28
всем нормам, которые установлены для сотрудников при работе на ПК в
организации. Требуется авторизация для входа в учётную запись Windows.
Запрещено подключать к компьютеру внешние устройства без ведома
администратора сети. Сеть организации защищена антивирусным программным
обеспечением Kaspersky. Выход в сеть интернет осуществляется через firewall.
База данных ИС хранится на сервере. Подключение к БД настраивает системный
администратор. Подключение осуществляется по учётной записи пользователя
Windows.
Раз в неделю системный администратор осуществляет создание резервной
копии базы данных. Все резервные копии хранятся на внешнем жёстком диске.
В системе работает пользователь специалист по кадрам. Ему должен быть
доступен весь функционал системы. Отчёты должны быть доступны руководству.
В таблице 1.6 представлено описание доступа к документам, обрабатываемым в
системе.
Таблица 1.6
Доступ к документам
Документ
Специалист по
кадрам
Бухгалтер
Руководство
Анкета сотрудника
Разрешено
Запрещено
Запрещено
Список работ
Разрешено
Запрещено
Запрещено
Зарплатная
ведомость
Разрешено
Разрешено
Запрещено
Ведомость выплат
по ЛН
Разрешено
Разрешено
Запрещено
Отчёт о выплатах
по ЛН
Разрешено
Запрещено
Разрешено
Отчёт о выплатах
заработной платы
Разрешено
Запрещено
Разрешено
29
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
Для определения варианта автоматизации поставленной задачи были
рассмотрены несколько готовых решений для автоматизации организаций сфере
ЖКХ.
Стек-ЖКХ.
Программный комплекс обладает следующим функционалом:
расчеты за жилищно-коммунальные услуги;
ведение первичного паспортного учета с использованием программы
«Паспортный стол»;
работа по взысканию дебиторской задолженности с помощью
программы «Работа с должниками – физическими лицами»;
учёт рабочего времени и выплат сотрудникам;
решение вопросов учета и анализа доходов и затрат в разрезе домов,
формирование ведомостей осмотра жилищного фонда, планирование работ по
домам и расчет индивидуальных домовых тарифов на содержание и ремонт на
базе программы «Подомовой учет»;
обработка обращений абонентов по вопросам текущего ремонта и
управление деятельностью по осуществлению ремонтов с помощью программы
«Аварийно-диспетчерская служба». [15]
ИНФОРС.
С ее помощью можно вести учет начислений по той или иной услуге ЖКХ,
создавать базы данных должников, производить расчеты с поставщиками услуг.
Программа ИНФОРС позволяет принимать заявки на оказание услуг в
электронном виде, а также телефонные звонки и другие типы заявлений и
создавать на их основе общую базу данных. Зайдя в программное обеспечение,
предназначенное для предоставления услуг ТСЖ, сотрудник может эффективно
распределить специалистов и назначить время оказания услуги. [16]
Также, система позволяет управлять всеми процессами в области отдела
кадров.
«ВДГБ: Учет в управляющих компаниях ЖКХ, ТСЖ и ЖСК».
30
Программа «ВДГБ: Учет в управляющих компаниях ЖКХ, ТСЖ и ЖСК»
подойдет для любых учреждений, работающих в жилищно-коммунальной
отрасли. Возможности программного продукта рассчитаны на потребности и
стоквартирного товарищества собственников жилья (ТСЖ), и организованного
коттеджного поселка с собственной управляющей компанией, и единого
расчетного центра, обслуживающего тысячи лицевых счетов в крупном поселке
или городе.
Помимо перечисленных профильных организаций, программа «ВДГБ:
Учет в управляющих компаниях ЖКХ, ТСЖ и ЖСК» рекомендуется к
применению в жилищно-строительных кооперативах (ЖСК), дирекциях по
эксплуатации зданий (ДЭЗ), жилищно-эксплуатационных управляющих
компаниях (ЖЭУК), управляющих компаниях (УК), жилищно-эксплуатационных
управлениях (ЖЭУ), жилищно-эксплуатационных конторах (ЖЭК),
коммунальных сервисных компаниях, а также в жилищно-строительных,
гаражно-строительных и дачных кооперативах.
Конфигурация программы «ВДГБ: Учет в управляющих компаниях ЖКХ,
ТСЖ и ЖСК» позволяет хранить в удобной для быстрого доступа форме
множество характеристик: сведения о жильцах и арендаторах жилых и нежилых
помещений, данные о состоянии лицевых счетов, показания счетчиков,
техинформацию о зданиях и помещениях (этажность, площадь, назначение, тип
собственности, количество комнат, подъездов, машиномест, ФИО специалиста,
ответственного за обслуживание, а также дополнительные характеристики,
определяемые пользователем), сведения о квартплате и др. [17]
При необходимости те или иные сведения благодаря готовым электронным
шаблонам могут быть использованы для создания различных документов: от
квитанции на оплату коммунальных услуг с нанесенным штрих-кодом до
свидетельства о регистрации по месту пребывания, адресного листка убытия,
поквартирной карточки или домовой книги.
Работа пользователя с лицевыми счетами ЖКХ в программе «ВДГБ: Учет
в управляющих компаниях ЖКХ, ТСЖ и ЖСК» организована по принципу одного
окна. Открывая страничку с индивидуальным номером счета плательщика,
специалист, начисляющий квартплату, видит сведения о собственнике
31
жилплощади и количестве проживающих на ней, данные о взаиморасчетах за
текущий и предыдущий месяц (также доступны данные о всех взаиморасчетах и
операциях с лицевым счетом за произвольный период), информацию об
используемых приборах коммерческого учета (счетчиках) в данном лицевом
счете.
Программа «ВДГБ: Учет в управляющих компаниях ЖКХ, ТСЖ и ЖСК»
позволяет открывать и закрывать лицевые счета, изменять их состояние (сведения
о проживающих и их количестве), открывать несколько лицевых счетов на одно
помещение и один адрес с возможностью раздельного формирования квитанций.
Цены на программные продукты, описанные выше, указаны в таблице 1.7.
Таблица 1.7
Цены на программные продукты
Название программного продукта
Цена, руб.
Стек-ЖКХ
300000
ИНФОРС
290000
ВДГБ: Учет в управляющих компаниях ЖКХ, ТСЖ и
ЖСК
350000
В таблице указаны цены за покупку систем. Также, отдельно доплачивается
установка и настройка. А также – обучение пользователей. Помимо этого,
обновление систем также платное.
Все системы обладают богатым функционалом. Но они достаточно дороги
при покупке и сопровождении. В связи с этим было принято решение о разработке
собственного продукта.
1.3.2 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Основной целью автоматизации является повышение качества исполнения
процесса. Автоматизированный процесс обладает более стабильными
характеристиками, чем процесс, выполняемый в ручном режиме. Во многих
случаях автоматизация процессов позволяет повысить производительность,
сократить время выполнения процесса, снизить стоимость, увеличить точность и
стабильность выполняемых операций.
32
Первоочередной задачей является получение оперативной, достоверной и
непротиворечивой информации о деятельности пред приятия, что позволяет
достаточно точно оценить эффективность работы и в дальнейшем принимать
обоснованные управленческие решения. Автоматизация производственных про-
цессов предприятия должна вытекать из стратегии его развития и быть эффектив-
ной, т.е. решать необходимо только те задачи, которые способствуют достижению
цели предприятия.
Понятие стратегии автоматизации включает в себя базовые принципы,
используемые при автоматизации предприятия. Требования системы управления
предприятием к информационной системе заключаются в поддержке реализации
стратегии решения, определяемых данной системой множества задач, состав
которых зависит от типа деятельности предприятия.
Стратегия автоматизации задачи включает следующие компоненты:
цели: области деятельности предприятия и последовательность, в
которой они будут автоматизированы;
способ автоматизации: по участкам, направлениям, комплексная
автоматизация;
долгосрочная техническая политика - комплекс внутренних
стандартов, поддерживаемых на предприятии;
ограничения: финансовые, временные и т.д.;
процедура управления изменениями плана.
Можно выделить ряд этапов осуществления разработки
автоматизированной системы:
составление и согласование технического задания, определение
дополнительных функций и возможностей;
определение типа автоматизированной системы;
представление внешнего оформления (дизайна), согласование;
определение предположительного уровня владения компьютером
пользователей системы;
тестирование всех модулей системы, и внедрение;
сборка программы согласно тех. заданию и принятому внешнему
33
оформлению.
В настоящее время в практике предприятий наиболее часто встречаются
четыре варианта стратегии автоматизации, представленные в таблице 1.8.
Таблица 1.8
Варианты стратегий автоматизации
Стратегия
Описание
Хаотичная
Предполагает установку частей ИС по мере возможностей.
Представляет собой заплатку. Является наиболее плохим
вариантом с точки зрения долгосрочного эффекта. Полное
отсутствие стратегического плана развития ИС.
Потребность во внедрение чаще всего определяется
сиюминутными задачами
По участкам
Процесс автоматизации отдельных производственных или
управленческих подразделений, объединенных по
функциональному признаку. Внедрение характеризуется
большой трудоемкостью для эффективной реализации
стратегии обязательно наличие стратегических и
оперативных планов. Данный подход выбирается: когда
инвестиционные ресурсы недостаточны для полной
автоматизации предприятия, когда автоматизация участка
позволяет достичь существенного эффекта.
Автоматизация по
направлениям
Автоматизация отдельных групп, бизнес-процессов
(направлений), таких как производство, сбыт управления
финансами.
При смене объекта, меняется предметная область.
Выбор системы автоматизации зависит от вида услуг и
состава затрат.
Внедряемая система автоматизации представляет
«конструктор» автоматизированных рабочих мест.
Полная
автоматизация
Распространение систем автоматизации на все
функциональные направления деятельности компании за
счет проведения системной интеграции (объединения) ИС
при внедрении.
Полная автоматизация подразделяется на:
- автоматизацию с внутренней интеграции – использования
в качестве единого информационного хранилища одной
СУБД;
- автоматизацию с внешней интеграцией- использования
внешних информационных сущностей (либо файлы), либо
использования внутренних протоколов при
взаимодействии отдельных модулей.
34
В рамках настоящего исследования проводится автоматизация процесса
учёта рабочего времени сотрудников МКУ «Селецкое». Автоматизируется отдел
кадров компании, что позволяет выбрать стратегию автоматизации по
направлению.
Данный тип стратегии автоматизации задачи предполагает следующий
план действий:
анализ деятельности предприятия;
согласования проблем со специалистом;
определение технических и информационных требований;
разработка технической спецификации и требований к ИС;
проектирование ИС;
разработка ИС;
тестирование;
внедрение ИС.
Представленный стратегический план разработки и реализации
автоматизированной системы соответствует выбранной стратегии и позволит
достичь поставленной цели и решить основные задачи.
1.3.3 Выбор и обоснование способа приобретения ИС для
автоматизации задачи
Среди способов приобретения ИС выделяют ряд последовательных
действий от определения и формализации решения о необходимости
автоматизации объекта управления до этапа внедрения информационной системы
на предприятии.
Охарактеризуем основные способы приобретения ИС в таблице 1.9.
35
Таблица 1.9
Характеристика способов приобретения ИС для автоматизации задачи
Способ
приобретения ИС
Характеристика
Разработка
системы
собственными
ресурсами
Позволяет масштабировать и изменять систему в любой
момент времени.
Требует внушительных затрат на разработку и поддержку.
Услуги стороннего
разработчика
Позволяет создать гибкую систему управления. Затраты на
разработку и поддержку сильно превышают использование
прототипов или готовой системы.
Использование
прототипов
Гибкий, но в настоящее время не сильно распространенный
вариант.
Использование прототипов сторонней тематики может
обернуться непониманием специалистов терминологии
системы.
Приобретение
готовой ИС
Позволяет сэкономить средства на разработку.
Готовая ИС предусматривает ряд функционала, кажущийся
на первый взгляд неэффективным, но приобретающий
важность в процессе эксплуатации.
Итак, существует четыре основных варианта разработки и внедрения
автоматизированных систем: разработка системы собственными ресурсами,
использование стороннего разработчика, а также использование прототипов и
приобретение готовой системы.
Для автоматизации процесса учёта рабочего времени сотрудников МКУ
«Селецкое» масштабная система не требуется. Поэтому возможно либо
адаптируемое готовое решение, либо разработка ИС собственными ресурсами.
При приобретении готовой ИС с последующей доработкой и адаптацией
под нужды предприятия, покупается ядро ИС на которое надстраиваются
функциональные подсистемы.
Перечислим плюсы способа приобретения ИС с последующей доработкой:
36
покупаемое ядро является законченным и отлаженным компонентом;
дорабатываемые модули содержат именно требуемую
функциональность;
отсутствует переплата за ненужные компании функционал.
Тем не менее, данный способ имеет ряд недостатков:
необходим внутренний IT-отдел;
схема эффективна только при небольшом объеме недоработки;
доработка часто возможна только в рамках модели ядра ИС.
При выборе самостоятельной разработки собственными ресурсами
предприятия наблюдаются неоспоримые преимущества:
наибольшая адаптация предъявляемым требования;
продукт является не тиражируем (индивидуальные);
возможность быстрого изменения функциональности с
соответствием с требованием внутреннего заказчика.
Неустранимые минусы покупки и доработки готового решения, в данном
случае в том, что объём доработок будет велик и возможности систем ограничены
функциями ядра.
Собственная разработка же «с нуля» возможна так как на предприятии
МКУ «Селецкое» имеется IT-отдел. Компания сможет отладить автоматизировать
любой нужный процесс для контрольно-пропускной системы. И дальнейшая
доработка, и модернизация не потребует посторонних вмешательств и задержки
времени.
Таким образом, выбором способа приобретения ИС является разработка
собственными ресурсами.
1.4 Обоснование проектных решений
1.4.1 Обоснование проектных решений по информационному
обеспечению
Требуется разработать систему, которая позволить вести учёт рабочего
времени сотрудников.
В результате, потребуется реализовать систему со следующим
37
функционалом:
учёт сотрудников;
учёт рабочих мест сотрудников;
учёт отработанного времени и выплат;
учёт выплат по ЛН;
формирование отчётов.
Потребуется хранить в базе следующие данные:
информация о сотруднике;
информация о месте работы;
информация о рабочем времени и выплатах сотруднику по каждому
месту работы;
информация о выплате по ЛН.
Информация о сотруднике:
ФИО;
дата рождения;
пол;
адрес;
телефон;
трудовой стаж.
Информация о месте работы:
сотрудник;
должность;
отдел;
ставка;
уволен или нет.
Информация о времени работы и выплатах по месту работы:
место работы;
год выплаты;
месяц выплаты;
отработано;
сверхурочные;