возможности развития, поддержки и внедрения,
технические параметры системы и т.п.), отражаются на предыдущих этапах. При
четкой проработке всех предыдущих этапов выбор системы не станет проблемой.
В существующей схеме планирования задач можно выделить несколько
этапов. Этап первый – анализ стратегии становления бизнеса и подготовка
технического задания для создания ИС по результатам анализа стратегии
42
развития и исследования компании. После этого реализуется непосредственное
создание системы.
Использование и обслуживание ИС.
Этап использования и обслуживания системы в динамично развивающемся
предприятии выражает довольно сложную задачу. Обновление программно-
аппаратной части, вызванное физическим и моральным устареванием
компонентов АСУ; важность отслеживания изменений в законодательстве;
требования пользователей по доработке системы под новые функциональные
задачи; реализация безопасности данных в процессе эксплуатации – все эти и
многие другие вопросы периодически возникают перед персоналом,
ответственным за использование и обслуживание системы.
Проанализировав данные варианты стратегий, была выбрана стратегия
автоматизации по участкам, так как это наиболее подходящий вариант для нашего
предприятия, так как в этом случае автоматизируется только отдельный участок
деятельности предприятия.
1.3.3 Выбор и обоснование способа приобретения ИС для
автоматизации задачи
В этом разделе рассматриваются базовые возможные варианты
приобретения ИС для компании, а также описывается эффект от процесса их
внедрения, потенциально оказанный на саму фирму. Выявлены главные
недостатки и преимущества всех рассмотренных способов приобретения.
Сегодня есть несколько вариантов решения поставленной задачи, касаемо
приобретения:
• Покупка готового ПО;
• Покупка готового ПО и его модификация под требования клиента;
• Создание собственного ПО;
• Доработка уже имеющегося и находящегося в работе ПО.
Покупка готового ПО - один из наиболее простых вариантов, не требующих
других затрат, кроме финансовых. Среди преимуществ такого способа можно
назвать минимальные временные затраты и усилия на внедрение продукта. Также
43
есть очень большая вероятность купить хороший и актуальный продукт из
последних разработок, ввиду повышенной конкуренции на данном рынке.
Основными недостатками становится значительная дороговизн, поскольку
хороший продукт стоне может стоить дешево, к примеру, те, что были
рассмотрены в пункте 3.1 систем, и нельзя адаптировать систему под себя на
100%, даже применяя все её функции по максимуму. Последним недостатком
можно назвать возможность возникновения критических ошибок из-за
несовместимости системы и структурной организации предприятия, для
устранения которых будут нужны немалые временные затраты, поскольку скорее
всего придется обращаться к производителю.
Покупка готового ПО и его модификация под требования клиента - это
улучшенный первый вариант приобретения, но с сохранившимся единственным
недостатком - это предполагаемая высокая стоимость. Такой вид приобретения
дает возможность в буквальном смысле «подогнать» все параметры ПО под
нужды потребителя и условия работы, что минимизирует вероятность реализации
критических ошибок. Но важно учитывать, что на слишком глубокие изменения
системы могут занимать значительные промежутки времени, т.к. разработчикам
компании необходимо будет понять код продукта.
Создание собственного ПО - самый длительный способ получения нужного
продукта. Группа специалистов IT отдела, отдела программных разработок
реализует свой собственный продукт для своей же компании, учитывая её
специфику. Но зачастую этот процесс занимает довольно много времени и не
всегда гарантирует 100% результат. В созданном продукте может быть масса
недоработок, которые необходимо будет устранять уже в процессе работы
системы. Хотя всегда есть шанс получить оптимальный для компании и ее бизнеса
продукт.
Доработка уже имеющегося и находящегося в работе ПО - обычная
модернизация уже имеющейся системы.
Выделив основные доступные варианты приобретения продукта, учитывая
специфику и возможности компании был выбран вариант создания собственного
ПО, так как именно в данном случае имеется возможность учесть все особенности
деятельности компании.
44
1.4 Обоснование проектных решений
1.4.1 Обоснование проектных решений по информационному
обеспечению
Информационное обеспечение (ИО) подсистемы основано на
информационной модели работы сотрудников компании. Выделяют
внемашинное и внутримашинное обеспечение.
Само ИО состоит из: системы классификации и кодирования; системы
единообразной документации, применяемой в ИО, информационную базу, т.е.
совокупность данных из всех информационных массивов.
Внемашинное обеспечение определяется всей совокупностью данных,
основную часть которых составляют документы. Выделяют первичные (входные)
документы, например, заявки пользователей, и отчетные (выходные) документы,
к которым относят документы по итогам рассмотрения заявок, отчеты и т.п.
Внутримашинное ИО отражает данные на машинных носителях в виде
специально организованных массивов (файлов), БД и их информационных связей.
Внутримашинное ИО подсистемы организует информационную среду,
способствующую выполнению сотрудниками своих профессиональных
обязанностей. Эта область определяется набором объектов, их свойств и
взаимосвязей. Для любого такого объекта выражается набор его характеристик,
свойств.
Информационные потоки внешнемашинного ИО определяются как
направленное постоянное движение документов от источника из создания к
конечному получателю.
Классификаторы необходимы для описания данных, они отражают
единство классификации и кодирования данных и созданы для реализации
машинной обработки и выдачи результатов в удобной для пользователей форме
при решении различных задач.
В нашем проекте применялись следующие общероссийские
классификаторы:
45
• ОКОПФ - Общероссийский классификатор организационно-правовых
форм;
• ОКУД - Общероссийский классификатор управленческой документации.
К ИО предъявляются указанные ниже общие требования:
• ИО должно быть достаточным для реализации всех автоматизируемых
функций объекта;
• В процессе кодирования данных должны использоваться принятые у
заказчика классификаторы;
• В процессе кодирования выходной и входной информации, которая
применяется на высшем уровне управления, нужно использовать классификаторы
этого уровня;
• Важно обеспечить совместимость с ИО систем, которые так или иначе
связаны с разрабатываемой системой;
• Все формы документов должны отвечать корпоративным стандартам
заказчика (или унифицированной системы документации);
• Строение документов и экранных форм должно соответствовать
параметрам терминалов на рабочих местах пользователей;
• Графики формирования и содержание информационных сообщений, а
также применяемые аббревиатуры должны быть общепринятыми в этой
предметной области и обговоренными с заказчиком;
• ИС должна предусматривать наличие средств контроля входной и
итоговой информации, механизма обновления данных в информационных
массивах, методик отслеживания целостности ИБ, средств защиты от
нелегального доступа.
Входные документы для исследуемой задачи лучше получать через сеть,
поэтому они обязаны быть сделаны в файлах заранее утвержденной структуры.
Для более простого применения таких файлов, они должны быть иметь табличный
вид (что несложно реализовать, поскольку эти документы отражают результаты в
других задачах и генерируются программным способом).
Классификаторы используются для описания данных, определяют
единство классификации и кодирования данных и используются для реализации
46
машинной обработки и выдачи данных в понятной потребителям форме в
процессе решения различных задач.
К внутримашинному ИО можно отнести описание экранных форм.
В процессе построения структуры экранных форм для ввода данных
первичных документов с важными данными лучше всего применять
комбинированную форму, которая почти на 100% приближена к той, которая
применялась для разработки самого документа. Расположение полей должно быть
в той очередности, которая соответствует логической структуре документа и
файлов с важными данными, сокращая при этом трудоемкость операции загрузки
данных в информационную базу.
В процессе создания экранных форм для документов с фиксированными
данными важно иметь в виду, что эти макеты применяются для ввода и
актуализации записей БД, поэтому для их разработки лучше всего применить
анкетную форму расположения реквизитов, оптимальную для выполнения
подобных операций.
В основе выбора экранных форм заключены принципы минимальной
трудоемкости и стоимости ввода данных в ЭВМ, высокой степени читабельности
выводимой информации, максимальной надежности и правильности выполнения
этих операций.
Базовыми функциями справочников становятся:
• Реализация проверки кодированных параметров признаков при вводе
информации;
• Перекодирование значений признаков при передаче данных на монитор;
• Сохранение постоянной информации, связанной с некоторыми
значениями признаков;
• Добавление пояснительного текста к таблицам, получаемым в результате
решения совокупности задач.
Исходные данные, необходимые для решения поставленной задачи
содержатся в таких документах, как:
Список сотрудников компании;
Регламент служебного времени;
Данные, поступающие со СКУД.