27
Рисунок 1.7 Характеристика процесса заключения и исполнения договора
После завершения договора менеджер контролирует выполнение
оговоренных услуги и выставляет счет за них. Если договор заключён на оказание
разовых услуг, то счет выставляется после их выполнения, если же
подразумевается выполнение комплекса мероприятий, в таком случае
согласовывается график платежей, в соответствии с которым менеджер и
формирует счета на оплату. Счет на оплату формируется путем заполнения
шаблона счета данными о сумме оплаты и данными клиента. Также менеджер
формирует акт выполненных услуг.
1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее
описание
Предметом настоящего исследования является автоматизация системы
контроля и управления доступом (СКУД), целью которой является учет рабочего
времени сотрудников ПЮАО. Учет времени связан с функционированием СКУД,
так как данные о приходе и уходе сотрудников поступают именно с устройств
СКУД.
28
Данные о рабочем времени сотрудников поступают с контрольных
устройств системы контроля и управления доступом.
Рабочим временем является время, когда работник в соответствии с
регламентом внутреннего распорядка труда и пунктами заключенного договора
обязан исполнять свои трудовые обязанности, также сюда относятся периоды
времени, относящиеся в рамках ТК РК, других федеральных законов и иных
нормативных актов РК к рабочему времени.
Само понятие рабочего времени всегда предусматривает:
• Длительность рабочей недели (пятидневку с 2 выходными,
шестидневку с 1 выходным, скользящий график 2/2, сокращенная рабочая
неделя);
• Ненормированный рабочий день для выделенных категорий
сотрудников;
• Длительность каждой рабочей смены, а также продолжительность
неполного рабочего дня или смены;
• Время начала и завершения выполнения работ, длительность и
интервал перерывов в работе;
• Общее количество смен в сутки, следование рабочих и нерабочих
дней.
Ненормированный рабочий день подразумевает под собой специфический
режим работы, когда некоторые работники имеют возможность, при
согласовании руководства, иметь частичную занятость и выполнять свои
трудовые функции удаленно (за пределами рабочего места), отрабатывая
необходимую длительность рабочего времени.
Перечень должностей сотрудников с ненормированным рабочим днем
формируется коллективным договором, соглашениями или внутренним
нормативным актом, который составляется с учетом мнения представительного
органа сотрудника компании.
Режим времени работы фиксируется регламентом внутреннего трудового
распорядка и полностью соответствует нормам трудового законодательства и
других нормативно-правовых актов, содержащих пункты трудового права.
29
Стандартная длительность времени работы на каждую неделю зачастую не
превышает 40 часов.
Подсчёт показателя рабочего времени на некоторые календарные периоды
(месяц, квартал, год) в совокупностью с указанной продолжительностью рабочего
времени в неделю выражается федеральным органом исполнительной власти,
который ответственен за выработку государственной политики и нормативно-
правовое регулирование в трудовой сфере.
Чтобы учитывать рабочее время, внедряются следующие обобщенные
формы первичной учетной документации:
• Т-12 Табель учета отработанного времени и подсчета заработной
платы;
• Т-13 Табель учета отработанного времени.
Специфика табельного учета состоит в ежедневном отслеживании явки
работников на свои рабочие места, их уход с работы, случаи неявок с описанием
причин опозданий, длительности простоя, учета сверхурочной работы и т. д.
Табель учета отработанного времени и подсчета заработной платы (по
форме № Т-12) используется для учета времени, которое отработал или не
отработал каждый работник компании, для отслеживания соблюдения
сотрудниками указанного режима рабочего времени, для представлении данных
об отработанном времени, подсчёта З/П, а также для представления
статистической отчетности по трудовой деятельности.
В случае раздельного ведения контроля рабочего времени и подсчета
итоговых сумм заработной платы возможно использования раздела 1 «Учет
рабочего времени» табеля по форме № Т-12 в виде самостоятельного документа
без учета второго раздела «Расчет с персоналом заработной плате».
Форма № Т-12 подготавливается в едином экземпляре уполномоченным
лицом, ответственным за данные операции, подписывается руководителем
конкретного департамента и сотрудником кадровой службы. Готовая форма
отправляется в бухгалтерию, использующую табель в качестве главного
основания для начисления оплаты труда сотрудникам компании.
30
Табель учета времени работы (форма № 9 Т-13) используется для контроля
рабочего времени и актуален в процессе автоматической обработке всех
поступающих данных.
Такая форма также делается в едином экземпляре уполномоченным лицом,
ответственным за данную операцию, подписывается руководителем конкретного
департамента и сотрудником кадровой службы. Готовая форма отправляется в
бухгалтерию, использующую табель в качестве регулятора в процессе
перечисления заработной платы сотрудникам компании. Для указания
каждодневных затрат рабочего времени за месяц на любого сотрудника в табеле
(формы № Т-12 и формы № Т-13) есть две строки: первая строка для отметок
заранее установленных видов затрат рабочего времени, а вторая стока для записи
суммы часов по ним. Коррективы в табеле касательно причин неявок на работу,
неполном рабочем дне, работе сверх установленных норм и других отступлениях
от установленных условий работы должны указываться только на основании
документов, оформленных правильным образом (больничный лист, справка о
реализации государственных обязанностей и т. д.).
Контроль рабочего времени выполняется в табеле методом сплошной
фиксации явок и неявок на работу либо путем фиксации только отклонений от
нормы (неявок, опозданий и т. д.).
В настоящее время учет рабочего времени сотрудников компании не
автоматизирован, так как он ведется без применения средств информационных
технологий. Для составления табеля используют унифицированную форму № Т-
12. Она утверждена постановлением Госкомстата от 5 января 2004 г. № Код
формы по ОКУД 0301008
Форма № Т-12 составляется в одном экземпляре ответственным лицом за
заполнение табеля, подписывается руководителем отдела и работником кадровой
службы. Заполненная форма передается в «расчетную группу» для дальнейшего
начисления оплаты труда работникам компании.
Отметки в Табеле о причинах неявок на работу, работе в режиме не-полного
рабочего времени или за пределами нормальной продолжительности рабочего
времени по инициативе работника или работодателя, сокращенной
продолжительности рабочего времени и др. производятся на основании
31
документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности,
справка о выполнении государственных или общественных обязанностей,
письменное предупреждение о простое, заявление о совместительстве,
письменное согласие работника на сверхурочную работу в случаях,
установленных законодательством, и пр.).
Для отражения ежедневных затрат рабочего времени за месяц на каждого
работника в табеле отведено (графа 4) - четыре строки (по две на каждую
половину месяца) и соответствующее число граф (15 и 16).
Однако для формирования данного документа необходимо вести
оперативный учет рабочего времени. В настоящее время этот процесс
осуществляет сотрудник с применением карандаша и записной книжки, что имеет
множество недостатков.
Сущность процесса учета рабочего времени приведена на рисунке 1.8.
Рисунок 1.8 Характеристика процесса по учету рабочего времени
Декомпозиция данного процесса представлена на рисунке 1.9.
32
Рисунок 1.9 Характеристика процесса по учету рабочего времени,
декомпозиция
Таким образом, данные о прибытии и убытии сотрудником поступают с
системы КУД.
При учете рабочего времени лицу, ответственному за учет, необходимо
внести данные о работнике, его фамилию, имя, отчество, , длительность смены,
количество фактически отработанного времени Кроме того, необходимо
учитывать возможность отсутствия работников по причине отпусков,
больничных или без всяких причин..
1.2.3 Обоснования необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
Схема документооборота документов при учете рабочего времени
приведена на рисунке 1.10.
33
табель рабочего
времени
Действие
Начальник отдела
Учет данных
Утверждение табеля
Данные со СКУД
Сведения о
переработках
Сотрудник
Формирование сведений о
переработках
Бухгалтер
Составление табеля
табель рабочего
времени
Общий отчет для
руководства
График отпусков
Формирование отчетов
Рисунок 1.10 Схема документооборота при учете рабочего времени
Временные характеристики описанных процессов приведены в таблице 1.4.
Таблица 1.4
Характеристики описанных процессов
Действие
Среднее
количество
за рабочий день
Время, необходимое
для выполнении одного
действия, минут
Общее время,
минут
Учет рабочего
времени
10
10
100
Оформление
записки
10
10
100
Учет в журнале
3
15
45
Формирование
табеля учета
рабочего времени
15
7
105
Подготовка отчетов
1
35
35
ИТОГО, минут:
475
34
Исходя из приведенных расчетов ежедневно сотрудник службы около 475
минут, то есть практически полный рабочий день, тратит на учет заявлений и
оформление пропусков, а также подготовку отчетов, что не является
рациональным использованием рабочего времени.
Для данного способа также характерны следующие недостатки:
Невысокая скорость и точность выполнения расчетов.
Неэффективное использование рабочего времени.
Бюрократия – увеличивающийся «поток» бумажной работы.
Возможность допущения ошибок из-за усталости сотрудников.
В результате проводимой автоматизации предполагается формировать
данный отчет в автоматическом режиме, включая отправление отчета на
электронную почту руководителя. Кроме того, планируется что с общим отчетом
за сутки, неделю или любой другой период можно будет ознакомится он-лайн,
включая наглядное построение графиков, облегчающее восприятие цифровой
информации.
Проведем расчет ожидаемого эффекта от внедрения средств
автоматизации.
В случае использования вычислительной техники данный процесс сводится
к вводу данных в приложение и получению общего отчета. В таблице 1.5
произведен расчет эффекта внедрения.
Таблица 1.5
Расчет эффекта внедрения
Действие
Среднее
количество
за рабочий день
Время, необходимое
для выполнения
одного действия,
минут
Общее время,
минут
Учет рабочего
времени
10
1
10
Оформление
записки
10
1
10
Учет в журнале
3
2
6
Формирование
табеля учета
рабочего времени
15
2
30
ИТОГО, минут:
132
35
Таким образом, ожидаемая экономия рабочего времени составляет около 6
часов (475-132=342 минут) ежедневно, что позволяет увеличить эффективность
работы сотрудников ТОО «Центр Элит НС».
1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
Разработку и проведение мероприятий по защите информационной
безопасности в ТОО «Центр Элит НС» обеспечивает сотрудник отдела
информационных технологий.
Безопасность информационной системы рассматриваемого предприятия в
настоящее время достигается применением комплекса мер, в который входят
организационные, программные и аппаратные решения.
Основной организационной мерою является использование и строгое
следование положений, указанных в политике безопасности предприятия.
В настоящее время для обеспечения информационной безопасности
компании применяются такие средства, как:
Организационные меры по защите персональных данных включают в себя:
разработка организационно – распорядительных документов,
которые регламентируют весь процесс получения, обработки, хранения, передачи
и защиты персональных данных
определение круга лиц, допущенного к обработке персональных
данных;
организация доступа в помещения, где осуществляется обработка
ПДн;
разработка должностных инструкций по работе с персональными
данными;
установление персональной ответственности за нарушения правил
обработки ПДн;
определение продолжительности хранения ПДн и т.д.
В системе обеспечения безопасности проводятся следующие мероприятия:
в системе назначен администратор безопасности;
36
за каждое устройство назначен ответственный за его эксплуатацию;
системный блок компьютера опечатан печатями ответственного и
работника IT-службы;
используются съемные жесткие диски, а по окончании рабочего дня
они убираются в сейф;
так как нет необходимости в эксплуатации CD-ROM, дисководов,
они сняты с компьютеров;
установка любого программного обеспечения производится только
работником IT-службы;
для разграничения доступа сотрудников используется сочетание
паролей и смарт-карт (токенов). Пароли генерируются администратором
безопасности, выдаются пользователю под роспись и хранится им также как и
другая конфиденциальная информация;
запрещено использование неучтенных носителей информации. На
учтенных носителях выполняется маркировка, например, гриф, номер, должность
и фамилия сотрудника.
Кроме того, проводится регулярное резервное копирование информации и
применяется антивирусное программное обеспечение.
Для защиты информации в системе документооборота предприятия
используется программный комплекс VipNet.
Применение ViPNet позволяет организовать систему электронного
документооборота со следующей функциональностью:
• конфиденциальный обмен информацией;
• юридическая значимость документов;
• гибкая настройка автоматической обработки исходящих и входящих
документов (файлов);
• возможность плавного расширения сети до уровня VPN.
Организация электронного обмена конфиденциальной информацией
происходит следующим образом:
• Администратор сети ViPNet с помощью ПО ViPNet Administrator
формирует ключи для защиты информации.